Revisione Dinamica

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Introduzione

La Revisione Dinamica viene effettuata due volte all'anno, entro le date fissate dal Ministero dell'Interno (nei mesi di gennaio e luglio) e consente di:

• eliminare gli elettori che sono stati cancellati dallo schedario dell'anagrafe della popolazione residente per decesso, emigrazione, perdita della cittadinanza italiana, perdita della capacità elettorale.
• iscrivere gli individui iscritti all'APR per immigrazione, motivi diversi dal compimento del 18mo anno di età e per riacquisto della capacità elettorale, oltre che gli AIRE per espatrio, trasferimento ed acquisto cittadinanza.
• aggiornare la sezione per gli elettori che hanno subito un cambio di indirizzo, che comporti anche un cambio di sezione.

Le fasi di una Revisione Dinamica sono riassumibili come segue:

• Prima Tornata Generazione elenco degli individui da proporre a cancellazione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Produzione dei Modelli 3D XML da inoltrare ai comuni di emigrazione. Verbale (Modello 1-D)

• Seconda Tornata Generazione elenco degli individui da proporre ad iscrizione, variazioni di indirizzo che comportino un cambio di sezione, cancellazione per perdita della cittadinanza o altri motivi diversi dall'emigrazione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Verbale (Modello 2-D). Produzione ed Importazione dei Documenti (Estratto di Nascita, Cumulativo, Penale, Modelli 3DXML). Stampa Fogli Aggiunti (Code alle liste) per i nuovi iscritti e cambi sezione.

Apertura della Revisione Dinamica

Per procedere con l'apertura di una nuova Revisione Dinamica andare alla voce di menù Elettorale -> Revisioni -> Dinamica e ci si troverà di fronte ad un pannello come da immagine di esempio che segue:

L'applicativo propone come scelta di default quella di operare sulla Lista Ordinaria (E' possibile scegliere tramite il menù a tendina di lavorare sulle altre Liste Aggiunte).
Per confermare l'apertura premere il pulsante
Prima di aprire una nuova Revisione Dinamica, assicurarsi di aver chiuso eventuali Revisioni Straordinarie che la precede (quella di Gennaio o Luglio a seconda del periodo dell'anno).

Prima Tornata

Una volta aperta una nuova revisione dinamica, si abilita la sezione relativa alla Prima Tornata .
Nella parte sinistra del pannello, sono presenti i pulsanti relativi alle diverse funzioni della tornata, e che in linea di massima rispecchiano un andamento cronologico nella sequenza temporale delle operazioni necessarie ad una revisione.
Il primo passaggio da effettuare è quello di Apertura della Tornata che avviene tramite il pulsante Esegui , come da immagine di esempio che segue:

Nella testata verrà indicata la data di apertura di questa prima tornata.
La data di apertura ha il solo scopo di promemoria per l'operatore di "quando" ha aperto la tornata, ma non ha alcun valore o impatto sui verbali ed elenchi; non occorre quindi preoccuparsi se ad esempio si è aperta la tornata con qualche giorno o settimana di ritardo, anche se ovviamente è sempre raccomandato rispettare le scadenze a norma di legge.
I diversi "Step" rappresentati dai pulsanti del pannello di sinistra, vengono illustrati nei paragrafi successivi.

Variazioni Automatiche

Lo step Variazioni Automatiche della Prima Tornata consente di elaborare un elenco di cancellandi che verranno interessati dalla revisione dinamica, attraverso la generazione automatica con lettura della Banca Dati Anagrafica.
La procedura di default proporrà come cancellandi tutti i coloro che risultano cancellati da APR per emigrazione, espatrio, altri motivi ed annullo di iscrizione; verranno inoltre proposti a cancellazione gli AIRE rimpatriati o trasferiti in altra AIRE.
Tutti i motivi sopra descritti sono quelli che propone automaticamente l'applicativo, e che sono stati preimpostati in base alla normativa vigente; l'operatore può comunque intervenire selezionando/deselezionando il tipo di movimento da processare, tramite l'apposita colonna presente in griglia.
Una volta verificato che i motivi selezionati sono quelli desiderati, è sufficiente premere il pulsante Esegui per lanciare le variazioni automatiche, come da immagine di esempio che segue:


Si può notare come nel messaggio di conferma di avvenuta elaborazione con successo, venga anche indicato il numero di soggetti che sono stati proposti a cancellazione ed iscrizione.
Per visualizzare il dettaglio dei nomi proposti, si dovrà procedere al prossimo step: Visualizza, Modifica, Inserisci (vedi il paragrafo successivo).

E' utile sapere che, fino alla chiusura della Prima Tornata, sarà sempre possibile ri-eseguire la generazione della Variazioni Automatiche anche più volte, ad esempio per la necessità di dover aggiungere automaticamente all'archivio soggetti che sono stati cancellati dall'anagrafe solo in un secondo tempo (ma pur sempre entro i termini di legge).
Va però evidenziato che ri-eseguendo l'elaborazione si corre il concreto rischio di (re)inserire nell'archivio un soggetto che magari si era valutato di eliminare in un primo tempo; ogni volta che si ri-esegue la generazione è quindi sempre opportuno (ri)controllare l'elenco dei soggetti presenti nella revisione prima di proseguire con verbali ed allegati.

ATTENZIONE ALLE COMUNICAZIONI DALL'UFFICIO ANAGRAFE! E' bene evidenziare che l'applicativo sarà in grado di proporre nelle variazioni automatiche solamente i soggetti per i quali è presente una comunicazione proveniente dall'ufficio anagrafe, e solo nel caso in cui quest'ultima sia stata correttamente spedita all'ufficio elettorale. Prima di eseguire le variazioni automatiche occorre sempre assicurarsi di aver trasmesso tutte le eventuali comunicazioni ancora in sospeso, onde evitare il concreto rischio che alcuni soggetti non vengano proposti automaticamente. Per ulteriori chiarimenti è possibile visionare il Videotutorial dedicato alle Comunicazioni dall'Ufficio Anagrafe cliccando qui

Visualizzare, Modificare o Inserire Soggetti in Revisione

Lo step Visualizza Modifica Inserisci consente di gestire l'elenco di tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio di una revisione.
La maschera si presenta con una griglia nella parte centrale, dove vengono elencati tutti i soggetti presenti nella revisione; per ognuno di essi vengono indicate le generalità, la sezione di appartenenza (attuale o futura a seconda che trattasi di iscrizione o cancellazione) il movimento (Iscrizione o Cancellazione) e il motivo per il quale sia proposto in revisione (Immigrazione, Emigrazione, Variazione Indirizzo, etc.) come da figura di esempio che segue:


Quando si accede alla maschera, la procedura mostra automaticamente tutti i soggetti presenti in revisione.
All'occorrenza l'Ufficiale Elettorale dispone di una serie di filtri utili a mostrare solamente alcune tipologie di soggetti; ad esempio potrebbe desiderare di visualizzare solo quelli proposti per una determinata causale o di un sesso specifico, oppure solo quelli per i quali si sono raccolti una serie di documenti.
Nella parte superiore è quindi presente una parte dedicata ai "filtri" che è possibile impostare per le proprie ricerche personalizzate:

Come da immagine di esempio, è possibile filtrare i risultati per sesso, tipologia di movimento o anche per la presenza di documenti mancanti; è anche possibile ricercare tramite le generalità (è sufficiente una sola parte del cognome o del nome).
Una volta scelti i filtri desiderati, premere il pulsante per ottenere un elenco in griglia corrispondente alla ricerca impostata.
Premere in qualsiasi momento il pulsante per tornare a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio di revisione.
Nota: se si esce e rientra nella funzione Visualizza Modifica Inserisci il programma azzera in automatico qualsiasi filtro precedentemente impostato, pertanto si tornerà a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio.


