Lista delle attività

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Introduzione

La lista delle attività è una maschera centrale in Sicraweb. Qui si trovano TUTTE le attività che i vari applicativi assegnano all'utente. Sono tutte operazioni INFORMATICHE da eseguire.

Cenni Generali

Al momento dell'apertura la maschera si presenta così:

Da dove possiamo aprire questa maschera? Da vari posti in effetti. Solitamente nell'applicativo di riferimento esiste una opzione di menu che richiama la lista delle attività (ad esempio nel Protocollo in PROTOCOLLAZIONE - ATTIVITA'..), oppure è sempre disponibile l'icona in basso a destra , per aprirla basta cliccare due volte sull'icona.

NOTA Si consiglia di rendere automatica l'apertura della lista delle attività all'apertura iniziale di Sicraweb. per far questo cliccare con il tasto destro del mouse sull'icona sopra evidenziata e spuntare la voce Apri automaticamente lista attività all'avvio

La lista attività (se non aperta dagli applicativi specifici) si apre sempre con i filtri più generici ovvero fa vedere TUTTO. Questo permette di avere una panoramica generale di quello che abbiamo in carico, il lavoro da fare.

Vediamo come personalizzare la maschera quindi..

I filtri

La parte superiore della maschera contiene le possibilità di filtraggio delle attività presenti nella maschera. Sono un utilissimo strumento che si invita ad usare

Stato attività		Qui possiamo filtrare per stato delle attività. Tutte le mie attività: mostra tutto Da prendere in carico: mostra le attività ancora da prendere in carico. Esse potrebbero essere visibili solo a me o ai componenti dell'ufficio di cui faccio parte o di un gruppo specificato nell'applicativo di cui faccio parte. Sono attività solo assegnate. In carico: mostra le attività che ho preso in carico. Per averle in questo stato devo aver espressamente preso in carico l'attività oppure sono attività di workflow ad attivazione automatica. Rifiutate: mostra attività che avevo assegnato a qualcuno e questo qualcuno ha rifiutato. Il rifiuto significa che l'attività torna a chi l'aveva assegnata. Servirà prenderla in carico e riassegnarla. ATTENZIONE!! qui non si vedono le attività che IO ho rifiutato!! Completate: mostra le attività ha cui ho dato il segnale di completate. E' una operazione reversibile il completamento, infatti se voglio rimandarla allo stato precedente (di solito "in carico") basta cliccare con il tasto destro del mouse sulla attività e scegliere "annulla completamento". Smistate da me: mostra le attività che IO ho smistato a qualcun altro.
Tipo di assegnazione		Filtro per competenza o conoscenza. Di fatto attività per conoscenza arrivano solo da Protocollo.
Ruolo		Filtro per il ruolo. Posso filtrare per attività assegnate a me come utente oppure ad un ufficio di cui faccio parte oppure posso vedere le attività di un utente che sto sostituendo (l'utente con l'icona in grigetto). Il filtro per nome con distinzione (comprese sostituzioni) oppure (solo a te) è perché l'utente ha delle sostituzioni attive. Questo filtro è molto utile si raccomanda di usarlo.
Cerca		Filtro di ricerca per testo. ricerca nei campi elencati
Applicazione		Filtra le attività per applicazione. Estremamente utile per poter lavorare attività omogenee. Se ne consiglia l'uso! ATTENZIONE!! IN QUESTO CAMPO SI PUO' FILTRARE ESCLUSIVAMENTE PER APPLICAZIONI DI CUI SI HANNO ATTIVITA' IN ASSEGNAZIONE!! Questo significa che se NON HO attività di protocollo (ad es.) in assegnazione NON VEDRO' l'applicazione protocollo nell'elenco..
Contesto		Questo non è un vero e proprio filtro. Permette di "personalizzare" le informazioni visibili nella lista. Per un approfondimento si rimanda al capitolo Esempio di personalizzazione delle colonne
Periodo di assegnazione		Filtra per periodo. E' impostato di default con un periodo che va da 1 mese ad 1 anno ma è modificabile a piacimento anche dandogli delle date specifiche.

