Fascicolo Elettorale Elettronico

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Introduzione

In questa guida non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014 viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica.

E' stata quindi introdotta nell'applicativo la nuova funzione Fascicolo Elettorale Elettronico , che consente di visualizzare ed inserire qualsiasi tipo di documento in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) ad ogni elettore presente nel corpo della Lista Ordinaria.



La raccolta dei documenti (ad es. Comunicazione da Anagrafe, Certificati, Estratti, Penali, etc) inizierà durante le varie fasi delle Revisioni (Dinamica, Semestrale, Straordinaria), per poi consolidarsi al termine della Revisione in quello che sarà il vero e proprio Fascicolo Elettorale Elettronico dell'Elettore; sarà comunque possibile consultare ed inserire nuovi documenti anche successivamente alle Revisioni, agendo direttamente su ciascun fascicolo.

Consultazione del Fascicolo Elettronico

Per ogni Elettore Attivo presente in archivio (della sola Lista Ordinaria), il software genera automaticamente un Fascicolo Elettronico.
Il Fascicolo Elettronico funge da contenitore di documenti, che a loro volta vengono classificati per una successiva consultazione, ma anche per un eventuale inoltro ad altri enti interessati o per una futura conservazione sostitutiva.

E' possibile accedere al Fascicolo Elettronico direttamente dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici

Una volta ricercato l'elettore, è possibile accedere al suo Fascicolo Elettronico cliccando sul pulsante tramite l'icona

dal quale sarà possibile consultare gli eventuali documenti già presenti, o aggiungerne dei nuovi.
Per visionare un documento già presente è sufficiente effettuare un doppio click in corrispondenza dell'elemento desiderato; così facendo si aprirà l'elemento documentale per poter visualizzare il documento o effettuare ulteriori operazioni come:

• Firmare Digitalmente il Documento
• Inoltrare il Documento Tramite Protocollo
• Inoltrare il Documento Tramite eMail
• Salvare in locale il file del documento

come da immagine di esempio che segue:

Inserimento Documenti nel Fascicolo Elettronico

L'inserimento di nuovi documenti all'interno di un Fascicolo Elettronico avviene di norma a seguito della operazione di consolidamento dei documenti raccolti contestualmente alla revisione, con la quale si va ad iscrivere un elettore.
E' comunque possibile inserire nuovi documenti all'interno di un Fascicolo Elettronico già consolidato, in qualsiasi momento, intervenendo dalla precedente voce di menù.
Per inserire un nuovo documento cliccare sul pulsante Nuovo Documento e scegliere se sfogliare tra i propri documenti di Windows, piuttosto che acquisirne uno tramite scanner.
Una volta selezionato il documento da inserire, l'applicativo chiederà di procedere alla sua classificazione allo scopo di determinarne la tipologia, come da immagine di esempio che segue:


Una volta inserito il documento, e scelto l'opportuna classificazione, questo viene automaticamente salvato e memorizzato all'interno del Fascicolo Elettronico ; a questo punto è quindi possibile scegliere se uscire semplicemente dalla maschera, o procedere nel caricare un ulteriore documento.

Eliminazione di un Documento dal Fascicolo Elettronico

Nel caso fosse stato caricato erroneamente un file, o si voglia rettificarne l'inserimento, é possibile eliminarlo tramite l'apposito pulsante sul pulsante Rimuovi dal Fascicolo

La Gestione dei Documenti all'interno delle Revisioni

Come si illustrava nei paragrafi precedenti, la creazione del Fascicolo Elettronico avviene solamente al termine del Consolidamento di tutti i documenti raccolti durante la revisione, con la quale si va ad iscrivere un elettore.
La raccolta di tutti i documenti che si andavano ad inserire nel vecchio fascicolo cartaceo dovrà quindi essere effettuata in formato digitale, ovvero in formato .xml per quanto riguarda i Modelli 3D, e in formato .pdf per quanto riguarda tutti gli altri documenti (estratto di nascita, certificato cumulativo di residenza e cittadinanza, certificato penale, etc.).
Nei paragrafi successivi si vedranno degli esempi su come raccogliere le varie tipologie di documenti, in fase di Revisione Dinamica (o Dinamica Straordinaria) e Revisione Semestrale.

