Differenze tra le versioni di "Ordinanze"
imported>Michele Tognon (Creata pagina con "{{MenuAffariGenerali}} == Introduzione == Questa Guida vi supporta per la creazione delle '''Ordinanze.''' L'applicativo Ordinanze in JIride prevede che venga gestito un solo...") |
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== Creare l' | == Creare l'Ordinanza == | ||
Creare l'ordinanza significa iniziare a redigere l'atto che poi, dopo l'iter approvativo, diventerà l'ordinanza vera e propria. Informaticamente il documento è sempre lo stesso. | Creare l'ordinanza significa iniziare a redigere l'atto che poi, dopo l'iter approvativo, diventerà l'ordinanza vera e propria. Informaticamente il documento è sempre lo stesso. | ||
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[[File:Ordinanze 003.png|centro|500px]] | [[File:Ordinanze 003.png|centro|500px]] | ||
Bisogna compilarla. Per JIride | Bisogna compilarla. Per JIride l'Ordinanza '''non è solo il documento/file dell'ordinanza ma tutto ciò che lo riguarda''' il modo migliore per immaginarselo è pensare alla ordinanza come ad una cartellina che contiene '''ANCHE''' l'ordinanza stessa. | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
!SI!!NO | !SI!!NO | ||
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|} | |} | ||
Ora dobbiamo compilare i campi minimi per poter salvare | Ora dobbiamo compilare i campi minimi per poter salvare l'ordinanza | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
|'''Ufficio''' || Se non già compilato (se si appartiene ad un solo ufficio) lo si deve scegliere. A seconda delle configurazioni di JIride (variabili da Ente a Ente) potrò scegliere esclusivamente tra gli uffici a cui appartengo oppure potrò scegliere da tutto l'organigramma. '''ATTENZIONE''' quest'ultima opzione ha come aspetto collaterale che una volta chiusa la maschera | |'''Ufficio''' || Se non già compilato (se si appartiene ad un solo ufficio) lo si deve scegliere. A seconda delle configurazioni di JIride (variabili da Ente a Ente) potrò scegliere esclusivamente tra gli uffici a cui appartengo oppure potrò scegliere da tutto l'organigramma. '''ATTENZIONE''' quest'ultima opzione ha come aspetto collaterale che una volta chiusa la maschera dell'ordinanza, nel caso si abbia scelto un ufficio di cui non si fa parte, al momento della riapertura la si potrebbe trovare in SOLA LETTURA. Questo accade perché non si hanno i permessi di modifica non appartenendo all'ufficio per cui si è compilata l'ordinanza. | ||
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|''' | |'''ORDINANZA DEL SINDACO''' || Solitamente è de-spuntato per default. Questo specifica che questa ordinanza, se l'opzione è spuntata la firmerà il sindaco ovvero la funzione scelta come "Notificatore". | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 004.png|centro]] | ||
Se la voce non è spuntata | Se la voce non è spuntata l'ordinanza verrà firmato da un "Notificatore" che '''NON''' è il Sindaco [[File:Ordinanze 005.png|centro]] oppure, a seconda della configurazione generale impostata non si potrà scegliere nulla [[File:Ordinanze 002.png|centro]], sarà l'iter di approvazione che si incaricherà di far firmare la figura corretta. | ||
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|'''ITER''' || Qui si sceglie l'iter approvativo che corrisponde al tipo di | |'''ITER''' || Qui si sceglie l'iter approvativo che corrisponde al tipo di Ordinanza creato, solitamente è presente un solo tipo di iter, ma questo è configurato in fase di avvio dell'applicativo di concerto con L'Ente quindi il numero di iter e il loro significato varia grandemente da Ente a Ente. Fate attenzione, '''QUESTA SCELTA E' MOLTO IMPORTANTE POICHE' DOPO AVER AVVIATO L'ITER QUESTO DATO NON E' PIU' MODIFICABILE E COSTRINGE, SE SBAGLIATO, A RIFARE L'ORDINANZA.''' Si raccomanda di ponderare bene l'iter scelto. | ||
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|'''OGGETTO''' || Digitare l'oggetto | |'''OGGETTO''' || Digitare l'oggetto dell'ordinanza | ||
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=== PASSO 2 – creare testo attraverso l'editor (Libreoffice/OpenOffice.org o MS Word) === | === PASSO 2 – creare testo attraverso l'editor (Libreoffice/OpenOffice.org o MS Word) === | ||
Il pulsante [[File:Crea testo.png]] (Crea testo) lancerà automaticamente l'editor di testo (Libreoffice/OpenOffice.org o MS Word), quindi il risultato sarà che '''NON SI VEDRA' PIU' JIride MA L'EDITOR DI TESTO''' in primo piano, JIride infatti '''NON E' CHIUSO''' ma semplicemente in secondo piano proprio per far capire che in questo momento l'applicativo è focalizzato sulla digitazione del testo nell'editor di testo. Ora si può inserire il testo | Il pulsante [[File:Crea testo.png]] (Crea testo) lancerà automaticamente l'editor di testo (Libreoffice/OpenOffice.org o MS Word), quindi il risultato sarà che '''NON SI VEDRA' PIU' JIride MA L'EDITOR DI TESTO''' in primo piano, JIride infatti '''NON E' CHIUSO''' ma semplicemente in secondo piano proprio per far capire che in questo momento l'applicativo è focalizzato sulla digitazione del testo nell'editor di testo. Ora si può inserire il testo dell'ordinanza, si invita a seguire queste semplici regole: | ||
* '''USATE FONT OMOGENEI.''' Non serve a nulla inserire il testo colorato di blu o lampeggiante o altri colori. Quindi usare '''UN''' solo stile di FONT e '''UNA''' sola dimensione del font a parte i titoli | * '''USATE FONT OMOGENEI.''' Non serve a nulla inserire il testo colorato di blu o lampeggiante o altri colori. Quindi usare '''UN''' solo stile di FONT e '''UNA''' sola dimensione del font a parte i titoli | ||
* '''NON CAMBIATE MAI LO STILE!!''' Molto spesso il testo nonostante sia bene formattato | * '''NON CAMBIATE MAI LO STILE!!''' Molto spesso il testo nonostante sia bene formattato nella ordinanza finale appare DIVERSO. La risposta è in una sola parola: '''LO STILE.''' E' una funzione di word/libreoffice/openoffice che permette di modificare gli stili dei paragrafi ed è presenti in alto a destra della barra degli strumenti | ||
Lo stile negli editor: | Lo stile negli editor: | ||
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* '''VERIFICARE SEMPRE COSA SI INCOLLA.''' Con gli editor di testo avete la possibilità di copiare/incollare QUALSIASI testo, questo non significa che non si debba controllare cosa si copia, infatti potrebbe essere che l'operazione scombini alcuni parametri tipo l'allineamento o i font eccetera e anche che riporti dei caratteri o oggetti che possono “nuocere” all'editor di testo facendolo anche andare in errore. Il consiglio è quindi di verificare ed eventualmente semplificare e pulire il testo che si copia/incolla. | * '''VERIFICARE SEMPRE COSA SI INCOLLA.''' Con gli editor di testo avete la possibilità di copiare/incollare QUALSIASI testo, questo non significa che non si debba controllare cosa si copia, infatti potrebbe essere che l'operazione scombini alcuni parametri tipo l'allineamento o i font eccetera e anche che riporti dei caratteri o oggetti che possono “nuocere” all'editor di testo facendolo anche andare in errore. Il consiglio è quindi di verificare ed eventualmente semplificare e pulire il testo che si copia/incolla. | ||
