Fascicolo Elettorale Elettronico
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Introduzione
In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica.
E' stata quindi introdotta nell'applicativo, una nuova funzione Fascicolo Elettorale Elettronico che consente di visualizzare ed inserire qualsiasi tipo di documento in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) ad ogni elettore presente nel corpo della Lista Ordinaria.
La raccolta dei documenti (ad es. Comunicazione da Anagrafe, Certificati, Estratti, Penali, etc) inizierà durante le varie fasi delle Revisioni (Dinamica, Semestrale, Straordinaria), per poi consolidarsi al termine della Revisione in quello che sarà il vero e proprio Fascicolo Elettorale Elettronico dell'Elettore; sarà comunque possibile consultare ed inserire nuovi documenti anche successivamente alle Revisioni, agendo direttamente sul Fascicolo Elettorale Elettronico.
Sono stati inseriti anche nuovi strumenti che consentono di produrre tutti i documenti necessari ad una revisione in formato elettronico, archiviazione automatica dei documenti prodotti dal comune, ed un nuovo pannello nelle revisioni che consente di monitorare in tempo reale la situazione di ogni singolo soggetto, in merito ai documenti richiesti, prodotti ed acquisiti.
Consultazione del Fascicolo Elettronico
Per ogni Elettore Attivo presente in archivio (della sola Lista Ordinaria), il software genera automaticamente un Fascicolo Elettronico.
Il Fascicolo Elettronico funge da contenitore di documenti, che a loro volta vengono classificati per una successiva consultazione, ma anche per un eventuale inoltro ad altri enti interessati o per una futura conservazione sostitutiva.
E' possibile accedere al Fascicolo Elettronico direttamente dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici
nota: è possibile accedervi anche dalla consultazione di Liste Persone , o da Perdita Voto
Una volta ricercato l'elettore, è possibile accedere al suo Fascicolo Elettronico cliccando sul pulsante tramite l'icona 
sarà così possibile consultare gli eventuali documenti già presenti, o aggiungerne dei nuovi.
Per visionare un documento già presente, è sufficiente effettuare un doppio click in corrispondenza dell'elemento desiderato; così facendo si aprirà l'elemento documentale per poter visionare il documento o effettuare ulteriori operazioni come:
- Firmare Digitalmente il Documento
- Inoltrare il Documento Tramite Protocollo
- Inoltrare il Documento Tramite eMail
- Salvare in locale il file del documento
come da immagine di esempio che segue:
Inserimento Documenti nel Fascicolo Elettronico
L'inserimento di nuovi documenti all'interno di un Fascicolo Elettronico avviene di norma a seguito della operazione di consolidamento dei documenti raccolti contestualmente alla revisione con la quale si va ad iscrivere un elettore. (per l'inserimento dei documenti nelle revisioni, vedi i paragrafi successivi)
E' possibile inserire nuovi documenti all'interno di un Fascicolo Elettronico già consolidato, in qualsiasi momento. semplicemente intervenendo dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici
Per inserire un nuovo documento, cliccare sul pulsante Nuovo Documento e scegliere se sfogliare tra i propri documenti di Windows, piuttosto che acquisizione tramite scanner.
Nota: è anche possibile fare "drag & drop" di un documento trascinandolo nel Fascicolo Elettronico tramite il mouse.
Una volta selezionato il documento da inserire, l'applicativo chiederà di procedere alla sua classificazione allo scopo di determinarne la tipologia, come da immagine di esempio che segue:
Una volta inserito il documento, e scelto l'opportuna classificazione, questo viene automaticamente salvato e memorizzato all'interno del Fascicolo Elettronico ; a questo punto è quindi possibile scegliere se uscire semplicemente dalla maschera, o procedere nel caricare un ulteriore documento.
Eliminazione di un Documento dal Fascicolo Elettronico
L'eventuale rimozione di un documento dal Fascicolo Elettronico, si può effettuare dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici ,
selezionando il documento che si desidera eliminare e cliccando sul pulsante 
Rimuovi dal Fascicolo
La Gestione dei Documenti all'interno delle Revisioni
Come si illustrava nei paragrafi precedenti, la creazione del Fascicolo Elettronico avviene solamente al termine del Consolidamento di tutti i documenti raccolti durante la revisione con la quale si va ad iscrivere un elettore.
