Revisione Semestrale
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Introduzione
La Revisione Semestrale viene effettuata da tutti i Comuni italiani due volte all'anno (1° Semestre Gennaio-Giugno, 2° Semestre Luglio-Dicembre) e consente di:
- iscrivere coloro che compiono il diciottesimo anno di età nel semestre successivo alla revisione
- eliminare gli elettori che sono stati cancellati dallo schedario dell'anagrafe della popolazione residente, per irreperibilità oppure dall'AIRE, per irreperibilità presunta.
Le fasi di una Revisione Semestrale sono riassumibili come segue:
- Prima Fase Generazione elenco degli individui da proporre per l'iscrizione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Produzione dei documenti (Estratto di Nascita, Cumulativo, Penale). Elenco Preparatorio (Modello 3).
- Seconda Fase Generazione elenco degli individui da proporre a cancellazione per irreperibilità, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Verbale (Modello 6) Primo Elenco (Modello 7) Secondo Elenco (Modello 8). Produzione ed Esportazione dei Documenti
- Terza Fase Ripartizione del Territorio nel caso di modifiche a Sezioni ed Aree di Appartenenza (Operazione Facoltativa). Verbale ed Allegati Iscrizioni e Radiazioni (Modello 14)
- Quarta Fase Consolidamento dell'archivio di revisione. Eventuale Ricompilazione delle Liste (Operazione Facoltativa). Verbale Rettifica Liste Generali (Modello 10) e Verbale Rettifica Liste Sezionali (Modello 15) con tutti gli elenchi allegati. Stampe dei Fogli Aggiunti (Code) alle Generali e Sezionali.
Apertura della Revisione Semestrale
Per procedere con l'apertura di una nuova Revisione Semestrale andare alla voce di menù Elettorale -> Revisioni -> Semestrale e ci si troverà di fronte ad un pannello come da immagine di esempio che segue:
L'applicativo propone come scelta di default quella di operare sulla Lista Ordinaria (E' possibile scegliere tramite il menù a tendina di lavorare sulle altre Liste Aggiunte).
Per confermare l'apertura premere il pulsante 
Prima di aprire una nuova Revisione Semestrale, è buona norma assicurarsi di aver chiuso la Revisione Dinamica che la precede (quella di Gennaio o Luglio a seconda del periodo dell'anno).
Prima Fase
Una volta aperta una nuova revisione il pannello si allarga per comprendere tutti gli strumenti delle diverse fasi.
Il pulsante Apri Revisione si disabilità, mentre si abilita la sezione relativa alla Prima Fase .
Nella testata verrà indicata anche la data di apertura di questa prima fase.
La data in oggetto ha il solo scopo di promemoria per l'operatore di "quando" ha aperto la fase, ma non ha alcun valore o impatto sui verbali ed elenchi; non occorre quindi preoccuparsi se ad esempio si è aperta la fase con qualche giorno o settimana di ritardo, anche se ovviamente è sempre raccomandato rispettare le scadenze a norma di legge.
Nella parte sinistra del pannello, sono presenti i pulsanti relativi alle diverse funzioni della fase, e che in linea di massima rispecchiano un andamento cronologico nella sequenza temporale delle operazioni necessarie ad una revisione.
I diversi "Step" rappresentati da queste funzioni, vengono illustrati nei paragrafi successivi.
Documenti Collegati della Revisione
Variazioni Automatiche
Lo step Variazioni Automatiche della Prima Fase consente di elaborare un elenco di iscrivendi che verranno interessati dalla revisione semestrale, attraverso la generazione automatica con lettura della Banca Dati Anagrafica.
La procedura proporrà come iscrivendi tutti i coloro che:
risultano iscritti in APR o AIRE del proprio comune di lavoro
abbiano la Cittadinanza Italiana
compiranno la maggiore età entro il semestre solare successivo a quello della revisione. Ovvero:
- nella Prima Revisione Semestrale dell'anno che si conclude entro Giugno, verranno proposti tutti coloro che compiranno il 18° anno di età nel semestre successivo che va da Luglio a Dicembre dello stesso anno.
- nella Seconda Revisione Semestrale dell'anno che si conclude entro Dicembre, verranno proposti tutti coloro che compiranno il 18° anno di età nel semestre successivo che va da Gennaio a Giugno dello stesso anno.
Per quanto riguarda il requisito della iscrizione nella propra Apr o Aire, l'applicativo propone automaticamente come data di riferimento tutti gli iscritti entro il 15 febbraio (per il primo semestre) o il 15 agosto (per il secondo semestre); la data in oggetto è quella a norma di legge, ma può essere modificata dall'operatore in caso di necessità particolari.
Per procedere alla generazione dell'archivio degli iscrivendi, premere il pulsante Esegui ed attendere il messaggio di conferma di avvenuta elaborazione, come da immagine di esempio che segue:
Si può notare come nel messaggio di conferma di avvenuta elaborazione con successo, venga anche indicato il numero di soggetti che sono stati proposti ad iscrizione.
Per visualizzare il dettaglio dei nomi proposti, si dovrà procedere al prossimo step: Visualizza, Modifica, Inserisci (vedi il paragrafo successivo).
E' utile sapere che, fino alla chiusura della Prima Fase, sarà sempre possibile ri-eseguire la generazione della Variazioni Automatiche anche più volte, ad esempio per la necessità di dover aggiungere automaticamente all'archivio soggetti che sono stati iscritti in anagrafe o hanno acquisito la cittadinanza italiana solo in un secondo tempo (ma pur sempre entro i termini di legge).
Va però evidenziato che ri-eseguendo l'elaborazione si corre il concreto rischio di (re)inserire nell'archivio degli iscrivendi un soggetto che magari si era valutato di eliminare in un primo tempo; ogni volta che si ri-esegue la generazione è quindi sempre opportuno (ri)controllare l'elenco dei soggetti presenti nella revisione prima di proseguire con verbali ed allegati.
Visualizzare, Modificare o Inserire Soggetti in Revisione
Lo step Visualizza Modifica Inserisci consente di gestire l'elenco di tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio di una revisione.
La maschera si presenta con una griglia nella parte centrale, dove vengono elencati tutti i soggetti presenti nella revisione; per ognuno di essi vengono indicate le generalità, la sezione di appartenenza (attuale o futura a seconda che trattasi di iscrizione o cancellazione) il movimento (Iscrizione o Cancellazione) e il motivo per il quale sia proposto in revisione (Acquisto maggiore età, Immigrazione, Emigrazione, Variazione Indirizzo, etc.) come da figura di esempio che segue:
Quando si accede alla maschera, la procedura mostra automaticamente tutti i soggetti presenti in revisione.
All'occorrenza l'Ufficiale Elettorale dispone di una serie di filtri utili a mostrare solamente alcune tipologie di soggetti; ad esempio potrebbe desiderare di visualizzare solo quelli proposti per una determinata causale o di un sesso specifico, oppure solo quelli per i quali si sono raccolti una serie di documenti.
