Gestione proposte di bilancio
Proposte di bilancio
Concetti fondamentali
Presso alcuni Enti la stesura del bilancio di previsione si avvale di figure, persone o gruppi, che vengono abilitate a proporre stanziamenti di bilancio. Tali proposte vengono poi prese in esame dalla Ragioneria dell'Ente che si esprime con pareri positivi o negativi sugli stanziamenti proposti.
Le proposte di stanziamento possono essere accompagnate da motivazioni che ne giustifichino l'aumento o la diminuzione rispetto al bilancio dell'esercizio precedente. Allo stesso modo anche gli esiti della Ragioneria possono essere accompagnati da motivazioni che ne giustifichino l'accettazione, il rifiuto o il rinvio al proponente con richiesta di revisione della proposta.
(Nota bene: per usare la gestione delle proposte di bilancio è necessario attivare, qualora non sia già attivo, il permesso "Bilancio di previsione: proposta)
Iter delle proposte di bilancio
La gestione delle proposte di bilancio prevede il seguente iter:
- gli utenti designati vengono abilitati ad inserire le proposte di stanziamento;
- gli utenti abilitati inseriscono le proposte;
- la Ragioneria verifica le proposte inserite;
- eventuale rinvio ai proponenti degli stanziamenti da rivedere;
- fine della fase di proposta e completamento del bilancio da parte della Ragioneria.
Abilitazione degli utenti ad inserire le proposte
Possono essere abilitati all'inserimento delle proposte di stanziamento sia singoli utenti che gruppi e l'abilitazione avviene con la voce a menù:
La maschera relativa permette di aggiungere o togliere utenti e gruppi dall'elenco degli abilitati alle proposte di bilancio:
Per abilitare utenti/gruppi premere il pulsante con il foglio bianco a destra della griglia. Per revocare a qualcuno il permesso di fare proposte di stanziamento selezionare la riga corrispondente e premere il pulsante con la X rossa.
Gli utenti/gruppi abilitati dovranno avere altre due caratteristiche:
- possedere il permesso "Bilancio pluriennale" che consente loro di aprire la maschera per la gestione del bilancio di previsione e pluriennale;
Inserimento delle proposte
L'inserimento delle proposte di stanziamento avviene con la consueta maschera per la gestione del bilancio pluriennale. Operando come al solito, gli utenti possono vedere i capitoli di loro competenza e, con un doppio click sugli stanziamenti possono vedere e modificare i dettagli di un particolare stanziamento relativo ad un capitolo e per un centro anno di competenza. Si noti anche il pulsante a destra della griglia che permette di duplicare una riga esistente.
Verifica, accettazione o rifiuto delle proposte di bilancio
In qualsiasi momento la Ragioneria può verificare le proposte di bilancio inserite dagli utenti abilitati. La verifica si effettua con la stessa maschera con la quale si inseriscono gli stanziamenti e consiste nel modificare lo stato delle righe inserite, lo stanziamento richiesto, le note e qualsiasi altra informazione (centro di costo, contropartita, ecc...).
Per accettare una proposta è sufficiente modificarne lo stato in "Approvato". Per rifiutarla modificare lo stato in "Non approvata" e per rinviarla al proponente modificarne lo stato in "Da controllare".
Le proposte di stanziamento approvate e le proposte non approvate non sono più modificabili dagli utenti ma solo dalla Ragioneria. Gli utenti possono modificare solo le proposte che hanno lo stato "In proposta" o "Da controllare". Prima di iniziare il controllo degli stanziamenti proposti da un determinato utente è consigliabile revocare all'utente in questione il permesso di inserire proposte permettendo così alla Ragioneria di operare su una situazione "ferma".
E' possibile aprire una fase di "confronto" fra la Ragioneria e il proponente inserendo nelle note il motivo del confronto e mettendo lo stato di una riga in "Da controllare" rinviando così il tutto all'utente che ha avanzato la proposta:
Gli stanziamenti proposti sono comunque parte integrante della stesura del bilancio e quindi sono conteggiate in tutte le stampe o visualizzazioni del bilancio di previsione indipendentemente dal loro stato. Per questo motivo lo stanziamento delle proposte non approvate viene automaticamente messo a zero dal programma.
Esistono altri strumenti per controllare le proposte di stanziamento e questi strumenti sono utili sia alla Ragioneria per vedere lo stato delle proposte avanzate dai vari utenti abilitati sia ai proponenti per vedere eventuali proposte non ancora autorizzate dalla Ragioneria ad esempio perché rinviate per una ulteriore verifica:
Le proposte che la Ragioneria ha rispedito al proponente con invito ad una loro revisione possono essere modificate dal proponente che, al termine della revisione, deve ricordarsi di modificarne lo stato da "Da ricontrollare" a "In proposta" per informare la Ragioneria dell'avvenuta revisione. Ovviamente il proponente può modificare anche la descrizione dando così ulteriori informazioni alla Ragioneria e giustificare l'importo richiesto:
Strumenti per controllare le proposte di bilancio
Oltre a quelli elencati sopra sono disponibili altri strumenti per tenere sotto controllo le proposte di stanziamento avanzate dagli utenti:
Filtro per utente: nel pannello Filtri è disponibile un campo nel quale inserire l'utente che si desidera controllare. Il campo è presente sia nella sezione Entrate che nella sezione Uscite:
Filtro per stato nel pareggio di bilancio: nel pannello per il controllo del pareggio di bilancio è possibile visualizzare le entrate e le spese suddivise per stato delle proposte. Si noti che le proposte "Non autorizzate" saranno sempre ad importo zero per i motivi esposti nei paragrafi precedenti.
Storico delle proposte
Il programma archivia tutte le variazioni sulle proposte avvenute durante la fase di confronto fra la Ragioneria e il proponente. E' possibile consultare la storia delle variazioni di ogni singola riga premendo il bottone con il simbolo della telecamera presente in ogni riga della griglia oppure l'intera storia delle proposte del capitolo premendo il bottone con la telecamera presente sulla barra dei bottoni della maschera:
