FAQ - La corretta gestione delle maschere Dati Anagrafici e Recapito di Residenza
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La corretta gestione delle maschere Dati Anagrafici e Recapiti
Il presente documento ha lo scopo di identificare il corretto metodo di gestione delle maschere di anagrafica e recapiti.
Dati Anagrafici
I campi utili ad una corretta gestione dell’anagrafica di una persona fisica sono quelli di rilevanza fiscale ed evidenziati in giallo nella figura sotto riportata:
- Cognome;
- Nome;
- Sesso;
- Data di Nascita;
- Comune di Nascita;
- il campo ‘Codice Fiscale’ se compilate le precedenti informazioni si valorizza automaticamente; andrà modificato solo nell’eventualità di codice diverso rilasciato appositamente dall’agenzia delle entrate.
Si fa notare che gli atri campi presenti nella maschera non sono necessari ai fini della gestione giuridico/retributiva del personale, ''in particolare il campo ‘Nuova data di validità’ (evidenziato in rosso) viene automaticamente valorizzato dalla procedura con la data di nascita.'' Concettualmente quindi un’anagrafica ha sempre validità dal giorno di nascita della persona.
File:FAQ Anagrafica01.jpeg
L’unico caso, abbastanza raro, di inserimento di una nuova data validità è dato dalla variazione dei dati anagrafici della persona (cambio di cognome, nome, sesso e/o CF.); ''si noti che la correzione di un dato caricato errato in archivio non è causa di nuova data di validità'', alla correzione dovrà essere indicata nel campo la medesima data già visualizzata nel campo ‘Data validità’.
La maschera dei Dati Anagrafici riporta nella parte sottostante la sezione relativa al Recapito di residenza.
File:FAQ Anagrafica02.jpeg
In questa sezione, durante la fase di primo inserimento, va caricato nel campo ‘Indirizzo’ (evidenziato in giallo) il comune di residenza e l’indirizzo avendo cura di indicare il civico preceduto dal simbolo della virgola (es. VIA VITALIANO BRANCATI, 48).
''Il campo ‘Nuova data di validità’ (evidenziato in rosso) viene automaticamente valorizzato dalla procedura con la data di nascita.''
È bene ricordare che la residenza è utile ai fini fiscali, gli effetti di una eventuale variazione decorrono dal sessantesimo giorno successivo a quello in cui si e verificata.
In caso di variazione della residenza in un arco temporale fiscalmente rilevante per il sostituto d’imposta sarà quindi necessario indicare il campo ‘Nuova data di validità’ e modificare il campo ‘Indirizzo’; salvando la maschera la procedura costruirà automaticamente l’archivio con la sequenza storica delle residenze.
Il recapito di residenza viene riportato nella cartella Recapiti.
Recapiti
La cartella recapiti oltre a contenere la residenza può essere implementata con altre tipologie di informazioni quali il domicilio fiscale o il domicilio (dimora). È consigliabile caricare in questa maschera le informazioni solo se diverse dalla residenza'' onde evitare ridondanze e conflitti di gestione.
File:FAQ Anagrafica03.jpeg
Nel caso in cui il sostituto d’imposta sia a conoscenza di un domicilio fiscale diverso dalla residenza è quindi necessario implementare la maschera aggiungendo tramite il tasto evidenziato in giallo le informazioni che a questo punto verranno prese dalla procedura in sostituzione della residenza.
File:FAQ Anagrafica04.jpeg
Con il tasto aggiungi si attiverà la sezione apposita della maschera.
È necessario per la corretta gestione della maschera impostare i campi di recapito come già evidenziato nel caso della residenza, ''con particolare attenzione a quanto specificato per il campo ‘Nuova data di validità’''.
Si sottolinea inoltre che il campo ‘Classificazione’ determina la validità dell’informazione per la procedura J-Pers, questo può assumere i valori ‘DOMICILIO FISCALE’ o ‘DOMICILIO’.
''Se non viene indicato il campo ‘Classificazione’ il recapito è IRRILEVANTE ai fini della gestione.''
File:FAQ Anagrafica05.jpeg
I campi in verde sono informazioni accessorie, il campo Email (presente anche nella residenza) serve nel caso di invio ai dipendenti del cedolino tramite la funzionalità apposita (
Vai a Come posso inviare i cedolini tramite mail?
)
I campi File:FAQ Anagrafica06.jpeg NON sono rilevanti ai fine della gestione.
Nel caso in cui il sostituto d’imposta venga a conoscenza della variazione del ‘domicilio fiscale’ e del ‘domicilio’ si procederà come già indicato per la residenza, inserendo il campo ‘Nuova data di validità’ e modificando i dati sottostanti.
''Se un recapito termina la validità e non vi è una nuova informazione va impostato il campo ‘Cessato’ .''
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