La raccolta di tutti i documenti che si andavano ad inserire nel vecchio fascicolo cartaceo, dovranno quindi essere prodotti ed acquisiti in formato digitale, ovvero in formato .xml per quanto riguarda i Modelli 3D, e in formato .pdf per quanto riguarda tutti gli altri documenti (estratto di nascita, certificato cumulativo di residenza e cittadinanza, certificato penale, etc.).
Nota: il Fascicolo Elettronico consente, più in generale, di archiviare qualsiasi tipo di documento (esempio .doc .rtf .jpg, etc.)
Nei paragrafi successivi, si vedranno degli esempi su come raccogliere le varie tipologie di documenti in fase di Revisione Dinamica e Revisione Semestrale.
Revisione Dinamica
In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione Dinamica, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica; nello specifico vedremo come procedere durante l'ambito di una Revisione Dinamica in merito a:
- Modelli 3D XML
- Estratti di Nascita (e Richieste Estratti ad Altro Comune)
- Certificato Penale
- Certificati Misure di Sicurezza
- Certificati Cumulativi di Residenza e Cittadinanza
Allo scopo di controllare in maniera rapida ed efficace la raccolta dei documenti, la maschera della revisione è stata completamente ridisegnata, introducendo nuove colonne dove poter monitorare in tempo reale la presenza delle Richieste e degli stessi Documenti Archiviati o meno, per ogni singolo elettore presente nell'Archivio di Revisione.
Le nuove colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:
- Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune
- Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale
- Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza
- NAS Estratto di Nascita
- PEN Certificato Penale
- SIC Certificato Misure di Sicurezza
- CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
- 3D Modello 3D XML
- L'icona
permette di accedere alle Comunicazioni pervenute dalla propria Anagrafe (se presenti)
NOTA BENE: la presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati, non costituisce eventuale "blocco" per la procedura
Lo scopo delle spunte è quindi solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.
Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Dinamica?
Prima di entrare nello specifico dei certificati citati nel paragrafo di introduzione, è utile sapere che all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di dematerializzare qualsiasi documento cartaceo e di conservarlo all'interno del proprio database (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per qualsiasi soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che trattasi di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse sull'icona Documenti Collegati 
, come da figura di esempio:
L'icona della funzione Documenti Collegati , si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso 
quando al suo interno vi sono uno o più documenti.
Aggiunta di un documento
Per aggiungere un documento all'interno della Scheda Elettorale, utilizzare il pulsante 
per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare; dopodiché scegliere la classificazione della tipologia di documento, come da immagine di esempio che segue:
E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner 
, per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)
Per gli enti che utilizzano il modulo di Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:
E' utile sapere che:
- Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server.
- E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.).
- E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file).
- E' possibile con un doppio click del mouse, accedere alle funzioni di firma digitale , spedizione tramite protocollo , invio mail o salvataggio del file in locale, come da immagine di esempio che segue:
- Per ogni documento inserito, viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento.
- E' possibile eliminare un documento, tramite il pulsante
- E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati al Fascicolo Elettronico, per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali, anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici o Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali
I Modelli 3D XML
La circolare 43/2014 impone lo scambio delle comunicazioni elettorali in via telematica a partire dalla prossima revisione dinamica di gennaio 2015 (clicca qui se vuoi per scaricare la Circolare Ministeriale 43/2014)
Per quanto riguarda il Modello 3D ne conseguirà che:
- il Modello 3D non dovrà più essere prodotto su carta, ma su un file in formato XML
- il Modello 3D non dovrà più essere spedito via posta tradizionale/corriere/fax, ma esclusivamente tramite indirizzo di posta elettronica certificata PEC
L'applicativo Sicr@web è stato quindi aggiornato introducendo le seguenti funzioni:
- predisposizione del Modello 3D in un file formato XML come da specifiche ministeriali
- creazione di un singolo file, per ogni singolo soggetto trattato all'interno della revisione (da ora in avanti verrà chiamato "3D xml")
- archiviazione digitale all'interno del documentale di Sicraweb (all'interno di ogni singola revisione)
- raggruppamento dei modelli 3D xml in cartelle per ogni comune di destinazione
- predisposizione per la spedizione dei modelli 3D xml tramite pec direttamente dall'applicativo sicraweb, o protocollazione in uscita e in entrata (per chi utilizza il modulo Protocollo della Suite Sicraweb)
- presa in carico dei modelli 3D xml in arrivo e aggancio agli elettori presenti in revisione
Per tutte le operazioni sopraindicate ed una gestione efficace dei Modelli 3D xml, consultare l'apposita guida di riferimento
Estratti di Nascita
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Durante una revisione Semestrale, Dinamica o Straordinaria, l'Ufficiale Elettorale potrebbe voler procedere alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.
