Titolario di Classificazione

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Introduzione

Il titolario di classificazione, secondo la legge italiana, è uno strumento dell'archivio corrente, che serve per dividere la documentazione prodotta o ricevuta da un soggetto in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni.

In Sicraweb il titolario di classificazione è nel Protocollo Informatico. E' possibile importare massivamente un titolario già pre-costruito oppure modificarne uno già presente.

Il Titolario

Per vedere il titolario nella sua interezza cliccare su AFFARI GENERALI - PROTOCOLLO INFORMATICO - CONFIGURAZIONE - TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

Si aprirà la finestra dove andremo a lavorare, l'unica finestra che serve.

Modificare voci di titolario

Può essere necessario apportare modifiche mirate alle voci di titolario invece che una cessazione massiva. Vediamo come.

Cessare una voce di titolario

Per cessare una voce di titolario evidenziarla e cliccare sulla icona con la "X" rossa . Come da messaggio stiamo cessando una voce, non la stiamo eliminando.

Modificare la voce

Per modificare una voce di titolario (mantenendone la classificazione) agire sul campo della "Denominazione"

modificandone la descrizione, al momento del salvataggio apparirà questo messaggio

attenzione che tutto ciò che precedentemente era stato classificato con la vecchia denominazione da questo momento ha la nuova denominazione, la storicizzazione è esclusivamente per la classifica, per Sicraweb tale classifica è sempre la stessa.

D. E' possibile che al momento della storicizzazione i vecchi documenti classificati con la vecchia denominazione la mantengano??

R. NO.

Creare una nuova voce

E' possibile creare qualsiasi ramo del titolario, di qualsiasi livello. Solitamente il titolario ha 2 livelli chiamati: Titolo e Classe. Potete creare un nuovo Titolo o una nuova Classe.

• Posizionarsi sul livello su cui vogliamo creare la voce (Titolo o Classe)
• cliccare su
• compilare i campi cod. (Titolo o Classe) e la denominazione
• salvare

Ad esempio questa maschera illustra come creare un Titolo

Ci si è posizionati sulla radice del titolario ("Titolario di Classificazione") e si è creato il nuovo titolo.

Questo esempio invece prevede la creazione di una classe, si noti che il codice ora si riferisce ad una classe che inizia con num_titolo.num_classe. Lo si può cedere sulla destra come "codice classificazione completo".

Cosa succede ai fascicoli?

Se la voce di titolario viene solo modificata i fascicoli rimangono collegati senza nessun problema. Semplicemente riporteranno la nuova denominazione della classe.

Se la voce di titolario viene invece cessata i fascicoli rimangono collegati alla classe ma i documenti non potranno più essere associati al fascicolo poiché non sarà più possibile selezionare la classe cessata. Si consiglia quindi di porre attenta e particolare attenzione alla cessazione di voci di titolario, controllando prima quali e quanti fascicoli sono presenti nelle voci da cessare ed eventualmente spostare questi fascicoli su nuove e diverse voci di titolario prima di cessare la voce stessa.

Per spostare i fascicoli, singolarmente, si consiglia di usare questa funzione:

In PROTOCOLLO - AMMINISTRAZIONE - GESTIONE FASCICOLI STORICI

E' possibile filtrare l'elenco dei fascicoli per classificazione, una volta trovato l'elenco dei fascicoli selezionarne uno e cliccare su "sposta", vi verrà chiesto su quale classifica spostare il fascicolo selezionando dall'albero del titolario attuale.

I fascicoli comunque non sono persi, è possibile ancora allegare documenti al fascicolo ma non lo si potrà più fare dagli applicativi verticali (Determine, Protocollo, Delibere ecc...) ma direttamente dal fascicolo con il pulsante "crea nuovo documento" che creerà un generico elemento documentale. Questo significa che Determine, Protocolli ecc... non sono più inseribili nel Fascicolo. Alla luce di ciò si raccomanda nuovamente di porre estrema attenzione alla cessazione di titoli o classi.

Storicizzare, esportare e importare

E' possibile esportare il titolario corrente, storicizzare massivamente tutto il titolario, importare un nuovo titolario.

Esportare il titolario corrente

Cliccare su TITOLARIO - ESPORTA TITOLARIO

per esportare il titolario, scegliere la posizione dove salvare. Il risultato sarà un file .xml che potrà essere usato per importarlo in un altro Sicraweb ad esempio

Storicizzazione massiva del titolario

E' possibile storicizzare l'attuale struttura del titolario in maniera MASSIVA ovvero tutte le voci di titolario corrente. Cliccare su TITOLARIO - STORICIZZA TITOLARIO

Apparirà questo messaggio, rispondendo SI l'intera struttura del titolario verrà storicizzata e nascosta, il che non significa assolutamente che è stata eliminata.

Importazione del titolario

Per importare un titolario precedentemente esportato si deve come prima cosa avere il file .xml del titolario da importare poi Cliccare su TITOLARIO - IMPORTA TITOLARIO

verrà chiesto di scegliere il file che deve essere il file con estensione .xml come sopra riportato e dopo qualche secondo si potrà vedere la nuova alberatura di titolario.