Liste di distribuzione
| Settore Affari Generali | Protocollo Informatico | Delibere | Determine | Ordinanze | Decreti | Pec | Lista delle attività | Firma digitale | Il Fascicolo |
|---|
Introduzione
Le liste distribuzione sono liste di anagrafiche uniche le quali permettono di agevolare il caricamento di quest'ultime in maniera massiva ma focalizzata. Ad esempio è possibile registrare protocolli caricando direttamente una lista pre-costruita di mittenti/destinatari. prima di poter creare una lista di distribuzione i nominativi che dovranno essere inseriti in lista devono avere il domicilio elettronico valorizzato.
Questa guida illustra come creare un nominativo di indice generale, assegnargli un domicilio elettronico e infine inserirlo in una lista di distribuzione.
Si consiglia proprio questo ordine: prima avere l'anagrafica compilata correttamente poi creare la lista.
Creare l'anagrafica
Le anagrafiche, come detto, devono essere compilate preventivamente. Molto spesso le liste vengono usate per avere l'indirizzo email facilmente disponibile, un esempio sono le liste dei Consiglieri Comunali a cui inviare la convocazione via email-PEC. E' molto importante capire dove si intende usare la lista.
Esempio classico: lista Consiglieri Comunale per invio tramite Protocollo della convocazione. Poiché invieremo da Protocollo dell'anagrafica in lista verrà preso ESCLUSIVAMENTE l'email del domicilio elettronico, qualsiasi altra email o recapito NON verranno presi in considerazione.
L'immagine qui sopra spiega chiaramente come la Lista funziona. gli UNICI due campi email considerati dalla lista sono:
- campo email del Recapito dichiarato DOMICILIO ELETTRONICO
- campo email del Recapito di Residenza
altre email non vengono considerate, quindi in caso di uso di questa anagrafica nelle liste bisogna tener conto di questo.
Per la creazione di una anagrafica si rimanda alla guida su come creare una Anagrafica Unica.
Creazione della lista di distribuzione
Per creare una lista di distribuzione aprire la finestra in:
apparirà una finestra da compilare come questa sotto esposta:
valorizziamo la descrizione della lista, nome che servirà per richiamarla, scelgo uno dei criteri con cui potrà richiamare le anagrafiche, questo serve per non ricercare per tutte le anagrafiche, ad esempio se scelgo come caratteristica “domicilio elettronico” la ricerca avverrà solo per quelle che hanno un recapito definito come "domicilio elettronico" e non per tutte le anagrafiche, clicco su 
e vado a scegliere i nominativi che dovranno comporre la lista.
La maschera di scelta si apre vuota, posso usare il pulsante “Aggiorna” per vedere tutti i nominativi che contengono il domicilio elettronico e poi selezionarli, anche in multi-selezione tenendo premuto il tasto CTRL+click con il tasto sinistro del mouse su ogni nominativo da selezionare. Quando terminato clicco su “OK” e i nominativi mi verranno trasportati nella lista. Salvo la lista con 
.
Oppure posso usare la funzione "carrello"
Uso della lista in un Protocollo
Prendiamo come esempio la redazione di un protocollo in Uscita. Apro la maschera di redazione del protocollo in Uscita, seleziono, ad esempio, come mezzo di invio “PEC” (FUNZIONA ANCHE CON MEZZO DI INVIO CARTACEO) e clicco sul pulsante 
sul lato destro della sezione dei “Destinatari” se esiste una sola lista essa verrà automaticamente caricata oppure se ne esistono più di una vi verrà chiesto di scegliere quale lista caricare. Il risultato è che avrete nei destinatari tutti i componenti della lista.
Si ricorda che i vari nominativi sono modificabili come un qualsiasi nominativo scritto manualmente nel protocollo specifico prima che esso sia registrato, queste modifiche non influiranno sui dati dei nominativi presenti nella lista originale! Per modificare tali dati si dovrà accedere alla lista tramite L'Indice Generale.
Domande Frequenti
Posso scegliere per la lista un recapito diverso dal domicilio elettronico?
R. NO. La lista è incentrata sulla PEC associata al Domicilio Elettronico che è uno.
Posso impostare due Domicili Elettronici?
R. NO. Il Domicilio elettronico E’ UNO SOLO.
Quando richiamo la lista con mezzo di invio cartaceo perché poi non mi invia la email visto che è presente nel recapito?
R. L’errore è che se il mezzo di invio è cartaceo il protocollo NON SPEDISCE NULLA!
Posso eliminare dei destinatari dopo che ho caricato la lista nel protocollo?
R. SI. Il nominativo eliminato è solamente per il protocollo specifico.
Posso modificare i dati dei destinatari dopo che ho caricato la lista nel protocollo?
R. SI, tali modifiche rimarranno ESCLUSIVAMENTE nel protocollo specifico.
Quando creo la lista posso scegliere quale recapito usare?
R. NO. la lista si carica con i dati del Recapito di Residenza e del Domicilio Elettronico, tali dati sono UNICI. Non posso avere più recapiti di residenza o più domicili elettronici.
Ma perché le liste non funzionano come la rubrica del mio client email?
R. Perché il protocollo NON E’ il tuo client email!
Posso valorizzare il campo email di un Domicilio Elettronico con una email normale, non PEC?
R. La risposta è SI. MA ATTENZIONE! Anche se tecnicamente fattibile ricordiamo che il Domicilio Elettronico normativamente è UNA PEC. E’ bene NON ABUSARE della possibilità.