Differenze tra le versioni di "Revisione Dinamica"

Versione delle 13:34, 3 apr 2020

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Introduzione

La Revisione Dinamica viene effettuata due volte all'anno, entro le date fissate dal Ministero dell'Interno (nei mesi di gennaio e luglio) e consente di:

eliminare gli elettori che sono stati cancellati dallo schedario dell'anagrafe della popolazione residente per decesso, emigrazione, perdita della cittadinanza italiana, perdita della capacità elettorale.
iscrivere gli individui iscritti all'APR per immigrazione, motivi diversi dal compimento del 18mo anno di età e per riacquisto della capacità elettorale, oltre che gli AIRE per espatrio, trasferimento ed acquisto cittadinanza.
aggiornare la sezione per gli elettori che hanno subito un cambio di indirizzo, che comporti anche un cambio di sezione.

Le fasi di una Revisione Dinamica sono riassumibili come segue:

Prima Tornata Generazione elenco degli individui da proporre a cancellazione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Produzione dei Modelli 3D XML da inoltrare ai comuni di emigrazione. Verbale (Modello 1-D)

Seconda Tornata Generazione elenco degli individui da proporre ad iscrizione, variazioni di indirizzo che comportino un cambio di sezione, cancellazione per perdita della cittadinanza o altri motivi diversi dall'emigrazione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Verbale (Modello 2-D). Produzione ed Importazione dei Documenti (Estratto di Nascita, Cumulativo, Penale, Modelli 3DXML). Stampa Fogli Aggiunti (Code alle liste) per i nuovi iscritti e cambi sezione.

Apertura della Revisione Dinamica

Per procedere con l'apertura di una nuova Revisione Dinamica andare alla voce di menù Elettorale -> Revisioni -> Dinamica .

L'applicativo propone come scelta di default quella di operare sulla Lista Ordinaria (E' possibile scegliere tramite il menù a tendina di lavorare sulle altre Liste Aggiunte).
Per confermare l'apertura premere il pulsante
Prima di aprire una nuova Revisione Dinamica, assicurarsi di aver chiuso eventuali Revisioni Straordinarie che la precede (quella di Gennaio o Luglio a seconda del periodo dell'anno).

Prima Tornata

Una volta aperta una nuova revisione dinamica, si abilita la sezione relativa alla Prima Tornata .
Nella parte sinistra del pannello, sono presenti i pulsanti relativi alle diverse funzioni della tornata, e che in linea di massima rispecchiano un andamento cronologico nella sequenza temporale delle operazioni necessarie ad una revisione.
Il primo passaggio da effettuare è quello di Apertura della Tornata che avviene tramite il pulsante Esegui , come da immagine di esempio che segue:

Nella testata verrà indicata la data di apertura di questa prima tornata.
La data di apertura ha il solo scopo di promemoria per l'operatore di "quando" ha aperto la tornata, ma non ha alcun valore o impatto sui verbali ed elenchi; non occorre quindi preoccuparsi se ad esempio si è aperta la tornata con qualche giorno o settimana di ritardo, anche se ovviamente è sempre raccomandato rispettare le scadenze a norma di legge.
I diversi "Step" rappresentati dai pulsanti del pannello di sinistra, vengono illustrati nei paragrafi successivi.

Variazioni Automatiche

Lo step Variazioni Automatiche della Prima Tornata consente di elaborare un elenco di cancellandi che verranno interessati dalla revisione dinamica, attraverso la generazione automatica delle comunicazioni anagrafiche all'elettorale.
La procedura di default proporrà come cancellandi tutti i coloro che risultano cancellati da APR per emigrazione, espatrio, altri motivi ed annullo di iscrizione; verranno inoltre proposti a cancellazione gli AIRE rimpatriati o trasferiti in altra AIRE.
Tutti i motivi sopra descritti sono quelli che propone automaticamente l'applicativo, e che sono stati preimpostati in base alla normativa vigente; l'operatore può comunque intervenire selezionando/deselezionando il tipo di movimento da processare, tramite l'apposita colonna presente in griglia.
Una volta verificato che i motivi selezionati sono quelli desiderati, è sufficiente premere il pulsante Esegui per lanciare le variazioni automatiche, come da immagine di esempio che segue:

Si può notare come, nel messaggio di conferma di avvenuta elaborazione con successo, venga anche indicato il numero di soggetti che sono stati proposti a cancellazione ed iscrizione.
Per visualizzare il dettaglio dei nomi proposti, si dovrà procedere al prossimo step: Visualizza, Modifica, Inserisci (vedi il paragrafo successivo).