Nella parte destra della griglia, sono presenti diverse colonne che indicano la presenza o meno all'interno dei Documenti Collegati (Personali) di ogni singolo soggetto interessato a revisione.
Le colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:

Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza NAS Estratto di Nascita PEN Certificato Penale SIC Certificato Misure di Sicurezza CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza 3D Modello 3D Xml (in entrata) Comunicazione dall'Ufficio Anagrafe

La presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati, non costituisce eventuale "blocco" per la procedura; lo scopo delle spunte infatti è solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.
Tutti i documenti collegati durante le diverse fasi di una revisione, sono quelli che andranno a confluire all'interno del Fascicolo Elettronico .
Per le istruzioni dettagliate sul Fascicolo Elettorale Elettronico e la raccolta dei documenti si rimanda ai paragrafi successivi.

Eliminare un Soggetto dalla Revisione

Per eliminare un soggetto tra quelli presenti nell'archivio di revisione, è sufficiente selezionarlo nella griglia e premere il pulsante Elimina il Movimento


Oltre alla possibilità di poter eliminare singolarmente i soggetti dall'archivio di revisione (uno alla volta), è anche presente una funzione che consente di eliminare massivamente tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio in un unico passaggio.
Il pulsante consente infatti di Eliminare Massivamente Tutti i Movimenti .

E' quindi molto importante imparare a distinguere tra i due pulsanti:
Elimina un Singolo Soggetto dall'Archivio dei Movimenti della Revisione
Eliminare Massivamente Tutti i Soggetti dall'Archivio dei Movimenti della Revisione

ATTENZIONE! Quando si elimina uno o più soggetti dall'archivio di revisione, il programma pone (a seconda del caso) questa domanda alla quale bisogna porre la massima attenzione: Eliminare ed Annullare il Movimento in Modo Definitivo significa che il movimento verrà tolto dall'archivio di revisione, e non verrà mai più riproposto, ne con questa revisione, ne con le prossime. Eliminare il Movimento e riproporre l'eventuale Comunicazione in Futuro significa che il movimento verrà tolto momentaneamente dall'archivio di revisione, ma verrà riproposto alla prossima generazione automatica dei movimenti, con questa o con la prossima revisione. Prima di scegliere quale delle due opzioni utilizzare, riflettere attentamente sul risultato che si vuole ottenere, tenendo a conto che nel caso si scelga la eliminazione definitiva, questa è "irreversibile" (non esiste la possibilità di "annullare un annullamento"). In ogni caso, sarà sempre possibile (re)inserire qualsiasi movimento anche i maniera manuale; ma potrebbe risultare scomodo nel caso si tratti di centinaia di movimenti, ecco perché si raccomanda di prestare molta attenzione a questa domanda.

Inserire un Soggetto nella Revisione

Nel paragrafo precedente si è visto come poter eliminare uno o più soggetti tra quelli già presente nell'archivio di revisione.
L'applicativo consente altresì di poter caricare manualmente un movimento all'interno della revisione (purché compatibile con le tipologie di movimento gestibili in quel specifico contesto di Revisione / Fase / Tornata).
Per farlo, è sufficiente premere sul pulsante Inserisci Nuovo Movimento posto sul lato sinistro della griglia; verrà presentata una maschera dove specificare il tipo di movimento e il soggetto che si vuole trattare, come da immagine di esempio che segue:


Una volta inseriti tutti i dati correttamente, premere il pulsante Salva per confermare l'inserimento nell'Archivio di Revisione.

I Documenti Necessari - Richiesta e Produzione

In una Prima Tornata di una Revisione Dinamica, molto difficilmente si procederà ad eventuali iscrizioni; tuttavia è utile sapere che l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico dell'Elettore .
Nel caso in cui si necessiti l'archiviazione di documenti per qualche soggetto anche in prima tornata, consultare le istruzioni relative alla seconda tornata in quanto il funzionamento sarà il medesimo.
Per quanto riguarda invece la produzione dei Modelli 3D Xml si rimanda ai paragrafi successivi.

Stampa Elenchi di Controllo

Oltre alla possibilità di monitorare l'elenco dei soggetti presente in revisione tramite la griglia di visualizzazione, è anche presente la possibilità di produrre delle Stampe di Controllo allo scopo di controllare l'elenco dei soggetti prima di andare a produrre il Verbale vero e proprio.
Nel pannello della maschera di visualizzazione sono quindi presenti i pulsanti relativi alle stampe di Iscrivendi , Cancellandi e Cambi Sezione , così come una stampa di controllo in merito a tutti i Documenti Acquisiti e Prospetti Numerici come da immagine di esempio che segue:


Prima di proseguire per il prossimo step, ovvero la produzione del verbale, si consiglia di approfittare di questi elenchi per verificare che all'interno dell'archivio di revisione vi siano tutti i soggetti che si desidera trattare (nessuno in più, nessuno in meno); in caso contrario intervenire tramite gli inserimenti e le modifiche manuali dell'archivio prima di procedere.

Verbale (Modello 1-D)

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Se non riesci a visualizzare correttamente il video clicca qui

Una volta che si è sicuri che tutti i soggetti desiderati sono presenti nell'archivio di revisione (vedi paragrafi precedenti) è possibile procedere nella attribuzione e stampa del Verbale (Modello 1-D).
Il numero del verbale viene proposto automaticamente in base all'ultimo numero attribuito con il verbale precedente (dello stesso anno solare); per procedere è sufficiente indicare la data e ora e il Resp. Ufficio Elettorale , dopodiché premere il pulsante Salva come da immagine di esempio che segue:

E' possibile notare che il pulsante relativo alle stampe si attiverà solamente dopo aver salvato gli estremi del verbale.

Cliccando sul pulsante Verbale ed Elenchi Allegati si avrà accesso al pannello di scelta delle stampe, tra le quali troveremo appunto il Verbale Modello 1-D e i relativi allegati (Iscrivendi e Cancellandi).
come da figura di esempio che segue:


Quando si andrà a produrre le stampe, vi sono due opzioni disponibili:

• Documento Elettronico: la stampa verrà esclusivamente prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo (scelta di default).
• Carta e Documento Elettronico la stampa verrà inoltrata alla stampante e contemporaneamente verrà anche prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo.

Qualunque sia la scelta, il verbale verrà sempre archiviato in formato elettronico all'interno del documentale dell'applicativo.
Si potrà notare che l'icona documentale del verbale, passerà dal colore verde al colore rosso ad indicare che nel contenitore documentale vi è almeno un documento in formato elettronico!
Cliccando sull'icona Verbali ed Allegati si potrà quindi avere accesso ai documenti salvati in formato .pdf e a tutte le opzioni presenti per un elemento documentale come da immagine di esempio che segue:


Tra le opzioni presenti, si potranno notare anche le diverse possibilità dedicate all'inoltro del documento ad altri enti:
Firmare Digitalmente il Documento
Inoltrare il Documento Tramite Protocollo (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
Inoltrare il Documento Tramite eMail (richiede configurazione mail in Sicraweb)
Salvare in locale il file del documento

Tutti i documenti archiviati con questa modalità, rimarranno disponibili per la consultazione e/o spedizione ad altri enti, per tutta la durata della revisione, anche successivamente alla chiusura.

Rettifiche al Verbale

Come illustrato nel paragrafo precedente, non è necessario ricordarsi di salvare il verbale (o gli allegati) "anche" in formato elettronico, in quanto il comportamento dell'applicativo fa si che questi vengano archiviati in formato elettronico automaticamente ogni volta che si procede alla stampa.
Se si dovesse lanciare la stampa più volte, il "verbale elettronico" eventualmente già archiviato verrà ogni volta sovrascritto con la versione più recente.

