Il Fascicolo

Introduzione

Il Fascicolo è "un insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell’attività amministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo svolgimento di tale attività"

Definizioni

Il fascicolo può essere organizzato:

• raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto giuridico
• raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa

non è un contenitore-raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collezionati in maniera empirica

Le tipologie di organizzazione dei fascicoli possono essere:

Quanto all'oggetto:

• per procedimento amministrativo
• per attività
• per materia

Quanto alla durata:

• annuale
• permanente

Numerazione dei fascicoli

La numerazione dei fascicoli può essere di 3 tipi:

1. Numerazione cronologica progressiva per data di apertura del fascicolo da 1 a infinito senza mai azzerare la numerazione (impostazione predefinita);
2. Numerazione cronologica progressiva per data di apertura del fascicolo da 1 a infinito con azzeramento ogni nuovo anno (abilitando l’opzione presente nei parametri dell’AOO);
3. Numerazione che parte da 1 a infinito per ogni voce del titolario di classificazione e con azzeramento ogni nuovo anno ( abilitando l’opzione presente nei parametri dell’AOO, si attiva automaticamente anche l’azzeramento ad ogni anno).

Come creare un Fascicolo

Il fascicolo può essere creato al momento del bisogno direttamente dall'applicativo su cui si sta classificando oppure a monte di un qualsiasi applicativo.

Creo un Fascicolo al momento del bisogno

Quando si sta classificando sono sempre presenti due campi, il primo è la classificazione e il secondo è la fascicolazione

Esempio nel protocollo:

Esempio nelle Determine:

Esempio nelle Delibere:

NOTA E' OBBLIGATORIO CHE SIA GIA' SELEZIONATA LA CLASSIFICAZIONE PRIMA DI POTER CREARE/ASSEGNARE UN FASCICOLO!

Cliccando sul pulsante si aprirà la maschera per la scelta o creazione del fascicolo. Seleziono il fascicolo interessato (se esiste già) e posso quindi aprirlo in modifica con il pulsante mentre se clicco su posso creare un nuovo fascicolo.

Creo i fascicoli in maniera massiva

Ho la possibilità di creare tutti i fascicoli senza dover entrare od usare un applicativo specifico.

Da AFFARI GENERALI – GESTIONE DOCUMENTALE – FASCICOLI posso creare i fascicoli slegato da un applicativo e in maniera massiva.

I campi da compilare OBBLIGATORIAMENTE sono:

Oggetto:	l'oggetto del fascicolo
Data Apertura:	solitamente la data odierna (due click del mouse sul campo)
con periodicità annuale:	se spuntata JIRIDE saprà che questo fascicolo si chiuderà a fine anno e dovrà essere ricreato con nuovo numero l'anno successivo. QUESTA OPZIONE INDICA ANCHE CHE IL FASCICOLO RIENTRA NEL PIANO DI FASCICOLAZIONE ANNUALE (l'automatismo per cui JIRIDE si occupa di chiudere e ricreare massivamente i fascicoli ad inizio anno)
contenuto eterogeneo:	questo flag se selezionato permette di vedere questo fascicolo in tutte le classificazioni. Questo è utile se il fascicolo non deve avere documenti della sola classificazione su cui si è creato (lo standard).
Classificazione:	i fascicoli DEVONO avere una classificazione (anche quelli eterogenei) quindi questo campo è OBBLIGATORIO.
Fascicolo Archivistico:	QUESTA VOCE DEVE ESSERE SEMPRE SPUNTATA. SE NON LO E' BISOGNA FARLO A MANO. Il fascicolo archivistico assegna automaticamente la numerazione di fascicolo.

NOTA Non "giocate" con il flag di fascicolo archivistico! Lasciatelo spuntato! Ricordate inoltre che la numerazione è automatica con il fascicolo archivistico e i buchi di numerazione non vengono coperti.

Piano Annuale di fascicolazione

Leggi come aprire il Piano di Fascicolazione annuale

Domande Frequenti

Dove sono raccolti i fascicoli?

