Ordine del Giorno web (ODGWeb)

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Introduzione

Jiirde ha la possibilità di condividere gli atti di una seduta attraverso il web, questo servizio viene chiamato Ordine del Giorno Web (da ora in poi ODGWeb).

Premessa

ODGWeb è un modulo aggiuntivo agli atti (Delibere di Giunta/Consiglio), quindi non è attivo per default a meno che non sia stato acquistato.

Nel caso si voglia attivarlo si consiglia di seguire questa scaletta.

• Verificare il proprio contratto di fornitura per individuare se è stato acquistato ODGWeb
• SE NON E' STATO ACQUISTATO ODGWeb, contattare il proprio commerciale Maggioli di riferimento per acquistarlo.
• Una volta acquistato (o se già acquistato) contattare tramite l'ufficio Operation di Maggioli i tecnici sistemisti per farlo attivare. Il sistema è già inglobato in JIride ma deve essere attivato e configurato.
• Rendere disponibile il servizio all'esterno della rete comunale. QUESTA OPERAZIONE E' TOTALMENTE A CARICO DEL CLIENTE POICHE' SI DEVE OPERARE SULLA RETE INTERNA PER PERMETTERE L'ACCESSO AL URL WEB DA PARTE DEGLI AMMINISTRATORI DALL'ESTERNO queste impostazioni sono eseguibili ESCLUSIVAMENTE dal personale informatico dell'Ente, i sistemisti Maggioli daranno le informazioni essenziali ma non potranno fare il lavoro.
• Creare utenti JIride per TUTTI gli amministratori (Assessori/Consiglieri), l'utente/password creati serviranno agli amministratori per accedere al portale Web ODGWeb.
• Leggere questo wiki

Nota Importante!

IMPORTANTE, in "Organigramma" - "Amministratori" associare a ciascun amministratore (Assessore/Consigliere) lo specifico utente JIride

L'utente JIride deve avere l'anagrafica associata come l'esempio sotto

tutte queste operazioni sono eseguibili esclusivamente da utenti amministratori di JIride non da chiunque. Sentite il vostro serivizio informatico.

CONSULTAZIONE DI ODGWeb

LATO PORTALE. Come accedere a ODGWeb

Gli utenti abilitati possono accedere al portale web puntando il proprio browser internet al link che verrà comunicato dai tecnici informatici dell'ente, solitamente ha una forma tipo questa:

alla pagina di login digitale l'utente e la password, sono lo stesso utente/password di JIride.

LATO PORTALE. Cosa vedo una volta acceduto..

una volta entrati l'utente può vedere il calendario delle sedute e le sedute disponibili.

NOTA La disponibilità di visualizzare sedute di Giunta, di Consiglio o entrambe è limitata dalla funzione dell'utente, se esso è solo Assessore vedrà SOLAMENTE le sedute di Giunta, se anche Consigliere le vedrà entrambe.

Selezionando la vista "Sedute Disponibili" (consigliato) è possibile vedere in forma elenco le sedute passate e quelle imminenti, premesso che il nostro scopo è di vedere gli atti in prossima discussione apriamo una seduta, cliccando due volte sulla riga della seduta scelta, ad esempio

LATO PORTALE. Le sedute e le Proposte

si aprirà la seduta dove potremo vedere il suo contenuto

cliccando su una qualsiasi proposta si potrà vedere in dettaglio il suo contenuto compresi i file ad essa allegati (proposta e pareri compresi)

ad esempio volendo vedere i documenti collegati alla proposta e cliccando il pulsante si aprirà la finestra con il contenuto della proposta

LATO PORTALE. Posso vedere la delibera una volta pubblicata?

E' possibile, ed è una possibilità estremamente utile, vedere, una volta pubblicata, la delibera con tutti i suoi allegati. Questo risulta molto utile per gli amministratori, poiché nello stesso posto è possibile vedere sia proposta che delibera nella loro completezza.

NOTA DOMANDA. Quando diventa disponibile la delibera agli amministratori? RISPOSTA. Nel momento in cui viene pubblicata

Nel momento in cui diviene disponibile la delibera una nuova icona appare nella proposta collegata

al suo interno troveremo tutti i documenti componenti la Delibera facilmente scaricabili e consultabili

LATO JIRIDE. Come pubblicare una seduta?