Per evitare di conservare una "copia elettronica" non conforme a quella che si voleva produrre in stampa, l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica se si salvano delle modifiche successive alla produzione del verbale precedente.
Per comprendere meglio il meccanismo, è utile fare un esempio:
Immaginiamo di aver salvato un verbale impostandolo alla data del 15/09/2016 alle ore 11:15, e di aver lanciato la stampa --> il programma archivierà automaticamente il verbale in formato pdf:


Decidiamo però di intervenire, modificando la data in 16/09/2016 e ore 10:30 --> nel momento stesso in cui si preme su Salva l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica del verbale precedentemente salvato! Questo per evitare di conservare in memoria un verbale che non è più uguale a quello che si era deciso di modificare.
Sarà possibile notare che dopo aver salvato, non vi è più alcun allegato:


Quando andremo a produrre la stampa del nuovo verbale così modificato, ecco che verrà archiviata automaticamente anche una copia in formato elettronico con i dati modificati:



E' utile evidenziare che il pulsante Salva sarà attivo e cliccabile solamente in questi due casi:
- quando non si è ancora proceduto a salvare il verbale
- quando si è già salvato un verbale, ma il programma si accorge che sono state apportate delle modifiche ai campi "data", "ora" o "ufficiale elettorale" (come nell'esempio sopra riportato)
in tutti gli altri casi rimane spento e non cliccabile

Esporta Documenti

Si è già visto nei paragrafi precedenti, come l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico .
I documenti acquisiti dall'ufficiale elettorale, come ad esempio l'Estratto di Nascita, Certificato Cumulativo, Penale, etc. non saranno più conservati fisicamente su carta, ma solamente in "formato digitale" e potranno essere consultati in qualsiasi momento attraverso l'applicativo.
L'applicativo consente, attraverso questa funzione (facoltativa) di esportare si disco fisso tutti i documenti acquisiti fino a questo momento, all'interno di una qualsiasi revisione in corso.

Quando si entra nella schermata di esportazione, sono presenti dei filtri nella parte superiore della maschera, che consentono di scegliere per quali tipologie di causali e di documento si desidera procedere alla esportazione.
Nella parte inferiore della maschera sono invece presenti tutti i soggetti presenti in archivio di revisione, che rispecchiano i filtri impostati; a sua volta è possibile intervenire selezionando/deselezionando i singoli soggetti.
E' anche presente una ricerca per nominativo.
Ogni volta che si effettuano delle modifiche alla selezione dei filtri, è opportuno aggiornare la ricerca tramite il pulsante

Nota bene: quando si entra nella maschera di esporta documenti, di default la procedura propone automaticamente tutte le casistiche e tutte le tipologie di documento per tutti i soggetti; salvo particolari esigenze, si consiglia di mantenere questa impostazione se si vuole evitare di "dimenticare" qualche soggetto.
In ogni caso, se per un determinato soggetto non vi sono documenti presenti, semplicemente non verrà esportato nulla per quel soggetto.


Una volta impostato gli eventuali filtri (non mettere alcun filtro se si desidera esportare tutti i documenti archiviati nella revisione), premere il pulsante per generare un file in formato .zip contenente i files relativi ai documenti; l'applicativo presenterà un messaggio riepilogativo delle tipologie di documenti che si è scelto di esportare, e chiederà un percorso a piacere dove si desidera salvare i files, come da immagine di esempio che segue:

Modelli 3D XML (in uscita)

La circolare 43/2014 impone lo scambio delle comunicazioni elettorali in via telematica a partire dalla revisione dinamica di gennaio 2015 (clicca qui se vuoi scaricare la Circolare Ministeriale 43/2014)
Per quanto riguarda il Modello 3D ne conseguirà che:
- il Modello 3D non dovrà più essere prodotto su carta, ma su un file in formato XML
- il Modello 3D non dovrà più essere spedito via posta tradizionale/corriere/fax, ma esclusivamente tramite indirizzo di posta elettronica certificata PEC

L'applicativo Sicr@web è stato quindi aggiornato introducendo le seguenti funzioni:

• predisposizione del Modello 3D in un file formato XML come da specifiche ministeriali
• creazione di un singolo file, per ogni singolo soggetto trattato all'interno della revisione (da ora in avanti verrà chiamato "3D xml")
• archiviazione digitale all'interno del documentale di Sicraweb (all'interno di ogni singola revisione)
• raggruppamento dei modelli 3D xml in cartelle per ogni comune di destinazione
• predisposizione per la spedizione dei modelli 3D xml tramite pec direttamente dall'applicativo sicraweb, o protocollazione in uscita e in entrata (per chi utilizza il modulo Protocollo della Suite Sicraweb)
• presa in carico dei modelli 3D xml in arrivo e aggancio agli elettori presenti in revisione

Creazione Files 3D XML in uscita

Durante la Prima Tornata ci si occupa della creazione dei Modelli 3D Xml per tutti i soggetti cancellati per emigrazione, e della relativa spedizione ai comuni interessati.
Dopo l'attribuzione e la stampa del verbale, solitamente l'ufficiale elettorale procedeva alla creazione dei Modelli 3D su carta, ma a decorrere dalla prima dinamica del 2015 dovrà invece produrli su file xml.
All'interno dello step Stampe, è stato introdotto il pulsante Modello 3D - Creazione Files 3D XML ; lanciando questa funzione comparirà il pannello di selezione dei soggetti coinvolti nella revisione, e sarà sufficiente premere il pulsante Ok per lanciare la creazione dei files 3D xml:

Come da immagine di esempio di cui sopra, si potrà notare che nel pannello è possibile filtrare i soggetti coinvolti tramite comune di destinazione o generalità; è inoltre possibile selezionare manualmente i soggetti per i quali si vuole creare il file 3D xml.
Di default, l'applicativo seleziona sempre in automatico tutti i soggetti presenti nella revisione.

Una volta creati i modelli 3D xml, l'applicativo presenterà un apposito messaggio di conferma, come da immagine di esempio:

Dove vengono archiviati i 3D XML in uscita?

Dopo la conferma della creazione dei modelli 3d in formato xml (vedi paragrafo precedente), i modelli 3D in uscita (destinati agli altri comuni) vengono archiviati digitalmente all'interno del documentale della Revisione Dinamica in corso.
Per accedervi, è sufficiente cliccare sul pulsante Documenti Collegati
Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea una cartella documentale per ogni comune di emigrazione al quale si dovranno inviare i modelli.
All'interno di ogni cartella, sono presenti i singoli files xml, per ogni soggetto da inviare a quel comune, come da immagine di esempio:


Come si può notare, a corredo dei modelli 3d xml, viene anche prodotta una Lettera Accompagnatoria in formato pdf, pronta per la spedizione al comune di emigrazione.

E' Possibile avere accesso direttamente ai files 3D XML fisici?

Si.
Nel pannello di creazione files 3D Xml è sempre presente l'opzione Crea una copia dei files 3D xml anche su Filesystem che è abilitata di default.
E' possibile scegliere un percorso di salvataggio a piacere; si consiglia di stabilire insieme al proprio referente informatico/ced un percorso di rete protetto da backup.
L'applicativo (se l'opzione è attiva) crea una cartella per ogni tornata, di ogni revisione, specificando nel nome della cartella la data in cui è stata elaborata. All'interno di ogni cartella di una tornata, si troveranno a loro volta le sottocartelle relative ad ogni comune per il quale si dovranno inviare i modelli, come da immagine di esempio:

Come spedire i 3D XML al comune di emigrazione?