Revisione Dinamica

In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione Dinamica, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica; nello specifico vedremo come procedere durante l'ambito di una Revisione Dinamica in merito a:

• Modelli 3D XML
• Estratti di Nascita (e Richieste Estratti ad Altro Comune)
• Certificato Penale
• Certificati Misure di Sicurezza
• Certificati Cumulativi di Residenza e Cittadinanza

Allo scopo di controllare in maniera rapida ed efficace la raccolta dei documenti, la maschera della revisione è stata completamente ridisegnata, introducendo nuove colonne dove poter monitorare in tempo reale la presenza delle Richieste e degli stessi Documenti Archiviati o meno, per ogni singolo elettore presente nell'Archivio di Revisione.


Le nuove colonne segnalano attraverso un flag, acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:

• Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune
• Ric. PEN Richiesta del Certificato Penale
• Ric. SIC Richiesta del Certificato Misure di Sicurezza
• NAS Estratto di Nascita
• PEN Certificato Penale
• SIC Certificato Misure di Sicurezza
• CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
• 3D Modello 3D XML
• L'icona permette di accedere alle Comunicazioni pervenute dalla propria Anagrafe (se presenti)

N.B: la presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati non costituisce eventuale "blocco" per la procedura
Lo scopo delle spunte è quindi solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.

Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Dinamica?

Prima di entrare nello specifico dei certificati citati nei paragrafi precedenti è utile sapere che, all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di conservarlo all'interno del proprio database, dematerializzando così qualsiasi documento cartaceo (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per ogni soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che si tratti di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse sull'icona Documenti Collegati , come da figura di esempio:


L'icona della funzione Documenti Collegati si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso quando al suo interno vi sono uno o più documenti.

Per aggiungere un documento all'interno del fascicolo di un soggetto, utilizzare il pulsante per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare; dopodiché scegliere la classificazione della tipologia di documento, come da immagine di esempio che segue:


E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)

Per gli enti che utilizzano il modulo Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:


E' utile sapere che:

• Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server;
• E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.);
• E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file);
• E' possibile con un doppio click del mouse accedere alle funzioni di firma digitale , spedizione tramite protocollo , invio mail o salvataggio del file in locale, come da immagine di esempio che segue:

• Per ogni documento inserito viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento;
• E' possibile eliminare un documento tramite il pulsante ;
• E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati al Fascicolo Elettronico per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici o Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali

R.D: Estratti di Nascita

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Se non riesci a visualizzare correttamente il video clicca qui

Durante una revisione Semestrale, Dinamica o Straordinaria, l'Ufficiale Elettorale potrebbe voler procedere alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.

Vediamo come tutto ciò si traduce operativamente all'interno dell'applicativo.

R.D: Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)

Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Richiesta Estratto di Nascita


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.

Per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove registrato l'atto di nascita potrebbe essere lo stesso ove avvenuta la nascita, o qualsiasi altro comune ove dichiarata la nascita; ne conseguirà quindi che:
- Se nei dati dell'iscrivendo sono presenti gli estremi dell'atto di nascita, allora il programma sarà in grado di inoltrare la richiesta al comune che detiene l'atto originale, tramite il pulsante Richieste Comune Atto
- Se invece gli estremi sono assenti, il programma (non sapendo ove sia conservato l'atto originale) potrà comunque generare una richiesta al comune ove avvenuta la nascita, tramite il pulsante Richieste Comune Nascita
- Nella ipotesi invece per la quale il comune che dovrebbe avere l'atto sia il proprio comune di lavoro, ma l'applicativo non rileva negli Archivi di Stato Civile il relativo Atto di Nascita certificabile, allora verrà prodotta una Richiesta Interna allo scopo di verificare con il proprio Ufficiale di Stato Civile la situazione di questi soggetti.
In questi casi, l'Ufficiale di Stato Civile potrebbe valutare (operazione caldamente consigliata) di caricare tramite la funzione pregresso gli Atti di Nascita nei propri archivi dello Stato Civile.
Se si dovesse procedere nel caricare gli atti di nascita in archivio o a qualsiasi altra eventuale rettifica dei dati dei soggetti, è possibile premere il pulsante per aggiornare il calcolo della tipologia di Richiesta che verrà prodotta.