Nella parte superiore è quindi presente una parte dedicata ai "filtri" che è possibile impostare per le proprie ricerche personalizzate:
Come da immagine di esempio, è possibile filtrare i risultati per sesso, tipologia di movimento o anche per la presenza di documenti mancanti; è anche possibile ricercare tramite le generalità (è sufficiente anche una sola parte del cognome o del nome).
Una volta scelti i filtri desiderati, premere il pulsante 
per ottenere un elenco in griglia corrispondente alla ricerca impostata.
Premere in qualsiasi momento il pulsante 
per tornare a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio di revisione.
Nota: se si esce e rientra nella funzione Visualizza Modifica Inserisci il programma azzera in automatico qualsiasi filtro precedentemente impostato, pertanto si tornerà a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio.
Nella parte destra della griglia, sono presenti diverse colonne che indicano la presenza o meno all'interno dei Documenti Collegati (Personali) di ogni singolo soggetto interessato a revisione.
Le colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:
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La presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati, non costituisce eventuale "blocco" per la procedura; lo scopo delle spunte infatti è solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.
Tutti i documenti collegati durante le diverse fasi di una revisione, sono quelli che andranno a confluire all'interno del Fascicolo Elettronico .
Per le istruzioni dettagliate sul Fascicolo Elettorale Elettronico e la raccolta dei documenti si rimanda ai paragrafi successivi.
Eliminare un Soggetto dalla Revisione
Per eliminare un soggetto tra quelli presenti nell'archivio di revisione, è sufficiente selezionarlo nella griglia e premere il pulsante 
Elimina il Movimento
Oltre alla possibilità di poter eliminare singolarmente i soggetti dall'archivio di revisione (uno alla volta), è anche presente una funzione che consente di eliminare massivamente tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio in un unico passaggio.
Il pulsante 
consente infatti di Eliminare Massivamente Tutti i Movimenti .
E' quindi molto importante imparare a distinguere tra i due pulsanti:
Elimina un Singolo Soggetto dall'Archivio dei Movimenti della Revisione
Eliminare Massivamente Tutti i Soggetti dall'Archivio dei Movimenti della Revisione
 Quando si elimina uno o più soggetti dall'archivio di revisione, il programma pone (a seconda del caso) questa domanda alla quale bisogna porre la massima attenzione:
Prima di scegliere quale delle due opzioni utilizzare, riflettere attentamente sul risultato che si vuole ottenere, tenendo a conto che nel caso si scelga la eliminazione definitiva, questa è "irreversibile" (non esiste la possibilità di "annullare un annullamento"). In ogni caso, sarà sempre possibile (re)inserire qualsiasi movimento anche i maniera manuale; ma potrebbe risultare scomodo nel caso si tratti di centinaia di movimenti, ecco perché si raccomanda di prestare molta attenzione a questa domanda. |
Inserire un Soggetto nella Revisione
Nel paragrafo precedente si è visto come poter eliminare uno o più soggetti tra quelli già presente nell'archivio di revisione.
L'applicativo consente altresì di poter caricare manualmente un movimento all'interno della revisione (purché compatibile con le tipologie di movimento gestibili in quel specifico contesto di Revisione / Fase / Tornata).
Per farlo, è sufficiente premere sul pulsante 
Inserisci Nuovo Movimento posto sul lato sinistro della griglia; verrà presentata una maschera dove specificare il tipo di movimento e il soggetto che si vuole trattare, come da immagine di esempio che segue:
Una volta inseriti tutti i dati correttamente, premere il pulsante 
Salva per confermare l'inserimento nell'Archivio di Revisione.
I Documenti Necessari - Richiesta e Produzione
L'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico dell'Elettore .
Nella immagine di esempio che segue, si evidenzia la parte della consolle dedicata alla Richiesta e Produzione dei Documenti:
Tutti i documenti acquisti durante le diverse fasi delle revisioni vengono definiti: Documenti Collegati dell'Elettore e verranno inclusi nel Fascicolo Elettronico solamente in un secondo tempo, quando la revisione sarà del tutto conclusa e quando il Fascicolo verrà "Consolidato".
Per i dettagli sul funzionamento del Fascicolo Elettronico, del suo consolidamento, consultazione, aggiunta o rettifica dei documenti inclusi, si rimanda alla guida dedicata sull'argomento.
Nei paragrafi successivi vengono invece riepilogate le principali operazioni per poter produrre, richiedere ed archiviare i documenti necessari ai fini della revisione.
Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale?
Prima di entrare nello specifico dei certificati necessari per una revisione semestrale, è utile sapere che all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di dematerializzare un documento cartaceo e di conservarlo all'interno del proprio database (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per qualsiasi soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che trattasi di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse sull'icona Documenti Collegati 
, come da figura di esempio:
L'icona della funzione Documenti Collegati , si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso 
quando al suo interno vi sono uno o più documenti.
Per aggiungere un documento all'interno della Scheda Elettorale, utilizzare il pulsante 
per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare; dopodiché scegliere la classificazione della tipologia di documento, come da immagine di esempio che segue:
E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner 
, per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)
Per gli enti che utilizzano la parte di Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:
E' utile sapere che:
- Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server.
- E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.).
- E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file).
- E' possibile con un doppio click del mouse, accedere alle funzioni di firma digitale , spedizione tramite protocollo , invio mail o salvataggio del file in locale, come da immagine di esempio che segue:
- Per ogni documento inserito, viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento.
- E' possibile eliminare un documento, tramite il pulsante
- E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati al Fascicolo Elettronico, per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali, anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici o Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali
Estratti di Nascita
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Durante la Prima Fase di una revisione semestrale, l'Ufficiale Elettorale provvede alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.
Nota bene: per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove iscritto l'Atto potrebbe non coincidere con il Comune di Nascita.
Vediamo come si traduce operativamente all'interno dell'applicativo.
Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Richiesta Estratto di Nascita
L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.
Per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove registrato l'atto di nascita potrebbe essere lo stesso ove avvenuta la nascita, o qualsiasi altro comune ove dichiarata la nascita; ne conseguirà quindi che:
- Se nei dati dell'iscrivendo sono presenti gli estremi dell'atto di nascita, allora il programma sarà in grado di inoltrare la richiesta al comune che detiene l'atto originale, tramite il pulsante Richieste Comune Atto
- Se invece gli estremi sono assenti, il programma (non sapendo ove sia conservato l'atto originale) potrà comunque generare una richiesta al comune ove avvenuta la nascita Richieste Comune Nascita
- Nella ipotesi invece per la quale il comune che dovrebbe avere l'atto sia il proprio comune di lavoro, ma l'applicativo non rileva negli Archivi di Stato Civile il relativo Atto di Nascita certificabile, allora verrà prodotta una Richiesta Interna allo scopo di verificare con il proprio Ufficiale di Stato Civile la situazione di questi soggetti.
