Allegare file di grosse dimensioni

Introduzione

Sempre più si ha l'esigenza di allegare a JIride grosse quantità di files sia in ordine di numero di file sia come dimensioni dei files.

Questo wiki da alcuni suggerimenti su come riuscirci.

Per prima cosa con il termine "allegati" o "documenti collegati" in Sicraweb si intendono file informatici di qualsiasi natura. Al momento di allegare file a un qualsiasi "oggetto" in Sicraweb si deve tener conto di vari aspetti.

Alcune cose da tenere a mente...

JIride è un gestore documentale.

Questo significa che gestisce "documenti", ad essi possono essere "allegati" (o "collegati") un numero sostanzialmente infinito di files. Quindi la prima nota da tenere a mente è che per JIride "documento" e "file" sono due entità DIVERSE.

Potere allegare un numero infinito di files NON significa che possiamo selezionare centinaia di file di qualsiasi dimensione e allegarli ad un documento, questo perché ci sono dei "limiti" informatici imposti.

Infine bisogna sempre tenere a mente che un file non viene semplicemente allegato ad un documento, ma quello stesso file potrebbe dover essere pubblicato all'Albo o in Amministrazione Trasparente oppure (anche) mandato in conservazione. OGNUNO DI QUESTI SERVIZI HA LIMITI DI DIMENSIONAMENTO DEI FILES DIVERSI! Quindi potrebbe accadere che riesca ad allegare ad un documento in JIride un file da 100Mb ma poi esso non viene pubblicato in Amministrazione Trasparente perché è di 100Mb oppure non viene inviato in conservazione sempre perché troppo pesante.

Questi sono aspetti da TENERE SEMPRE A MENTE quando si allega un file. Il servizio di pubblicazione HA UN COSTO, la conservazione ha addirittura UN COSTO PER GB, questo perché la memoria COSTA.

"Ma quindi cosa devo fare?". Se vi vengono consegnati file da oltre 100Mb da allegare significa che avete già perso. Il lavoro da fare è di "indirizzare" gli esterni a mettere in campo tutto ciò che è possibile per far si che i files siano di dimensioni per voi gestibili. Cosa significa gestibili? La dimensione massima di un singolo file deve corrispondere alla dimensione massima che permette il servizio più restrittivo su cui depositare il file. Facciamo un esempio banale: JIride permette di allegare file singoli di 150Mb, il sevizio di pubblicazione all'Albo/Amministrazione trasparente permette la pubblicazione di file singoli di dimensioni massime di 100Mb, la conservazione a norma permette l'invio di file di dimensioni massime di 50Mb. Bene, le dimensioni massime di un singolo file che potrete accettare sara di 50Mb, ovvero le dimensioni massime del servizio (conservazione a norma) più "restrittivo".

E' profondamente sbagliato credere che, visto che ho allegato il file in JIride, ho fatto il mio lavoro, perché questa scelta avrà delle ripercussioni prima o dopo.

Quanti file posso allegare?? Ci sono limiti alle dimensioni dei file??

Questa domanda viene spesso posta. Non c'è una risposta assoluta. Vediamo il perché:

• I "limiti" di dimensioni sono perlopiù limiti di Java.
• Quando si avvia Sicraweb viene "allocato" in maniera esclusiva una certa quantità di spazio RAM. Questo spazio serve ANCHE (ma non solo...) per salvare temporaneamente la selezione dei nostri file che vogliamo allegare. Essi infatti NON vengono allegati direttamente al protocollo o al documento ma passano per questo spazio di "transito". Quindi se la selezione di file che abbiamo scelto ECCEDE la dimensione di spazio disponibile su questa memoria di transito NON SI RIUSCIRA' ad allegare i files.
• Una soluzione è allegare a "step" ovvero selezionare un elenco più ridotto di file sia per numero che per dimensioni totali, cliccare apri, poi "conferma" che chiude la maschera dei documenti allegati (in questo momento la memoria di transito viene "scaricata") e rifare la procedura con un altro gruppo di file.
• Ricordarsi che per Sicraweb un file da 100Mb è UGUALE a 10 file da 10Mb. Il totale è lo stesso. Ed è quello che conta.
• Si raccomanda di lavorare sulle dimensioni iniziali dei file. Molto spesso le grosse dimensioni dei file sono dettate più che altro da una non corretta generazione del file stesso. Ad esempio le scansioni a colori servono davvero?? Sempre?? Allegare immagini va bene, ma sempre alla massima risoluzione??
• Visto tutto ciò, nel caso si volessero dare delle indicazioni di massima con dei numeri il suggerimento è di cercare di allegare file per un totale massimo di 150Mb e file unici che non superino i 40Mb. Ripetiamo che queste sono esclusivamente indicazioni si massima, tra l'altro molto conservative, e questi non sono limiti assoluti, tutt'altro.