La pubblicazione sul portale di una seduta compresa delle proposte è semplicissima e completamente automatica. Si ricorda che la visualizzazione nel portale si aggiorna ad ogni aggiornamento della seduta. Ad esempio se allego una proposta DOPO aver creato la seduta (e quindi dopo averla pubblicata) dopo qualche secondo la suddetta proposta sarà visibile anche in ODGWeb. L'aggiornamento è automatico e sincronizzato.

Per pubblicare una seduta quindi si deve operare come segue, cliccare il pulsante "convocazioni" si aprirà la maschera della convocazioni

cliccare sul pulsante e al messaggio rispondere "SI"

NOTA La procedura appena illustrata è indipendente dal fatto che si usi la convocazione o meno.

NOTA Cosa accade alla seduta se clicco nuovamente "imposta stato seduta"?? La seduta viene de-pubblicata dal Portale ODGWeb e non sarà più visibile. Posso ovviamente ri-pubblicare nuovamente ri-eseguendo la proceduta qui sopra esposta.

GESTIONE DELLA SEDUTA ON-LINE

Premessa

La Gestione della seduta "on-line" prevede la possibilità di aprire la seduta e gestire le votazioni. Per poter far ciò l'utente "verbalizzante" ha bisogno di avere due permessi in JIride, si ricorda che i permessi li può assegnare esclusivamente un utente amministratore di JIride.

Questi sono i permessi:

Aprire la seduta

Per aprire la seduta il verbalizzante deve accedere al portale ODGWeb, selezionare la seduta (deve essere una seduta con lo stato "in attesa di essere discussa") e avviarla

NOTA DOMANDA. E' possibile "tornare indietro" se ho aperto una seduta per sbaglio? RISPOSTA. SI! posso bloccare/sbloccare la seduta. La seduta si pone nello stato "conclusa" automaticamente quando a tutte le proposte è stato dato un esito. DOMANDA. Posso aggiungere proposte con seduta aperta? RIRSPOTA. SI! DOMANDA. Posso "de-pubblicare" una seduta da ODGWeb? Cosa succede alle proposte? RISPOSTA. Si, è possibile, solamente attraverso JIride, de-pubblicare una seduta (vedi come si fa qui), nel caso la ripubblicassi lo stato NON CAMBIEREBBE, ovvero se la seduta era in discussione RIMANE in discussione. SI RICORDA CHE LA GESTIONE COMPLETA DELLA SEDUTA SI ESEGUE ESCLUSIVAMENTE DA JIRIDE.

Votazioni

Operazioni preliminari sulla proposta

Prima di iniziare la votazione sulla proposta il verbalizzante deve segnare i presenti/assenti alla discussione della proposta, per far questo si deve aprire la seduta e aprire la proposta da discutere, il verbalizzante ha dei nuovi pulsanti, vediamoli

Nella parte alta ha tre nuovi pulsanti che identificano lo stato della proposta, vanno cliccati per far passare la proposta da uno stato ad un altro.

Nella parte bassa sono presenti tutti gli amministratori.

FASE Proposta "Da Discutere"

In questa fase vanno segnati i presenti/assenti alla discussione. Questa operazione è permessa esclusivamente se la proposta è in stato "Da Discutere", negli altri stati questa operazione è bloccata.

E' possibile riportare lo stato della proposta in "Da Discutere" per permettere la modifica dei presenti/assenti.

NOTA ATTENZIONE! Lo stato discussa è permanente e irreversibile!

Per segnare i presenti/assenti si deve, per ogni amministratore, cliccare il pulsante con il nome. Per default TUTTI GLI AMMINISTATORI SONO SEGNATI COME PRESENTI, quindi vanno cliccati i pulsanti solamente se l'amministratore è assente/assente giustificato. In questo caso si deve operare in questa maniera:

• STATO "PRESENTE"

se clicco UNA volta...

• STATO "ASSENTE GIUSTIFICATO"

se clicco UNA volta...

• STATO "ASSENTE"

se clicco UNA volta... TORNO ALLO "STATO PRESENTE" OVVERO ALL'INIZIO!

Ricordarsi di farlo per ogni amministratore che non sia presente!