Creare collegamenti con filtri personalizzati

Un ottimo modo per avere sempre sotto mano una lista delle attività con dei filtri personalizzati già applicati è crearne un collegamento sul "desktop" di Sicraweb.

Prepariamo i filtri personalizzati

Leggendo il capitolo precedente abbiamo visto il significato dei campi di filtraggio. Possiamo quindi combinarli per avere ciò che desideriamo. Ad esempio vogliamo vedere le attività PER COMPETENZA. Allora filtriamo per questo dato.

Creiamo il collegamento

Una volta pronto il filtro dobbiamo operare come segue

Tengo premuto il tasto CTRL della tastiera e contemporaneamente...
Tengo premuto il 'TASTO DESTRO DEL MOUSE SOPRA AL TITOLO DELLA FINESTRA apparirà l'icona della lista delle attività
Trascino l'icona dove desidero nel "desktop" di Sicraweb. Ora posso personalizzarla cambiandogli nome o icona

Come eseguire le attività

Per eseguire le attività le si devono aprire. Distinguiamo le attività "base" dalle attività di "workflow".

Per le prime i comandi sono già disponibili sulla lista delle attività

Per i secondi i comandi sono personalizzati nella azione di workflow.

Quindi qui illustriamo i primi mentre i secondi sono specifici del workflow e non sono illustrabili perché estramemente variabili.

Cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga evidenziata corrispondente alla attività che vogliamo lavorare apparirà

Il menu contestuale permette varie operazioni ma quelle che ci interessano sono:

• Esegui Attività - Apre l'attività, se già presa in carico apre il documento (es. Protocollo)
• Valuta assegnamento - Mostra una finestra dove chiede se prendere in carico l'attività o rifiutarla. Di fatto è una finestra intermedia che raggruppa le operazioni seguenti
• Prendi in carico - Prende in carico l'attività
• Rifiuta - Rifiuta l'attività. Obbligo una motivazione

Gestione delle scadenze

E' possibile gestire delle scadenze per le singole attività, qui è possibile vedere come.

Il significato delle icone

Le icone nelle prime due colonne identificano il tipo di stato di assegnazione e il tipo di attività. La seconda colonna può avere icone di tutti i tipi, questo perché la maggior parte delle attività viene gestita da workflow che possono assegnare qualsiasi tipo di icona.

La prima colonna è invece più interessante, identifica lo stato di assegnazione dell'attività:

Da prendere in carico
In carico
Rifiutata

Operazioni massive sulle attività

E' possibile operare massivamente sulle attività solo sotto precisi vincoli.

• la lista deve avere uno stato dove posso vedere attività omogenee. Questo significa che non posso eseguire operazioni massive quando lo stato è "tutte le mie attività"
• le attività devono essere predisposte per le operazioni massive. Esempio: le attività base del Protocollo lo sono, le attività di firma digitale NON lo sono.

Fatta questa premessa vediamo come eseguire massivamente le attività.

Cambiamo lo stato in "da prendere in carico"
nella pulsantiera si attiveranno dei nuovi pulsanti prima non presenti
selezioniamo una serie di attività dalla lista. Per la multi-selezione valgono le regole di Windows. CTRL premuto e un click per ogni riga da selezionare, oppure un click sulla prima attività della lista, temiamo il tasto SHIFT premuto e selezioniamo l'ultima attività. Tutte le attività nell'intervallo si selezionano.
clicchiamo il pulsante della attività che vogliamo svolgere massivamente (ad es. "Prendi" per prendere in carico).

Personalizzare le colonne e l'aspetto della lista delle Attività

Per personalizzare le colonne bisogna attivare il menu contestuale. Per far questo cliccare con il tasto destro del mouse sulla prima riga ovvero la riga in grigio con il titolo delle colonne questo attiva il menu.