I fascicoli sono consultabili direttamente dai documenti aperti cliccando il pulsante oppure è possibile trovarli raccolti in AFFARI GENERALI – GESTIONE DOCUMENTALE – FASCICOLI – RICERCA FASCICOLI

La maschera permette ampie possibilità di filtraggio.

Posso modificare i dati di un fascicolo??

SI, basta aprirlo, se lo si fa da un applicativo cliccare il pulsante oppure dalla ricerca fascicoli si apre già in modifica. Non tutti i dati del fascicolo sono modificabili, dei dati obbligatori solo l'oggetto, il contenuto eterogeneo e la periodicità sono modificabili, GLI ALTRI NO!

Posso cambiare il numero di fascicolo come mi pare?

NO! La numerazione è automatica per i fascicoli archivistici.

Posso creare sotto-fascicoli?

Si, se si ha il permesso apposito. Il pulsante aprirà il contenuto del fascicolo e il pulsante un nuovo sotto fascicolo. Il suggerimento è di NON ABUSARE DEI SOTTO-FASCICOLI. E' possibile creare sotto-fascicoli di sotto-fascicoli ma si consiglia caldamente di creare al massimo un livello di sotto fascicoli.

Posso eliminare un fascicolo?

SI, ma prima bisogna “svuotarlo” dei suoi documenti. In linea di principio NON E' MAI BUONA NORMA ELIMINARE FASCICOLI, oltre che essere oneroso come lavoro può creare problemi alla conservazione. Il consiglio è di PENSARE PRIMA DI CREARE NUOVI FASCICOLI. Prima quindi devo entrare in OGNI DOCUMENTO presente nel fascicolo e sbiancare il campo del fascicolo. Questa operazione va eseguita nell'applicativo a cui appartiene il documento, non dal fascicolo. Solo dopo che si sono tolti tutti i fascicoli si può eliminare il fascicolo.

Dove è meglio gestire i fascicoli?

Da AFFARI GENERALI – GESTIONE DOCUMENTALE – FASCICOLI.

Come chiudo i fascicoli?

Ci sono due modi. Il primo è uno ad uno manualmente, il secondo è usando la funzione del piano di fascicolazione annuale che lo fa in maniera massiva.

Il primo caso basta aprire il fascicolo sia dall'applicativo del documento sia da FASCICOLI e cliccare sul flag JIRIDE chiederà

quindi impostare la data di permanenza nell'archivio corrente e salvare.

Posso riaprire i fascicoli?

SI, si possono riaprire. Andare in GESTIONE DOCUMENTALE – FASCICOLI – RICERCA FASCICOLI e cercare il fascicolo che avrà la colonna “data chiusura” valorizzata. Togliere la spunta a e JIRIDE dirà

Il piano di fascicolazione è una funzione amministrativa da usarsi una volta all'anno. Vedere la sezione apposita di questo wiki.

Posso togliere dei documenti direttamente dal fascicolo??

SI.

Posso inserire lo stesso documenti in più fascicoli?

SI. E' una pratica da scoraggiare, si ricorda che il documento è UNIVOCO e quindi esiste un SOLO ORIGINALE. Comunque attraverso il pulsante delle azioni documentali esiste la funzione “altri fascicoli” che permette di aggiungere il documento a più fascicoli. Nella maschera principale però sarà sempre e solo visibile il fascicolo “padre”, per sapere se è presente in altri fascicoli bisogna per forza aprire il menu apposito.

Come posso vedere il contenuto del fascicolo?

Come prima cosa devo trovare il fascicolo, da GESTIONE DOCUMENTALE – FASCICOLI -RICERCA FASCICOLI è agevole farlo. Poi apro il fascicolo interessato e clicco su questo pulsante mi permette di vedere tutti i documenti contenuti nel fascicolo

Posso inserire documenti partendo dal fascicolo?

Dal Fascicolo non è possibile allegare alcunché. Il concetto è che nel Fascicolo posso inserire qualsiasi tipo di documento, dai più generici a quelli più specialistici (tipo protocollo, determine ecc...), il modo più efficiente è di assegnare il fascicolo al documento e non viceversa. Quindi l'unico procedimento valido per l'associazione al fascicolo è partire dal documento e di conseguenza partire dall'applicativo che quel tipo di documento lo gestisce.