* E' possibile salvare il documento in qualsiasi momento ciò non toglie che finché non si chiuderà l'editor di testo e si ritornerà a vedere la maschera | * E' possibile salvare il documento in qualsiasi momento ciò non toglie che finché non si chiuderà l'editor di testo e si ritornerà a vedere la maschera dell'ordinanza eseguendo le opportune operazioni di seguito elencate; '''IL DOCUMENTO CREATO NON SI POTRA' DIRE CHE SIA CORRETTAMENTE SALVATO.''' | ||
Una volta terminata la compilazione del testo si '''DEVE CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO E NON SOLO IL DOCUMENTO SU CUI SI STA LAVORANDO''', e alla richiesta se si vuole salvare il lavoro si dovrà, ovviamente, rispondere di SI, se si era già cliccato sul pulsante di salvataggio dell'editor di testo non verrà chiesto un ulteriore salvataggio e l'applicativo si chiuderà. Eseguendo tale operazione si ritorna a JIride dove, per poter “allegare” il documento appena creato | Una volta terminata la compilazione del testo si '''DEVE CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO E NON SOLO IL DOCUMENTO SU CUI SI STA LAVORANDO''', e alla richiesta se si vuole salvare il lavoro si dovrà, ovviamente, rispondere di SI, se si era già cliccato sul pulsante di salvataggio dell'editor di testo non verrà chiesto un ulteriore salvataggio e l'applicativo si chiuderà. Eseguendo tale operazione si ritorna a JIride dove, per poter “allegare” il documento appena creato all'ordinanza creata con JIride '''SI DEVE''' cliccare sul pulsante [[File:Acquisisci testo.png]], '''SOLO ED UNICAMENTE QUESTO PULSANTE EFFETTUA IL SALVATAGGIO DEI DATI DELL'ORDINANZA E IL COLLEGAMENTO TRA I DATI PRESENTI IN JIride E IL FILE .DOC (.ODT) SALVATO. E' IMPORTANTE CHE TALE OPERAZIONE SIA SEMPRE EFFETTUATA DOPO UNA MODIFICA DEL DOCUMENTO.''' | ||
Inoltre quando l'operazione di allega documento è stata portata a termine perché la barra dei pulsanti cambia da così..... | Inoltre quando l'operazione di allega documento è stata portata a termine perché la barra dei pulsanti cambia da così..... | ||
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# Aperta la pagina nell'editor la si può lavorare | # Aperta la pagina nell'editor la si può lavorare | ||
# '''SALVARE E CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO''' oppure '''CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO E RISPONDERE SI ALLA RICHIESTA DI SALVATAGGIO''' | # '''SALVARE E CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO''' oppure '''CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO E RISPONDERE SI ALLA RICHIESTA DI SALVATAGGIO''' | ||
# Cliccare su '''ACQUISISCI TESTO''' il quale compilerà | # Cliccare su '''ACQUISISCI TESTO''' il quale compilerà l'ordinanza vera e propria e la salverà. | ||
=== Gestire gli allegati === | === Gestire gli allegati === | ||
Per gestire gli allegati riferirsi a questa [http://sicrawebhelp.maggioli.it/index.php/Gestione_allegati guida] | Per gestire gli allegati riferirsi a questa [http://sicrawebhelp.maggioli.it/index.php/Gestione_allegati guida] | ||
== Gli errori più comuni quando si prepara | == Gli errori più comuni quando si prepara una Ordinanza == | ||
E' molto importante tenere a mente i suggerimenti presenti in questo capitolo, infatti la procedura di creazione di | E' molto importante tenere a mente i suggerimenti presenti in questo capitolo, infatti la procedura di creazione di una Ordinanza completo del suo testo è composta da varie fasi che se effettuate nel loro ordine non daranno mai problemi ma nel caso se ne salti una potrebbe creare delle situazioni il cui risultato non è lampante al primo colpo d'occhio. Ovviamente con l'andar del tempo le operazioni diventano automatiche e il rischio è di dimenticarsi, nel caso una volta non si facciano le solite operazioni, come fare per rimediare. Riepilogando, le fasi per creare una proposta con testo sono: | ||
# CREA | # CREA nuova ordinanza; | ||
# compilo i campi | # compilo i campi della ordinanza in JIride; | ||
# SALVO; | # SALVO; | ||
# apro l'editor di testo; | # apro l'editor di testo; | ||
# edito il testo | # edito il testo della mia ordinanza; | ||
# CHIUDO word salvando il documento; | # CHIUDO word salvando il documento; | ||
# clicco sul pulsante ACQUISISCI TESTO; | # clicco sul pulsante ACQUISISCI TESTO; | ||
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cosa può andare storto in queste fasi, ovviamente molte cose ma è importante capire alcuni punti fondamentali: | cosa può andare storto in queste fasi, ovviamente molte cose ma è importante capire alcuni punti fondamentali: | ||
* '''IL TESTO | * '''IL TESTO DELLA ORDINANZA, SE SALVATO, NON E' MAI PERSO!''' | ||
* '''IL PULSANTE “RICOMPILA” IN JIride RISOLVE I PROBLEMI!''' | * '''IL PULSANTE “RICOMPILA” IN JIride RISOLVE I PROBLEMI!''' | ||
* '''RICORDARSI CHE JIride CREA DUE DOCUMENTI CON DUE NOMI DIVERSI: IL PRIMO E' IL TESTO | * '''RICORDARSI CHE JIride CREA DUE DOCUMENTI CON DUE NOMI DIVERSI: IL PRIMO E' IL TESTO DELLA ORDINANZA (IL FOGLIO BIANCO QUANDO SI APRE LA PRIMA VOLTA PER EDITARE IL TESTO) E IL SECONDO E' L'ORDINANZA VERA E PROPRIA CHE NON E' ALTRO CHE UN COPIA/INCOLLA, CHE FA JIride AUTOMATICAMENTE, DEL TESTO PRECEDENTEMENTE CREATO PIU' IL MODELLO DELLA ORDINANZA. QUINDI:''' | ||
1° DOCUMENTO = TESTO | 1° DOCUMENTO = TESTO DELLA ORDINANZA | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 006.png|centro]] | ||
2° DOCUMENTO = | 2° DOCUMENTO = ORDINANZA | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 008.png|centro]] | ||
'''SE NON SIETE SICURI DI QUALE DOCUMENTO AVETE APERTO IN UNO SPECIFICO MOMENTO VERIFICATENE SEMPRE IL NOME, NON E' POSSIBILE SBAGLIARE!!''' | '''SE NON SIETE SICURI DI QUALE DOCUMENTO AVETE APERTO IN UNO SPECIFICO MOMENTO VERIFICATENE SEMPRE IL NOME, NON E' POSSIBILE SBAGLIARE!!''' | ||
* ''' | * '''L'ORDINANZA NON SI EDITA/MODIFICA!!''' | ||
* '''SE NON RIESCO A VENIRNE FUORI LA SOLUZIONE PIU' SEMPLICE E' CANCELLARE E RICREARE | * '''SE NON RIESCO A VENIRNE FUORI LA SOLUZIONE PIU' SEMPLICE E' CANCELLARE E RICREARE L'ORDINANZA!''' | ||
* '''IL PULSANTE CON LE ROTELLINE (AVVIA ITER) E' UNO SPARTIACQUE! DOPO AVERLO CLICCATO NON POSSO PIU' TORNARE INDIETRO, QUINDI CLICCO SUL PULSANTE QUANDO SONO ASSOLUTAMENTE SICURO DI QUELLO CHE HO FATTO ALTRIMENTI NON LO CLICCO!!''' | * '''IL PULSANTE CON LE ROTELLINE (AVVIA ITER) E' UNO SPARTIACQUE! DOPO AVERLO CLICCATO NON POSSO PIU' TORNARE INDIETRO, QUINDI CLICCO SUL PULSANTE QUANDO SONO ASSOLUTAMENTE SICURO DI QUELLO CHE HO FATTO ALTRIMENTI NON LO CLICCO!!''' | ||
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== Differente tra "modifica testo" e "modifica documento" == | == Differente tra "modifica testo" e "modifica documento" == | ||