Come già illustrato in premessa, la circolare 43/2014 impone la spedizione tramite posta elettronica certificata PEC; ne conseguono le seguenti ipotesi:

Se l'ente utilizza la suite Sicraweb anche per l'Area Protocollo / Affari Generali , può tranquillamente affidarsi agli strumenti integrati nell'applicativo.
Accedendo al pulsante Documenti Collegati della Tornata Elettorale, si avrà accesso a tutte le funzioni per protocollare ed inoltrare i Modelli 3D Xml ai comuni di destinazione.
Come da figura di esempio, è sufficiente cliccare sul pulsante Registra Protocollo per aprire un Protocollo in Uscita:

Se l'ente non utilizza la suite Sicraweb per l'area del Protocollo, ma ha configurato la propria PEC all'interno di Sicraweb, può comunque accedere tramite il pulsante Documenti Collegati della Tornata Elettorale, e sfruttare lo strumento di Invio email tramite l'apposito pulsante.
Si rammenta però, che tutte le comunicazioni in entrata/uscita dell'ente andrebbero sempre comunque protocollate.
In alternativa è sempre possibile accedere ai files fisici dei 3D Xml, che vengono salvati in una cartella a piacere (vedi i paragrafi precedenti), e utilizzare i propri strumenti di protocollazione e spedizione (indipendentemente da Sicraweb).

Devo firmare digitalmente i files 3D XML prima di inviarli?

La circolare 43 NON impone l’obbligo di firmare digitalmente i file xml. L’art. 47 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005) definisce valide e “certe nella provenienza” le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni se effettuate con PEC.
In ogni caso, l'applicativo consente di poter firmare digitalmente i files xml prima dell'invio/protocollazione, tramite l'apposita funzione Firma Digitalmente

Con questa funzione, verranno firmati digitalmente tutti files 3d xml presenti nella cartella destinata al comune di emigrazione.

Stampe Prima Tornata

In questo step, sono raccolte diverse stampe della prima tornata della revisione dinamica; come ad esempio il Modello 6D eventuali Anticipazioni di Modelli 3D, Prospetti di Controllo etc.


E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.

Nota bene:

• a partire dalla release di Elettorale 3.0.72.0.0 la stampa del verbale ed allegati non si trova più in questo pannello, ma direttamente nello step Verbale .
• nel caso di iscrivendi, la stampa dei Fogli Aggiunti (Code alle Liste) sarà presente in questo pannello, solo dopo aver chiuso la tornata.

Chiusura Prima Tornata

Al termine delle operazioni della prima tornata (generazione archivio cancellandi ed eventuali rettifiche, produzione dei modelli 3D xml, verbale ed allegati) si può procedere a chiudere la Prima Tornata.
E' importante sottolineare che fino a questo punto i soggetti presenti in archivio sono solo "proposti" a cancellazione (cancellandi), e che solo chiudendo la tornata si provvederà a confermare ed aggiornare le liste.
Una volta chiusa la tornata, tutti coloro che erano proposti a cancellazione risulteranno cancellati dalle liste a tutti gli effetti (lo stesso dicasi per eventuali iscrivendi che diventeranno iscritti).

Per chiudere la tornata è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:


Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della tornata con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alla Seconda Tornata (vedi paragrafo successivo)

Seconda Tornata

Durante la seconda tornata di una revisione dinamica, ci si occupa dei soggetti da proporre ad iscrizione, delle variazioni di indirizzo che comportino un cambio di sezione, delle cancellazioni per perdita della cittadinanza o altri motivi diversi dall'emigrazione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Verbale (Modello 2-D). Produzione ed Importazione dei Documenti (Estratto di Nascita, Cumulativo, Penale, Modelli 3DXML). Stampa Fogli Aggiunti (Code alle liste) per i nuovi iscritti e cambi sezione.
La prima operazione da fare è quella di procedere alla Apertura della Tornata come da immagine di esempio che segue:

Variazioni Automatiche

Lo step Variazioni Automatiche della Seconda Tornata consente di elaborare un elenco di soggetti che verranno interessati dalla revisione dinamica, attraverso la generazione automatica con lettura della Banca Dati Anagrafica.
La procedura di default proporrà come iscrivendi tutti i coloro che risultano iscritti in APR e AIRE per immigrazione, rimpatrio/espatrio, ricomparsa, re-iscrizione. trasferimento da altro Aire ed altri motivi.
Tutti i motivi sopra descritti sono quelli che propone automaticamente l'applicativo, e che sono stati preimpostati in base alla normativa vigente; l'operatore può comunque intervenire selezionando/deselezionando il tipo di movimento da processare, tramite l'apposita colonna presente in griglia.
Una volta verificato che i motivi selezionati sono quelli desiderati, è sufficiente premere il pulsante Esegui per lanciare le variazioni automatiche, come da immagine di esempio che segue:


Si può notare come nel messaggio di conferma di avvenuta elaborazione con successo, venga anche indicato il numero di soggetti che sono stati proposti ad iscrizione.
Per visualizzare il dettaglio dei nomi proposti, si dovrà procedere al prossimo step: Visualizza, Modifica, Inserisci (vedi il paragrafo successivo).

E' utile sapere che, fino alla chiusura della Seconda Tornata, sarà sempre possibile ri-eseguire la generazione della Variazioni Automatiche anche più volte, ad esempio per la necessità di dover aggiungere automaticamente all'archivio soggetti che sono stati cancellati dall'anagrafe solo in un secondo tempo (ma pur sempre entro i termini di legge).
Va però evidenziato che ri-eseguendo l'elaborazione si corre il concreto rischio di (re)inserire nell'archivio un soggetto che magari si era valutato di eliminare in un primo tempo; ogni volta che si ri-esegue la generazione è quindi sempre opportuno (ri)controllare l'elenco dei soggetti presenti nella revisione prima di proseguire con verbali ed allegati.

ATTENZIONE ALLE COMUNICAZIONI DALL'UFFICIO ANAGRAFE! E' bene evidenziare che l'applicativo sarà in grado di proporre nelle variazioni automatiche solamente i soggetti per i quali è presente una comunicazione proveniente dall'ufficio anagrafe, e solo nel caso in cui quest'ultima sia stata correttamente spedita all'ufficio elettorale. Prima di eseguire le variazioni automatiche occorre sempre assicurarsi di aver trasmesso tutte le eventuali comunicazioni ancora in sospeso, onde evitare il concreto rischio che alcuni soggetti non vengano proposti automaticamente. Per ulteriori chiarimenti è possibile visionare il Videotutorial dedicato alle Comunicazioni dall'Ufficio Anagrafe cliccando qui

Visualizzare, Modificare o Inserire Soggetti in Revisione

Lo step Visualizza Modifica Inserisci consente di gestire l'elenco di tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio di una revisione.
La maschera si presenta con una griglia nella parte centrale, dove vengono elencati tutti i soggetti presenti nella revisione; per ognuno di essi vengono indicate le generalità, la sezione di appartenenza (attuale o futura a seconda che trattasi di iscrizione o cancellazione) il movimento (Iscrizione o Cancellazione) e il motivo per il quale sia proposto in revisione (Immigrazione, Emigrazione, Variazione Indirizzo, etc.) come da figura di esempio che segue:


Quando si accede alla maschera, la procedura mostra automaticamente tutti i soggetti presenti in revisione.
All'occorrenza l'Ufficiale Elettorale dispone di una serie di filtri utili a mostrare solamente alcune tipologie di soggetti; ad esempio potrebbe desiderare di visualizzare solo quelli proposti per una determinata causale o di un sesso specifico, oppure solo quelli per i quali si sono raccolti una serie di documenti.
Nella parte superiore è quindi presente una parte dedicata ai "filtri" che è possibile impostare per le proprie ricerche personalizzate:

Come da immagine di esempio, è possibile filtrare i risultati per sesso, tipologia di movimento o anche per la presenza di documenti mancanti; è anche possibile ricercare tramite le generalità (è sufficiente una sola parte del cognome o del nome).
Una volta scelti i filtri desiderati, premere il pulsante per ottenere un elenco in griglia corrispondente alla ricerca impostata.
Premere in qualsiasi momento il pulsante per tornare a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio di revisione.
Nota: se si esce e rientra nella funzione Visualizza Modifica Inserisci il programma azzera in automatico qualsiasi filtro precedentemente impostato, pertanto si tornerà a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio.