Procedendo con la Stampa delle Richieste, l'applicativo propone di default l'opzione Documento Elettronico ; cosi' facendo, le stampe non verranno prodotte su stampante, ma verrano generate in formato pdf, all'interno del box dedicato alle relative Richieste Estratto di Nascita relativo alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:


Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Esattamente come già visto per i Modelli 3D Xml, l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)

Al termine della generazione delle Richieste, se si aggiorna la visualizzazione della griglia dei soggetti presenti in archivio, si potrà notare l'accensione del flag Richiesta Estratto di Nascita per tutti coloro ai quali è stata prodotta, come da immagine di esempio che segue:


Se si rientra nella funzione Richieste Estratto di Nascita l'applicativo mostrerà solamente i soggetti per i quali non è ancora stata generata una richiesta; in questo modo si evitano inutili doppioni.
E' possibile generare le richieste anche a più riprese; verranno semplicemente create più righe nell'apposito specchietto dei documenti elettronici Richieste Prodotte .

Nel prossimo paragrafo si vedrà come produrre direttamente gli Estratti di Nascita, per i soggetti che hanno l'atto di nascita iscritto nel proprio comune.

R.D: Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)

Per coloro che hanno un atto di nascita iscritto nei propri registri di Stato Civile, l'applicativo è in grado di produrre automaticamente l'Estratto di Nascita; questo verrà incluso nei Documenti Collegati del Soggetto per confluire poi nel Fascicolo Elettronico una volta che sarà consolidato.


Cliccando sul pulsante Estratto di Nascita l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , con incluso l'elenco di tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:

N.B: per far si che l'applicativo generi l'estratto dell'atto di nascita, non prevede solo la presenza dell'atto, ma che sia anche certificabile.

- Assicurarsi che sia attiva l'opzione (l'opzione è attivata automaticamente di default)
- Proseguire tramite il pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato l'Estratto di Nascita, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Estratto Nascita , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare l'Estratto in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:


Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per non generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

R.D: Richiesta Certificato Penale

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Il Certificato Penale va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dalla produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.
Il metodo più diffuso consiste nel generare un file di richiesta al Casellario Giudiziale tramite un file compatibile con il progetto CERPA / MASSIVE del Ministero di Giustizia; per farlo è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Certificato Penale nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:


Una volta generato il file di richiesta, sarà possibile estrarlo sul proprio desktop in una qualsiasi cartella preferita tramite il pulsante Esportazione File , come da immagine di esempio che segue:


Una volta estratto il file, questo va importato all'interno del software ministeriale "Cerpa / Massive; tutte le istruzioni e il software sono disponibili sul sito ufficiale: http://www.giustizia.it

R.D: Import Automatico Certificato Penale

Come già visto nel capitolo "Inserimento Documenti nel Fascicolo Elettronico", il programma consente di importare qualsiasi tipo di documento in formato pdf e di classificarlo come Certificato Penale.
Questo significa che, una volta che il tribunale ci trasmette i diversi pdf relativi ai penali dei soggetti richiesti, siamo costretti ad importarli uno-per-uno all'interno dell'applicativo, attribuendoli ai rispettivi elettori.
L'operazione sopra descritta è stata fino ad ora completamente manuale, ma attraverso questa nuova funzionalità dell'applicativo Sicraweb, a condizione che il proprio tribunale esporti i penali tramite il nuovo tracciato aggiornato, sarà possibile procedere con una importazione completamente automatizzata, nella quale l'applicativo importerà tutti i penali in formato pdf all'interno del documentale di Sicraweb, e li collegherà (sempre automaticamente) ai Fascicoli Elettronici dei rispettivi elettori.

La funzione in oggetto richiede i seguenti requisiti:

L'attribuzione del permesso Gestione Certificati Penali per tutti gli utenti (o gruppi di utenti) che necessitano utilizzare la funzione.


Che il proprio Tribunale di competenza fornisca i penali secondo il nuovo tracciato aggiornato " CERPA "

R.D: Preparazione Files da Tribunale

Quando il tribunale fornirà i dati secondo il nuovo tracciato, si riceverà un file .zip e un file key.pdf che conterrà la password per poter scompattare il file .zip, come da immagine di esempio che segue:


Scompattando il file .zip si otterranno altri file denominati " riepilogo.zip ", " negativi.zip ", " positivi.zip " (se presente) e " CG_12345_err.txt ".
Scompattando a loro volta i file " riepilogo.zip, " negativi.zip e " positivi.zip " (se presente), si otteranno anche i files " CG_12345_riepilogo.xml ", " CG_12345_negativi.txt ", " CG_12345_positivi.txt " e tutti i .pdf relativi ai singoli certificati penali, come da immagine di esempio che segue:


RIASSUMENDO: è di fondamentale importanza, per il buon esito della importazione, scompattare tutti i files zip all'interno della stessa cartella, fino ad ottenere tutti i files necessari (.xml .txt .pdf).