E' utile sapere che, fino alla chiusura della Prima Tornata, sarà sempre possibile ri-eseguire la generazione della Variazioni Automatiche anche più volte, ad esempio per la necessità di dover aggiungere automaticamente all'archivio soggetti che sono stati cancellati dall'anagrafe solo in un secondo tempo (ma pur sempre entro i termini di legge).
Va però evidenziato che ri-eseguendo l'elaborazione si corre il concreto rischio di (re)inserire nell'archivio un soggetto che magari si era valutato di eliminare in un primo tempo; ogni volta che si ri-esegue la generazione è quindi sempre opportuno (ri)controllare l'elenco dei soggetti presenti nella revisione prima di proseguire con verbali ed allegati.

ATTENZIONE ALLE COMUNICAZIONI DALL'UFFICIO ANAGRAFE!

E' bene evidenziare che l'applicativo sarà in grado di proporre nelle variazioni automatiche solamente i soggetti per i quali è presente una comunicazione proveniente dall'ufficio anagrafe, e solo nel caso in cui quest'ultima sia stata correttamente spedita all'ufficio elettorale.
Prima di eseguire le variazioni automatiche occorre sempre assicurarsi di aver trasmesso tutte le eventuali comunicazioni ancora in sospeso, onde evitare il concreto rischio che alcuni soggetti non vengano proposti automaticamente.
Per ulteriori chiarimenti è possibile visionare il Videotutorial dedicato alle Comunicazioni dall'Ufficio Anagrafe cliccando qui

Visualizzare, Modificare o Inserire Soggetti in Revisione

Lo step Visualizza Modifica Inserisci consente di gestire l'elenco di tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio di una revisione.
La maschera si presenta con una griglia nella parte centrale, dove vengono elencati tutti i soggetti presenti nella revisione; per ognuno di essi vengono indicate le generalità, la sezione di appartenenza (attuale o futura a seconda che trattasi di iscrizione o cancellazione) il movimento (Iscrizione o Cancellazione) e il motivo per il quale sia proposto in revisione (Immigrazione, Emigrazione, Variazione Indirizzo, etc.) come da figura di esempio che segue:

Quando si accede alla maschera, la procedura mostra automaticamente tutti i soggetti presenti in revisione (popolati tramite le variazioni automatiche).
All'occorrenza l'Ufficiale Elettorale dispone di una serie di filtri utili a mostrare solamente alcune tipologie di soggetti; ad esempio potrebbe desiderare di visualizzare solo quelli proposti per una determinata causale o di un sesso specifico, oppure solo quelli per i quali si sono raccolti una serie di documenti.
Nella parte superiore è quindi presente una parte dedicata ai "filtri" che è possibile impostare per le proprie ricerche personalizzate:

Come da immagine di esempio, è possibile filtrare i risultati per sesso, tipologia di movimento o anche per la presenza di documenti mancanti; è anche possibile ricercare tramite le generalità (è sufficiente una sola parte del cognome o del nome).
Una volta scelti i filtri desiderati, premere il pulsante per ottenere un elenco in griglia corrispondente alla ricerca impostata.
Premere in qualsiasi momento il pulsante per tornare a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio di revisione.
Nota: se si esce e rientra nella funzione Visualizza Modifica Inserisci il programma azzera in automatico qualsiasi filtro precedentemente impostato, pertanto si tornerà a visualizzare tutti i soggetti presenti in archivio.

Nella parte destra della griglia, sono presenti diverse colonne che indicano la presenza o meno all'interno dei Documenti Collegati (Personali) di ogni singolo soggetto interessato a revisione.
Le colonne segnalano, attraverso un flag acceso o spento, la presenza o meno per il soggetto dei seguenti documenti così abbreviati:

Ric. NAS Richiesta dell'Estratto di Nascita ad altro Comune
Ric. PEN Richiesta dell'Certificato Penale
Ric. SIC Richiesta dell'Certificato Misure di Sicurezza
NAS Estratto di Nascita
PEN Certificato Penale
SIC Certificato Misure di Sicurezza
CUM Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza
3D Modello 3D Xml (in entrata)
Comunicazione dall'Ufficio Anagrafe

La presenza o meno di qualsiasi dei documenti sopra indicati, non costituisce eventuale "blocco" per la procedura; lo scopo delle spunte infatti è solamente a titolo di controllo per l'Ufficiale Elettorale, ma la procedura (volutamente) non esegue un controllo/discriminante ai fini del proseguimento della Revisione.
Tutti i documenti collegati durante le diverse fasi di una revisione, sono quelli che andranno poi a confluire all'interno del Fascicolo Elettorale Elettronico .