Nota bene: per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove iscritto l'Atto potrebbe non coincidere con il Comune di Nascita.
Vediamo come si traduce operativamente all'interno dell'applicativo.
Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Richiesta Estratto di Nascita
L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.
Per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove registrato l'atto di nascita potrebbe essere lo stesso ove avvenuta la nascita, o qualsiasi altro comune ove dichiarata la nascita; ne conseguirà quindi che:
- Se nei dati dell'iscrivendo sono presenti gli estremi dell'atto di nascita, allora il programma sarà in grado di inoltrare la richiesta al comune che detiene l'atto originale, tramite il pulsante Richieste Comune Atto
- Se invece gli estremi sono assenti, il programma (non sapendo ove sia conservato l'atto originale) potrà comunque generare una richiesta al comune ove avvenuta la nascita Richieste Comune Nascita
- Nella ipotesi invece per la quale il comune che dovrebbe avere l'atto sia il proprio comune di lavoro, ma l'applicativo non rileva negli Archivi di Stato Civile il relativo Atto di Nascita certificabile, allora verrà prodotta una Richiesta Interna allo scopo di verificare con il proprio Ufficiale di Stato Civile la situazione di questi soggetti.
In questi casi, l'Ufficiale di Stato Civile potrebbe valutare (operazione caldamente consigliata) di caricare tramite la funzione pregresso gli Atti di Nascita nei propri archivi dello Stato Civile.
Se si dovesse procedere nel caricare gli atti di nascita in archivio o a qualsiasi altra eventuale rettifica dei dati dei soggetti, è possibile premere il pulsante 
per aggiornare il calcolo della tipologia di Richiesta che verrà prodotta.
Procedendo con la Stampa delle Richieste, l'applicativo propone di default l'opzione Documento Elettronico ; cosi' facendo, le stampe non verranno prodotte su stampante, ma verrano generate in formato pdf, all'interno del box dedicato alle relative Richieste Estratto di Nascita relativo alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:
Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella, sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Esattamente come già visto per i Modelli 3D Xml, l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)
Al termine della generazione delle Richieste, se si aggiorna la visualizzazione della griglia dei soggetti presenti in archivio, si potrà notare l'accensione del flag Richiesta Estratto di Nascita per tutti coloro ai quali è stata prodotta, come da immagine di esempio che segue:
Se si rientra nella funzione Richieste Estratto di Nascita l'applicativo mostrerà solamente i soggetti per i quali non è ancora stata generata una richiesta; in questo modo si evitano inutili doppioni.
E' possibile generare le richieste anche a più riprese; verranno semplicemente create più righe nell'apposito specchietto dei documenti elettronici Richieste Prodotte .
Nel prossimo paragrafo si vedrà come produrre direttamente gli Estratti di Nascita, per i soggetti che hanno l'atto di nascita iscritto nel proprio comune.
Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)
Per coloro che hanno un atto di nascita iscritto nei propri registri di Stato Civile, l'applicativo è in grado di produrre automaticamente l'Estratto di Nascita; questo verrà incluso nei Documenti Collegati del Soggetto per confluire poi nel Fascicolo Elettronico una volta che sarà consolidato.
Cliccando sul pulsante Estratto di Nascita , l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , con incluso l'elenco di tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:
- Assicurarsi di che sia attiva l'opzione Stampa su PDF Attivata 
(l'opzione è attivata automaticamente di default)
- Proseguire tramite il pulsante Stampa 
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato l'Estratto di Nascita, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Estratto Nascita , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare l'Estratto in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:
Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per non generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.
Richiesta Certificato Penale
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Il Certificato Penale, va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dal produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.
Il metodo più diffuso consiste nel generare un file di richiesta al Casellario Giudiziale tramite un file compatibile con il progetto CERPA / MASSIVE del Ministero di Giustizia; per farlo è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Certificato Penale nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:
Una volta generato il file di richiesta, sarà possibile estrarlo sul proprio desktop in una qualsiasi cartella preferita, tramite il pulsante Esportazione File , come da immagine di esempio che segue:
Una volta estratto il file, questo va importato all'interno del software ministeriale "Cerpa / Massive; tutte le istruzioni e il software sono disponibili sul sito ufficiale: http://www.giustizia.it
Certificato Misure di Sicurezza
Il Certificato Misure di Sicurezza, di norma viene richiesto alla Questura (Divisione Anticrimine Misure Prevenzione)
Nota bene: non tutti gli enti richiedono tale certificato ai fini della iscrizione dei soggetti, pertanto per l'applicativo non è considerato un adempimento obbligatorio.
Per generare un file pdf contenente la richiesta alla Questura per tutti i soggetti coinvolti è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Misure di Sicurezza nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:
Quando la Questura di propria competenza, risponderà inviando i Certificati Misure di Sicurezza, non ci è dato sapere con quale formato si riceveranno; di solito con un file in formato .pdf .
In ogni caso, (a differenza dei Modelli 3D XML), qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Misure di Sicurezza, andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo precedente Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Straordinaria? avendo l'accortezza di classificare il documento come Certificato Misure di Sicurezza
Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
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Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione Straordinaria.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:
- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato il Certificato Cumulativo di Cittadinanza e Residenza, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Cumulativo , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare il Certificato in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:
Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa dei certificati, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.
Riepilogo Documenti Presenti nella Revisione
Si è già indicato nei paragrafi precedenti, come è possibile controllare in maniera rapida ed efficace la raccolta dei documenti, tramite le nuove colonne dove poter monitorare in tempo reale la presenza delle Richieste e degli stessi Documenti Archiviati o meno, per ogni singolo elettore presente nell'Archivio di Revisione.
Le nuove colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:
- Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune
- Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale
- Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza
- NAS Estratto di Nascita
- PEN Certificato Penale
- SIC Certificato Misure di Sicurezza
- CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
Va ricordato che l'icona a fianco ad ogni elettore, indica l'assenza o meno di eventuali Documenti Collegati
icona verde: nessun documento presente per il soggetto
icona rossa: sono presenti uno o più documenti collegati al soggetto
E' sufficiente cliccare sull'icona per accedere ai Documenti Collegati del soggetto.
Sempre allo scopo di controllo, è stata introdotta una nuova stampa 
, che genera un riepilogo riassuntivo di tutti i soggetti presenti in revisioni, con la descrizione dei documenti eventualmente presenti.
La Revisione va quindi proseguita normalmente, con tutti gli adempimenti necessari fino al suo termine.
Al termine della revisione (ovvero una volta chiusa definitivamente), si dovranno Consolidare i Fascicoli per rendere definitivo il consolidamento della raccolta dei documenti all'interno del Fascicolo Elettorale Elettronico
Per istruzioni su questa operazione, consultare il paragrafo relativo: Consolidamento dei Fascicoli Elettronici
Revisione Semestrale
In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione Semestrale, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica; nello specifico vedremo come procedere durante l'ambito di una Revisione Semestrale in merito a:
- Estratti di Nascita (e Richieste Estratti ad Altro Comune)
- Certificati Cumulativi di Residenza e Cittadinanza
- Certificato Penale
- Certificato Misure di Sicurezza
Allo scopo di controllare in maniera rapida ed efficace la raccolta dei documenti, la maschera della revisione è stata completamente ridisegnata, introducendo nuove colonne dove poter monitorare in tempo reale la presenza delle Richieste e degli stessi Documenti Archiviati o meno, per ogni singolo elettore presente nell'Archivio di Revisione.
Le nuove colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:
- Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune
- Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale
- Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza
- NAS Estratto di Nascita
- PEN Certificato Penale
- SIC Certificato Misure di Sicurezza
- CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
NOTA BENE: la presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati, non costituisce eventuale "blocco" per la procedura
Lo scopo delle spunte è quindi solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.
I Documenti Necessari - Richiesta e Produzione
L'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico dell'Elettore .
Nella immagine di esempio che segue, si evidenzia la parte della consolle dedicata alla Richiesta e Produzione dei Documenti:
Tutti i documenti acquisti durante le diverse fasi delle revisioni vengono definiti: Documenti Collegati dell'Elettore e verranno inclusi nel Fascicolo Elettronico solamente in un secondo tempo, quando la revisione sarà del tutto conclusa e quando il Fascicolo verrà "Consolidato".
Per i dettagli sul funzionamento del Fascicolo Elettronico, del suo consolidamento, consultazione, aggiunta o rettifica dei documenti inclusi, si rimanda alla guida dedicata sull'argomento.
Nei paragrafi successivi vengono invece riepilogate le principali operazioni per poter produrre, richiedere ed archiviare i documenti necessari ai fini della revisione.
Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale?
Prima di entrare nello specifico dei certificati necessari per una revisione semestrale, è utile sapere che all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di dematerializzare un documento cartaceo e di conservarlo all'interno del proprio database (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per qualsiasi soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che trattasi di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse sull'icona Documenti Collegati , come da figura di esempio:
L'icona della funzione Documenti Collegati , si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso quando al suo interno vi sono uno o più documenti.
Per aggiungere un documento all'interno della Scheda Elettorale, utilizzare il pulsante per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare; dopodiché scegliere la classificazione della tipologia di documento, come da immagine di esempio che segue:
E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner , per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)
Per gli enti che utilizzano la parte di Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:
E' utile sapere che:
- Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server.
- E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.).
- E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file).
- E' possibile con un doppio click del mouse, accedere alle funzioni di firma digitale , spedizione tramite protocollo , invio mail o salvataggio del file in locale, come da immagine di esempio che segue:
- Per ogni documento inserito, viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento.
- E' possibile eliminare un documento, tramite il pulsante
- E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati al Fascicolo Elettronico, per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali, anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici o Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali
Estratti di Nascita
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Durante la Prima Fase di una revisione semestrale, l'Ufficiale Elettorale provvede alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.
Nota bene: per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove iscritto l'Atto potrebbe non coincidere con il Comune di Nascita.
Vediamo come si traduce operativamente all'interno dell'applicativo.
Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Richiesta Estratto di Nascita
L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.
Per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove registrato l'atto di nascita potrebbe essere lo stesso ove avvenuta la nascita, o qualsiasi altro comune ove dichiarata la nascita; ne conseguirà quindi che:
- Se nei dati dell'iscrivendo sono presenti gli estremi dell'atto di nascita, allora il programma sarà in grado di inoltrare la richiesta al comune che detiene l'atto originale, tramite il pulsante Richieste Comune Atto
- Se invece gli estremi sono assenti, il programma (non sapendo ove sia conservato l'atto originale) potrà comunque generare una richiesta al comune ove avvenuta la nascita Richieste Comune Nascita
- Nella ipotesi invece per la quale il comune che dovrebbe avere l'atto sia il proprio comune di lavoro, ma l'applicativo non rileva negli Archivi di Stato Civile il relativo Atto di Nascita certificabile, allora verrà prodotta una Richiesta Interna allo scopo di verificare con il proprio Ufficiale di Stato Civile la situazione di questi soggetti.
In questi casi, l'Ufficiale di Stato Civile potrebbe valutare (operazione caldamente consigliata) di caricare tramite la funzione pregresso gli Atti di Nascita nei propri archivi dello Stato Civile.
Se si dovesse procedere nel caricare gli atti di nascita in archivio o a qualsiasi altra eventuale rettifica dei dati dei soggetti, è possibile premere il pulsante per aggiornare il calcolo della tipologia di Richiesta che verrà prodotta.
Procedendo con la Stampa delle Richieste, l'applicativo propone di default l'opzione Documento Elettronico ; cosi' facendo, le stampe non verranno prodotte su stampante, ma verrano generate in formato pdf, all'interno del box dedicato alle relative Richieste Estratto di Nascita relativo alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:
Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella, sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Esattamente come in occasione di una Revisione Dinamica (per quanto concerne i Modelli 3D Xml), l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)
Al termine della generazione delle Richieste, se si aggiorna la visualizzazione della griglia dei soggetti presenti in archivio, si potrà notare l'accensione del flag Richiesta Estratto di Nascita per tutti coloro ai quali è stata prodotta, come da immagine di esempio che segue:
Se si rientra nella funzione Richieste Estratto di Nascita l'applicativo mostrerà solamente i soggetti per i quali non è ancora stata generata una richiesta; in questo modo si evitano inutili doppioni.
E' possibile generare le richieste anche a più riprese; verranno semplicemente create più righe nell'apposito specchietto dei documenti elettronici Richieste Prodotte .
Nel prossimo paragrafo si vedrà come produrre direttamente gli Estratti di Nascita, per i soggetti che hanno l'atto di nascita iscritto nel proprio comune.
Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)
Per coloro che hanno un atto di nascita iscritto nei propri registri di Stato Civile, l'applicativo è in grado di produrre automaticamente l'Estratto di Nascita; questo verrà incluso nei Documenti Collegati del Soggetto per confluire poi nel Fascicolo Elettronico una volta che sarà consolidato.
Cliccando sul pulsante Estratto di Nascita , l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , con incluso l'elenco di tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:
- Assicurarsi di che sia attiva l'opzione Stampa su PDF Attivata (l'opzione è attivata automaticamente di default)
- Proseguire tramite il pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato l'Estratto di Nascita, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Estratto Nascita , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare l'Estratto in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:
Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per non generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.
Richiesta Certificato Penale
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Il Certificato Penale, va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dal produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.
Il metodo più diffuso consiste nel generare un file di richiesta al Casellario Giudiziale tramite un file compatibile con il progetto CERPA / MASSIVE del Ministero di Giustizia; per farlo è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Certificato Penale nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:
Una volta generato il file di richiesta, sarà possibile estrarlo sul proprio desktop in una qualsiasi cartella preferita, tramite il pulsante Esportazione File , come da immagine di esempio che segue:
Una volta estratto il file, questo va importato all'interno del software ministeriale "Cerpa / Massive; tutte le istruzioni e il software sono disponibili sul sito ufficiale: http://www.giustizia.it
Certificato Misure di Sicurezza
Il Certificato Misure di Sicurezza, di norma viene richiesto alla Questura (Divisione Anticrimine Misure Prevenzione)
Nota bene: non tutti gli enti richiedono tale certificato ai fini della iscrizione dei soggetti, pertanto per l'applicativo non è considerato un adempimento obbligatorio.
Per generare un file pdf contenente la richiesta alla Questura per tutti i soggetti coinvolti è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Misure di Sicurezza nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:
Quando la Questura di propria competenza, risponderà inviando i Certificati Misure di Sicurezza, non ci è dato sapere con quale formato si riceveranno; di solito con un file in formato .pdf .
In ogni caso, (a differenza dei Modelli 3D XML), qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Misure di Sicurezza, andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo precedente Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale? avendo l'accortezza di classificare il documento come Certificato Misure di Sicurezza
Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
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Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione Semestrale.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:
- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato il Certificato Cumulativo di Cittadinanza e Residenza, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Cumulativo , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare il Certificato in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:
Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa dei certificati, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.
Il Consolidamento dei Fascicoli Elettronici
Come illustrato nei paragrafi precedenti, la raccolta dei documenti avviene durante lo svolgimento delle revisioni.
Al termine dell'ultima tornata/fase di una revisione (sia Dinamica che Semestrale) il soggetto avrà una serie di Documenti Collegati , che continueranno ad essere consultabili e modificabili all'interno della revisione stessa, fino a che questa non verrà chiusa definitivamente.
Se andassimo a consultare il soggetto, dalla voce Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici ci accorgeremo che cliccando sul pulsante Fascicolo il programma indicherà che quest'ultimo non è ancora stato creato in quanto c'è una revisione da consolidare , come da immagine di esempio che segue:
Tale comportamento è voluto, in quanto consente all'ufficiale elettorale di continuare ad operare sui documenti collegati della revisione, fino a che non si matura la decisione di chiuderla definitivamente.
Una volta chiusa definitivamente la revisione, per consolidare in maniera effettiva il Fascicolo Elettorale Elettronico di tutti gli elettori compresi in una revisione, andare alla voce di menù:
Fascicoli -> Consolidamento Fascicoli di una Revisione
e scegliere la revisione da consolidare facendo doppio click del mouse sullo spazio apposito; verrà mostrato l'avviso come da immagine di esempio:
Confermando, al termine dell'elaborazione (che può richiedere qualche minuto) verrà mostrato il messaggio di avvenuta elaborazione:
Nota bene: come indicato anche nel messaggio di avviso, sarà comunque sempre possibile aggiungere o modificare i documenti presenti nel Fascicolo Elettorale Elettronico anche in qualsiasi momento successivo, intervenendo manualmente sui singoli soggetti, operando direttamente sui fascicoli
Per istruzioni su come Consultare, o Modificare documenti all'interno del fascicolo, è possibile fare riferimento ai paragrafi precedenti:
- Come Consultare il Fascicolo
- Come Inserire Documenti direttamente nel Fascicolo
- Come Eliminare Documenti direttamente dal Fascicolo
Il Fascicolo per i Soggetti in Perdita Voto
L'applicativo prevede la possibilità di gestire un Fascicolo Elettorale Elettronico, anche per gli eventuali soggetti con interdizioni (Vedi Perdita Voto).
Elettorale -> Revisioni -> Perdita Voto
Anche per questi soggetti è quindi presente un apposito pulsante Fascicolo dove poter consultare ed eventualmente aggiungere o eliminare documenti, come da immagine di esempio che segue:
