Organigramma

Settore Affari Generali	Protocollo Informatico	Delibere	Determine	Ordinanze	Decreti	Pec	Lista delle attività	Firma digitale	Il Fascicolo

Introduzione

L'Organigramma dell'Ente è uno dei componenti fondamentali per usare gli applicativi degli affari generali. Esso è unico e tutti gli applicativi pescano da qui per individuare Uunità Organizzative (UO) come Aree/Settori/Uffici/Servizi, qui si associano alle UO gli utenti, qui si associano alle UO i responsabili firmatari.

La Finestra dell'Organigramma

La finestra principale dell'Organigramma si trova in si apre in questa maniera

essa si divide in tre sezioni:

BARRA		Qui sono presenti i principali comandi. In particolare è possibile stampare la situazione dell'organigramma oppure è possibile "fotografare" la situazione attuale dell'organigramma impostando una nuova data di validità
ALBERO DELLE UO		qui è rappresentata a forma di albero l'ogranigramma
IMPOSTAZIONI UO		ogni UO ha delle caratteristiche personalizzate che vanno impostate qui. Ad esempio gli utenti che appartengono alla UO vanno associati qui.

Creare una nuova UO

Per creare una nuova UO posizionarsi nella sezione dell'Albero delle UO e cliccare con il tasto DESTRO del mouse sulla parte "vuota" della sezione

apparirà una nuova UO che va compilata

i dati da compilare sono nella sezione destra, si raccomanda, comunque di visionare alcune UO già presenti per verificare come sono configurate, infatti spesso le configurazioni delle UO sono molto differenti da cliente a cliente a secondo delle esigenze. I dati minimi e sufficienti sono:

Descrizione		Digitale la descrizione della UO. Si raccomanda coerenza con le UO già presenti in Organigramma.
AOO		Selezionare la AOO, di solito ne è presente una sola. Questo serve per il protocollo altrimenti la nuova UO non viene vista.
Codice Univoco		Il codice univoco serve solamente per le Fatture Elettroniche. Altrimenti non valorizzarlo.
Utenti associati		Qui vanno associati gli utenti appartenenti alla UO. Ricordarsi che questo influisce anche sulle visibilità di protocollo e atti

Una volta caricati i dati si deve salvare cliccando .

Modificare una UO

La "modifica" di una UO è una procedura molto delicata. Come prima cosa è bene che se non si hanno le idee chiare su cosa si vuole fare è meglio non modificare nulla. Infatti la "modifica" di una UO può avere varie "sfumature" le quali prevedono sicuramente procedure diverse per eseguirle. Facciamo degli esempi, non sono comunque esaustivi delle varie casisstiche:

• E' cambiato il nome della UO ma i componenti sono rimasti gli stessi.
• La UO ha cambiato nome ma alcune sue funzioni sono state scorporate
• La UO si è divisa in due nuove UO con descrizioni differenti

Ognuna di queste casistiche prevede operazioni differenti. Tutte però possono essere elaborate avendo bene a mente come funziona l'Organigramma. Su tutte c'è una regola che bisogna assolutamente ricordare e su cui ruota tutta la gestione dell'Organigramma. Ovvero...

REGOLA FONDAMENTALE DEL FUNZIONAMENTO DELL'ORGANIGRAMMA OGNI UO E' RAPPRESENTATA DA UN CODICE NUMERICO CHIAMATO "ID". TALE CODICE ID E' L'UNICA COSA CHE JIRIDE GUARDA. L'ID E' FONDAMENTALE PER MANTENERE L'INTEGRITA' DEI DATI PREGRESSI COME PROTOCOLLI O ATTI REGISTRATI PER LA UO ASSOCIATA ALLO SPECIFICO ID.

Quindi facendo un esempio banale riprendendolo dal primo punto, se voglio cambiare la denominazione della UO devo SEMPRE tenere a mente cosa può succedere ai dati pregressi già registrati con la denominazione che viene storicizzata. Se cambio direttamente la descrizione della UO STO SBAGLIANDO perché in questa maniera MANTENGO LO STESSO ID PER UNA UO CHE HA CAMBIATO NOME. Il risultato, non voluto, sarà che tutto quello registrato fino a qual momento con il nome della vecchia UO passa automaticamente ad avere il nome della nuova UO.

Questo perché il codice ID NON E' CAMBIATO!

Amministrazione Strutture

Funzioni

Cambio Amministrazione

Procedura per il cambio Amministrazione dopo le Elezioni

Alcuni suggerimenti