In questi casi, l'Ufficiale di Stato Civile potrebbe valutare (operazione caldamente consigliata) di caricare tramite la funzione pregresso gli Atti di Nascita nei propri archivi dello Stato Civile.
Se si dovesse procedere nel caricare gli atti di nascita in archivio o a qualsiasi altra eventuale rettifica dei dati dei soggetti, è possibile premere il pulsante 
per aggiornare il calcolo della tipologia di Richiesta che verrà prodotta.
Procedendo con la Stampa delle Richieste, l'applicativo propone di default l'opzione Documento Elettronico ; cosi' facendo, le stampe non verranno prodotte su stampante, ma verrano generate in formato pdf, all'interno del box dedicato alle relative Richieste Estratto di Nascita relativo alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:
Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella, sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Esattamente come in occasione di una Revisione Dinamica (per quanto concerne i Modelli 3D Xml), l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)
Al termine della generazione delle Richieste, se si aggiorna la visualizzazione della griglia dei soggetti presenti in archivio, si potrà notare l'accensione del flag Richiesta Estratto di Nascita per tutti coloro ai quali è stata prodotta, come da immagine di esempio che segue:
Se si rientra nella funzione Richieste Estratto di Nascita l'applicativo mostrerà solamente i soggetti per i quali non è ancora stata generata una richiesta; in questo modo si evitano inutili doppioni.
E' possibile generare le richieste anche a più riprese; verranno semplicemente create più righe nell'apposito specchietto dei documenti elettronici Richieste Prodotte .
Nel prossimo paragrafo si vedrà come produrre direttamente gli Estratti di Nascita, per i soggetti che hanno l'atto di nascita iscritto nel proprio comune.
Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)
Per coloro che hanno un atto di nascita iscritto nei propri registri di Stato Civile, l'applicativo è in grado di produrre automaticamente l'Estratto di Nascita; questo verrà incluso nei Documenti Collegati del Soggetto per confluire poi nel Fascicolo Elettronico una volta che sarà consolidato.
Cliccando sul pulsante Estratto di Nascita , l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , con incluso l'elenco di tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:
- Assicurarsi di che sia attiva l'opzione Stampa su PDF Attivata 
(l'opzione è attivata automaticamente di default)
- Proseguire tramite il pulsante Stampa 
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato l'Estratto di Nascita, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Estratto Nascita , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare l'Estratto in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:
Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per non generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.
Richiesta Certificato Penale
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Il Certificato Penale, va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dal produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.
Il metodo più diffuso consiste nel generare un file di richiesta al Casellario Giudiziale tramite un file compatibile con il progetto CERPA / MASSIVE del Ministero di Giustizia; per farlo è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Certificato Penale nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:
Una volta generato il file di richiesta, sarà possibile estrarlo sul proprio desktop in una qualsiasi cartella preferita, tramite il pulsante Esportazione File , come da immagine di esempio che segue:
Una volta estratto il file, questo va importato all'interno del software ministeriale "Cerpa / Massive; tutte le istruzioni e il software sono disponibili sul sito ufficiale: http://www.giustizia.it
Certificato Misure di Sicurezza
Il Certificato Misure di Sicurezza, di norma viene richiesto alla Questura (Divisione Anticrimine Misure Prevenzione)
Nota bene: non tutti gli enti richiedono tale certificato ai fini della iscrizione dei soggetti, pertanto per l'applicativo non è considerato un adempimento obbligatorio.
Per generare un file pdf contenente la richiesta alla Questura per tutti i soggetti coinvolti è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Misure di Sicurezza nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:
Quando la Questura di propria competenza, risponderà inviando i Certificati Misure di Sicurezza, non ci è dato sapere con quale formato si riceveranno; di solito con un file in formato .pdf .
In ogni caso, (a differenza dei Modelli 3D XML), qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Misure di Sicurezza, andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo precedente Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale? avendo l'accortezza di classificare il documento come Certificato Misure di Sicurezza
Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
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Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione Semestrale.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:
- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato il Certificato Cumulativo di Cittadinanza e Residenza, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Cumulativo , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare il Certificato in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:
Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa dei certificati, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.
Stampa Elenchi di Controllo
Oltre alla possibilità di monitorare l'elenco dei soggetti presente in revisione tramite la griglia di visualizzazione, è anche presente la possibilità di produrre delle Stampe di Controllo allo scopo di controllare l'elenco dei soggetti prima di andare a produrre il Verbale vero e proprio.
Nel pannello della maschera di visualizzazione sono quindi presenti i pulsanti relativi alle stampe di Iscrivendi e Cancellandi , così come una stampa di controllo in merito a tutti i Documenti Acquisiti , come da immagine di esempio che segue:
Prima di proseguire per il prossimo step, ovvero l'Assegnazione dei Fascicoli, si consiglia di approfittare di questi elenchi per verificare che all'interno dell'archivio di revisione vi siano tutti i soggetti che si desidera trattare (nessuno in più, nessuno in meno); in caso contrario intervenire tramite gli inserimenti e le modifiche manuali dell'archivio prima di procedere.
Assegnazione Fascicoli
Quando si è sicuri che tutti i soggetti interessati sono presenti nell'archivio della revisione (vedi paragrafi precedenti), proseguire con l' Assegnazione dei Fascicoli per tutti i nuovi iscrivendi.
L'applicativo dovrà infatti attribuire per ogni nuovo iscrivendo un nuovo numero di fascicolo; non verranno presi in considerazione cancellandi o soggetti proposti a cambio sezione.
Per procedere con l'assegnazione, premere il pulsante Assegna .
Al termine della elaborazione comparirà un messaggio di avviso, e sarà possibile visualizzare i numeri assegnati nella apposita colonna, come da immagine di esempio che segue:
Va ricordato che il fascicolo, alla luce delle nuove norme in vigore, si intende esclusivamente virtuale / elettronico e non più cartaceo.
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Stampe Prima Fase
In questo step, sono raccolte le stampe principali della prima fase della revisione semestrale.
Qui si possono trovare numerose stampe, molte di queste sono facoltative (come ad esempio l'Estratto, Certificato, Fascicolo, etc. che oggi sono da fare in Formato Elettronica come da paragrafi precedenti); tra quelle più importanti sicuramente vi è il Modello 3 - Elenco Preparatorio , come da immagine di esempio che segue:
E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.
Chiusura Prima Fase
Al termine delle operazioni della prima fase (generazione archivio iscrivendi ed eventuali rettifiche, documenti, assegnazione fascicoli, elenco preparatorio) si può procedere a chiudere la Prima Fase della Semestrale.
Per chiudere la fase è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:
Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della fase con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alla Seconda Fase (vedi paragrafo successivo)
Seconda Fase
Durante la Seconda Fase di una Revisione Semestrale ci si occuperà di includere nell'archivio di revisione come cancellandi , tutti coloro che appartenevano anagraficamente alla propria APR o AIRE e che sono stati cancellati per irreperibilità da accertamento, al censimento o presunta.
