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Fatture pagate con buoni economali

PCC è solita recepire i mandati che gli enti inviano a Siope+ e collegare i pagamenti alle relative fatture, in maniera automatica; il problema che affligge i documenti che vengono pagati con buoni economali è, in prima battuta, che questi ultimi non sono inoltrati a Siope+, quindi non sono nemmeno messi a disposizione di PCC. Inoltre, l'unico movimento transitante da Siope+ correlato a queste fatture è il mandato di rimborso all'economo, che viene effettuato diversi giorni o mesi dopo l'emissione del buono: ne consegue che su PCC le fatture pagate con buoni economali risultano spesso aperte o chiuse alla data del mandato di versamento.

Come riconoscere il problema

Ci si può accorgere che le fatture pagate con buoni economali non siano state chiuse (o siano state chiuse in maniera non corretta) da PCC mentre si controllano gli indici di Tempestività e/o lo stock di debito su PCC:

• nel dettaglio dell'indice di tempestività appena richiesto possiamo ritrovare la fattura pagata con molti giorni di ritardo, ad una data che non sembra essere quella del buono economale;
• sullo stock del debito possiamo imbatterci in fatture (che sappiamo essere state pagate con buoni economali) che lo stock stesso conteggia per il loro intero importo, come se non fosse transitato nessun pagamento (o fosse transitato successivamente al 31/12).

In maniera più semplice, ricercando su PCC (Fatture > Ricerca Fatture) i documenti che sappiamo essere stati pagati con buoni economali possiamo trovarci davanti a fatture in stato di Ricevuta, e quindi aperte, ma anche in stato Lavorata, ma che presentano (entrando in dettaglio e nella sezione ordinativi, in corrispondenza della riga della fattura su PCC) il numero e la data del mandato di rimborso all'economo, invece che quelli del buono economale.

Correzione: Come Procedere

Il documento su PCC deve risultare essere:

• Lavorato (chiuso);
• Pagato per l'imponibile (se in scissione dei pagamenti) o per il totale documento (se non in scissione dei pagamenti);
• Nella sezione Ordinativi presente all'interno del Dettaglio della fattura su PCC deve essere presente la riga che riporti il numero, la data e l'importo del buono economale, e righe di storno per eventuali mandati di rimborso erroneamente agganciati.

Procedimento

È importante tenere a mente che se si devono effettuare correzioni/comunicazioni riguardanti documenti in regime di Siope+, è necessario richiedere su PCC una Eccezione di registrazione dei pagamenti (raccomandiamo la visione del nostro webinar del 15/11/19 per le modalità di richiesta).

La registrazione del buono economale e lo storno dei mandati di rimborso possono essere fatti indipendentemente l'una dall'altro; un ente potrebbe ritrovarsi sul documento di PCC, ad esempio, sia il buono economale che il mandato di rimborso (quindi un pagamento doppio) ed avere solamente bisogno di stornare quest'ultimo).

• Storno dei mandati di rimborso

  1. Su PCC, andiamo in Fatture > Pagamento/Storno e successivamente su Storno pagamento fattura;

     

     

  2. Inseriamo i dati necessari a localizzare la fattura sulla quale effettuare lo storno (consigliamo il lotto SdI o il codice fiscale del fornitore) e clicchiamo su Cerca;
  3. Dal menu a tendina della riga relativa alla fattura in questione selezioniamo Storno pagamento;

     

  4. Compiliamo i campi obbligatori e clicchiamo su Storna

     

  5. N.B.: l'azione di storno non elimina il mandato di rimborso dalla sezione Ordinativi all'interno del dettaglio della fattura su PCC, ma genera un'ulteriore riga Storno/Reversale che la annulla algebricamente.

• Registrazione buono economale

  1. Su PCC, andiamo in Fatture > Ricerca fatture e ricerchiamo la fattura in questione;
  2. Dal menu in fondo alla riga corrispondente selezioniamo Pagamento;

     

  3. Apriamo la sezione dati beneficiario, inseriamo il codice fiscale e clicchiamo su Cerca (in alternativa, se PCC non trova il fornitore, possiamo procedere con la funzione inserimento Manuale Dati, inserendo il codice fiscale e la ragione sociale);

     

  4. Apriamo la sezione Dati del mandato, inseriamo il numero del buono, l'importo totale del buono (se contiene più dettagli oltre a quello che interessa a noi, dobbiamo inserire la loro somma) e la data del buono, cliccando infine su Conferma;

     

  5. Nell'ultima sezione, Fatture, compiliamo l'importo effettivamente pagato per quel documento con il buono sopra indicato (l'imponibile, se il documento è scissione dei pagamenti; il lordo se il documento non è in scissione dei pagamenti), la natura della spesa (corrente o conto capitale), inseriamo NA sia nel campo inferiore del CIG sia in quello del CUP, se non presenti e clicchiamo su Registra Pagamento

     

Da ora in poi: Come Comportarsi

Una volta corretto il pregresso, al fine di non generare più situazioni di errore, può essere buona prassi:

1. Contestualmente alla creazione del buono economale di pagamento, registrare manualmente il movimento su PCC, seguendo le istruzioni riportate sopra, in Registrazione del buono economale;
2. Quando si genererà il mandato di rimborso e prima di inviarlo a Siope+, per non farlo agganciare al documento (evitando così di registrare così un doppio pagamento), forzare il tipo_debito_siope come NON COMMERCIALE; sarà sufficiente

   • Aprire il mandato su JSerfin;
   • Fare doppio click sulla riga del Beneficiario;

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   • Recarsi nella tendina Siope+ e selezionare il tipo debito NON COMMERCIALE.

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