FASE Proposta "In Discussione"

In questa fase vanno effettivamente gestire le votazioni sulla proposta. In questa fase il verbalizzate può solamente compilare le date di inizio e fine discussione, le quali non sono obbligatorie ma solamente facoltative.

Le operazioni di votazione sono a carico dei vari amministratori. Quindi ogni amministratore deve accedere al portale ODGWeb, accedere alla seduta, aprire la proposta e qui troverà dei nuovi pulsanti

l'amministratore potrà scrivere delle note personali riguardo la sua votazione in questa proposta (facoltative e che non verranno riportate in JIride) e soprattutto potrà esprimere il suo voto tramite i tre pulsanti

NOTA il voto può essere modificato finché la proposta rimane in discussione, al momento in cui la proposta viene dichiarata dal verbalizzante come "Discussa" il voto NON E' PIU' MODIFICABILE IN ALCUN MODO

Cosa vede il verbalizzante? Il verbalizzante ha la panoramica completa della fase di votazione della proposta

può in qualsiasi momento leggere le eventuali note apposte dagli amministratori cliccando sulla icona e si aprirà la nota

Se il verbalizzante tenta di marcare come discussa una proposta che non ha ricevuto tutte le votazioni di tutti gli amministratori segnati come presenti ritornerà il seguente messaggio di errore

Solo quando le votazioni saranno state espletate correttamente sarà possibile chiudere la discussione sulla proposta

NOTA Solo l'amministratore può votare per se stesso? SI! Il verbalizzante può mettere la votazione al posto dell'amministratore specifico? NO!

FASE Proposta "Discussa"

Una volta che tutti i partecipanti hanno espresso il proprio voto il verbalizzante può marcare come discussa la proposta.

NOTA nel momento in cui la proposta viene dichiarata dal verbalizzante come "Discussa" il voto NON E' PIU' MODIFICABILE IN ALCUN MODO

il verbalizzante accede alla proposta e clicca sul pulsante a questo punto appare una nuova finestra dove si è riepilogato lo stato della votazione

L'esito della proposta da assegnare, questo a carico esclusivo del verbalizzante.

gli esiti sono i medesimi che si possono assegnare su JIride (vedi qui).

assegnato l'esito è possibile scrivere delle note (opzionali), infine cliccando su "Imposta esito"

verrà impostato l'esito che passerà anche a JIride.

prima della conferma viene ricordato che l'esito è IRREVERSIBILE.

una volta che tutte le proposte sono state esitate la seduta potrà essere conclusa, per farlo, entrare nella seduta e cliccare il pulsante nell'elenco delle sedute ora tale seduta sarà segnata come "Conclusa"

NOTA DOMANDA. Posso aprire/chiudere la seduta? RISPOSTA. SI. Ma questo non influirà nello stato delle proposte, se una è esitata non è più modificabile. A questo punto aprire una seduta non ha nessun senso.

Conseguenze su JIride

In JIride vengono ritornati gli esiti delle votazioni e quindi è possibile generare la Delibera. Vedere il manuale di creazione delle Delibere per la Segreteria.

L'esito è visibile attraverso il pulsante "Esito"

Una volta che la Delibera è stata creata essa non sarà visibile in ODGWeb finché non verrà pubblicata.

Configurazione (esclusivamente per utenti amministratori)

Si riportano qui le poche configurazioni da fare per attivare l'ODGWeb. Queste configurazioni sono possibili esclusivamente ad utenti amministratori di JIride e non a tutti.

Le impostazioni valgono per Giunta/Consiglio, si trovano in

l'unica parte che interessa è la linguetta "ODGWeb"

• Attiva modalità sola consultazione. (consigliato attivarla) = permette la sola consultazione del Portale ODGWeb. E' la situazione migliore per l'Ente.
• Visualizza solo allegati parte integrante. (a scelta del cliente) = come standard tutti gli allegati alla proposta vanno pubblicati, con questa opzione si pubblicheranno solo quelli "parte integrante"
• Offset Sedute Odierne = permette di vedere tutte le sedute datate fino a n giorni dopo la data odierna. Esempio: imposto 10, vorrà dire che a far data da oggi saranno visibili su ODGWeb tutte le sedute datate fino a 10 giorni avanti rispetto ad oggi.