R.D: Importazione Files

Una volta scompattati tutti i files ricevuti dal tribunale, andare alla nuova voce di menù: Elettorale -> Import Documenti -> Certificati Penali -> Import Certificati Penali
(Se la voce non è attiva, significa che manca il permesso utente come descritto all'inizio di questo capitolo)
Si aprirà un pannello dove andare a specificare il percorso dei file scompattati Riepilogo.xml", Negativi.txt e Positivi.txt (se presente), come da immagine di esempio:


Tra i campi obbligatori richiesti vi è anche Numero Richiesta , dove sarà sufficiente indicare il numero Progressivo Eleborazione presente sul Key.pdf che si riceve dal Ministero, come da immagine di esempio che segue:


Il numero è anche desumibile dal nome del file stesso, come da esempio:


Una volta immessi tutti i dati, procedere tramite il pulsante

Al termine della importazione verrà restituito un messaggio, ed un elenco di tutte le generalità dei soggetti per i quali è stato possibile importare il certificato penale, come da immagine di esempio che segue:


Nel caso in cui un penale viene evidenziato in colore rosso, significa che l'applicativo non ha trovato delle generalità corrispondenti nell'Indice Generali di Sicraweb; questo può dipendere con ogni probabilità da qualche piccola differenza come ad esempio lettere accentate, trattini, apostrofi, etc. come da immagine di esempio che segue, dove si può notare un "NICCOLÒ" in luogo di "NICCOLO"; in tal caso è sufficiente effettuare un doppio click sulla riga da correggere, ed associare il soggetto direttamente dall'Indice Generale.

R.D: Gestione dei Penali

Tutti i penali importati tramite le operazioni descritte nel paragrafo precedente saranno consultabili anche da una apposita voce di menù: Elettorale -> Import Documenti -> Certificati Penali -> Gestione Certificati Penali , dove andranno a confluire tutti gli esiti dei vari import.
Anche da questa funzione sarà possibile eventualmente correggere le generalità al fine di collegare il penale al soggetto corretto, esattamente come già visto nel paragrafo precedente.

Un'altra utile funzione presente in questa maschera è la possibilità di Importare Manualmente tramite l'apposito pulsante presente in alto a destra.
Cliccando sul pulsante Nuovo Certificato Penale, infatti, si aprirà una semplice maschera dove poter caricare le generalità del soggetto al quale è intestato il Certificato, identificarlo tramite l'Indice Generale, e caricare il suo documento tramite il classico pulsante del documentale , come da immagine di esempio che segue:

R.D: Collegare i Penali ai Soggetti in Revisione

Una volta importati correttamente i Certificati Penali che arrivano dal Tribunale si potrà andare a collegarli agli elettori presenti in Revisione, allo scopo di farli confluire nel loro Fascicolo Elettorale Elettronico che si andrà formando al termine della revisione.
L'operazione di collegamento è presente all'interno delle Revisioni Semestrali, Dinamiche e Straordinarie, in tutte le fasi/tornate che prevedono la gestione di documenti per i nuovi iscrivendi.
Sarà sufficiente cliccare sul nuovo pulsante , come da immagine di esempio che segue:


Come da esempio sopra riportato, al termine della operazione verrà mostrato un messaggio che riepiloga il numero di certificati collegati ad elettori presenti in archivio di revisione, quanti elettori sono rimasti eventualmente sprovvisti di certificato, e quanti eventuali certificati non sono stati collegati a nessun elettore.
Per tutti gli elettori presenti in archivio, per il quale è stato possibile collegare automaticamente il relativo certificato penale, si accenderà in automatico il flag in corrispondenza della colonna "PEN" e il Certificato Penale sarà ora consultabile direttamente dentro il faldone dei Documenti Collegati del soggetto .