Una procedura per allegare molti file per un totale di molti Mb..

JIride calcola le dimensioni della SELEZIONE DEI FILE, perché possiamo, in fase di scelta dei file da allegare, scegliere PIU' DI UN FILE CONTEMPORANEAMENTE, in questo caso per JIride la selezione è come fosse un unico file avente come dimensioni la SOMMA delle dimensioni dei singoli file

L'immagine fa capire che per JIride scegliere UN solo file da 50Mb o 5 file da 10Mb E' LA STESSA IDENTICA COSA, sono sempre 50Mb. Questo aspetto è quello che sfrutteremo per mostrare come poter allegare file per una dimensione totale virtualmente infinita (anche GigaByte!), ricordandosi sempre ciò che è scritto più sopra.

Il "trucco" quindi è di caricare a "step" e il punto fondamentale sarà che ad ogni "step" di caricamento dovremo SALVARE il documento. Facciamo un esempio con una determina, ricordandoci che ciò qui illustrato vale PER QUALSIASI TIPO DI DOCUMENTO CHE USA LA MASCHERA DEI DOCUMENTI COLLEGATI.

SITUAZIONE: abbiamo 30 file da 10Mb, il totale, se li selezionassimo tutti sarebbe 300Mb: decisamente troppi perché si riesca ad allegarli tutti in un colpo. Agiamo quindi in questa maniera:

• Apriamo la maschera dei documenti collegati

• Clicchiamo sul pulsante "file" per caricare i files

• Selezioniamo 5 file (tenere premuto il tasto CTRL e cliccare UNA sola volta su ognuno dei file da selezionare)

• Clicchiamo su "Conferma"

• QUESTO PASSO E' FONDAMENTALE! Cliccare su "Salva"

Quest'ultimo passo è il "segreto", al momento del salvataggio la "cache" ora occupata dai file appena allegati viene "scaricata" e resa nuovamente disponbile ed è questo che permette di eseguire nuovamente la procedura qui descritta.

• Una volta salvato RIPETERE LA PROCEDURA DALL'INIZIO CON UNA NUOVA SELEZIONE DI FILE

Come si intuisce questa procedura è valida quando si hanno molti file anche di dimensioni importanti.

Se, ad esempio, si ha un file singolo di 300Mb si avranno pochissime possibilità che esso venga allegato, in questo caso si deve sperare che la "cache" sia tutta libera.

In questo caso si deve chiedere al reparto sistemistico Maggioli che venga creato un nuovo link per l'avvio dell'applicativo che allochi molta più "cache" rispetto al solito e sperare che questo basti. Ultimo suggerimento è di effettuare il caricamento appena avviato JIride poiché la cache è ancora relativamente libera.

Se anche questo non basta il problema sono le dimensioni del file.

NOTA Se si hanno molti file da caricare di dimensioni che vanno da decine di Mb a centinaia di Kb il consiglio è di selezionare sempre una serie di file il cui totale non ecceda le dimensioni massime, per file singoli che si avvicinano o superano di poco le dimensioni massime il consiglio è di allegarli singolarmente usando comunque sempre la procedura sopra descritta.

Parliamo di numeri...

Infine qui sotto diamo una "stima" assolutamente parziale delle dimensioni raccomandate, questi numero NON VANNO PRESI come l'unica verità. Vengono qui segnalati solamente per avere una idea:

• DIMENSIONE MASSIMA DI FILE UNICI RACCOMANDATA: 50MB
• DIMENSIONE MASSIMA DI UNA SELEZIONE DI FILE RACCOMANDATA: 50MB
• DIMENSIONE MASSIMA DOVE SI POSSONO AVERE CONCRETE SPERANZE CHE SI RIUSCIRA' A PORTARE A TERMINE IL CARICAMENTO: 100/150MB
• DIMENSIONE MASSIMA DI FILE UNICI ACCETTATI DAL SERVIZIO JCITY: 50MB
• DIMENSIONE MASSIMA DI FILE UNICI ACCETTATI DAL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE MAGGIOLI: 50MB

ATTENZIONE, IL MECCANISMO DI ACCETTAZIONE DEI FILE PER JCITY E CONSERVAZIONE E' NOTEVOLMENTE DIVERSO DA JIRIDE, questo perché nel loro caso non esiste una "cache" dove vengono temporaneamente "parcheggiati" i file prima di essere effettivamente caricati su JIride, quindi l'importante è la dimensione dei file unici.