Variazioni Automatiche
Il primo step Variazioni Automatiche propone automaticamente le tipologie di eventi da processare; sarà sufficiente cliccare sul pulsante Esegui e l'applicativo proporrà tutti i soggetti che rientrano in tali condizioni, premesso che vi sia una Comunicazione dall'Anagrafe presente in archivio.
Prima di generare le variazioni automatiche è sempre bene assicurarsi di aver trasmesso tutte le eventuali comunicazioni da anagrafe in sospeso.
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Al termine della elaborazione delle variazioni automatiche, esattamente come per la prima fase, verrà presentato un messaggio di avvenuta elaborazione con un riepilogo numerico dei soggetti interessati, come da immagine di esempio che segue:
Visualizzare, Modificare o Inserire Soggetti in Revisione
Lo step Visualizza Modifica Inserisci consente di gestire l'elenco di tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio di una revisione.
La gestione è praticamente identica a quella già vista nella Prima Fase, vi è quindi una griglia nella parte centrale, dove vengono elencati tutti i soggetti presenti nella revisione con generalità, sezione e movimento (Iscrizione o Cancellazione) e il motivo per il quale sia proposto in revisione (Acquisto maggiore età, Immigrazione, Emigrazione, Variazione Indirizzo, etc.) come da figura di esempio che segue:
Si può notare come in questo momento in archivio si potranno trovare tutti i soggetti Iscrivendi (per acquisto maggiore età) e gli eventuali Cancellandi (per irreperibilità) che vengono caricati durante questa Seconda Fase.
I soggetti sono distinguibili anche attraverso la colorazione delle righe presenti nella griglia:
Sono i soggetti inseriti durante la Prima Fase e che verranno proposti ad Iscrizione per Acquisto Maggiore Età
Sono i soggetti inseriti durante la Seconda Fase e che verranno proposti a Cancellazione per Irreperibilità
Anche in questa Seconda Fase, così come visto nella Prima, sarà possibile:
- Filtrare e Ricercare soggetti nell'archivio
- Eliminare soggetti dall'archivio -> clicca qui per vedere le istruzioni della prima fase <-
- Inserire soggetti in archivio -> clicca qui per vedere le istruzioni della prima fase <-
- Gestire i Documenti Allegati (Estratti, Certificati, Penali, etc.) -> clicca qui per vedere le istruzioni della prima fase <-
- Produrre Elenchi di Controllo dei soggetti presenti in revisioni, prima di produrre il verbale effettivo -> clicca qui per vedere le istruzioni della prima fase <-
Prima di proseguire per il prossimo step, ovvero la produzione del Verbale, si consiglia di verificare che all'interno dell'archivio di revisione vi siano tutti i soggetti che si desidera trattare (nessuno in più, nessuno in meno); in caso contrario intervenire tramite gli inserimenti e le modifiche manuali dell'archivio prima di procedere.
Verbale (Modello 6)
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Una volta che si è sicuri che tutti i soggetti desiderati sono presenti nell'archivio di revisione (vedi paragrafi precedenti) è possibile procedere nella attribuzione e stampa del Verbale (Modello 6).
Il numero del verbale viene proposto automaticamente in base all'ultimo numero attribuito con il verbale precedente (dello stesso anno solare); per procedere è sufficiente indicare la data e ora e il Resp. Ufficio Elettorale , dopodiché premere il pulsante Salva come da immagine di esempio che segue:
E' possibile notare che il pulsante relativo alle stampe si attiverà solamente dopo aver salvato gli estremi del verbale.
Cliccando sul pulsante Verbale ed Elenchi Allegati si avrà accesso al pannello di scelta delle stampe, tra le quali troveremo appunto il Verbale Modello 6 e i relativi allegati (Iscrivendi e Cancellandi).
come da figura di esempio che segue:
Quando si andrà a produrre le stampe, vi sono due opzioni disponibili:
- Documento Elettronico: la stampa verrà esclusivamente prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo (scelta di default).
- Carta e Documento Elettronico la stampa verrà inoltrata alla stampante e contemporaneamente verrà anche prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo.
Qualunque sia la scelta, il verbale verrà sempre archiviato in formato elettronico all'interno del documentale dell'applicativo.
Si potrà notare che l'icona documentale del verbale, passerà dal colore verde 
al colore rosso 
ad indicare che nel contenitore documentale vi è almeno un documento in formato elettronico!
Cliccando sull'icona si potrà quindi avere accesso ai documenti salvati in formato .pdf e a tutte le opzioni presenti per un elemento documentale come da immagine di esempio che segue:
Tra le diverse opzioni presenti, si potrà notare anche le diverse possibilità dedicate all'inoltro del documento ad altri enti:
Firmare Digitalmente il Documento
Inoltrare il Documento Tramite Protocollo (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
Inoltrare il Documento Tramite eMail (richiede configurazione mail in Sicraweb)
Salvare in locale il file del documento
Tutti i documenti archiviati con questa modalità, rimarranno disponibili per la consultazione e/o spedizione ad altri enti, per tutta la durata della revisione, anche successivamente alla chiusura.
Rettifiche al Verbale
Come illustrato nel paragrafo precedente, non è necessario ricordarsi di salvare il verbale (o gli allegati) "anche" in formato elettronico, in quanto il comportamento dell'applicativo fa si che questi vengano archiviati in formato elettronico automaticamente ogni volta che si procede alla stampa.
Se si dovesse lanciare la stampa più volte, il "verbale elettronico" eventualmente già archiviato verrà ogni volta sovrascritto con la versione più recente.
Per evitare di conservare una "copia elettronica" non conforme a quella che si voleva produrre in stampa, l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica se si salvano delle modifiche successive alla produzione del verbale precedente.
Per comprendere meglio il meccanismo, è utile fare un esempio:
Immaginiamo di aver salvato un verbale impostandolo alla data del 15/09/2016 alle ore 11:15, e di aver lanciato la stampa --> il programma archivierà automaticamente il verbale in formato pdf:
Decidiamo però di intervenire, modificando la data in 16/09/2016 e ore 10:30 --> nel momento stesso in cui si preme su Salva l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica del verbale precedentemente salvato! Questo per evitare di conservare in memoria un verbale che non è più uguale a quello che si era deciso di modificare.
Sarà possibile notare che dopo aver salvato, non vi è più alcun allegato:
Quando andremo a produrre la stampa del nuovo verbale così modificato, ecco che verrà archiviata automaticamente anche una copia in formato elettronico con i dati modificati:
E' utile evidenziare che il pulsante Salva sarà attivo e cliccabile solamente in questi due casi:
- quando non si è ancora proceduto a salvare il verbale
- quando si è già salvato un verbale, ma il programma si accorge che sono state apportate delle modifiche ai campi "data", "ora" o "ufficiale elettorale" (come nell'esempio sopra riportato)
in tutti gli altri casi rimane spento e non cliccabile 
Esporta Documenti
Si è già visto nei paragrafi precedenti, come l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico .
I documenti acquisiti dall'ufficiale elettorale, come ad esempio l'Estratto di Nascita, Certificato Cumulativo, Penale, etc. non saranno più conservati fisicamente su carta, ma solamente in "formato digitale" e potranno essere consultati in qualsiasi momento attraverso l'applicativo.
L'applicativo consente, attraverso questa funzione (facoltativa) di esportare si disco fisso tutti i documenti acquisiti fino a questo momento, all'interno di una qualsiasi revisione in corso.
Quando si entra nella schermata di esportazione, sono presenti dei filtri nella parte superiore della maschera, che consentono di scegliere per quali tipologie di causali e di documento si desidera procedere alla esportazione.
Nella parte inferiore della maschera sono invece presenti tutti i soggetti presenti in archivio di revisione, che rispecchiano i filtri impostati; a sua volta è possibile intervenire selezionando/deselezionando i singoli soggetti.
E' anche presente una ricerca per nominativo.
Ogni volta che si effettuano delle modifiche alla selezione dei filtri, è opportuno aggiornare la ricerca tramite il pulsante 
Nota bene: quando si entra nella maschera di esporta documenti, di default la procedura propone automaticamente tutte le casistiche e tutte le tipologie di documento per tutti i soggetti; salvo particolari esigenze, si consiglia di mantenere questa impostazione se si vuole evitare di "dimenticare" qualche soggetto.
In ogni caso, se per un determinato soggetto non vi sono documenti presenti, semplicemente non verrà esportato nulla per quel soggetto.
Una volta impostato gli eventuali filtri (non mettere alcun filtro se si desidera esportare tutti i documenti archiviati nella revisione), premere il pulsante 
per generare un file in formato .zip contenente i files relativi ai documenti; l'applicativo presenterà un messaggio riepilogativo delle tipologie di documenti che si è scelto di esportare, e chiederà un percorso a piacere dove si desidera salvare i files, come da immagine di esempio che segue:
Stampe Seconda Fase
In questo step, sono raccolte le stampe principali della prima fase della revisione semestrale.
Qui si possono trovare diverse stampe come ad esempio la Notifica di Cancellazione per i soggetti irreperibili, come da immagine di esempio che segue:
E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.
Chiusura Seconda Fase
Al termine delle operazioni della seconda fase (generazione archivio cancellandi ed eventuali rettifiche, documenti, verbale ed elenchi) si può procedere a chiudere la Seconda Fase della Semestrale.
Per chiudere la fase è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:
Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della fase con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alla Terza Fase (vedi paragrafo successivo)
Terza Fase
La Terza Fase di una Revisione Semestrale è dedicata alla eventuale Ripartizione del Territorio (operazione facoltativa) e alla produzione dei Verbali Modello 14 e relativi allegati
Lo step Imposta Ripartizione è quindi dedicato alla eventuale gestione di modifiche da apportare sulla ripartizione del territorio; ad esempio nel caso in cui occorra spostare delle vie da una sezione di appartenenza ad un'altra, o per accorpare, eliminare, istituire nuove sezioni.
Se fosse necessario effettuare una nuova ripartizione del territorio consultare il paragrafo successivo, altrimenti è possibile tranquillamente saltare agli step successivi (Visualizza Movimenti, Stampe Territoriali e Verbali).
Imposta Ripartizione
Stiamo redigendo la manualistica per la Ripartizione del Territorio Torna presto per tutte le istruzioni
Visualizzazione Movimenti
In questo step è possibile controllare l'elenco di tutti i soggetti presenti nell'archivio di revisione, esattamente come nella Prima e Seconda Fase.
A differenza delle fasi precedenti però non è possibile intervenire sull'archivio eliminando o inserendo soggetti, questo in quanto la visualizzazione in questa fase serve esclusivamente per monitorare la situazione degli iscrivendi e cancellandi alla luce delle precedenti fasi e delle eventuali variazioni territoriali (vedi paragrafo precedente).
Sarà anche possibile visualizzare tramite gli appositi filtri di ricerca se vi sono eventuali soggetti con documenti mancanti; se fosse necessario inserire ulteriori documenti sarà comunque possibile farlo durante la Quarta Fase.
Stampe Ripartizione
Questo step presenta una serie di stampe utili ai fini di riportare la situazione della Ripartizione del Territorio, fornendo diversi prospetti relativi alle ubicazioni delle sedi di voti, alle sezioni di appartenenze delle aree, al numero di elettori per seggio, e altre informazioni.
La procedura consente di mostrare i risultati riferiti alla situazione effettiva piuttosto che ad una eventuale simulazione nel caso di modifiche alla Ripartizione Territoriale (vedi paragrafi precedenti); seguire le istruzioni a video per ottenere il risultato desiderato.
Queste stampe, pur essendo facoltative ai fini di una corretta esecuzione della revisione, possono essere prodotte anche senza avere una ripartizione del territorio in corso; potrebbero infatti essere richieste anche dalla propria c.e.c. a corredo dei verbali.
Verbale (Modello 14)
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| Se non riesci a visualizzare correttamente il video clicca qui |
Una volta che si è sicuri che tutti i soggetti desiderati sono presenti nell'archivio di revisione (vedi paragrafi precedenti) è possibile procedere nella attribuzione e stampa del Verbale (Modello 14).
Il numero del verbale viene proposto automaticamente in base all'ultimo numero attribuito con il verbale precedente (dello stesso anno solare); per procedere è sufficiente indicare la data e ora e il Resp. Ufficio Elettorale , dopodiché premere il pulsante Salva come da immagine di esempio che segue:
E' possibile notare che il pulsante relativo alle stampe, si attiverà solamente dopo aver salvato gli estremi del verbale.
Cliccando sul pulsante Verbale ed Elenchi Allegati si avrà accesso al pannello di scelta delle stampe, tra le quali troveremo appunto il Verbale Modello 14 e i relativi allegati (Iscrivendi e Cancellandi).
come da figura di esempio che segue:
Quando si andrà a produrre le stampe, vi sono due opzioni disponibili:
- Documento Elettronico: la stampa verrà esclusivamente prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo (scelta di default).
- Carta e Documento Elettronico la stampa verrà inoltrata alla stampante e contemporaneamente verrà anche prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo.
Qualunque sia la scelta, il verbale verrà sempre archiviato in formato elettronico all'interno del documentale dell'applicativo.
Si potrà notare che l'icona documentale del verbale, passerà dal colore verde al colore rosso ad indicare che nel contenitore documentale vi è almeno un documento in formato elettronico!
Cliccando sull'icona si potrà quindi avere accesso ai documenti salvati in formato .pdf e a tutte le opzioni presenti per un elemento documentale come da immagine di esempio che segue:
Tra le diverse opzioni presenti, si potrà notare anche le diverse possibilità dedicate all'inoltro del documento ad altri enti:
Firmare Digitalmente il Documento
Inoltrare il Documento Tramite Protocollo (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
Inoltrare il Documento Tramite eMail (richiede configurazione mail in Sicraweb)
Salvare in locale il file del documento
Tutti i documenti archiviati con questa modalità, rimarranno disponibili per la consultazione e/o spedizione ad altri enti, per tutta la durata della revisione, anche successivamente alla chiusura.