Nell'applicativo | Nell'applicativo Ordinanze sono presenti DUE pulsanti per poter modificare l'atto. I due pulsanti fanno cose '''DIVERSE''' quindi è fondamentale per chi ne ha la disponibilità di usarli sapere cosa fanno e come funzionano. | ||
=== Pulsante “MODIFICA TESTO” === | === Pulsante “MODIFICA TESTO” === | ||
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Questo pulsante apre un file solitamente chiamato così: | Questo pulsante apre un file solitamente chiamato così: | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 006.png|centro]] | ||
il file che si apre '''E' UNA PAGINA BIANCA''', questo per far capire che posso inserire tutto ciò che voglio, quindi anche copiare/incollare testo preso da altri documenti/file. Quando chiudo tale file salvandolo, ritornando alla maschera di JIride mi ritrovo, nella stessa posizione del pulsante precedente un pulsante diverso [[File:Acquisisci testo.png]] che obbliga a cliccarlo per poter acquisire il testo appena inserito in un nuovo documento già preimpostato con dei dati e impaginazione predefinita. Questo significa che il documento finito NON E' il documento che io ho editato bensì UN ALTRO DIVERSO | il file che si apre '''E' UNA PAGINA BIANCA''', questo per far capire che posso inserire tutto ciò che voglio, quindi anche copiare/incollare testo preso da altri documenti/file. Quando chiudo tale file salvandolo, ritornando alla maschera di JIride mi ritrovo, nella stessa posizione del pulsante precedente un pulsante diverso [[File:Acquisisci testo.png]] che obbliga a cliccarlo per poter acquisire il testo appena inserito in un nuovo documento già preimpostato con dei dati e impaginazione predefinita. Questo significa che il documento finito NON E' il documento che io ho editato bensì UN ALTRO DIVERSO | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 008.png|centro]] | ||
infatti si può notare che il file con il documento “definitivo” ha un nome diverso e ha anche un aspetto diverso (solitamente solo ora riuscite a vedere lo stemma oppure l'oggetto ecc...). | infatti si può notare che il file con il documento “definitivo” ha un nome diverso e ha anche un aspetto diverso (solitamente solo ora riuscite a vedere lo stemma oppure l'oggetto ecc...). | ||
Questa immagine ben rappresenta come JIride "usa" i due file: | Questa immagine ben rappresenta come JIride "usa" i due file: | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 009.png|centro|700px]] | ||
Infine se apro il file con il pulsante "visualizza documento" esso si apre ovviamente in SOLA LETTURA: | Infine se apro il file con il pulsante "visualizza documento" esso si apre ovviamente in SOLA LETTURA: | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 007.png|centro]] | ||
Sicr@Web usa questa sequenza per farvi avere alla fine un documento completo al momento in cui si clicca sul pulsante "acquisisci testo": | Sicr@Web usa questa sequenza per farvi avere alla fine un documento completo al momento in cui si clicca sul pulsante "acquisisci testo": | ||
# '''APRE IL FILE''' | # '''APRE IL FILE''' ord_testo_proposta_xx-xx-xx_xx-xx-xx.doc(.odt) | ||
# '''SELEZIONA TUTTO + COPIA''', chiude il file | # '''SELEZIONA TUTTO + COPIA''', chiude il file ord_testo_proposta_xx-xx-xx_xx-xx-xx.doc(.odt) | ||
# '''APRE IL FILE''' | # '''APRE IL FILE''' ord_Verbale_xx-xx-xx_xx-xx-xx.doc(.odt) | ||
# '''INCOLLA''' il testo copiato nel file precedente DENTRO il segnalibro “testo”, salva e chiude il file. | # '''INCOLLA''' il testo copiato nel file precedente DENTRO il segnalibro “testo”, salva e chiude il file. | ||
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Alla luce di queste distinzioni si suggeriscono alcune regole per evitare alcuni classici errori: | Alla luce di queste distinzioni si suggeriscono alcune regole per evitare alcuni classici errori: | ||
*'''REGOLA 1.'''se vedo lo stemma nell'atto sono in modifica documento quindi non devo modificare il testo dell'atto, se NON vedo lo stemma sono in modifica testo e posso cambiare il testo | *'''REGOLA 1.'''se vedo lo stemma nell'atto sono in modifica documento quindi non devo modificare il testo dell'atto, se NON vedo lo stemma sono in modifica testo e posso cambiare il testo della ordinanza. | ||
*'''REGOLA 2.'''il pulsante "modifica il documento" '''NON VA MAI USATO. MAI!''' Sempre ammesso che il pulsante sia attivo e di solito non lo è. | *'''REGOLA 2.'''il pulsante "modifica il documento" '''NON VA MAI USATO. MAI!''' Sempre ammesso che il pulsante sia attivo e di solito non lo è. | ||
*'''REGOLA 3.'''Il tasto "modifica il testo" mi permette di modificare SOLO IL TESTO DELL'ATTO nudo e crudo. Quindi questo comando permette di modificare il contenuto dell'atto. | *'''REGOLA 3.'''Il tasto "modifica il testo" mi permette di modificare SOLO IL TESTO DELL'ATTO nudo e crudo. Quindi questo comando permette di modificare il contenuto dell'atto. | ||
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=== Strategia 1 - Duplica Atto (consigliato) === | === Strategia 1 - Duplica Atto (consigliato) === | ||
La prima strategia, più semplice e immediata, è usare la funzione DUPLICA ATTO presente nella maschera di redazione | La prima strategia, più semplice e immediata, è usare la funzione DUPLICA ATTO presente nella maschera di redazione dell'ordinanza | ||
[[File:Decreti 010.png|centro]] | [[File:Decreti 010.png|centro]] | ||
cliccando sull'opzione di menu come sopra il risultato sarà che JIride si occuperà di duplicare tutti i dati presenti nella maschera più il file del testo, questo ha il vantaggio che se il testo è già correttamente formattato non ci saranno problemi al momento della creazione | cliccando sull'opzione di menu come sopra il risultato sarà che JIride si occuperà di duplicare tutti i dati presenti nella maschera più il file del testo, questo ha il vantaggio che se il testo è già correttamente formattato non ci saranno problemi al momento della creazione dell'ordinanza a meno che le aggiunte di testo seguano le direttive per la creazione del testo uno su tutti lo stile del testo che deve essere NORMAL o PREDEFINITO o DEFAULT. Quindi questa è la principale strategia per limitare i problemi di errata formattazione degli atti, che comunque si ricorda derivano dal non perfetto allineamento degli stili in word/libreoffice, non da JIride. In questo caso duplicando un atto che già era stato redatto in maniera corretta non si incapperà nel problema. Rimane intatta la possibilità di modificare/integrare/correggere i dati dell'atto duplicato. | ||
Come è visibile dalle immagini sotto riportate al momento della duplicazione la nuova maschera deve essere completata dei dati mancanti e obbligatori. Il vantaggio è che è già stato duplicato il testo dell'atto che quindi potrà essere modificato e non riscritto da zero o incollato da altra fonte. Il funzionamento della maschera di creazione dell'atto dopo la pubblicazione E' IDENTICO alla creazione di un atto da zero. | Come è visibile dalle immagini sotto riportate al momento della duplicazione la nuova maschera deve essere completata dei dati mancanti e obbligatori. Il vantaggio è che è già stato duplicato il testo dell'atto che quindi potrà essere modificato e non riscritto da zero o incollato da altra fonte. Il funzionamento della maschera di creazione dell'atto dopo la pubblicazione E' IDENTICO alla creazione di un atto da zero. | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 011.png|centro|400px]] | ||
=== Strategia 2 - Schemi di atto === | === Strategia 2 - Schemi di atto === | ||
JIride ha la possibilità di creare degli schemi di atto, si possono intendere come dei modelli di atto. Per esempio si prende la creazione di uno schema di | JIride ha la possibilità di creare degli schemi di atto, si possono intendere come dei modelli di atto. Per esempio si prende la creazione di uno schema di ordinanza. Si parte sempre e comunque da una ordinanza già redatta sia essa presente in qualsiasi vista | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 010.png|centro|400px]] | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
| Aperta la maschera | | Aperta la maschera della ordinanza da cui vogliamo creare lo schema scegliamo SCHEMI DI ORDINANZA – SALVA COME SCHEMA. || [[File:Ordinanze 012.png]] | ||
|- | |- | ||
| Ci verrà chiesto di dare un nome UNIVOCO allo schema. || [[File: | | Ci verrà chiesto di dare un nome UNIVOCO allo schema. || [[File:Ordinanze 013.png]] | ||
|- | |- | ||
| La maschera dello schema da salvare riporta i dati fondamentali che verranno poi caricati al momento dell'uso dello schema , inoltre è possibile modificare il testo dell'atto tramite il pulsante "modifica il testo dello schema di proposta" [[File:Modifica testo.png]]|| [[File: | | La maschera dello schema da salvare riporta i dati fondamentali che verranno poi caricati al momento dell'uso dello schema , inoltre è possibile modificare il testo dell'atto tramite il pulsante "modifica il testo dello schema di proposta" [[File:Modifica testo.png]]|| [[File:Ordinanze 014.png|400px]] | ||
|} | |} | ||
Per usare lo schema creo | Per usare lo schema creo una nuova ordinanza da zero dalla maschera clicco sul menu [[File:Ordinanze 015.png]] richiamo lo schema con il pulsante [[File:Std binocolo.png]] scelgo il mio schema e clicco due volte su di esso, mi verranno caricati tutti i dati della ordinanza compreso il testo, si è liberi di modificare/aggiungere/rettificare tutti i dati presenti. | ||
== Dove trovo | == Dove trovo le Ordinanze? Le viste == | ||
Dopo aver creato | Dopo aver creato una ordinanza ed averla chiusa si può avere l'esigenza, in un secondo tempo, di ritrovarla e modificarla, dove si trovano le ordinanze?? | ||
La risposta è semplice: | La risposta è semplice: le ordinanze sono elencate nel menu ORDINANZE - VISTE. Ogni vista permette di vedere le proposte in determinati STATI. Inoltre sono disposte ricalcando gli stati che l'ordinanza dovrà attraversare per divenire Ordinanza completata e firmata (partendo dall'alto). | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 016.png|centro]] | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
| '''In Preparazione''' || Qui sono visualizzabili solo | | '''In Preparazione''' || Qui sono visualizzabili solo le ordinanze create dall'Unità Organizzativa a cui si appartiene e che sono in stato DI PREPARAZIONE cioè non ancora avviate alla firma. | ||
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| '''In Approvazione''' || Qui si vedono solo | | '''In Approvazione''' || Qui si vedono solo le ordinanze create dall'Unità Organizzativa a cui si appartiene su cui SI E' AVVIATO L'ITER DI APPROVAZIONE ovvero la verifica preliminare e la successiva firma. | ||
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| ''' | | '''Ordinanze''' || Qui sono visibili '''TUTTE''' le ordinanze che hanno terminato l'iter informatico (workflow), l'essere o non essere in questa vista dipende unicamente dal fatto che il workflow sia arrivato allo stato finale. Può succedere che l'iter di workflow non sia ancora terminato ma dal punto di vista amministrativo l'oridnanza è già esecutiva, ciononostante qui non la vedremo finché informaticamente non sarà messa la parola fine. | ||
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| ''' | | '''Ordinanze Annullate''' || Sono visibili le ordinanze che sono state dichiarate non esecutive. La definizione "annullate" è una definizione dell'applicativo. | ||
|} | |} | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 017.png|centro]] | ||
Nelle varie viste i campi per cui si può filtrare cambiano a seconda che il campo sia disponibile. | Nelle varie viste i campi per cui si può filtrare cambiano a seconda che il campo sia disponibile. | ||
Per aprire | Per aprire una ordinanza le alternative sono due: | ||
# DUE CLICK DEL TASTO SINISTRO DEL MOUSE | # DUE CLICK DEL TASTO SINISTRO DEL MOUSE sulla ordinanza interessata, oppure... | ||
# UN CLICK DEL TASTO SINISTRO DEL MOUSE per evidenziare | # UN CLICK DEL TASTO SINISTRO DEL MOUSE per evidenziare l'oridnanza e poi premere il pulsante con la scritta “visualizza” . | ||
Tutte le viste NON SI AGGIORNANO AUTOMATICAMENTE quindi per poter vedere le ultime modifiche si DEVE usare il pulsante "aggiorna". | Tutte le viste NON SI AGGIORNANO AUTOMATICAMENTE quindi per poter vedere le ultime modifiche si DEVE usare il pulsante "aggiorna". | ||
Il pulsante "Nuova | Il pulsante "Nuova Ordinanza" è l'equivalente della voce di menu ORDINANZE – NUOVA e come chiarito dalla scritta permette di aprire la maschera di creazione di una nuova ordinanza. | ||
== Come vedere la storia di | == Come vedere la storia di una ordinanza? == | ||
La storia di | La storia di una ordinanza permette di capire quali stati sono passati e quali lo devono essere ancora. Per vedere la storia della ordinanza si può: | ||
1. CON LA MASCHERA APERTA DI | 1. CON LA MASCHERA APERTA DI UNA ordinanza selezionare dal menu INFORMAZIONI – STORIA DELL'ATTO [[File:Decreti 018.png|centro]] . | ||
2. Da una qualsiasi vista | 2. Da una qualsiasi vista delle ordinanze (si veda il capitolo precedente) con un click del TASTO DESTRO DEL MOUSE sulla proposta interessata avremo la voce 'VEDI STORIA' [[File:Storia proposta2.png|centro]] | ||
== Come vedere lo stato attuale di | == Come vedere lo stato attuale di una ordinanza? == | ||
Come capire a che punto è lo stato di avanzamento | Come capire a che punto è lo stato di avanzamento della nostra ordinanza? Per capire queste cose JIride da molti strumenti che devono, a volte essere combinati assieme per avere una visione globale della situazione. Vediamo alcune regole: | ||
# SE | # SE l'ordinanza non ha ancora avuto avviato l'iter di approvazione la si trova sicuramente nella vista ORDINANZE - VISTE - IN PREPARAZIONE. | ||
# SE | # SE l'ordinanza ha avviato l'iter di approvazione (workflow) la si trova in ORDINANZE - VISTE - IN APPROVAZIONE. | ||
# SE | # SE l'ordinanza ha terminato l'iter di approvazione (workflow) la si trova in ORDINANZE - VISTE - ORDINANZE. | ||
E' possibile anche aggiungere alla vista la colonna "stato iter" dove posso vedere lo stato dell'iter, se | E' possibile anche aggiungere alla vista la colonna "stato iter" dove posso vedere lo stato dell'iter, se l'ordinanza ha l'iter avviato altrimenti la colonna è vuota, informazione comunque preziosa. | ||
== L'iter approvativo (workflow) == | == L'iter approvativo (workflow) == | ||
Gli iter di approvazione di | Gli iter di approvazione di una ordinanza sono costruiti e personalizzati direttamente su specifiche del cliente. E' quindi impossibile dare informazioni puntuali perché ogni workflow è diverso uno dall'altro. | ||
Per avviare l'iter di workflow è necessario cliccare un pulsante specifico, è una operazione che deve essere fatta da un utente. Questo pulsante lancia una fase da cui non si può tornare indietro. E' come se | Per avviare l'iter di workflow è necessario cliccare un pulsante specifico, è una operazione che deve essere fatta da un utente. Questo pulsante lancia una fase da cui non si può tornare indietro. E' come se l'ordinanza dalla nostra scrivania fosse "spostata" su di un altra scrivania e iniziasse a spostarsi tra le scrivanie delle figure che devono approvarla e firmarla (il workflow). Dal momento che non è più sulla nostra "scrivania" non abbiamo più il controllo su di esso. | ||
E importante capire che una volta avviato il workflow non possiamo più metterci le mani a meno che le figure a cui l'abbiamo spedita non ce lo rimandino (sempre che il workflow preveda una procedura simile, non è automatica). | E importante capire che una volta avviato il workflow non possiamo più metterci le mani a meno che le figure a cui l'abbiamo spedita non ce lo rimandino (sempre che il workflow preveda una procedura simile, non è automatica). | ||
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== Ricerche degli atti == | == Ricerche degli atti == | ||
La maschera delle ricerche effettua ricerche SOLO NEI DATI PRESENTI NELLA MASCHERA, questo significa che NON POSSO cercare | La maschera delle ricerche effettua ricerche SOLO NEI DATI PRESENTI NELLA MASCHERA, questo significa che NON POSSO cercare una ordinanza in approvazione se essa ha già l'iter di workflow concluso! Ogni vista ha già nella barra dei comandi i dati principali per ricercare/filtrare, in più nel menu RICERCA - CRITERI DI RICERCA e possibile trovare alcuni altri campi ulteriori utili al fine. | ||
== Stampa di un atto == | == Stampa di un atto == | ||
Si ricorda innanzitutto che la stampa di un documento firmato digitalmente '''se non ne viene firmata l'attestazione di copia conforme all'originale digitale non ha NESSUN valore'''. | Si ricorda innanzitutto che la stampa di un documento firmato digitalmente '''se non ne viene firmata l'attestazione di copia conforme all'originale digitale non ha NESSUN valore'''. | ||
Dalla vista | Dalla vista ORDINANZE - VISTE - ORDINANZE posso evidenziare l'ordinanza desiderata e con UN CLICK del tasto DESTRO del mouse apparirà un menu dove è presente l'opzione “VISUALIZZA ATTO” che aprirà IN SOLA LETTURA il documento nell'editor di testo da cui si potrà tranquillamente stamparne quante copie si desidera. In alternativa all'interno della maschera dell'ordinanza è presente il pulsante “VISUALIZZA” che aprirà anch'esso sull'editor il documento IN SOLA LETTURA da cui si potranno stampare tutte le copie che si desiderano. Questo tipo di stampa possiamo intenderlo come una copia di nessun valore. | ||
Per stampare una copia conforme all'originale digitale si usa il pulsante presente nella barra dei comandi della vista | Per stampare una copia conforme all'originale digitale si usa il pulsante presente nella barra dei comandi della vista ORDINANZE - VISTE - ORDINANZE [[File:Stampa delibere.png]] (oppure il pulsante con la "stampante" direttamente dentro la maschera della ordinanza stessa) questo farà apparire questo menu: | ||
[[File: | [[File:Ordinanze 018.png|centro]] | ||
Dove abbiamo varie scelte sul tipo di stampa copia eseguire e soprattutto possiamo scegliere se stampare uno o più file. Questo significa che non verranno lanciate più stampe ma JIride si incaricherà di comporre '''UN UNICO .PDF''' con tutti i file selezionati e ci applicherà il "timbro" con le diciture adatte. Nota per la stampa "copia conforme estesa", se configurata permetterà di stampare in unica soluzione tutti i file selezionati allegando '''PER OGNI FILE SINGOLO''' un ulteriore pagina che raccoglierà una dichiarazione di conformità così redatta. | Dove abbiamo varie scelte sul tipo di stampa copia eseguire e soprattutto possiamo scegliere se stampare uno o più file. Questo significa che non verranno lanciate più stampe ma JIride si incaricherà di comporre '''UN UNICO .PDF''' con tutti i file selezionati e ci applicherà il "timbro" con le diciture adatte. Nota per la stampa "copia conforme estesa", se configurata permetterà di stampare in unica soluzione tutti i file selezionati allegando '''PER OGNI FILE SINGOLO''' un ulteriore pagina che raccoglierà una dichiarazione di conformità così redatta. | ||
[[File:Copia conforme estesa.png|centro]] | [[File:Copia conforme estesa.png|centro]] |
Versione attuale delle 14:06, 3 mag 2019
Settore Affari Generali | Protocollo Informatico | Delibere | Determine | Ordinanze | Decreti | Pec | Lista delle attività | Firma digitale | Il Fascicolo |
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Introduzione
Questa Guida vi supporta per la creazione delle Ordinanze. L'applicativo Ordinanze in JIride prevede che venga gestito un solo documento. Questo documento diventa una Ordinanze al momento della prima firma, quindi il documento è sempre uno ma varia di stato a mano a mano che il suo iter avanza.
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Creare l'Ordinanza
Creare l'ordinanza significa iniziare a redigere l'atto che poi, dopo l'iter approvativo, diventerà l'ordinanza vera e propria. Informaticamente il documento è sempre lo stesso.
Iniziamo a creare l'atto.
Tutti possono creare Ordinanze.
La creazione di una Ordinanza prevede due fasi eseguite su due applicativi diversi la prima viene eseguita su JIride la seconda sull'editor dei testi (in questo caso Libreoffice/OpenOffice.org oppure MS Word). I due programmi si scambiano dei dati quindi non sono slegati tra loro ma ci sono alcune operazioni che bisogna RICORDARSI DI FARE SEMPRE per essere sicuri che tutti i dati vengano salvati come si deve nel passaggio tra i due programmi.
PASSO 1 – Inserimento dati iniziali su JIride
Dal menu 'ORDINANZE' scegliere la voce 'NUOVA'
la maschera che appare è una Ordinanza ancora in fase di "bozza".
Bisogna compilarla. Per JIride l'Ordinanza non è solo il documento/file dell'ordinanza ma tutto ciò che lo riguarda il modo migliore per immaginarselo è pensare alla ordinanza come ad una cartellina che contiene ANCHE l'ordinanza stessa.
SI | NO |
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Ora dobbiamo compilare i campi minimi per poter salvare l'ordinanza
Ufficio | Se non già compilato (se si appartiene ad un solo ufficio) lo si deve scegliere. A seconda delle configurazioni di JIride (variabili da Ente a Ente) potrò scegliere esclusivamente tra gli uffici a cui appartengo oppure potrò scegliere da tutto l'organigramma. ATTENZIONE quest'ultima opzione ha come aspetto collaterale che una volta chiusa la maschera dell'ordinanza, nel caso si abbia scelto un ufficio di cui non si fa parte, al momento della riapertura la si potrebbe trovare in SOLA LETTURA. Questo accade perché non si hanno i permessi di modifica non appartenendo all'ufficio per cui si è compilata l'ordinanza. |
ORDINANZA DEL SINDACO | Solitamente è de-spuntato per default. Questo specifica che questa ordinanza, se l'opzione è spuntata la firmerà il sindaco ovvero la funzione scelta come "Notificatore". Se la voce non è spuntata l'ordinanza verrà firmato da un "Notificatore" che NON è il Sindaco oppure, a seconda della configurazione generale impostata non si potrà scegliere nulla , sarà l'iter di approvazione che si incaricherà di far firmare la figura corretta. |
ITER | Qui si sceglie l'iter approvativo che corrisponde al tipo di Ordinanza creato, solitamente è presente un solo tipo di iter, ma questo è configurato in fase di avvio dell'applicativo di concerto con L'Ente quindi il numero di iter e il loro significato varia grandemente da Ente a Ente. Fate attenzione, QUESTA SCELTA E' MOLTO IMPORTANTE POICHE' DOPO AVER AVVIATO L'ITER QUESTO DATO NON E' PIU' MODIFICABILE E COSTRINGE, SE SBAGLIATO, A RIFARE L'ORDINANZA. Si raccomanda di ponderare bene l'iter scelto. |
OGGETTO | Digitare l'oggetto dell'ordinanza |
Una volta compilati questi campi si deve SALVARE la proposta usando il pulsante , questo attiverà il pulsante (Crea testo).
PASSO 2 – creare testo attraverso l'editor (Libreoffice/OpenOffice.org o MS Word)
Il pulsante (Crea testo) lancerà automaticamente l'editor di testo (Libreoffice/OpenOffice.org o MS Word), quindi il risultato sarà che NON SI VEDRA' PIU' JIride MA L'EDITOR DI TESTO in primo piano, JIride infatti NON E' CHIUSO ma semplicemente in secondo piano proprio per far capire che in questo momento l'applicativo è focalizzato sulla digitazione del testo nell'editor di testo. Ora si può inserire il testo dell'ordinanza, si invita a seguire queste semplici regole:
- USATE FONT OMOGENEI. Non serve a nulla inserire il testo colorato di blu o lampeggiante o altri colori. Quindi usare UN solo stile di FONT e UNA sola dimensione del font a parte i titoli
- NON CAMBIATE MAI LO STILE!! Molto spesso il testo nonostante sia bene formattato nella ordinanza finale appare DIVERSO. La risposta è in una sola parola: LO STILE. E' una funzione di word/libreoffice/openoffice che permette di modificare gli stili dei paragrafi ed è presenti in alto a destra della barra degli strumenti
Lo stile negli editor:
MS Word | Libreoffice | OpenOffice |
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- VERIFICARE SEMPRE COSA SI INCOLLA. Con gli editor di testo avete la possibilità di copiare/incollare QUALSIASI testo, questo non significa che non si debba controllare cosa si copia, infatti potrebbe essere che l'operazione scombini alcuni parametri tipo l'allineamento o i font eccetera e anche che riporti dei caratteri o oggetti che possono “nuocere” all'editor di testo facendolo anche andare in errore. Il consiglio è quindi di verificare ed eventualmente semplificare e pulire il testo che si copia/incolla.
- E' possibile salvare il documento in qualsiasi momento ciò non toglie che finché non si chiuderà l'editor di testo e si ritornerà a vedere la maschera dell'ordinanza eseguendo le opportune operazioni di seguito elencate; IL DOCUMENTO CREATO NON SI POTRA' DIRE CHE SIA CORRETTAMENTE SALVATO.
Una volta terminata la compilazione del testo si DEVE CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO E NON SOLO IL DOCUMENTO SU CUI SI STA LAVORANDO, e alla richiesta se si vuole salvare il lavoro si dovrà, ovviamente, rispondere di SI, se si era già cliccato sul pulsante di salvataggio dell'editor di testo non verrà chiesto un ulteriore salvataggio e l'applicativo si chiuderà. Eseguendo tale operazione si ritorna a JIride dove, per poter “allegare” il documento appena creato all'ordinanza creata con JIride SI DEVE cliccare sul pulsante , SOLO ED UNICAMENTE QUESTO PULSANTE EFFETTUA IL SALVATAGGIO DEI DATI DELL'ORDINANZA E IL COLLEGAMENTO TRA I DATI PRESENTI IN JIride E IL FILE .DOC (.ODT) SALVATO. E' IMPORTANTE CHE TALE OPERAZIONE SIA SEMPRE EFFETTUATA DOPO UNA MODIFICA DEL DOCUMENTO.
Inoltre quando l'operazione di allega documento è stata portata a termine perché la barra dei pulsanti cambia da così.....
…. a così
come si può bene notare i pulsanti attivi sono DIVERSI.
SI RICORDA INOLTRE CHE, CONTRARIAMENTE A MS WORD, CON Libreoffice/OpenOffice.org l'anteprima dei documenti usando il pulsante “VISUALIZZA” in JIride apre il documento in una vera e propria ANTEPRIMA NON MODIFICABILE!! Non c'è pericolo quindi di modificare il testo visto che è immodificabile.
Riepilogando sono 4 i passi da fare SEMPRE quando si corregge/modifica un testo (anche se non si fanno modifiche)
- click sul pulsante MODIFICA TESTO
- Aperta la pagina nell'editor la si può lavorare
- SALVARE E CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO oppure CHIUDERE L'EDITOR DI TESTO E RISPONDERE SI ALLA RICHIESTA DI SALVATAGGIO
- Cliccare su ACQUISISCI TESTO il quale compilerà l'ordinanza vera e propria e la salverà.
Gestire gli allegati
Per gestire gli allegati riferirsi a questa guida
Gli errori più comuni quando si prepara una Ordinanza
E' molto importante tenere a mente i suggerimenti presenti in questo capitolo, infatti la procedura di creazione di una Ordinanza completo del suo testo è composta da varie fasi che se effettuate nel loro ordine non daranno mai problemi ma nel caso se ne salti una potrebbe creare delle situazioni il cui risultato non è lampante al primo colpo d'occhio. Ovviamente con l'andar del tempo le operazioni diventano automatiche e il rischio è di dimenticarsi, nel caso una volta non si facciano le solite operazioni, come fare per rimediare. Riepilogando, le fasi per creare una proposta con testo sono:
- CREA nuova ordinanza;
- compilo i campi della ordinanza in JIride;
- SALVO;
- apro l'editor di testo;
- edito il testo della mia ordinanza;
- CHIUDO word salvando il documento;
- clicco sul pulsante ACQUISISCI TESTO;
cosa può andare storto in queste fasi, ovviamente molte cose ma è importante capire alcuni punti fondamentali:
- IL TESTO DELLA ORDINANZA, SE SALVATO, NON E' MAI PERSO!
- IL PULSANTE “RICOMPILA” IN JIride RISOLVE I PROBLEMI!
- RICORDARSI CHE JIride CREA DUE DOCUMENTI CON DUE NOMI DIVERSI: IL PRIMO E' IL TESTO DELLA ORDINANZA (IL FOGLIO BIANCO QUANDO SI APRE LA PRIMA VOLTA PER EDITARE IL TESTO) E IL SECONDO E' L'ORDINANZA VERA E PROPRIA CHE NON E' ALTRO CHE UN COPIA/INCOLLA, CHE FA JIride AUTOMATICAMENTE, DEL TESTO PRECEDENTEMENTE CREATO PIU' IL MODELLO DELLA ORDINANZA. QUINDI:
1° DOCUMENTO = TESTO DELLA ORDINANZA
2° DOCUMENTO = ORDINANZA
SE NON SIETE SICURI DI QUALE DOCUMENTO AVETE APERTO IN UNO SPECIFICO MOMENTO VERIFICATENE SEMPRE IL NOME, NON E' POSSIBILE SBAGLIARE!!
- L'ORDINANZA NON SI EDITA/MODIFICA!!
- SE NON RIESCO A VENIRNE FUORI LA SOLUZIONE PIU' SEMPLICE E' CANCELLARE E RICREARE L'ORDINANZA!
- IL PULSANTE CON LE ROTELLINE (AVVIA ITER) E' UNO SPARTIACQUE! DOPO AVERLO CLICCATO NON POSSO PIU' TORNARE INDIETRO, QUINDI CLICCO SUL PULSANTE QUANDO SONO ASSOLUTAMENTE SICURO DI QUELLO CHE HO FATTO ALTRIMENTI NON LO CLICCO!!
L'errore più comune che si può incorrere è di credere di aver perso il testo che si è appena modificato, JIride pone in atto diverse strategie per far si che non accada questa l'eventualità. Ad esempio una volta chiuso l'editor di testo è praticamente impossibile non andare a cliccare sul pulsante acquisisci testo perché di fatto è l'unico pulsante cliccabile.
Differente tra "modifica testo" e "modifica documento"
Nell'applicativo Ordinanze sono presenti DUE pulsanti per poter modificare l'atto. I due pulsanti fanno cose DIVERSE quindi è fondamentale per chi ne ha la disponibilità di usarli sapere cosa fanno e come funzionano.
Pulsante “MODIFICA TESTO”
Questo pulsante è disponibile A TUTTI GLI UTENTI.
Questo pulsante apre un file solitamente chiamato così:
il file che si apre E' UNA PAGINA BIANCA, questo per far capire che posso inserire tutto ciò che voglio, quindi anche copiare/incollare testo preso da altri documenti/file. Quando chiudo tale file salvandolo, ritornando alla maschera di JIride mi ritrovo, nella stessa posizione del pulsante precedente un pulsante diverso che obbliga a cliccarlo per poter acquisire il testo appena inserito in un nuovo documento già preimpostato con dei dati e impaginazione predefinita. Questo significa che il documento finito NON E' il documento che io ho editato bensì UN ALTRO DIVERSO
infatti si può notare che il file con il documento “definitivo” ha un nome diverso e ha anche un aspetto diverso (solitamente solo ora riuscite a vedere lo stemma oppure l'oggetto ecc...). Questa immagine ben rappresenta come JIride "usa" i due file:
Infine se apro il file con il pulsante "visualizza documento" esso si apre ovviamente in SOLA LETTURA:
Sicr@Web usa questa sequenza per farvi avere alla fine un documento completo al momento in cui si clicca sul pulsante "acquisisci testo":
- APRE IL FILE ord_testo_proposta_xx-xx-xx_xx-xx-xx.doc(.odt)
- SELEZIONA TUTTO + COPIA, chiude il file ord_testo_proposta_xx-xx-xx_xx-xx-xx.doc(.odt)
- APRE IL FILE ord_Verbale_xx-xx-xx_xx-xx-xx.doc(.odt)
- INCOLLA il testo copiato nel file precedente DENTRO il segnalibro “testo”, salva e chiude il file.
Pulsante "modifica documento"
QUESTO PULSANTE NON E' MAI ATTIVO A NESSUNO!!, se lo vedete attivo contattate il CED oppure contattate l'helpdesk Maggioli per farvelo disattivare .
Il pericolo maggiore nell'uso di questo pulsante, infatti, è la possibilità di alterare i segnalibri. Essi sono fondamentali per la corretta compilazione dell'atto finale e CIO' CHE E' AL LORO INTERNO NON DEVE ESSERE ASSOLUTAMENTE MODIFICATO, altrimenti può accadere che alla prima ricompilazione del documento, o attraverso il pulsante “ricompila” oppure nel caso attraverso il workflow passino azioni che ricompilano l'atto, tutte le alterazioni che ho fatto spariscano poiché una ricompilazione aggiorna il contenuto di tutti i segnalibri.
Alla luce di queste distinzioni si suggeriscono alcune regole per evitare alcuni classici errori:
- REGOLA 1.se vedo lo stemma nell'atto sono in modifica documento quindi non devo modificare il testo dell'atto, se NON vedo lo stemma sono in modifica testo e posso cambiare il testo della ordinanza.
- REGOLA 2.il pulsante "modifica il documento" NON VA MAI USATO. MAI! Sempre ammesso che il pulsante sia attivo e di solito non lo è.
- REGOLA 3.Il tasto "modifica il testo" mi permette di modificare SOLO IL TESTO DELL'ATTO nudo e crudo. Quindi questo comando permette di modificare il contenuto dell'atto.
- REGOLA 4. MAI cambiare il testo dell'atto con “modifica il documento”.
- REGOLA 5.dopo aver premuto il tasto “modifica il testo”, modificato il testo, chiuso salvando il file, è OBBLIGO, se voglio mantenere le modifiche apportate, cliccare sul pulsante "acquisisci il testo".
- REGOLA 6.la ricompilazione di un atto prevede la sostituzione di quanto presente in quel momento nel file all'interno dei segnalibri con i nuovi dati che passa JIride.
Strategie per duplicare gli atti
JIride permette principalmente due strategie per EVITARE DI copiare/incollare testo di atti da fonti esterne a JIride.
- La duplicazione
- Lo schema.
Mettendo in atto queste strategie si limiteranno i casi in cui l'aspetto grafico del testo varia dal testo della proposta al documento dell'atto. Ci sono dei requisiti fondamentali per poter usare queste strategie e cioè che l'atto da duplicare SIA GIA' PRESENTE IN JIride sotto forma di proposta già redatta in passato oppure che lo schema sia stato precedentemente creato.
Strategia 1 - Duplica Atto (consigliato)
La prima strategia, più semplice e immediata, è usare la funzione DUPLICA ATTO presente nella maschera di redazione dell'ordinanza
cliccando sull'opzione di menu come sopra il risultato sarà che JIride si occuperà di duplicare tutti i dati presenti nella maschera più il file del testo, questo ha il vantaggio che se il testo è già correttamente formattato non ci saranno problemi al momento della creazione dell'ordinanza a meno che le aggiunte di testo seguano le direttive per la creazione del testo uno su tutti lo stile del testo che deve essere NORMAL o PREDEFINITO o DEFAULT. Quindi questa è la principale strategia per limitare i problemi di errata formattazione degli atti, che comunque si ricorda derivano dal non perfetto allineamento degli stili in word/libreoffice, non da JIride. In questo caso duplicando un atto che già era stato redatto in maniera corretta non si incapperà nel problema. Rimane intatta la possibilità di modificare/integrare/correggere i dati dell'atto duplicato.
Come è visibile dalle immagini sotto riportate al momento della duplicazione la nuova maschera deve essere completata dei dati mancanti e obbligatori. Il vantaggio è che è già stato duplicato il testo dell'atto che quindi potrà essere modificato e non riscritto da zero o incollato da altra fonte. Il funzionamento della maschera di creazione dell'atto dopo la pubblicazione E' IDENTICO alla creazione di un atto da zero.
Strategia 2 - Schemi di atto
JIride ha la possibilità di creare degli schemi di atto, si possono intendere come dei modelli di atto. Per esempio si prende la creazione di uno schema di ordinanza. Si parte sempre e comunque da una ordinanza già redatta sia essa presente in qualsiasi vista
Per usare lo schema creo una nuova ordinanza da zero dalla maschera clicco sul menu richiamo lo schema con il pulsante scelgo il mio schema e clicco due volte su di esso, mi verranno caricati tutti i dati della ordinanza compreso il testo, si è liberi di modificare/aggiungere/rettificare tutti i dati presenti.
Dove trovo le Ordinanze? Le viste
Dopo aver creato una ordinanza ed averla chiusa si può avere l'esigenza, in un secondo tempo, di ritrovarla e modificarla, dove si trovano le ordinanze??
La risposta è semplice: le ordinanze sono elencate nel menu ORDINANZE - VISTE. Ogni vista permette di vedere le proposte in determinati STATI. Inoltre sono disposte ricalcando gli stati che l'ordinanza dovrà attraversare per divenire Ordinanza completata e firmata (partendo dall'alto).
In Preparazione | Qui sono visualizzabili solo le ordinanze create dall'Unità Organizzativa a cui si appartiene e che sono in stato DI PREPARAZIONE cioè non ancora avviate alla firma. |
In Approvazione | Qui si vedono solo le ordinanze create dall'Unità Organizzativa a cui si appartiene su cui SI E' AVVIATO L'ITER DI APPROVAZIONE ovvero la verifica preliminare e la successiva firma. |
Ordinanze | Qui sono visibili TUTTE le ordinanze che hanno terminato l'iter informatico (workflow), l'essere o non essere in questa vista dipende unicamente dal fatto che il workflow sia arrivato allo stato finale. Può succedere che l'iter di workflow non sia ancora terminato ma dal punto di vista amministrativo l'oridnanza è già esecutiva, ciononostante qui non la vedremo finché informaticamente non sarà messa la parola fine. |
Ordinanze Annullate | Sono visibili le ordinanze che sono state dichiarate non esecutive. La definizione "annullate" è una definizione dell'applicativo. |
Nelle varie viste i campi per cui si può filtrare cambiano a seconda che il campo sia disponibile.
Per aprire una ordinanza le alternative sono due:
- DUE CLICK DEL TASTO SINISTRO DEL MOUSE sulla ordinanza interessata, oppure...
- UN CLICK DEL TASTO SINISTRO DEL MOUSE per evidenziare l'oridnanza e poi premere il pulsante con la scritta “visualizza” .
Tutte le viste NON SI AGGIORNANO AUTOMATICAMENTE quindi per poter vedere le ultime modifiche si DEVE usare il pulsante "aggiorna".
Il pulsante "Nuova Ordinanza" è l'equivalente della voce di menu ORDINANZE – NUOVA e come chiarito dalla scritta permette di aprire la maschera di creazione di una nuova ordinanza.
Come vedere la storia di una ordinanza?
La storia di una ordinanza permette di capire quali stati sono passati e quali lo devono essere ancora. Per vedere la storia della ordinanza si può:
1. CON LA MASCHERA APERTA DI UNA ordinanza selezionare dal menu INFORMAZIONI – STORIA DELL'ATTO
. 2. Da una qualsiasi vista delle ordinanze (si veda il capitolo precedente) con un click del TASTO DESTRO DEL MOUSE sulla proposta interessata avremo la voce 'VEDI STORIA'
Come vedere lo stato attuale di una ordinanza?
Come capire a che punto è lo stato di avanzamento della nostra ordinanza? Per capire queste cose JIride da molti strumenti che devono, a volte essere combinati assieme per avere una visione globale della situazione. Vediamo alcune regole:
- SE l'ordinanza non ha ancora avuto avviato l'iter di approvazione la si trova sicuramente nella vista ORDINANZE - VISTE - IN PREPARAZIONE.
- SE l'ordinanza ha avviato l'iter di approvazione (workflow) la si trova in ORDINANZE - VISTE - IN APPROVAZIONE.
- SE l'ordinanza ha terminato l'iter di approvazione (workflow) la si trova in ORDINANZE - VISTE - ORDINANZE.
E' possibile anche aggiungere alla vista la colonna "stato iter" dove posso vedere lo stato dell'iter, se l'ordinanza ha l'iter avviato altrimenti la colonna è vuota, informazione comunque preziosa.
L'iter approvativo (workflow)
Gli iter di approvazione di una ordinanza sono costruiti e personalizzati direttamente su specifiche del cliente. E' quindi impossibile dare informazioni puntuali perché ogni workflow è diverso uno dall'altro.
Per avviare l'iter di workflow è necessario cliccare un pulsante specifico, è una operazione che deve essere fatta da un utente. Questo pulsante lancia una fase da cui non si può tornare indietro. E' come se l'ordinanza dalla nostra scrivania fosse "spostata" su di un altra scrivania e iniziasse a spostarsi tra le scrivanie delle figure che devono approvarla e firmarla (il workflow). Dal momento che non è più sulla nostra "scrivania" non abbiamo più il controllo su di esso.
E importante capire che una volta avviato il workflow non possiamo più metterci le mani a meno che le figure a cui l'abbiamo spedita non ce lo rimandino (sempre che il workflow preveda una procedura simile, non è automatica).
Quindi avviamo l'iter di workflow SOLAMENTE quando siamo sicuri che è tutto a posto!
Per avviare l'iter di workflow si clicca il pulsante una volta cliccato apparirà un messaggio di avvertimento molto chiaro
non si torna indietro!
Poiché, comunque, il workflow non fa altro che costruire un "tracciato" ben definito fatto di "attività" che vengono automaticamente date in carico a chi di dovere si consiglia di consultare la Guida sulla Lista della Attività per ulteriori informazioni.
Per gli utenti che vengono coinvolti nell'iter approvativo è caldamente consigliato consultare la guida Verifica periodica delle attività in carico nella lista delle Attività
Ricerche degli atti
La maschera delle ricerche effettua ricerche SOLO NEI DATI PRESENTI NELLA MASCHERA, questo significa che NON POSSO cercare una ordinanza in approvazione se essa ha già l'iter di workflow concluso! Ogni vista ha già nella barra dei comandi i dati principali per ricercare/filtrare, in più nel menu RICERCA - CRITERI DI RICERCA e possibile trovare alcuni altri campi ulteriori utili al fine.
Stampa di un atto
Si ricorda innanzitutto che la stampa di un documento firmato digitalmente se non ne viene firmata l'attestazione di copia conforme all'originale digitale non ha NESSUN valore.
Dalla vista ORDINANZE - VISTE - ORDINANZE posso evidenziare l'ordinanza desiderata e con UN CLICK del tasto DESTRO del mouse apparirà un menu dove è presente l'opzione “VISUALIZZA ATTO” che aprirà IN SOLA LETTURA il documento nell'editor di testo da cui si potrà tranquillamente stamparne quante copie si desidera. In alternativa all'interno della maschera dell'ordinanza è presente il pulsante “VISUALIZZA” che aprirà anch'esso sull'editor il documento IN SOLA LETTURA da cui si potranno stampare tutte le copie che si desiderano. Questo tipo di stampa possiamo intenderlo come una copia di nessun valore.
Per stampare una copia conforme all'originale digitale si usa il pulsante presente nella barra dei comandi della vista ORDINANZE - VISTE - ORDINANZE (oppure il pulsante con la "stampante" direttamente dentro la maschera della ordinanza stessa) questo farà apparire questo menu:
Dove abbiamo varie scelte sul tipo di stampa copia eseguire e soprattutto possiamo scegliere se stampare uno o più file. Questo significa che non verranno lanciate più stampe ma JIride si incaricherà di comporre UN UNICO .PDF con tutti i file selezionati e ci applicherà il "timbro" con le diciture adatte. Nota per la stampa "copia conforme estesa", se configurata permetterà di stampare in unica soluzione tutti i file selezionati allegando PER OGNI FILE SINGOLO un ulteriore pagina che raccoglierà una dichiarazione di conformità così redatta.