Nella parte destra della griglia, sono presenti diverse colonne che indicano la presenza o meno all'interno dei Documenti Collegati (Personali) di ogni singolo soggetto interessato a revisione.
Le colonne segnalano attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:

Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza NAS Estratto di Nascita PEN Certificato Penale SIC Certificato Misure di Sicurezza CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza 3D Modello 3D Xml (in entrata) Comunicazione dall'Ufficio Anagrafe

La presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati, non costituisce eventuale "blocco" per la procedura; lo scopo delle spunte infatti è solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.
Tutti i documenti collegati durante le diverse fasi di una revisione, sono quelli che andranno a confluire all'interno del Fascicolo Elettronico .
Per le istruzioni dettagliate sul Fascicolo Elettorale Elettronico e la raccolta dei documenti si rimanda ai paragrafi successivi.

Eliminare un Soggetto dalla Revisione

Per eliminare un soggetto tra quelli presenti nell'archivio di revisione, è sufficiente selezionarlo nella griglia e premere il pulsante Elimina il Movimento


Oltre alla possibilità di poter eliminare singolarmente i soggetti dall'archivio di revisione (uno alla volta), è anche presente una funzione che consente di eliminare massivamente tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio in un unico passaggio.
Il pulsante consente infatti di Eliminare Massivamente Tutti i Movimenti .

E' quindi molto importante imparare a distinguere tra i due pulsanti:
Elimina un Singolo Soggetto dall'Archivio dei Movimenti della Revisione
Eliminare Massivamente Tutti i Soggetti dall'Archivio dei Movimenti della Revisione

ATTENZIONE! Quando si elimina uno o più soggetti dall'archivio di revisione, il programma pone (a seconda del caso) questa domanda alla quale bisogna porre la massima attenzione: Eliminare ed Annullare il Movimento in Modo Definitivo significa che il movimento verrà tolto dall'archivio di revisione, e non verrà mai più riproposto, ne con questa revisione, ne con le prossime. Eliminare il Movimento e riproporre l'eventuale Comunicazione in Futuro significa che il movimento verrà tolto momentaneamente dall'archivio di revisione, ma verrà riproposto alla prossima generazione automatica dei movimenti, con questa o con la prossima revisione. Prima di scegliere quale delle due opzioni utilizzare, riflettere attentamente sul risultato che si vuole ottenere, tenendo a conto che nel caso si scelga la eliminazione definitiva, questa è "irreversibile" (non esiste la possibilità di "annullare un annullamento"). In ogni caso, sarà sempre possibile (re)inserire qualsiasi movimento anche i maniera manuale; ma potrebbe risultare scomodo nel caso si tratti di centinaia di movimenti, ecco perché si raccomanda di prestare molta attenzione a questa domanda.

Inserire un Soggetto nella Revisione

Nel paragrafo precedente si è visto come poter eliminare uno o più soggetti tra quelli già presente nell'archivio di revisione.
L'applicativo consente altresì di poter caricare manualmente un movimento all'interno della revisione (purché compatibile con le tipologie di movimento gestibili in quel specifico contesto di Revisione / Fase / Tornata).
Per farlo, è sufficiente premere sul pulsante Inserisci Nuovo Movimento posto sul lato sinistro della griglia; verrà presentata una maschera dove specificare il tipo di movimento e il soggetto che si vuole trattare, come da immagine di esempio che segue:


Una volta inseriti tutti i dati correttamente, premere il pulsante Salva per confermare l'inserimento nell'Archivio di Revisione.

I Documenti Necessari - Richiesta e Produzione

L'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico dell'Elettore .
Nella immagine di esempio che segue, si evidenzia la parte della consolle dedicata alla Richiesta e Produzione dei Documenti:


Tutti i documenti acquisti durante le diverse fasi delle revisioni vengono definiti: Documenti Collegati dell'Elettore e verranno inclusi nel Fascicolo Elettronico solamente in un secondo tempo, quando la revisione sarà del tutto conclusa e quando il Fascicolo verrà "Consolidato".
Per i dettagli sul funzionamento del Fascicolo Elettronico, del suo consolidamento, consultazione, aggiunta o rettifica dei documenti inclusi, si rimanda alla guida dedicata sull'argomento.
Nei paragrafi successivi vengono invece riepilogate le principali operazioni per poter produrre, richiedere ed archiviare i documenti necessari ai fini della revisione.

Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Dinamica?

Prima di entrare nello specifico dei certificati necessari per una revisione dinamica, è utile sapere che all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di dematerializzare un documento cartaceo e di conservarlo all'interno del proprio database (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per qualsiasi soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che trattasi di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse sull'icona Documenti Collegati , come da figura di esempio:


L'icona della funzione Documenti Collegati , si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso quando al suo interno vi sono uno o più documenti.

Per aggiungere un documento all'interno della Scheda Elettorale, utilizzare il pulsante per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare; dopodiché scegliere la classificazione della tipologia di documento, come da immagine di esempio che segue:


E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner , per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)

Per gli enti che utilizzano la parte di Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:


E' utile sapere che:

• Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server.
• E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.).
• E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file).
• E' possibile con un doppio click del mouse, accedere alle funzioni di firma digitale , spedizione tramite protocollo , invio mail o salvataggio del file in locale, come da immagine di esempio che segue:

• Per ogni documento inserito, viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento.
• E' possibile eliminare un documento, tramite il pulsante
• E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati al Fascicolo Elettronico, per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali, anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici o Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali

Estratti di Nascita

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Durante la Seconda Tornata di una revisione dinamica, l'Ufficiale Elettorale potrebbe voler procedere alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.
Nota bene: per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove iscritto l'Atto potrebbe non coincidere con il Comune di Nascita.

Vediamo come si traduce operativamente all'interno dell'applicativo.

Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)

Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Richiesta Estratto di Nascita


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.

Per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove registrato l'atto di nascita potrebbe essere lo stesso ove avvenuta la nascita, o qualsiasi altro comune ove dichiarata la nascita; ne conseguirà quindi che:
- Se nei dati dell'iscrivendo sono presenti gli estremi dell'atto di nascita, allora il programma sarà in grado di inoltrare la richiesta al comune che detiene l'atto originale, tramite il pulsante Richieste Comune Atto
- Se invece gli estremi sono assenti, il programma (non sapendo ove sia conservato l'atto originale) potrà comunque generare una richiesta al comune ove avvenuta la nascita Richieste Comune Nascita
- Nella ipotesi invece per la quale il comune che dovrebbe avere l'atto sia il proprio comune di lavoro, ma l'applicativo non rileva negli Archivi di Stato Civile il relativo Atto di Nascita certificabile, allora verrà prodotta una Richiesta Interna allo scopo di verificare con il proprio Ufficiale di Stato Civile la situazione di questi soggetti.
In questi casi, l'Ufficiale di Stato Civile potrebbe valutare (operazione caldamente consigliata) di caricare tramite la funzione pregresso gli Atti di Nascita nei propri archivi dello Stato Civile.
Se si dovesse procedere nel caricare gli atti di nascita in archivio o a qualsiasi altra eventuale rettifica dei dati dei soggetti, è possibile premere il pulsante per aggiornare il calcolo della tipologia di Richiesta che verrà prodotta.