Eliminare un Soggetto dalla Revisione

Per eliminare un soggetto tra quelli presenti nell'archivio di revisione, è sufficiente selezionarlo nella griglia e premere il pulsante Elimina il Movimento
Quando si elimina uno o più soggetti dall'archivio di revisione, il programma pone questa domanda alla quale bisogna porre la massima attenzione:

Eliminare ed Annullare il Movimento in Modo Definitivo significa che il movimento verrà rimosso dall'archivio di revisione, e non verrà mai più riproposto, ne con questa revisione, ne con le prossime.
Eliminare il Movimento e riproporre l'eventuale Comunicazione in Futuro significa che il movimento verrà rimosso momentaneamente dall'archivio di revisione, ma verrà riproposto alla prossima generazione automatica dei movimenti, con questa o con la prossima revisione.

Prima di scegliere quale delle due opzioni utilizzare, riflettere attentamente sul risultato che si vuole ottenere, tenendo a conto che nel caso si scelga la eliminazione definitiva, questa è "irreversibile" (non esiste la possibilità di "annullare un annullamento"). In ogni caso, sarà comunque possibile (re)inserire qualsiasi movimento in maniera manuale.

Oltre alla possibilità di poter eliminare singolarmente i soggetti dall'archivio di revisione, è anche presente una funzione che consente di eliminare massivamente tutti i soggetti attualmente presenti nell'archivio in un unico passaggio.
Il pulsante consente infatti, dopo aver mostrato il messaggio seguente, di Eliminare Massivamente Tutti i Movimenti .

E' quindi molto importante imparare a distinguere tra i due pulsanti:
Elimina un Singolo Soggetto dall'Archivio dei Movimenti della Revisione
Eliminare Massivamente Tutti i Soggetti dall'Archivio dei Movimenti della Revisione

Inserire un Soggetto nella Revisione

Nel paragrafo precedente si è visto come poter eliminare uno o più soggetti tra quelli già presente nell'archivio di revisione.
L'applicativo consente altresì di poter caricare manualmente un movimento all'interno della revisione (purché compatibile con le tipologie di movimento gestibili in quel specifico contesto di Revisione / Fase / Tornata).
Per farlo, è sufficiente premere sul pulsante Inserisci Nuovo Movimento posto sul lato sinistro della griglia; verrà presentata una maschera dove specificare il tipo di movimento e il soggetto che si vuole trattare, come da immagine di esempio che segue:

Una volta inseriti tutti i dati correttamente, premere il pulsante Salva per confermare l'inserimento nell'Archivio di Revisione.

I Documenti Necessari - Richiesta e Produzione

In una Prima Tornata di una Revisione Dinamica, molto difficilmente si procederà ad eventuali iscrizioni; tuttavia è utile sapere che l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico dell'Elettore .
Nel caso in cui si necessiti l'archiviazione di documenti per qualche soggetto anche in prima tornata, consultare le istruzioni relative alla seconda tornata in quanto il funzionamento sarà il medesimo.
Per quanto riguarda invece la produzione dei Modelli 3D Xml, si rimanda alla spiegazione nei paragrafi successivi.

Come collegare manualmente qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Dinamica?

Per essere a conoscenza di tutte le procedure effettuabili in merito ai documenti collegati ad una revisione (Es: Estratti di nascita, Certificati penali, Certificato cumulativo di residenza e cittadinanza, etc) consultare l'apposita guida al fascicolo elettorale elettronico

Stampa Elenchi di Controllo

Oltre alla possibilità di monitorare l'elenco dei soggetti presente in revisione tramite la griglia di visualizzazione, è anche presente la possibilità di produrre delle Stampe di Controllo allo scopo di controllare l'elenco dei soggetti prima di andare a produrre il Verbale vero e proprio.
Nel pannello della maschera di visualizzazione sono quindi presenti i pulsanti relativi alle stampe di Iscrivendi , Cancellandi e Cambi Sezione , così come una stampa di controllo in merito a tutti i Documenti Acquisiti e Prospetti Numerici come da immagine di esempio che segue:

Prima di proseguire per il prossimo step, ovvero la produzione del verbale, si consiglia di approfittare di questi elenchi per verificare che all'interno dell'archivio di revisione vi siano tutti i soggetti che si desidera trattare (nessuno in più, nessuno in meno); in caso contrario intervenire tramite gli inserimenti e le modifiche manuali dell'archivio prima di procedere.