Rettifiche al Verbale
Come illustrato nel paragrafo precedente, non è necessario ricordarsi di salvare il verbale (o gli allegati) "anche" in formato elettronico, in quanto il comportamento dell'applicativo fa si che questi vengano archiviati in formato elettronico automaticamente ogni volta che si procede alla stampa.
Se si dovesse lanciare la stampa più volte, il "verbale elettronico" eventualmente già archiviato verrà ogni volta sovrascritto con la versione più recente.
Per evitare di conservare una "copia elettronica" non conforme a quella che si voleva produrre in stampa, l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica se si salvano delle modifiche successive alla produzione del verbale precedente.
Per comprendere meglio il meccanismo, è utile fare un esempio:
Immaginiamo di aver salvato un verbale impostandolo alla data del 15/09/2016 alle ore 11:15, e di aver lanciato la stampa --> il programma archivierà automaticamente il verbale in formato pdf:
Decidiamo però di intervenire, modificando la data in 16/09/2016 e ore 10:30 --> nel momento stesso in cui si preme su Salva l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica del verbale precedentemente salvato! Questo per evitare di conservare in memoria un verbale che non è più uguale a quello che si era deciso di modificare.
Sarà possibile notare che dopo aver salvato, non vi è più alcun allegato:
Quando andremo a produrre la stampa del nuovo verbale così modificato, ecco che verrà archiviata automaticamente anche una copia in formato elettronico con i dati modificati:
E' utile evidenziare che il pulsante Salva sarà attivo e cliccabile solamente in questi due casi:
- quando non si è ancora proceduto a salvare il verbale
- quando si è già salvato un verbale, ma il programma si accorge che sono state apportate delle modifiche ai campi "data", "ora" o "ufficiale elettorale" (come nell'esempio sopra riportato)
in tutti gli altri casi rimane spento e non cliccabile
Esporta Documenti
Si è già visto nei paragrafi precedenti, come l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico .
I documenti acquisiti dall'ufficiale elettorale, come ad esempio l'Estratto di Nascita, Certificato Cumulativo, Penale, etc. non saranno più conservati fisicamente su carta, ma solamente in "formato digitale" e potranno essere consultati in qualsiasi momento attraverso l'applicativo.
L'applicativo consente, attraverso questa funzione (facoltativa) di esportare si disco fisso tutti i documenti acquisiti fino a questo momento, all'interno di una qualsiasi revisione in corso.
Quando si entra nella schermata di esportazione, sono presenti dei filtri nella parte superiore della maschera, che consentono di scegliere per quali tipologie di causali e di documento si desidera procedere alla esportazione.
Nella parte inferiore della maschera sono invece presenti tutti i soggetti presenti in archivio di revisione, che rispecchiano i filtri impostati; a sua volta è possibile intervenire selezionando/deselezionando i singoli soggetti.
E' anche presente una ricerca per nominativo.
Ogni volta che si effettuano delle modifiche alla selezione dei filtri, è opportuno aggiornare la ricerca tramite il pulsante
Nota bene: quando si entra nella maschera di esporta documenti, di default la procedura propone automaticamente tutte le casistiche e tutte le tipologie di documento per tutti i soggetti; salvo particolari esigenze, si consiglia di mantenere questa impostazione se si vuole evitare di "dimenticare" qualche soggetto.
In ogni caso, se per un determinato soggetto non vi sono documenti presenti, semplicemente non verrà esportato nulla per quel soggetto.
Una volta impostato gli eventuali filtri (non mettere alcun filtro se si desidera esportare tutti i documenti archiviati nella revisione), premere il pulsante per generare un file in formato .zip contenente i files relativi ai documenti; l'applicativo presenterà un messaggio riepilogativo delle tipologie di documenti che si è scelto di esportare, e chiederà un percorso a piacere dove si desidera salvare i files, come da immagine di esempio che segue:
Stampe Terza Fase
In questo step, sono raccolte le stampe principali della terza fase della revisione semestrale.
Qui si possono trovare diverse stampe come ad esempio la Stampa Sedi delle Sezioni Elettorali e i Fogli Aggiunti in Anteprima di Generali e Sezionali per avere una anteprima di come verranno i fogli aggiunti (code) alle liste quando poi si andrà a chiudere la Quarta Fase e quindi la Revisione Semetrale.
E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.
Chiusura Terza Fase
Al termine delle operazioni della terza fase (eventuale ripartizione del territorio, verbale ed elenchi) si può procedere a chiudere la Terza Fase della Semestrale.
Per chiudere la fase è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:
Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della fase con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alla Quarta Fase (vedi paragrafo successivo)
Quarta Fase
La Quarta Fase, rappresenta l'ultima parte che precede la Chiusura di una revisione semestrale.
In questa fase sono incluse le operazioni di:
- Gestione archivio di revisione dove sarà possibile apportare gli eventuali ultimi ritocchi su iscrivendi e cancellandi, oltre che procedere con l'eventuale generazione ed archiviazione di documenti collegati.
- Ricompilazione delle liste sezionali e/o generali (operazione facoltativa) su richiesta ed autorizzazione della propria c.e.c. è possibile ricompilare le liste anticipatamente la chiusura della revisione.
- Verbali Modello 10 e 15 ovvero i verbali di rettifica alle liste conclusivi di una revisione semestrale, che di norma vengono effettuati entro il 20 giugno ed il 20 dicembre di ogni anno.
- Esportazione dei Documenti per esportare tutti i documenti acquisiti durante la revisione in formato elettronico.
Per i dettagli sulle operazioni sopra elencate, si rimanda ai paragrafi successivi.
Visualizza Modifica Inserisci
Durante lo svolgimento delle fasi precedenti si sarà proceduta al caricamento degli iscrivendi (prima fase), cancellandi (seconda fase), e degli eventuali trasferimenti per cambio sezione (terza fase) a seguito di modifiche della ripartizione territoriale (operazione facoltativa).
L'archivio dei soggetti interessati alla revisione dovrebbe quindi nella maggior parte dei casi essere già completo e verificato.
L'applicativo consente tuttavia di poter operare ulteriormente sull'archivio prima di procedere con la chiusura della revisione; pertanto sarà possibile anche in questa fase:
- Filtrare e Ricercare soggetti nell'archivio
- Gestire i Documenti Allegati (Estratti, Certificati, Penali, etc.) -> clicca qui per vedere le istruzioni della prima fase <-
- Produrre Elenchi di Controllo dei soggetti presenti in revisioni, prima di produrre il verbale effettivo -> clicca qui per vedere le istruzioni della prima fase <-
Qualora fosse necessario, sarà anche possibile Eliminare o Aggiungere soggetti dall'archivio, ma siccome si erano già presentati gli elenchi alla commissione tramite i verbali precedenti, qualsiasi rettifica a questo punto della revisione dovrà essere verbalizzata.