Procedendo con la Stampa delle Richieste, l'applicativo propone di default l'opzione Documento Elettronico ; cosi' facendo, le stampe non verranno prodotte su stampante, ma verrano generate in formato pdf, all'interno del box dedicato alle relative Richieste Estratto di Nascita relativo alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:


Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella, sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Esattamente come già visto per i Modelli 3D Xml, l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)

Al termine della generazione delle Richieste, se si aggiorna la visualizzazione della griglia dei soggetti presenti in archivio, si potrà notare l'accensione del flag Richiesta Estratto di Nascita per tutti coloro ai quali è stata prodotta, come da immagine di esempio che segue:


Se si rientra nella funzione Richieste Estratto di Nascita l'applicativo mostrerà solamente i soggetti per i quali non è ancora stata generata una richiesta; in questo modo si evitano inutili doppioni.
E' possibile generare le richieste anche a più riprese; verranno semplicemente create più righe nell'apposito specchietto dei documenti elettronici Richieste Prodotte .

Nel prossimo paragrafo si vedrà come produrre direttamente gli Estratti di Nascita, per i soggetti che hanno l'atto di nascita iscritto nel proprio comune.

Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)

Per coloro che hanno un atto di nascita iscritto nei propri registri di Stato Civile, l'applicativo è in grado di produrre automaticamente l'Estratto di Nascita; questo verrà incluso nei Documenti Collegati del Soggetto per confluire poi nel Fascicolo Elettronico una volta che sarà consolidato.


Cliccando sul pulsante Estratto di Nascita , l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , con incluso l'elenco di tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:


- Assicurarsi di che sia attiva l'opzione Stampa su PDF Attivata (l'opzione è attivata automaticamente di default)
- Proseguire tramite il pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato l'Estratto di Nascita, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Estratto Nascita , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare l'Estratto in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:


Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per non generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

Richiesta Certificato Penale

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Il Certificato Penale, va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dal produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.
Il metodo più diffuso consiste nel generare un file di richiesta al Casellario Giudiziale tramite un file compatibile con il progetto CERPA / MASSIVE del Ministero di Giustizia; per farlo è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Certificato Penale nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:


Una volta generato il file di richiesta, sarà possibile estrarlo sul proprio desktop in una qualsiasi cartella preferita, tramite il pulsante Esportazione File , come da immagine di esempio che segue:


Una volta estratto il file, questo va importato all'interno del software ministeriale "Cerpa / Massive; tutte le istruzioni e il software sono disponibili sul sito ufficiale: http://www.giustizia.it

Certificato Misure di Sicurezza

Il Certificato Misure di Sicurezza, di norma viene richiesto alla Questura (Divisione Anticrimine Misure Prevenzione)
Nota bene: non tutti gli enti richiedono tale certificato ai fini della iscrizione dei soggetti, pertanto per l'applicativo non è considerato un adempimento obbligatorio.
Per generare un file pdf contenente la richiesta alla Questura per tutti i soggetti coinvolti è sufficiente cliccare sulla opzione Richiesta Misure di Sicurezza nel relativo Box della Revisione in corso, come da figura di esempio che segue:


Quando la Questura di propria competenza, risponderà inviando i Certificati Misure di Sicurezza, non ci è dato sapere con quale formato si riceveranno; di solito con un file in formato .pdf .
In ogni caso, (a differenza dei Modelli 3D XML), qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Misure di Sicurezza, andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo precedente Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Dinamica? avendo l'accortezza di classificare il documento come Certificato Misure di Sicurezza

Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza

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Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione Dinamica.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:


- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione
Per tutti i soggetti ai quali è stato generato il Certificato Cumulativo di Cittadinanza e Residenza, si accenderà in automatico la spunta corrispondente alla colonna Cumulativo , e con un click sull'icona dei Documenti Collegati di ogni singolo soggetto, sarà possibile interrogare il Certificato in formato pdf, come da immagine di esempio che segue:


Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa dei certificati, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

Stampa Elenchi di Controllo

Oltre alla possibilità di monitorare l'elenco dei soggetti presente in revisione tramite la griglia di visualizzazione, è anche presente la possibilità di produrre delle Stampe di Controllo allo scopo di controllare l'elenco dei soggetti prima di andare a produrre il Verbale vero e proprio.
Nel pannello della maschera di visualizzazione sono quindi presenti i pulsanti relativi alle stampe di Iscrivendi , Cancellandi e Cambi Sezione , così come una stampa di controllo in merito a tutti i Documenti Acquisiti e Prospetti Numerici come da immagine di esempio che segue:


Prima di proseguire per il prossimo step, ovvero la produzione del verbale, si consiglia di approfittare di questi elenchi per verificare che all'interno dell'archivio di revisione vi siano tutti i soggetti che si desidera trattare (nessuno in più, nessuno in meno); in caso contrario intervenire tramite gli inserimenti e le modifiche manuali dell'archivio prima di procedere.

Modelli 3D XML (in entrata)

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Prima dell'attribuzione e la stampa del verbale, solitamente l'ufficiale elettorale procedeva al controllo dei Modelli 3D provenienti dagli altri comuni come cartaceo, ma a decorrere dalla prima dinamica del 2015 ci si attende che i Modelli 3D pervengano tramite files xml (attraverso posta elettronica certificata).
L'ufficiale elettorale, dovrà quindi porre la massima attenzione, nel verificare di aver ricevuto tutti i files 3d xml relativi ai propri iscrivendi per immigrazione, e altresì dovrà verificare che tutti i files 3d xml pervenuti, siano stati elaborati (o comunque verificati).

Dove collocare i files 3D xml che arrivano dagli altri comuni (importazione)?

A decorrere dalla prima dinamica del 2015, ci si attende che i Modelli 3D provenienti dai comuni di precedente iscrizione, pervengano tramite file 3D Xml (e non più tramite cartaceo); questo significa che, indipendentemente dal mezzo con il quale pervengano (ci si aspetta che sia tramite pec, e tramite il proprio ufficio protocollo), l'ufficiale elettorale dovrà salvare tutti i files pervenuti in una apposita cartella dedicata alla raccolta dei 3D Xml in entrata.

I passaggi saranno quindi:
Creare una cartella sul proprio pc, ove salvare tutti i files 3d xml in arrivo; si consiglia di utilizzare un percorso di rete protetto da backup (confrontarsi eventualmente con il proprio referente informatico/ced).
Copiare tutti i files 3d xml ricevuti all'interno della cartella scelta
Andare alla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Modelli 3D Xml in Entrata -> Importazione Modelli 3D Xml ed impostare il percorso della cartella, come da immagine di esempio:

Lanciare la funzione di importazione, tramite il pulsante .
L'applicativo mostrerà un messaggio di conferma di avvenuta importazione, riepilogando il numero dei files 3D xml importati.
Al fianco di ogni files, verrà mostrata una icona di colore verde per tutti i files importati correttamente, e una di colore rosso per i files che non è stato possibile importare, come da immagine di esempio che segue:

Nota bene: quando un file non viene importato correttamente, significa che è illeggibile in quanto con ogni probabilità non rispetta le direttive ufficiali della Circolare Ministeriale n.43; in questi casi si consiglia di verificare la situazione con il comune di emigrazione, affinché quest'ultimo si adoperi nell'invio del file corretto.
Un altro motivo di scarto, potrebbe essere un file incompleto dei dati che vengono considerati come "obbligatori", oppure il file potrebbe essere semplicemente arrivato a destinazione "rovinato/corrotto".
E' utile sapere, che l'applicativo non considererà la presenza o meno del modello 3D come elemento bloccante ai fini di una corretta revisione; come si vedrà nei paragrafi successivi, sarà comunque possibile procedere nella iscrizione dei soggetti, anche se il file 3D non viene importato correttamente (ovviamente, rimane salvo che è compito dell'ufficiale elettorale verificare se il soggetto sia da iscrivere o meno, in accordo con l'altro comune).