Verbale (Modello 1-D)

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Se non riesci a visualizzare correttamente il video clicca qui

Una volta che si è sicuri che tutti i soggetti desiderati sono presenti nell'archivio di revisione (vedi paragrafi precedenti) è possibile procedere nella attribuzione e stampa del Verbale (Modello 1-D).
Il numero del verbale viene proposto automaticamente in base all'ultimo numero attribuito con il verbale precedente (dello stesso anno solare); per procedere è sufficiente indicare la data e ora e il Resp. Ufficio Elettorale , dopodiché premere il pulsante Salva come da immagine di esempio che segue:

E' possibile notare che il pulsante relativo alle stampe si attiverà solamente dopo aver salvato gli estremi del verbale.

Cliccando sul pulsante Verbale ed Elenchi Allegati si avrà accesso al pannello di scelta delle stampe, tra le quali troveremo appunto il Verbale Modello 1-D e i relativi allegati (Iscrivendi e Cancellandi).
come da figura di esempio che segue:

Quando si andrà a produrre le stampe, vi sono due opzioni disponibili:

Documento Elettronico: la stampa verrà esclusivamente prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo (scelta di default).
Carta e Documento Elettronico la stampa verrà inoltrata alla stampante e contemporaneamente verrà anche prodotta in formato elettronico (.pdf) ed archiviata nella gestione documentale dell'applicativo.

Qualunque sia la scelta, il verbale verrà sempre archiviato in formato elettronico all'interno del documentale dell'applicativo.
Si potrà notare che l'icona documentale del verbale, passerà dal colore verde al colore rosso ad indicare che nel contenitore documentale vi è almeno un documento in formato elettronico!
Cliccando sull'icona Verbali ed Allegati si potrà quindi avere accesso ai documenti salvati in formato .pdf e a tutte le opzioni presenti per un elemento documentale come da immagine di esempio che segue:

Tra le opzioni presenti, si potranno notare anche le diverse possibilità dedicate all'inoltro del documento ad altri enti:
Firmare Digitalmente il Documento
Inoltrare il Documento Tramite Protocollo (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
Inoltrare il Documento Tramite eMail (richiede configurazione mail in Sicraweb)
Salvare in locale il file del documento

Tutti i documenti archiviati con questa modalità, rimarranno disponibili per la consultazione e/o spedizione ad altri enti, per tutta la durata della revisione, anche successivamente alla chiusura.

Rettifiche al Verbale

Come illustrato nel paragrafo precedente, non è necessario ricordarsi di salvare il verbale (o gli allegati) "anche" in formato elettronico, in quanto il comportamento dell'applicativo fa si che questi vengano archiviati in formato elettronico automaticamente ogni volta che si procede alla stampa.
Se si dovesse lanciare la stampa più volte, il "verbale elettronico" eventualmente già archiviato verrà ogni volta sovrascritto con la versione più recente.

Per evitare di conservare una "copia elettronica" non conforme a quella che si voleva produrre in stampa, l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica se si salvano delle modifiche successive alla produzione del verbale precedente.
Per comprendere meglio il meccanismo, è utile fare un esempio:
Immaginiamo di aver salvato un verbale impostandolo alla data del 15/09/2016 alle ore 11:15, e di aver lanciato la stampa --> il programma archivierà automaticamente il verbale in formato pdf:

Decidiamo però di intervenire, modificando la data in 16/09/2016 e ore 10:30 --> nel momento stesso in cui si preme su Salva l'applicativo elimina automaticamente la copia elettronica del verbale precedentemente salvato! Questo per evitare di conservare in memoria un verbale che non è più uguale a quello che si era deciso di modificare.
Sarà possibile notare che dopo aver salvato, non vi è più alcun allegato:

Quando andremo a produrre la stampa del nuovo verbale così modificato, ecco che verrà archiviata automaticamente anche una copia in formato elettronico con i dati modificati:

E' utile evidenziare che il pulsante Salva sarà attivo e cliccabile solamente in questi due casi:
- quando non si è ancora proceduto a salvare il verbale
- quando si è già salvato un verbale, ma il programma si accorge che sono state apportate delle modifiche ai campi "data", "ora" o "ufficiale elettorale" (come nell'esempio sopra riportato)
in tutti gli altri casi rimane spento e non cliccabile

Esporta Documenti

Si è già visto nei paragrafi precedenti, come l'applicativo consente di poter gestire tutta la documentazione necessaria per l'iscrizione dei soggetti in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) nell'ottica dell' archiviazione in un Fascicolo Elettronico .
I documenti acquisiti dall'ufficiale elettorale, come ad esempio l'Estratto di Nascita, Certificato Cumulativo, Penale, etc. non saranno più conservati fisicamente su carta, ma solamente in "formato digitale" e potranno essere consultati in qualsiasi momento attraverso l'applicativo.
L'applicativo consente, attraverso questa funzione (facoltativa) di esportare si disco fisso tutti i documenti acquisiti fino a questo momento, all'interno di una qualsiasi revisione in corso.