L'opzione che ci interessa è COLONNE PREFERITE che fa apparire le colonne che si possono aggiungere/togliere, a questo punto spuntare/de-spuntare le colonne preferite.

NOTA Si consiglia di attivare le colonne "visibile a" e "in carico a".

Una volta selezionate le colonne si consiglia di salvare permanentemente la selezione cliccando sul pulsante

Infine è possibile anche cambiare l'ordine delle colonne oppure allargarle/ridurle. Per salvare il risultato finale di modo che rimanga cliccare con il tasto destro del mouse sulla prima riga ovvero la riga in grigio con il titolo delle colonne e scegliere

Esempio di personalizzazione delle colonne

Qui illustriamo un esempio di personalizzazione della lista delle attività per vedere le attività di protocollo.

Selezioniamo il contesto

Selezioniamo come contesto FLUSSI DOCUMENTALI

Selezioniamo le colonne preferite

Usando quanto sopra scritto come personalizzare le colonne selezioniamo queste colonne e salviamo.

spostiamo/restringiamo/allarghiamo le colonne per arrivare a quanto illustrato sopra. Salviamo le preferenze.

infine creiamo il collegamento come descritto nell'apposito capitolo sul desktop di Sicraweb.

Visibilità Amministrative sulla lista attività

Avendo i giusti permessi, solitamente dati esclusivamente ad utenti apicali o amministratori del sistema Sicraweb, è possibile poter vedere attività ben oltre quelle visibili dall'utente o dagli uffici a cui appartiene.

Il pulsante prende sul lato sinistro della lista delle attività presente, nella sua massima estensione, queste possibilità:

Visualizza...

anche le prese in carico altrui	vedo anche le attività che gli utenti che fanno parte degli uffici a cui appartengo hanno preso in carico per gli uffici a cui appartengo
attività di un altro utente	Seleziono l'utente di cui voglio vedere le attività a lui assegnate
attività di un mio gruppo	Seleziono il gruppo a cui appartengo di cui voglio vedere le attività assegnate (al grupppo)
attività di un gruppo qualsiasi	Seleziono un gruppo qualsiasi di Sicraweb di cui voglio vedere le attività assegnate (al grupppo)
attività di tutti i miei uffici (tutti gli utenti)	Vedo tutte le attività assegnate agli uffici di cui faccio parte comprese le assegnazioni prese in carico da utenti che fanno parte degli ufficio di cui io faccio parte
attività di un mio ufficio (tutti gli utenti)	Vedo tutte le attività assegnate all'ufficio che ho selezionato , tra quelli a cui appartengo, parte comprese le assegnazioni prese in carico da utenti che fanno parte degli ufficio di cui io faccio parte
attività di un ufficio qualsiasi	Seleziono un qualsiasi ufficio dall'Organigramma e vedo le attività assegnate ad esso.
tutte le attività di sistema	Mostra TUTTO. Si sconsiglia di usarlo

la lista attività in JPE

La finestra Attività visualizza tutte le attività assegnate all'utente o al gruppo al quale l'utente appartiene. Nella parte alta della pagina si inseriscono i criteri per cercare le specifiche attività e, nella lista risultante, si visualizza il dettaglio dell'attività premendo il pulsante presente alla fine di ogni riga.

Si può accedere alla stessa finestra facendo il doppio click sul cassettino delle attività presente in basso a destra della pagina dell'applicativo, con la differenza che in quest'ultimo saranno presenti tutte le attività visibili a quell'utente e non solamente quelle relative all'applicativo Pratiche Edilizie.

Selezionata l'attività, con il pulsante si può operare la scelta di:

• Presa in carico se è di propria competenza;
• Smistamento o completamento dell'attività, se presa in carico;
• Rifiuto dell'attività;
• Apertura del documento; questa funzione apre la pagina della pratica o del protocollo per consultarne il contenuto. Alla chiusura della pagina si torna alla finestra di gestione dell'attività per effettuare una delle precedenti scelte.

Il pulsante visualizza il menu delle Azioni Documentali