Qualora occorresse aggiungere o eliminare un soggetto dalla revisione, occorrerà quindi inserire un nuovo movimento scegliendo tra le casistiche desiderate che verranno proposte dall'applicativo, come da immagine di esempio che segue:
A tal proposito, è utile fare alcuni esempi:
- ipotizziamo di dover inserire un soggetto come iscrivendo -> in questo caso sarà una "Iscrizione nel Primo Elenco delle Iscrizioni in un Momento Successivo"
- ipotizziamo di dover eliminare un soggetto che era già proposto come iscrivendo -> in questo caso sarà una "Cancellazione dal Primo Elenco delle Iscrizioni"
- ipotizziamo di dover eliminare un soggetto che era proposto tra i cancellandi -> in questo caso sarà una "Cancellazione dal Secondo Elenco delle Radiazioni"
...etc.
Prima di proseguire per il prossimo step, ovvero l'eventuale ricompilazione e la produzione dei Verbali, si consiglia di (ri)verificare che all'interno dell'archivio di revisione vi siano tutti i soggetti che si desidera trattare (nessuno in più, nessuno in meno); in caso contrario intervenire tramite gli inserimenti e le modifiche manuali dell'archivio prima di procedere.
Ricompilazione Liste Generali e Sezionali (prima della chiusura della revisione)
L'operazione di Ricompilazione, detta anche Rinumerazione, è quella per la quale:
- tutti i soggetti che risultano cancellatti, verranno eliminati definitivamente dalle Liste Generali / Sezionali
- tutti i soggetti iscritti, vengono ri-ordinati completamente in stretto ordine alfabetico, e verranno quindi ri-assegnati dei nuovi progressivi di lista generale / sezionale per ognuno di essi, seguendo l'ordine alfabetico.
L'operazione di Ricompilazione delle Liste, viene effettuata a seguito di specifica richiesta della propria c.e.circ., o di comune accordo con quest'ultima.
(chi Ricompila le Liste Generali, di conseguenza Ricompilerà anche le Liste Sezionali)
La procedura di ricompilazione delle liste generali e sezionali presenti all'interno della semestrale sono una operazione particolare e del tutto facoltativa, che va eseguita solo ed esclusivamente se necessario ed in comune accordo ed autorizzazione della propria c.e.c.!
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Se necessario ricompilare le liste, occorre tenere presente anche questi importanti aspetti:
- E' possibile ricompilare le liste sezionali senza per forza dover ricompilare anche le liste generali
- Non è possibile ricompilare solo le liste generali senza ricompilare anche le liste sezionali
Il comportamento sopra descritto è dovuto al fatto che le Liste Sezionali riportano al loro interno, per ogni elettore, il relativo progressivo che hanno rispetto alle Liste Generali; ne consegue che se si ricompilassero solo le Liste Generali (senza ricompilare anche le Sezionali) si otterrebbero delle liste con dei numeri progressivi diversi tra di loro, nello specifico le Liste Sezionali non riporterebbero più il progressivo corretto di Liste Generali in quanto è stato variato con la ricompilazione di quest'ultime.
Ricompilare solo le liste generali, senza ricompilare anche le sezionali, è quindi una operazione senza senso oltre che pericolosa.
Se si nutrono dei dubbi in merito al da farsi, è bene confrontarsi con la propria c.e.c prima di procedere.
Occorre altresì evidenziare i seguenti ulteriori aspetti:
- La ricompilazione delle liste generali NON includerà i nuovi iscrivendi presenti in revisione, ma si limiterà a rinumerare le liste generali "attuali", eliminando però anche gli eventuali cancellandi presenti in revisione.
Gli iscrivendi andranno quindi nei classici Fogli Aggiunti (in coda) al termine della revisione.
- La ricompilazione delle liste sezionali comprenderà invece anche i nuovi iscrivendi, che di conseguenza non saranno presenti nei Fogli Aggiunti a termine della revisione (in quanto già compresi nelle liste rinumerate).
Se l'obbiettivo fosse quello di includere nella ricompilazione delle liste generali anche gli iscrivendi di questa revisione, allora non è questo il punto corretto -> l'operazione sarà da farsi solo al termine della revisione, attraverso l'apposita funzione: Revisioni -> Altre Attività -> Ricompilazione Liste Generali.
Per effettuare la ricompilazione delle liste, seguire questo criterio (tenendo conto di tutte le osservazioni fatte in precedenza):
- se si desidera ricompilare entrambe le liste, partire da quelle Generali, per poi passare a quelle Sezionali
- se si desidera ricompilare solo le liste sezionali, saltare la parte relativa a quelle Generali
Per lanciare la procedura di ricompilazione delle liste cliccare sul pulsante Esegui
Si può notare come entrambe le funzioni presentano rispettivamente un pulsante Stampa Liste Generali e Stampa Liste Sezionali disattivati.
Il pulsante si attiverà al termine della elaborazione, e permetteranno all'operatore di produrre la Stampa delle Liste appena ricompilate.
ATTENZIONE! a causa della natura potenzialmente pericolosa della ricompilazione delle liste all'interno della revisione semestrale, l'applicativo potrebbe chiedere un controcodice di conferma da richiedere all'assistenza telefonica.
Verbali Modello (10 e 15)
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| Se non riesci a visualizzare correttamente il video clicca qui |
Sono i verbali conclusivi di una revisione semestrale, ed includono tutte le modifiche che verranno apportate alle liste in merito ad iscrivendi, cancellandi e trasferimenti di sezione; di norma vengono effettuati entro il 20 giugno ed il 20 dicembre di ogni anno.
Una volta che si è sicuri che tutti i soggetti desiderati sono presenti nell'archivio di revisione (vedi paragrafi precedenti) è possibile procedere nella attribuzione e stampa dei Verbali (Modello 10 e Modello 15).
Il numero dei verbali viene proposto automaticamente in base all'ultimo numero attribuito con il verbale precedente (dello stesso anno solare); per procedere è sufficiente indicare la data e ora e il Resp. Ufficio Elettorale , dopodiché premere il pulsante Salva come da immagine di esempio che segue:
E' possibile notare che il pulsante relativo alle stampe, si attiverà solamente dopo aver salvato gli estremi del verbale.
Cliccando sul pulsante Verbale ed Elenchi Allegati si avrà accesso al pannello di scelta delle stampe, tra le quali troveremo appunto il Verbale Modello 10 e il Verbale Modello 15 nello step successivo.
come da figura di esempio che segue:
Quando si andrà a produrre le stampe, vi sono due opzioni disponibili:
- Documento Elettronico: la stampa verrà esclusivamente prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo (scelta di default).
- Carta e Documento Elettronico la stampa verrà inoltrata alla stampante e contemporaneamente verrà anche prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo.
Qualunque sia la scelta, il verbale verrà sempre archiviato in formato elettronico all'interno del documentale dell'applicativo.
Si potrà notare che l'icona documentale del verbale, passerà dal colore verde al colore rosso ad indicare che nel contenitore documentale vi è almeno un documento in formato elettronico!
Cliccando sull'icona si potrà quindi avere accesso ai documenti salvati in formato .pdf e a tutte le opzioni presenti per un elemento documentale come da immagine di esempio che segue:
Tra le diverse opzioni presenti, si potrà notare anche le diverse possibilità dedicate all'inoltro del documento ad altri enti:
Firmare Digitalmente il Documento
Inoltrare il Documento Tramite Protocollo (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
Inoltrare il Documento Tramite eMail (richiede configurazione mail in Sicraweb)
Salvare in locale il file del documento
Tutti i documenti archiviati con questa modalità, rimarranno disponibili per la consultazione e/o spedizione ad altri enti, per tutta la durata della revisione, anche successivamente alla chiusura.
Rettifiche al Verbale
Come illustrato nel paragrafo precedente, non è necessario ricordarsi di salvare il verbale (o gli allegati) "anche" in formato elettronico, in quanto il comportamento dell'applicativo fa si che questi vengano archiviati in formato elettronico automaticamente ogni volta che si procede alla stampa.
Se si dovesse lanciare la stampa più volte, il "verbale elettronico" eventualmente già archiviato verrà ogni volta sovrascritto con la versione più recente.
Per evitare di conservare una "copia elettronica" non conforme a quella che si voleva produrre in stampa, l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica se si salvano delle modifiche successive alla produzione del verbale precedente.
Per comprendere meglio il meccanismo, è utile fare un esempio:
Immaginiamo di aver salvato un verbale impostandolo alla data del 15/09/2016 alle ore 11:15, e di aver lanciato la stampa --> il programma archivierà automaticamente il verbale in formato pdf:
Decidiamo però di intervenire, modificando la data in 16/09/2016 e ore 10:30 --> nel momento stesso in cui si preme su Salva l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica del verbale precedentemente salvato! Questo per evitare di conservare in memoria un verbale che non è più uguale a quello che si era deciso di modificare.
Sarà possibile notare che dopo aver salvato, non vi è più alcun allegato:
Quando andremo a produrre la stampa del nuovo verbale così modificato, ecco che verrà archiviata automaticamente anche una copia in formato elettronico con i dati modificati:
E' utile evidenziare che il pulsante Salva sarà attivo e cliccabile solamente in questi due casi:
- quando non si è ancora proceduto a salvare il verbale
- quando si è già salvato un verbale, ma il programma si accorge che sono state apportate delle modifiche ai campi "data", "ora" o "ufficiale elettorale" (come nell'esempio sopra riportato)
in tutti gli altri casi rimane spento e non cliccabile
Esporta Documenti
Si è già visto nei paragrafi precedenti, come l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico .
I documenti acquisiti dall'ufficiale elettorale, come ad esempio l'Estratto di Nascita, Certificato Cumulativo, Penale, etc. non saranno più conservati fisicamente su carta, ma solamente in "formato digitale" e potranno essere consultati in qualsiasi momento attraverso l'applicativo.
L'applicativo consente, attraverso questa funzione (facoltativa) di esportare si disco fisso tutti i documenti acquisiti fino a questo momento, all'interno di una qualsiasi revisione in corso.
Quando si entra nella schermata di esportazione, sono presenti dei filtri nella parte superiore della maschera, che consentono di scegliere per quali tipologie di causali e di documento si desidera procedere alla esportazione.
Nella parte inferiore della maschera sono invece presenti tutti i soggetti presenti in archivio di revisione, che rispecchiano i filtri impostati; a sua volta è possibile intervenire selezionando/deselezionando i singoli soggetti.
E' anche presente una ricerca per nominativo.
Ogni volta che si effettuano delle modifiche alla selezione dei filtri, è opportuno aggiornare la ricerca tramite il pulsante
Nota bene: quando si entra nella maschera di esporta documenti, di default la procedura propone automaticamente tutte le casistiche e tutte le tipologie di documento per tutti i soggetti; salvo particolari esigenze, si consiglia di mantenere questa impostazione se si vuole evitare di "dimenticare" qualche soggetto.
In ogni caso, se per un determinato soggetto non vi sono documenti presenti, semplicemente non verrà esportato nulla per quel soggetto.
Una volta impostato gli eventuali filtri (non mettere alcun filtro se si desidera esportare tutti i documenti archiviati nella revisione), premere il pulsante per generare un file in formato .zip contenente i files relativi ai documenti; l'applicativo presenterà un messaggio riepilogativo delle tipologie di documenti che si è scelto di esportare, e chiederà un percorso a piacere dove si desidera salvare i files, come da immagine di esempio che segue:
Stampe Quarta Fase
In questo step, sono raccolte le stampe principali della quarta fase della revisione semestrale.
Qui si possono trovare diverse stampe come ad esempio la Notifica di Cancellazione e la Notifica di Iscrizione per gli Aire .
Nota bene: per poter stampare i Fogli Aggiunti (code) alle liste, occorre prima procedere alla Chiusura della Quarta Fase! (vedi paragrafo successivo)
Soltanto la chiusura della quarta fase infatti, rende effettive le modifiche alle liste per tutti gli iscrivendi e cancellandi; pertanto si potrà notare che i bottoni relativi alle Stampe dei Fogli Aggiunti saranno visibili solo dopo tale operazione.
E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.
Chiusura Quarta Fase
Al termine delle operazioni della quarta fase (documenti, verbali ed elenchi) si può procedere a chiudere la Quarta Fase della Semestrale.
La chiusura della Quarta Fase è di fondamentale importanza in quanto, non solo è la summa di tutte le operazioni svolte nelle fasi precedenti, ma è anche quel momento nel quale:
- tutti gli iscrivendi vengono inseriti nelle liste elettorali come iscritti ufficialmente in piena regola (fino a prima erano solo "proposte di iscrizione")
- tutti i cancellandi vengono aggiornati nelle liste elettorali come cancellati (fino a prima erano solo "proposte di cancellazione" e quindi risultavano ancora iscritti)
- tutti i soggetti proposti a cambio sezione vengono aggiornati nelle liste con i nuovi estremi di sezione e progressivi (fino a prima erano solo proposte di cambio sezione)
Riassumendo: la chiusura della quarta fase rende effettive nelle liste, tutte le operazioni caricate nelle fasi precedenti
Per chiudere la fase è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:
Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della fase con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alle Altre Operazioni (vedi paragrafo successivo)
Nota Bene: per poter stampare i Fogli Aggiunti (Code alle Liste) di Sezionali e Generali occorre fare un passo indietro e tornare allo Step Stampe della Quarta Fase (vedi paragrafo precedente)
Altre Operazioni
Stiamo redigendo la manualistica per le Altre Operazioni Torna presto per tutte le istruzioni