Nota: sarà possibile collegare i Certificati Penali anche dalla funzione (facoltativa) dei Fascicoli Elettorali Provvisori

R.D: Certificato Misure di Sicurezza

Il Certificato Misure di Sicurezza, di norma, viene richiesto alla Questura (Divisione Anticrimine Misure Prevenzione)
Nota bene: non tutti gli enti richiedono tale certificato ai fini della iscrizione dei soggetti, pertanto per l'applicativo non è considerato un adempimento obbligatorio.
Per generare un file pdf contenente la richiesta alla Questura per tutti i soggetti coinvolti è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Misure di Sicurezza nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:


Quando la Questura di propria competenza risponderà inviando i Certificati Misure di Sicurezza, di solito vengono inoltrati dei file in formato .pdf .
In ogni caso, qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Misure di Sicurezza andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo precedente, avendo l'accortezza di classificare il documento come Certificato Misure di Sicurezza

R.D: Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza

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Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità ed il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:


- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato il Certificato Cumulativo di Cittadinanza e Residenza si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Cumulativo e, con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare il Certificato in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:


N.B: per evitare di generare inutili doppioni, si consiglia di non ripetere più volte la stampa dei certificati; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

Attenzione! I comuni subentrati in ANPR avranno abilitato di default la funzione "Forzatura ANPR", così da evitare segnalazioni bloccanti da parte di ANPR durante il rilascio del certificato.

R.D: I Modelli 3D XML

Per quanto riguarda le procedure di creazione, archiviazione e spedizione, si rimanda all'apposita guida ai modelli 3D XML.

R.D: Riepilogo Documenti Presenti nella Revisione

Al termine della revisione (ovvero una volta chiusa definitivamente), si dovranno Consolidare i Fascicoli per rendere definitivo il consolidamento della raccolta dei documenti all'interno del Fascicolo Elettorale Elettronico
Per le istruzioni su questa operazione, consultarne il relativo paragrafo.

Revisione Semestrale

In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione Semestrale, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica; nello specifico vedremo come procedere durante l'ambito di una Revisione Semestrale in merito a:

• Estratti di Nascita (e Richieste Estratti ad Altro Comune)
• Certificati Cumulativi di Residenza e Cittadinanza
• Certificato Penale
• Certificato Misure di Sicurezza

Allo scopo di controllare in maniera rapida ed efficace la raccolta dei documenti, la maschera della revisione è stata completamente ridisegnata, introducendo nuove colonne dove poter monitorare in tempo reale la presenza delle Richieste e degli stessi Documenti Archiviati o meno, per ogni singolo elettore presente nell'Archivio di Revisione.


Le nuove colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:

• Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune
• Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale
• Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza
• NAS Estratto di Nascita
• PEN Certificato Penale
• SIC Certificato Misure di Sicurezza
• CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza

N.B: la presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati non costituisce eventuale "blocco" per la procedura
Lo scopo delle spunte è quindi solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.

Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale?

Prima di entrare nello specifico dei certificati citati nei paragrafi precedenti è utile sapere che, all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di conservarlo all'interno del proprio database, dematerializzando così qualsiasi documento cartaceo (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per ogni soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che si tratti di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse sull'icona Documenti Collegati , come da figura di esempio:


L'icona della funzione Documenti Collegati si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso quando al suo interno vi sono uno o più documenti.

Per aggiungere un documento all'interno del fascicolo di un soggetto, utilizzare il pulsante per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare; dopodiché scegliere la classificazione della tipologia di documento, come da immagine di esempio che segue:


E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)

Per gli enti che utilizzano la parte di Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:


E' utile sapere che:

• Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server.
• E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.).
• E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file).
• E' possibile con un doppio click del mouse accedere alle funzioni di firma digitale , spedizione tramite protocollo , invio mail o salvataggio del file in locale, come da immagine di esempio che segue:

• Per ogni documento inserito viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento.
• E' possibile eliminare un documento, tramite il pulsante
• E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati al Fascicolo Elettronico, per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali, anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici o Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali

R.S: Estratti di Nascita

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Durante una revisione Semestrale, Dinamica o Straordinaria, l'Ufficiale Elettorale potrebbe voler procedere alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.

Vediamo come tutto ciò si traduce operativamente all'interno dell'applicativo.

R.S: Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)

Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Richiesta Estratto di Nascita


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.

Per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove registrato l'atto di nascita potrebbe essere lo stesso ove avvenuta la nascita, o qualsiasi altro comune ove dichiarata la nascita; ne conseguirà quindi che:
- Se nei dati dell'iscrivendo sono presenti gli estremi dell'atto di nascita, allora il programma sarà in grado di inoltrare la richiesta al comune che detiene l'atto originale, tramite il pulsante Richieste Comune Atto
- Se invece gli estremi sono assenti, il programma (non sapendo ove sia conservato l'atto originale) potrà comunque generare una richiesta al comune ove avvenuta la nascita, tramite il pulsante Richieste Comune Nascita
- Nella ipotesi invece per la quale il comune che dovrebbe avere l'atto sia il proprio comune di lavoro, ma l'applicativo non rileva negli Archivi di Stato Civile il relativo Atto di Nascita certificabile, allora verrà prodotta una Richiesta Interna allo scopo di verificare con il proprio Ufficiale di Stato Civile la situazione di questi soggetti.
In questi casi, l'Ufficiale di Stato Civile potrebbe valutare (operazione caldamente consigliata) di caricare tramite la funzione pregresso gli Atti di Nascita nei propri archivi dello Stato Civile.
Se si dovesse procedere nel caricare gli atti di nascita in archivio o a qualsiasi altra eventuale rettifica dei dati dei soggetti, è possibile premere il pulsante per aggiornare il calcolo della tipologia di Richiesta che verrà prodotta.

Procedendo con la Stampa delle Richieste, l'applicativo propone di default l'opzione Documento Elettronico ; cosi' facendo, le stampe non verranno prodotte su stampante, ma verrano generate in formato pdf, all'interno del box dedicato alle relative Richieste Estratto di Nascita relativo alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:


Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Esattamente come in occasione di una Revisione Dinamica (per quanto concerne i Modelli 3D Xml), l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)

Al termine della generazione delle Richieste, se si aggiorna la visualizzazione della griglia dei soggetti presenti in archivio, si potrà notare l'accensione del flag Richiesta Estratto di Nascita per tutti coloro ai quali è stata prodotta, come da immagine di esempio che segue:


Se si rientra nella funzione Richieste Estratto di Nascita l'applicativo mostrerà solamente i soggetti per i quali non è ancora stata generata una richiesta; in questo modo si evitano inutili doppioni.
E' possibile generare le richieste anche a più riprese; verranno semplicemente create più righe nell'apposito specchietto dei documenti elettronici Richieste Prodotte .

Nel prossimo paragrafo si vedrà come produrre direttamente gli Estratti di Nascita, per i soggetti che hanno l'atto di nascita iscritto nel proprio comune.

R.S: Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)

Per coloro che hanno un atto di nascita iscritto nei propri registri di Stato Civile, l'applicativo è in grado di produrre automaticamente l'Estratto di Nascita; questo verrà incluso nei Documenti Collegati del Soggetto per confluire poi nel Fascicolo Elettronico una volta che sarà consolidato.


Cliccando sul pulsante Estratto di Nascita l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , con incluso l'elenco di tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:

N.B: per far si che l'applicativo generi l'estratto dell'atto di nascita, non prevede solo la presenza dell'atto, ma che sia anche certificabile.

- Assicurarsi che sia attiva l'opzione (l'opzione è attivata automaticamente di default)
- Proseguire tramite il pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato l'Estratto di Nascita, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Estratto Nascita , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare l'Estratto in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:


Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per non generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

R.S: Richiesta Certificato Penale

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Il Certificato Penale va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dalla produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.
Il metodo più diffuso consiste nel generare un file di richiesta al Casellario Giudiziale tramite un file compatibile con il progetto CERPA / MASSIVE del Ministero di Giustizia; per farlo è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Certificato Penale nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:


Una volta generato il file di richiesta, sarà possibile estrarlo sul proprio desktop in una qualsiasi cartella preferita tramite il pulsante Esportazione File , come da immagine di esempio che segue:


Una volta estratto il file, questo va importato all'interno del software ministeriale "Cerpa / Massive; tutte le istruzioni e il software sono disponibili sul sito ufficiale: http://www.giustizia.it

R.S: Import Automatico Certificato Penale

Come già visto nel capitolo "Inserimento Documenti nel Fascicolo Elettronico", il programma consente di importare qualsiasi tipo di documento in formato pdf e di classificarlo come Certificato Penale.
Questo significa che, una volta che il tribunale ci trasmette i diversi pdf relativi ai penali dei soggetti richiesti, siamo costretti ad importarli uno-per-uno all'interno dell'applicativo, attribuendoli ai rispettivi elettori.
L'operazione sopra descritta è stata fino ad ora completamente manuale, ma attraverso questa nuova funzionalità dell'applicativo Sicraweb, a condizione che il proprio tribunale esporti i penali tramite il nuovo tracciato aggiornato, sarà possibile procedere con una importazione completamente automatizzata, nella quale l'applicativo importerà tutti i penali in formato pdf all'interno del documentale di Sicraweb, e li collegherà (sempre automaticamente) ai Fascicoli Elettronici dei rispettivi elettori.

La funzione in oggetto richiede i seguenti requisiti:

L'attribuzione del permesso Gestione Certificati Penali per tutti gli utenti (o gruppi di utenti) che necessitano utilizzare la funzione.


Che il proprio Tribunale di competenza fornisca i penali secondo il nuovo tracciato aggiornato " CERPA "

R.S: Preparazione Files da Tribunale

Quando il tribunale fornirà i dati secondo il nuovo tracciato, si riceverà un file .zip e un file key.pdf che conterrà la password per poter scompattare il file .zip, come da immagine di esempio che segue:


Scompattando il file .zip si otterranno altri file denominati " riepilogo.zip ", " negativi.zip ", " positivi.zip " (se presente) e " CG_12345_err.txt ".
Scompattando a loro volta i file " riepilogo.zip, " negativi.zip e " positivi.zip " (se presente), si otteranno anche i files " CG_12345_riepilogo.xml ", " CG_12345_negativi.txt ", " CG_12345_positivi.txt " e tutti i .pdf relativi ai singoli certificati penali, come da immagine di esempio che segue:


RIASSUMENDO: è di fondamentale importanza, per il buon esito della importazione, scompattare tutti i files zip all'interno della stessa cartella, fino ad ottenere tutti i files necessari (.xml .txt .pdf).

R.S: Importazione Files

Una volta scompattati tutti i files ricevuti dal tribunale, andare alla nuova voce di menù: Elettorale -> Import Documenti -> Certificati Penali -> Import Certificati Penali
(Se la voce non è attiva, significa che manca il permesso utente come descritto all'inizio di questo capitolo)
Si aprirà un pannello dove andare a specificare il percorso dei file scompattati Riepilogo.xml", Negativi.txt e Positivi.txt (se presente), come da immagine di esempio:


Tra i campi obbligatori richiesti vi è anche Numero Richiesta , dove sarà sufficiente indicare il numero Progressivo Eleborazione presente sul Key.pdf che si riceve dal Ministero, come da immagine di esempio che segue:


Il numero è anche desumibile dal nome del file stesso, come da esempio:


Una volta immessi tutti i dati, procedere tramite il pulsante

Al termine della importazione, verrà restituito un messaggio, ed un elenco di tutte le generalità dei soggetti per i quali è stato possibile importare il certificato penale, come da immagine di esempio che segue:


Nel caso in cui un penale viene evidenziato in colore rosso, significa che l'applicativo non ha trovato delle generalità corrispondenti nell'Indice Generali di Sicraweb, questo può dipendere con ogni probabilità da qualche piccola differenza come ad esempio lettere accentate, trattini, apostrofi, etc. come da immagine di esempio che segue, dove si può notare un "NICCOLÒ" in luogo di "NICCOLO"; in tal caso è sufficiente effettuare un doppio click sulla riga da correggere, ed associare il soggetto direttamente dall'Indice Generale.

R.S: Gestione dei Penali

Tutti i penali importati tramite le operazioni descritte nel paragrafo precedente saranno consultabili anche da una apposita voce di menù: Elettorale -> Import Documenti -> Certificati Penali -> Gestione Certificati Penali , dove andranno a confluire tutti gli esiti dei vari import.
Anche da questa funzione sarà possibile eventualmente correggere le generalità al fine di collegare il penale al soggetto corretto, esattamente come già visto nel paragrafo precedente.

Un'altra utile funzione presente in questa maschera è la possibilità di Importare Manualmente tramite l'apposito pulsante presente in alto a destra.
Cliccando sul pulsante Nuovo Certificato Penale, infatti, si aprirà una semplice maschera dove poter caricare le generalità del soggetto al quale è intestato il Certificato, identificarlo tramite l'Indice Generale, e caricare il suo documento tramite il classico pulsante del documentale , come da immagine di esempio che segue:

R.S: Collegare i Penali ai Soggetti in Revisione

Una volta importati correttamente i Certificati Penali che arrivano dal Tribunale si potrà andare a collegarli agli elettori presenti in Revisione, allo scopo di farli confluire nel loro Fascicolo Elettorale Elettronico che si andrà formando al termine della revisione.
L'operazione di collegamento è presente all'interno delle Revisioni Semestrali, Dinamiche e Straordinarie, in tutte le fasi/tornate che prevedono la gestione di documenti per i nuovi iscrivendi.
Sarà sufficiente cliccare sul nuovo pulsante , come da immagine di esempio che segue:


Come da esempio sopra riportato, al termine della operazione verrà mostrato un messaggio che riepiloga il numero di certificati collegati ad elettori presenti in archivio di revisione, quanti elettori sono rimasti eventualmente sprovvisti di certificato, e quanti eventuali certificati non sono stati collegati a nessun elettore.
Per tutti gli elettori presenti in archivio, per il quale è stato possibile collegare automaticamente il relativo certificato penale, si accenderà in automatico il flag in corrispondenza della colonna "PEN" e il Certificato Penale sarà ora consultabile direttamente dentro il faldone dei Documenti Collegati del soggetto .

Nota: sarà possibile collegare i Certificati Penali anche dalla funzione (facoltativa) dei Fascicoli Elettorali Provvisori

R.S: Certificato Misure di Sicurezza

Il Certificato Misure di Sicurezza, di norma, viene richiesto alla Questura (Divisione Anticrimine Misure Prevenzione)
Nota bene: non tutti gli enti richiedono tale certificato ai fini della iscrizione dei soggetti, pertanto per l'applicativo non è considerato un adempimento obbligatorio.
Per generare un file pdf contenente la richiesta alla Questura per tutti i soggetti coinvolti è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Misure di Sicurezza nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:


Quando la Questura di propria competenza, risponderà inviando i Certificati Misure di Sicurezza, non ci è dato sapere con quale formato si riceveranno; di solito con un file in formato .pdf .
In ogni caso, (a differenza dei Modelli 3D XML), qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Misure di Sicurezza, andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo precedente Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale? avendo l'accortezza di classificare il documento come Certificato Misure di Sicurezza

R.S: Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza

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Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione Semestrale.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:


- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato il Certificato Cumulativo di Cittadinanza e Residenza, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Cumulativo , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare il Certificato in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:


Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa dei certificati, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

Attenzione! I comuni subentrati in ANPR avranno abilitato di default la funzione "Forzatura ANPR", così da evitare segnalazioni bloccanti da parte di ANPR durante il rilascio del certificato.

Il Consolidamento dei Fascicoli Elettronici

Come illustrato nei paragrafi precedenti, la raccolta dei documenti avviene durante lo svolgimento delle revisioni.
Al termine dell'ultima tornata/fase di una revisione (sia Dinamica che Semestrale) il soggetto avrà una serie di Documenti Collegati , che continueranno ad essere consultabili e modificabili all'interno della revisione stessa, fino a che questa non verrà chiusa definitivamente.

Se andassimo a consultare il soggetto, dalla voce Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici ci accorgeremo che cliccando sul pulsante Fascicolo il programma indicherà che quest'ultimo non è ancora stato creato in quanto c'è una revisione da consolidare , come da immagine di esempio che segue:

Tale comportamento è voluto, in quanto consente all'ufficiale elettorale di continuare ad operare sui documenti collegati della revisione, fino a che non si matura la decisione di chiuderla definitivamente.

Una volta chiusa definitivamente la revisione, per consolidare in maniera effettiva il Fascicolo Elettorale Elettronico di tutti gli elettori compresi in una revisione, andare alla voce di menù:
Fascicoli -> Consolidamento Fascicoli di una Revisione
e scegliere la revisione da consolidare facendo doppio click del mouse sullo spazio apposito; verrà mostrato l'avviso come da immagine di esempio:


Confermando, al termine dell'elaborazione (che può richiedere qualche minuto) verrà mostrato il messaggio di avvenuta elaborazione:


Nota bene: come indicato anche nel messaggio di avviso, sarà comunque sempre possibile aggiungere o modificare i documenti presenti nel Fascicolo Elettorale Elettronico anche in qualsiasi momento successivo, intervenendo manualmente sui singoli soggetti, operando direttamente sui fascicoli
Per istruzioni su come Consultare, o Modificare documenti all'interno del fascicolo, è possibile fare riferimento ai paragrafi precedenti:

• Come Consultare il Fascicolo
• Come Inserire Documenti direttamente nel Fascicolo
• Come Eliminare Documenti direttamente dal Fascicolo

Il Fascicolo per i Soggetti in Perdita Voto

L'applicativo prevede la possibilità di gestire un Fascicolo Elettorale Elettronico, anche per gli eventuali soggetti con interdizioni (Vedi Perdita Voto).
Elettorale -> Revisioni -> Perdita Voto
Anche per questi soggetti è quindi presente un apposito pulsante Fascicolo dove poter consultare ed eventualmente aggiungere o eliminare documenti, come da immagine di esempio che segue:

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