Nota: è possibile ripetere l'operazione di import dei files anche più volte, ed in momenti differenti, l'applicativo ignorerà eventuali files già importati in precedenza.

Terminata questa fase preparatoria di importazione dei files 3d xml ricevuti, sarà possibile procedere al collegamento dei files importati correttamente ai rispettivi soggetti presenti in revisione (vedi il paragrafo successivo).

Cosa devo fare con i 3D xml che non si riescono ad importare?

Come già descritto nel paragrafo precedente, se un file 3d.xml non viene importato nell'applicativo, significa che è illeggibile in quanto con ogni probabilità non rispetta le direttive ufficiali della Circolare Ministeriale n.43; in questi casi si consiglia di verificare la situazione con il comune di emigrazione, affinché quest'ultimo si adoperi nell'invio del file corretto.
In questi casi, dopo l'importazione, è possibile verificare la situazione all'interno della cartella dedicata ai 3D in Entrata.
Si potrà notare che:
Per ogni file che la procedura è riuscita ad importare correttamente, l'applicativo ha aggiunto una estensione .OK (allo scopo di distinguere i files già importati correttamente).
Questo significa che, tutti i files presenti in questa cartella con ancora l'estensione originale .xml sono quelli che la procedura non è stata in grado di importare, come da figura di esempio:


Per tutti i files che è stato impossibile importare, si consiglia di procedere come segue:
- avvisare il comune mittente, affinché possa prendere provvedimenti, quantomeno per le prossime revisioni
- aprire il file .xml con un qualsiasi software compatibile (ad esempio Internet Explorer) se necessario fare riferimento al proprio Ced / Referente Informatico
- valutare caso per caso, se considerare questo elettore come da iscrivere (come se il 3D fosse comunque pervenuto correttamente, esattamente come si è sempre fatto quando il 3D era cartaceo)
Si ribadisce che la procedura non considera l'aggancio o meno del 3D XML come elemento bloccante: il soggetto si potrà iscrivere comunque.

Una stampa molto utile allo scopo di fare un controllo incrociato con i modelli non importati correttamente, si può trovare all'interno della Seconda Tornata -> Visualizzazione -> Stampa Iscritti impostando il filtro sui soli Iscrivendi -> Senza Modello 3D Collegato come da figura di esempio:

Posso Visualizzare i dati dei modelli 3D xml importati?

E' possibile in ogni momento, visualizzare i modelli 3D xml che sono stati importati, attraverso la funzione di menù:
Elettorale -> Fascicoli -> Modelli 3D Xml in Entrata -> Consultazione Modelli 3D XML
In questo pannello è possibile ricercare i modelli 3D importati, tramite il pulsante di ricerca ; una volta selezionato il modello desiderato, verranno presentate a video tutte le informazioni contenute nel file 3D xml pervenuto dall'altro comune, come da immagine di esempio che segue:


Si può notare che sono disponibili diversi filtri per affinare la ricerca, come cognome e nome, comune di emigrazione (ricezione) o 3d prodotti in un determinato periodo; è inoltre possibile ricercare tra i modelli collegati/non collegati all'Indice Generale, piuttosto che ai soggetti presenti all'interno della revisione.

Come collegare i modelli 3D xml agli elettori in revisione?

La condizione fondamentale per poter collegare i modelli 3D xml agli elettori presenti in revisione, è quella di aver proceduto alla raccolta dei files, e alla successiva importazione nell'applicativo (vedi le istruzioni nel paragrafo precedente).

Collegamento Automatico

Dopo essersi assicurati di aver importato i files 3D xml pervenuti, è possibile lanciare la funzione Collega i Modelli 3D all'interno della Seconda Tornata della Revisione, come da immagine di esempio che segue:

L'applicativo mostrerà un messaggio di conferma dell'operazione, al quale occorrerà prestare particolare attenzione, in quanto vengono riepilogati:

• il numero di modelli 3D xml che il software è riuscito a collegare ai soggetti presenti in revisione
• il numero di modelli 3D xml che il software non è riuscito a collegare a nessun soggetto presente in revisione

NOTA BENE: L'applicativo è in grado di leggere i files 3D xml importati dai vari comuni, interpretare le informazioni ivi contenute, e agganciare automaticamente i modelli 3D ai rispettivi elettori presenti in revisione qualora le generalità siano corrispondenti; tuttavia è sufficiente anche una sola piccola discrasia tra le generalità in proprio possesso, e quelle inoltrate dall'altro comune, per far sì che l'applicativo non agganci automaticamente il file all'elettore.
E' utile fare un esempio:
Ipotizziamo che nel proprio archivio di revisione, vi sia un soggetto iscrivendo ROSSI CATIA nata il 01/01/1980
Se nel file 3d xml proveniente dall'altro comune, il soggetto è presente come ROSSI KATIA nata il 01/01/1980 ---> l'applicativo NON procederà all'aggancio automatico (in quanto le generalità non corrispondono).
Se nel file 3d xml proveniente dall'altro comune, il soggetto è presente come ROSSI CATIA nata il 01/01/1981 ---> l'applicativo NON procederà all'aggancio automatico (in quanto le generalità non corrispondono).

In questi casi, sarà comunque possibile collegare manualmente il file 3d al soggetto interessato (vedi paragrafo successivo).

Collegamento Manuale

Oltre al collegamento automatico (vedi paragrafo precedente), è sempre possibile intervenire per poter collegare manualmente un file 3D xml al soggetto desiderato, tramite il pulsante presente all'interno della Seconda Tornata della Revisione Dinamica, che compare a fianco di ogni soggetto presente in revisione, come da figura di esempio:

Una volta selezionato il modello 3D xml desiderato, confermare l'aggancio premendo sul pulsante collega (in caso di errore, è possibile utilizzare il pulsante scollega)
Volendo, è possibile utilizzare il pulsante Apri XML per visualizzare tutti i dettagli presenti nel 3D pervenuto dall'altro comune.

Come controllare che tutti i soggetti abbiano il 3D collegato?

Una volta proceduto alla raccolta, importazione e collegamento dei files 3d xml ricevuti (vedi i paragrafi precedenti), ci si attende che per ogni soggetto al quale vi sia collegato un relativo modello 3d xml, compaia abilitato il flag 3D come da figura di esempio:

La presenza o meno del flag 3D per ogni soggetto, direttamente nella fase di Visualizzazione dei soggetti coinvolti in revisione, fornisce quindi un controllo immediato all'operatore per verificarne la presenza.

E' stata inoltre aggiornata la Stampa di Controllo Iscrizioni , prevedendo un ulteriore filtro utile all'identificazione dei soggetti con / senza modello 3d collegato, come da immagine di esempio:



L'applicativo prevede infine, due ulteriori controlli (non bloccanti) in fase di attribuzione del verbale di Seconda Tornata:

• nel caso in cui non tutti i soggetti presenti in revisione abbiano un modello 3d collegato, comparirà un messaggio di avviso come da immagine di esempio che segue:

• nel caso contrario, per il quale siano rimasti dei modelli 3D non agganciati a nessun iscrivendi, comparirà un messaggio di avviso come da immagine di esempio che segue:

Si può notare come per entrambi i controlli, la risposta di default sia volutamente sul no.
Si ribadisce che il controllo è volutamente non bloccante; al momento infatti è impossibile prevedere cosa avverrà con l'introduzione della nuova norma, così come sapere se tutti i comuni si adegueranno prontamente e se tutti i files xml perverranno in tempo utile, secondo il tracciato e le modalità indicate dalla normativa.