Quando si entra nella schermata di esportazione, sono presenti dei filtri nella parte superiore della maschera, che consentono di scegliere per quali tipologie di causali e di documento si desidera procedere alla esportazione.
Nella parte inferiore della maschera sono invece presenti tutti i soggetti presenti in archivio di revisione, che rispecchiano i filtri impostati; a sua volta è possibile intervenire selezionando/deselezionando i singoli soggetti.
E' anche presente una ricerca per nominativo.
Ogni volta che si effettuano delle modifiche alla selezione dei filtri, è opportuno aggiornare la ricerca tramite il pulsante

Nota bene: quando si entra nella maschera di esporta documenti, di default la procedura propone automaticamente tutte le casistiche e tutte le tipologie di documento per tutti i soggetti; salvo particolari esigenze, si consiglia di mantenere questa impostazione se si vuole evitare di "dimenticare" qualche soggetto.
In ogni caso, se per un determinato soggetto non vi sono documenti presenti, semplicemente non verrà esportato nulla per quel soggetto.

Una volta impostato gli eventuali filtri (non mettere alcun filtro se si desidera esportare tutti i documenti archiviati nella revisione), premere il pulsante per generare un file in formato .zip contenente i files relativi ai documenti; l'applicativo presenterà un messaggio riepilogativo delle tipologie di documenti che si è scelto di esportare, e chiederà un percorso a piacere dove si desidera salvare i files, come da immagine di esempio che segue:

Modelli 3D XML (in uscita)

Per quanto riguarda le procedure di creazione, archiviazione e spedizione, si rimanda all'apposita guida ai modelli 3D XML (in uscita).

Stampe Prima Tornata

In questo step, sono raccolte diverse stampe della prima tornata della revisione dinamica; come ad esempio il Modello 6D eventuali Anticipazioni di Modelli 3D, Prospetti di Controllo etc.

E' importante sottolineare che la possibilità di generare queste stampe rimane attiva per tutta la durata della revisione, anche nelle fasi successive, e addirittura anche a revisione conclusa; l'applicativo infatti memorizza la situazione di qualsiasi revisione in essere o conclusa, permettendo di riprodurre le stampe in ogni momento e nel numero di copie desiderato.
N.B: nel caso di iscrivendi, la stampa dei Fogli Aggiunti (Code alle Liste) sarà presente in questo pannello solo dopo aver chiuso la tornata.

Chiusura Prima Tornata

Al termine delle operazioni (generazione archivio cancellandi ed eventuali rettifiche, produzione dei modelli 3D xml, verbale ed allegati) si può procedere a chiudere la Prima Tornata.
E' importante sottolineare che fino a questo punto i soggetti presenti in archivio sono solo "proposti" a cancellazione (cancellandi), e che solo chiudendo la tornata si provvederà a confermare ed aggiornare le liste.
Una volta chiusa la tornata, tutti coloro che erano proposti a cancellazione risulteranno cancellati dalle liste a tutti gli effetti (lo stesso dicasi per eventuali iscrivendi che diventeranno iscritti).

Per chiudere la tornata è sufficiente cliccare su Esegui , come da immagine di esempio che segue:

Verrà presentato un messaggio di conferma al termine della avvenuta chiusura della tornata con successo, e sarà possibile notare l'accendersi della sezione relativa alla Seconda Tornata (vedi paragrafo successivo)

Seconda Tornata

Durante la seconda tornata di una revisione dinamica, ci si occupa dei soggetti da proporre ad iscrizione, delle variazioni di indirizzo che comportino un cambio di sezione, delle cancellazioni per perdita della cittadinanza o altri motivi diversi dall'emigrazione, con possibilità di intervento manuale sull'archivio e stampe di controllo. Verbale (Modello 2-D). Produzione ed Importazione dei Documenti (Estratto di Nascita, Cumulativo, Penale, Modelli 3DXML). Stampa Fogli Aggiunti (Code alle liste) per i nuovi iscritti e cambi sezione.
La prima operazione da fare è quella di procedere alla Apertura della Tornata come da immagine di esempio che segue: