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Introduzione

Funzionalità per inserire la richiesta di una nuova pratica. Con questa funzionalità è possibile gestire tutti i tipi di pratiche edilizie.

Menu Comandi

In quest'area sono presenti le icone che rappresentano i comandi/funzioni generali utilizzati dall'applicativo JPE. Tutti i pulsanti hanno un help descrittivo che compare dopo essere rimasti qualche secondo col puntatore del mouse fermi sopra di essi.

In dettaglio:

Nuova Pratica

Pulsante che consente di inserire una nuova pratica / nuovo elemento. Se presente in una pagina di ricerca consente di impostare dei nuovi criteri di selezione.

Salva Pratica

Consente il salvataggio nella banca dati delle informazioni inserite. Il salvataggio avviene automaticamente alla chiusura delle maschere dopo la conferma dell'operatore.

Elimina Pratica

Elimina, dopo conferma dell'utente, la pratica /elemento.

Informazioni su Avanzamento Pratica

Log del Workflow: fornisce delle informazioni sullo stato di avanzamento della pratica se è attiva una procedura di workflow.

Esplorazione ad Albero

Attiva o disattiva la visualizzazione ad albero della pratica sulla parte sinistra della pagina.

Modifica codice Pratica/Cartella

La funzione consente di modificare il codice della pratica e della cartella secondo le proprie esigenze, rispettando la configurazione prevista.

Verifica Sorteggio

Verifica nello storico dei Sorteggi se la pratica in oggetto è stata estratta con la funzionalità Sorteggio a campione.

Copia Pratica

Consente di copiare la pratica, per questo applicativo propone le seguenti tipologie di copia:

Inoltre chiede conferma per mantenere la stessa cartella e se copiare tutti i dati della pratica o solamente la domanda.

Avvia Iter di WorkFlow

Consente di avviare l’iter di Workflow inserito nella configurazione della tipologia di pratica.

Azioni Documentali

Visualizza il menu contenente l'elenco delle seguenti azioni documentali:

- Conservazione...

Permette di impostare un periodo di conservazione della documentazione relativa alla pratica.

- Registri

Permette di iscrivere la pratica ad un registro (es. "Registro Permessi di Costruire").

- Riepilogo documento

Visualizza la maschera riepilogativa del documento di pratica, con assegnamenti, tipo di classificazione del documento e le modifiche sullo stesso; col pulsante Id documento (in alto a destra della scheda) fornisce info sui permessi degli utenti relativi a questo documento.

- Nuovo Collegamento...

Permette di collegare due documenti diversi

- Modifica Fascicolazione

Visualizza il fascicolo contenente il documento con la possibilità di creare fascicoli nuovi e di eliminare quelli presenti.

- Info Assegnazione

Visualizza lo stato di assegnazione della pratica/documento.

Stampe della Pratica

Funzione di stampa della modulistica predisposta, da utilizzare nell'iter della pratica. Se avviata visualizza una scheda con l'elenco dei collegamenti ai modelli predisposti.

Ad esempio, espandere il nodo Modelli della Pratica, selezionare il modello che si vuole stampare, verificare nella parte bassa della scheda se si vuole il risultato "A video", in caso contrario verrà richiesto di salvare il file con un nome e tale file sarà automaticamente un documento associato visibile nel faldone della pratica, ed avviare la composizione del modello tramite il tasto .

Gestisci l'Istruttoria Documentale

Permette di gestire l'istruttoria documentale "completa", definita in "Configurazione>Provvedimenti..". Lo stesso funzionamento si trova nelle apposite schede della pratica ma per la sola parte interessata, ad esempio i documenti in entrata si trovano nella scheda Istruttoria-Allegati, i pareri nella scheda Istruttoria-Pareri, i provvedimenti nelle apposite schede dati in corrispondenza dell'emissione del provvedimento interessato.

Nella scheda visualizzata si nota subito l'avanzamento e la situazione della gestione documentale.

La gestione documentale è composta da 3 sezioni:

1. Documentazione acquisita: in questo riquadro, inizialmente vuoto, si trovano i documenti acquisiti della pratica corrente;
2. Documentazione da allegare: contiene tutte le tipologie di documenti configurate per il procedimento e tipologia di pratica corrente;
3. Documentazione scartata: si trovano le tipologie previste che non servono e sono state scartate per la pratica corrente.

Partendo dalla sezione di destra "Documentazione da Allegare" è possibile inserire nuovi documenti nella pratica , oppure scartarne alcuni .
Si possono inserire anche documenti di tipologia non prevista per questo tipo di pratica, cliccando sul pulsante .

Inserimento Nuovo Documento

Per inserire un nuovo documento nel riquadro di sinistra documentazione acquisita, selezionare la tipologia nella parte destra e premere il pulsante , oppure fare doppio click col mouse; si apre la scheda che permette di impostare lo stato a Completo e di definire le proprietà del documento che sta per essere inserito.

La sezione FILE presente in basso è importante in quanto riguarda l'associazione della tipologia ad una allegato che può essere eseguita in diversi modi:

• Allegando un file dal disco fisso del pc o da un supporto; in questo caso il file salvato viene inserito nel faldone della pratica;
• Generando il file da modella (icona stampante). Il pulsante compare solo se nella configurazione del documento del procedimento è stato associato un modello di stampa. Anche in questo caso il file viene salvato nel faldone della pratica;
• Selezionando un allegato da uno dei protocolli presenti nel faldone della pratica. In questo caso non viene inserito nulla perché il protocollo è già presente nel faldone stesso.
• Indicando che nessun file è presente, in questo caso scompare la sezione con i pulsanti per allegare i file nei diversi casi appena descritti.
  

I documenti acquisiti possono essere modificati con l'apposito pulsante o eseguendo il doppio click sulla riga interessata. La colonna "copie" dei documenti da allegare viene aggiornata col totale delle copie presentate quando vengono inseriti nuovi documenti. Per ogni documento inserito è sempre possibile visualizzare l'eventuale file associato, cliccando l'icona del tipo file presente nell'apposita colonna.

La "documentazione scartata" può essere ripristinata nella documentazione da allegare utilizzando la "X rossa" a destra dell'omonimo riquadro, e da qui acquisita nella pratica come descritto precedentemente.

Pareri

I pareri hanno una gestione leggermente diversa dagli altri tipi di documento perché ad un parere corrispondono sempre due documenti nella pratica, la richiesta di parere e la relativa risposta contenente l'esito del parere stesso. Per questo motivo alla creazione di un documento di tipo parere viene visualizzato un menu per indicare se il documento da generare è relativo alla richiesta o all'esito.

Il parere risulta completo quando è stato raggiunto il numero delle copie previste sia per le richieste che per le relative risposte.

Valida Dati Inseriti

Il pulsante "Valida Dati Inseriti" esegue dei controlli di validazione in base alla situazione attuale della pratica. Tali controlli sono paragonabili a quelli eseguiti in fase di salvataggio, inoltre esegue dei controlli di validità dei dati a livello di anagrafe tributaria. Nel caso in cui i dati inseriti presentino anomalie, il sistema mostra un messaggio indicante le anomalie riscontrate.

Documenti Collegati

Il Faldone è il contenitore che racchiude tutti i documenti e collegamenti associati alla pratica, assume colorazione verde nel caso in cui non ci siano documenti collegati alla pratica, diventando rosso dal primo documento che viene collegato.

Cliccando sul pulsante Documenti Collegati viene aperta la seguente finestra:

I pulsanti presenti nella barra superiore consentono di:

• Associare nuovi file dal disco del PC o da supporti esterni;
• Inserire nuovi documenti facendo la scansione con lo scanner;
• Eseguire la firma massiva su una parte o su tutti i documenti presenti;
• Inserire un collegamento a un protocollo;
• Esportare tutti i documenti in un unico file zip (compresso);
• Esportare massivamente su fle system di tutti i documenti;
• Effettuare l'importazione batch di documenti;
• Visualizzare il log delle operazioni sui file.

Per visualizzare il menu con tutte le azioni previste per ogni documento/collegamento, posizionarsi ad esempio su un documento e premere il tasto destro del mouse. Da notare la possibilità di modificare il documento associato, convertirlo in formato PDF, protocollarlo, firmarlo e inviarlo per Email.

Le icone presenti a sinistra dell'elenco rappresentano le funzioni di:

• Nuovo Inserimento;
• Cancellazione;
• Sposta la riga sopra;
• Sposta la riga sotto.

Ad esempio, si vuole inserire nel faldone un documento allegato al protocollo; le operazioni da effettuare sono le seguenti:

Premere il pulsante e selezionare la voce "Importa documenti da..." arrow_right_alt "Protocollo Informatico";

In automatico si apre la scheda per impostare il numero di protocollo e l'anno negli appositi campi, avviare la ricerca con l'apposito pulsante cerca.

Verrà visualizzato l'elenco dei documenti allegati al protocollo cercato, selezionare quelli da inserire nel faldone e confermare con l'apposito tasto per completare l'operazione.

Dati Generali

Nella maschera Dati Generali che si apre sono già presenti i dati Codice Pratica e Codice Cartella, strutturati come definiti in Configurazione, oltre a Situazione e Tipologia di Pratica. Da notare che con la pratica in stato di Presentata Domanda sono attive solo alcune etichette delle schede dati.

Adempimenti

La scheda adempimenti della pratica viene attivata e visualizzata dopo il primo salvataggio della pratica stessa. Presenta un elenco di principali scadenze relative alla pratica, come indicato in figura.

Le date inserite nella colonna "Scadenza" vengono calcolate automaticamente dal sistema al primo salvataggio, queste scadenze sono configurabili in fase di settaggio dell'applicativo.

La colonna "Data ademp." riporta il giorno in cui avviene il relativo evento.

La prima colonna riporta lo stato dell'adempimento:

• Spunta verde: adempimento eseguito nelle tempistiche previste;
• Spunta gialla: adempimento non ancora eseguito e data di scadenza superata;
• Croce rossa: adempimento eseguito dopo la data di scadenza indicata.

L'ultima colonna di destra indica il tipo di adempimento:

• Adempimento di default;
• Inserito manualmente;
• Scadenza programmata.

La parte bassa della scheda adempimenti presenta uno specchietto indicante i giorni impiegati per eseguire l'istruttoria, la proposta motivata e il rilascio. Inoltre nella parte destra vengono evidenziati gli eventuali giorni totali di sospensione e interruzione della pratica.

Referenti

Questa scheda riporta l'elenco dei referenti esterni della pratica.

Per referenti esterni vengono intesi:

• Richiedente;
• Intestatario;
• Richiedente/Intestatario.

È possibile inserire un nuovo referente della pratica cliccando sul pulsante presente nella parte sinistra della scheda.

Verrà aperta la seguente finestra:

Da qui è possibile specificare l'anagrafica del referente, il tipo nominativo (richiedente, intestatario.. ecc), il titolo del referente (proprietario, comproprietario, affittuario, procuratore.. ecc) e la percentuale in caso di comproprietà.

Per confermare il nuovo referente, cliccare sul pulsante , il nominativo verrà inserito nell'elenco dei referenti presente nella scheda.

Cliccando sul pulsante presente nella scheda Referenti, si apre la seguente finestra:

Da questa finestra si possono gestire le eventuali volture in caso di vendita, successione, eredità, ecc.

Funzionari Tecnici Impresa

La scheda "Funzionari Tecnici Impresa" viene utilizzata per gestire i tecnici (interni ed esterni), nonché l'impresa esecutrice dei lavori.

Selezionando una voce dagli elenchi presenti nella parte sinistra della scheda, vengono visualizzati i dettagli nella parte destra della stessa.

Nello specifico:

• Funzionari Interni:

I funzionari interni della pratica sono selezionati dall'elenco dell'ufficio, è possibile inserirne uno nuovo cliccando sul pulsante presente a sinistra del relativo elenco.

• Tecnici Esterni

I tecnici esterni della pratica vengono selezionati dal'anagrafe generale, è possibile inserirne uno nuovo cliccando sul pulsante presente a sinistra del relativo elenco.

• Impresa Esecutrice

Anche il nominativo dell'impresa esecutrice dei lavori viene selezionato dall'anagrafe generale, è possibile inserirne uno nuovo cliccando sul pulsante presente a sinistra del relativo elenco.

Pratiche Collegate/Cartella

La scheda Pratiche Collegate/Cartelle contiene i collegamenti con la pratica da cui deriva e le nuove pratiche derivate da questa.

I collegamenti vengono inseriti automaticamente dalla funzione "copia pratica" nella tipologia "di variante", "per agibilità" e "per autorizzazione paesaggistica". E' sempre possibile inserire dei nuovi collegamenti con la funzione "nuovo inserimento" (pulsante ) e, dopo aver inserito il tipo collegamento, selezionare la pratica da collegare impostando i filtri di ricerca nel solito modo (col doppio click sul campo visualizza tutto l'elenco pratiche).

Note

La scheda Note permette di inserire nell'apposita scheda tutte le annotazioni del caso.

Interventi

Nella scheda Interventi si inseriscono i dati degli interventi richiesti con la pratica edilizia, per ciascun intervento sono presenti i dati di progetto, le ubicazioni, i riferimenti catastali, i dati del piano casa e urbanistici.

Dati Progetto

Scheda che contiene i dati di progetto, indici, superfici, volumi, allacciamenti, ecc. Si digitano i valori nei campi appositi.

Ubicazione

Si inseriscono le ubicazioni e i civici collegandoli allo stradario ufficiale, con possibilità di indicare anche un indirizzo provvisorio.

Cliccando sul pulsante , presente a destra del campo "Accesso", è possibile visualizzare l'ubicazione sulla carta geografica.

Il pulsante permette di selezionare dall'elenco dei dati catastali inseriti nell'apposita scheda, quali sono interessati dall'ubicazione.

Nella sezione inferiore della scheda ubicazione si inseriscono i riferimenti all'edificio, se catalogato dall'Ente.

Riferimenti Catastali

Su questa scheda è possibile inserire le particelle e le unità immobiliari oggetto dell'intervento.

A sinistra dell'elenco sono presenti le seguenti funzioni:

• Cerca particelle tra gli immobili

Permette di cercare la particella tra gli immobili censiti utilizzando la seguente pagina di ricerca:

• Nuovo elemento

Inserisce un nuovo terreno/fabbricato

• Cancella elemento selezionato

Cancella il terreno/fabbricato selezionato in elenco

• Copia riferimento catastale

Crea un nuovo riferimento catastale copiando l'elemento selezionato nell'elenco

• Cerca particelle per area o enumera particelle

Apre il seguente menu che permette di cercare le particelle per area o di enumerare le particelle tramite apposite schede

Dati Piano Casa

Vengono inseriti i dati del piano casa previsti dalla normativa.

Dati Urbanistici

Scheda per inserimento della destinazione urbanistica e dei vincoli esistenti, con possibile selezione dall'archivio (menu Configurazione>Piani..) tramite l'apposito pulsante.

Alloggi-Unità Immobiliari/Vani

In questa scheda è possibile inserire i dettagli dei vani interessati dalla pratica.

Nello specifico vengono inseriti tutti i vani nell'elenco presente al centro della scheda. I nuovi vani possono essere inseriti tramite il pulsane , mentre le unità immobiliari contenenti i vani indicati vengono gestite tramite il pulsante , che aprirà la seguente finestra:

Istruttoria

Viene gestita l'istruttoria della pratica con arrivo documentazione, pareri, richieste esiti pareri e integrazioni varie. Si consultano e inseriscono anche sospensioni/riprese, sopralluoghi e rilevazioni abusi, dati della proposta motivata ed eventuale diniego al rilascio dell'atto finale.

Documenti Allegati

In questa pagina sono visualizzati gli allegati da presentare con la richiesta della pratica e che sono stati configurati nell'apposita configurazione. Sono presenti, assieme ad altri, anche nella gestione iter documentale visualizzabile con l'apposito pulsante presente nella barra dei comandi.

Col pulsante viene visualizzata la pagina per inserire la data di arrivo e "acquisire la documentazione", operazioni già trattate nella descrizione del pulsante Gestisci l'Istruttoria Documentale.

Integrazione Documenti

In questa scheda si gestiscono i documenti mancanti che non sono stati "acquisiti" nella scheda Documenti Allegati.

Si inserisce una nuova integrazione col pulsante a sinistra dell'elenco delle richieste e si seleziona nell'apposito campo la tipologia della richiesta. Automaticamente viene popolato il riquadro "Documenti da integrare" con gli allegati mancanti o incompleti.

Il campo protocollo richiesta presenta il pulsante che compone il documento e le azioni definite nell'istruttoria documentale della pratica. Si aprirà quindi la maschera di istruttoria documentale con il solo documento interessato e dopo la selezione/acquisizione, genera l'apposito documento, apre la protocollazione e al completamento dell'operazione inserisce automaticamente i valori del numero, la data protocollo nei campi in sola visualizzazione, il documento risultante con la relativa protocollazione nel faldone .

ATTENZIONE: è importante indicare se la richiesta interrompe, sospende o fa proseguire l'iter per il corretto conteggio dei termini di scadenza dell'iter stesso.

La successiva integrazione dei documenti mancanti verrà gestita, con l'inserimento della data di presentazione dei documenti richiesti, nella scheda Documenti Allegati, utilizzando il solito pulsante .

Pareri

I pareri sono definiti nell'istruttoria documentale con documenti di tipo parere che, come già descritto nel capitolo Istruttoria Documentale, generano due documenti: la richiesta e la relativa risposta contenente l'esito.

Parere Ente

La pagina visualizza le definizioni dei pareri configurati; nel dettaglio di ogni parere i campi specifici per inserire date e protocolli hanno l'apposito pulsante che attiva la funzione di gestione dell'istruttoria documentale sul parere stesso.

Anche per il singolo parere è possibile, valorizzando l'apposito campo, sospendere l'iter della pratica.

Prescrizioni

Questa scheda permette l'inserimento delle prescrizioni che arrivano con l'esito dei pareri, inserendole col pulsante o copiandole dall'apposito archivio col pulsante .

Commissione Edilizia/Conferenza Servizi

In questa sezione vengono gestiti i dati relativi all'invio della pratica per il parere della Commissione Edilizia e/o Conferenza dei Servizi. Viene inoltre gestito il relativo esito.

Il pulsante a fianco dei riquadri viene visualizzato dopo l'invio della pratica e, quando attivo, permette di aprire direttamente la pagina della seduta. La comunicazione tra pratica e ordini del giorno è gestita tramite procedura di WorkFlow che provvede anche a riportare l'esito, la data e il numero di parere della Commissione Edilizia o Conferenza dei Servizi nella pratica stessa.

Vincoli

In questa scheda è possibile inserire gli eventuali vincoli interessati dall'oggetto della pratica.

Interruzioni/Sospensioni

La pagina Interruzioni/Sospensioni permette di inserire e gestire tutte le sospensioni e interruzioni riguardanti la pratica in essere.

La gestione di questi eventi è del tutto simile a quanto già illustrato nel paragrafo Integrazione Documenti, con la differenza che da questa scheda è possibile inserire una sospensione o un'interruzione per i seguenti motivi:

• Richiesta Integrazione Documenti;
• Richiesta Parere;
• Diniego;
• Prediniego.

Sopralluoghi/Rilevamento Abusi

La scheda Sopralluoghi/Rilevamento abusi viene utilizzata per gestire gli eventuali sopralluoghi con i relativi eventuali rilevamenti di abusi edilizi. Per inserire un nuovo sopralluogo si utilizza il pulsante sulla sinistra dell'elenco e si procede a compilare i relativi campi con i dettagli del sopralluogo e di eventuali rilevamenti di abusi.

Proposta Motivata

La scheda Proposta Motivata viene compilata al termine dell'istruttoria, inserendo i valori nei relativi campi come indicato in figura.

Provvedimento Finale

Contiene i dati del provvedimento che conclude l'istruttoria e le date di inizio e fine pubblicazione all'albo pretorio.

Il numero provvedimento viene assegnato automaticamente con un progressivo utilizzando un registro o per tipologia pratica a seconda della configurazione inserita nella "codifica rilascio" (menu Configurazione arrow_right_alt procedimenti).
Cliccando sul pulsante si accede alla finestra Provvedimenti JPE.
Cliccando sul pulsante si accede alla finestra Contingenti Pratica.

Denunce Opere Strutturali

Contiene i dati delle denunce delle strutture e relative varianti, obbligatorie per legge, relative all'opera da realizzare o ristrutturare. Il numero pratica della denuncia viene proposto automaticamente, come configurato nell'apposita voce di menu "Configurazione arrow_right_alt Parametri operativi", premendo il pulsante , presente alla fine del campo.