Una volta attribuito il Verbale, procedere normalmente con la Revisione.

Verbale (Modello 2-D)

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Una volta che si è sicuri che tutti i soggetti desiderati sono presenti nell'archivio di revisione (vedi paragrafi precedenti) è possibile procedere nella attribuzione e stampa del Verbale (Modello 2-D).
Il numero del verbale viene proposto automaticamente in base all'ultimo numero attribuito con il verbale precedente (dello stesso anno solare); per procedere è sufficiente indicare la data e ora e il Resp. Ufficio Elettorale , dopodiché premere il pulsante Salva come da immagine di esempio che segue:

E' possibile notare che il pulsante relativo alle stampe si attiverà solamente dopo aver salvato gli estremi del verbale.

Cliccando sul pulsante Verbale ed Elenchi Allegati si avrà accesso al pannello di scelta delle stampe, tra le quali troveremo appunto il Verbale Modello 2-D e i relativi allegati (Iscrivendi, Cancellandi e Trasferimenti di Sezione).
come da figura di esempio che segue:


Quando si andrà a produrre le stampe, vi sono due opzioni disponibili:

• Documento Elettronico: la stampa verrà esclusivamente prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo (scelta di default).
• Carta e Documento Elettronico la stampa verrà inoltrata alla stampante e contemporaneamente verrà anche prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo.

Qualunque sia la scelta, il verbale verrà sempre archiviato in formato elettronico all'interno del documentale dell'applicativo.
Si potrà notare che l'icona documentale del verbale, passerà dal colore verde al colore rosso ad indicare che nel contenitore documentale vi è almeno un documento in formato elettronico!
Cliccando sull'icona Verbali ed Allegati si potrà quindi avere accesso ai documenti salvati in formato .pdf e a tutte le opzioni presenti per un elemento documentale come da immagine di esempio che segue:


Tra le opzioni presenti, si potranno notare anche le diverse possibilità dedicate all'inoltro del documento ad altri enti:
Firmare Digitalmente il Documento
Inoltrare il Documento Tramite Protocollo (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
Inoltrare il Documento Tramite eMail (richiede configurazione mail in Sicraweb)
Salvare in locale il file del documento

Tutti i documenti archiviati con questa modalità, rimarranno disponibili per la consultazione e/o spedizione ad altri enti, per tutta la durata della revisione, anche successivamente alla chiusura.

Rettifiche al Verbale

Come illustrato nel paragrafo precedente, non è necessario ricordarsi di salvare il verbale (o gli allegati) "anche" in formato elettronico, in quanto il comportamento dell'applicativo fa si che questi vengano archiviati in formato elettronico automaticamente ogni volta che si procede alla stampa.
Se si dovesse lanciare la stampa più volte, il "verbale elettronico" eventualmente già archiviato verrà ogni volta sovrascritto con la versione più recente.

Per evitare di conservare una "copia elettronica" non conforme a quella che si voleva produrre in stampa, l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica se si salvano delle modifiche successive alla produzione del verbale precedente.
Per comprendere meglio il meccanismo, è utile fare un esempio:
Immaginiamo di aver salvato un verbale impostandolo alla data del 15/09/2016 alle ore 11:15, e di aver lanciato la stampa --> il programma archivierà automaticamente il verbale in formato pdf:


Decidiamo però di intervenire, modificando la data in 16/09/2016 e ore 10:30 --> nel momento stesso in cui si preme su Salva l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica del verbale precedentemente salvato! Questo per evitare di conservare in memoria un verbale che non è più uguale a quello che si era deciso di modificare.
Sarà possibile notare che dopo aver salvato, non vi è più alcun allegato:


Quando andremo a produrre la stampa del nuovo verbale così modificato, ecco che verrà archiviata automaticamente anche una copia in formato elettronico con i dati modificati:



E' utile evidenziare che il pulsante Salva sarà attivo e cliccabile solamente in questi due casi:
- quando non si è ancora proceduto a salvare il verbale
- quando si è già salvato un verbale, ma il programma si accorge che sono state apportate delle modifiche ai campi "data", "ora" o "ufficiale elettorale" (come nell'esempio sopra riportato)
in tutti gli altri casi rimane spento e non cliccabile

Esporta Documenti

Si è già visto nei paragrafi precedenti, come l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico .
I documenti acquisiti dall'ufficiale elettorale, come ad esempio l'Estratto di Nascita, Certificato Cumulativo, Penale, etc. non saranno più conservati fisicamente su carta, ma solamente in "formato digitale" e potranno essere consultati in qualsiasi momento attraverso l'applicativo.
L'applicativo consente, attraverso questa funzione (facoltativa) di esportare si disco fisso tutti i documenti acquisiti fino a questo momento, all'interno di una qualsiasi revisione in corso.

Quando si entra nella schermata di esportazione, sono presenti dei filtri nella parte superiore della maschera, che consentono di scegliere per quali tipologie di causali e di documento si desidera procedere alla esportazione.
Nella parte inferiore della maschera sono invece presenti tutti i soggetti presenti in archivio di revisione, che rispecchiano i filtri impostati; a sua volta è possibile intervenire selezionando/deselezionando i singoli soggetti.
E' anche presente una ricerca per nominativo.
Ogni volta che si effettuano delle modifiche alla selezione dei filtri, è opportuno aggiornare la ricerca tramite il pulsante

Nota bene: quando si entra nella maschera di esporta documenti, di default la procedura propone automaticamente tutte le casistiche e tutte le tipologie di documento per tutti i soggetti; salvo particolari esigenze, si consiglia di mantenere questa impostazione se si vuole evitare di "dimenticare" qualche soggetto.
In ogni caso, se per un determinato soggetto non vi sono documenti presenti, semplicemente non verrà esportato nulla per quel soggetto.


Una volta impostato gli eventuali filtri (non mettere alcun filtro se si desidera esportare tutti i documenti archiviati nella revisione), premere il pulsante per generare un file in formato .zip contenente i files relativi ai documenti; l'applicativo presenterà un messaggio riepilogativo delle tipologie di documenti che si è scelto di esportare, e chiederà un percorso a piacere dove si desidera salvare i files, come da immagine di esempio che segue:

Stampe Seconda Tornata

In questo step, sono raccolte diverse stampe della seconda tornata della revisione dinamica; come ad esempio il Modello 6D, Prospetti di Controllo etc.


E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.

Nota bene:

• a partire dalla release di Elettorale 3.0.72.0.0 la stampa del verbale ed allegati non si trova più in questo pannello, ma direttamente nello step Verbale .
• per gli iscrivendi e i cambi di sezione, la stampa dei Fogli Aggiunti (Code alle Liste) sarà presente in questo pannello, solo dopo aver chiuso la tornata.

Chiusura Seconda Tornata

Al termine delle operazioni della seconda tornata (generazione archivio cancellandi ed eventuali rettifiche, produzione dei modelli 3D xml, verbale ed allegati) si può procedere a chiudere la Seconda Tornata.
E' importante sottolineare che fino a questo punto i soggetti presenti in archivio sono solo "proposti" a iscrizione, cancellazione o cambio sezione, ma solo chiudendo la tornata si provvederà a confermare ed aggiornare le liste.
Una volta chiusa la tornata, tutti coloro che erano proposti ad iscrizione risulteranno iscritti a tutti gli effetti (lo stesso dicasi per eventuali cancellandi che diventeranno cancellandi e per i soggetti che cambiano sezione).

Per chiudere la tornata è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:


Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della tornata con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alla Terza Tornata - Iscrizioni a 30gg (vedi paragrafo successivo)

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