Dematerializzazione
INTRODUZIONE
Scopo di questa gestione è quello di permettere la dematerializzazione degli allegati cartacei producendo per ogni protocollo una attestazione di conformità ai sensi dell’ art. 22 commi 3 e 6, art. 23 ter comma 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Tale attestazione deve essere sottoscritta digitalmente per essere valida.
Un esempio di attestazione potrebbe essere la seguente:
Si attesta che i documenti allegati al protocollo rappresentano una copia per immagine di originale cartaceo ai sensi del art. 22 CAD commi 3 e 6, art. 23 ter comma 3.
Elenco degli allegati
…
Per ciascun protocollo il sistema produce automaticamente in modalità massiva un’attestazione in cui viene indicata la conformità delle copie informatiche dei documenti analogici (cartacei) allegati. In un passaggio successivo l'utente dovrà firmare, con una funzione di firma massiva, tutti gli allegati che sono stati prodotti durante la selezione precedente.
GESTIONE
Una volta configurata, nel menu “Protocollazione” appare la voce di menu “Dematerializzazione” che permette di accedere alla gestione delle attestazioni di conformità.
La gestione, filtrando in base al profilo utente, propone i protocolli contenenti documenti scansionati precedentemente dall'utente stesso. Tali documenti sono quelli classificati nel sistema come documenti di tipo “Cartaceo”. Sono presentati all’utente solo i protocolli di propria pertinenza: cioè sono proposti solo i protocolli che contengono degli allegati cartacei che sono stati inseriti dall’utente stesso (o comunque in base alla configurazione indicata nei parametri).
Come filtro iniziale la maschera propone all’utente i protocolli che necessitano dell’attestazione di conformità. Cliccando sul pulsante “Attestato di conformità” verranno generate tutte le attestazioni per i protocolli presenti in elenco. Per ogni protocollo sarà generato un unico documento, in formato doc/odt o PDF, contenete l’attestazione di conformità di tutti gli allegati cartacei presenti nel protocollo. Terminata l’operazione di generazione delle attestazioni di conformità, passando nella sezione delle attestazioni “da firmare”, attraverso il bottone “Firma” sarà possibile firmarle in blocco tutte.
Nel caso in cui nello stesso protocollo sono presenti allegati cartacei inseriti da più di una persona, il protocollo sarà proposto ad entrambi gli utenti, ma l’attestazione di conformità sarà comunque unica, visto che elencherà tutti gli allegati cartacei del protocollo. Il primo operatore che creerà l’attestazione di conformità lo farà per tutti gli allegati del protocollo, anche se non sono stati tutti inseriti da lui.
Modifica con log
La modifica con log sui dati degli allegati non viene permessa nel caso l’attestazione di conformità sia presente. L’utente dovrà provvedere manualmente a cancellare la conformità dalla maschera del protocollo, modificare con log gli allegati e poi rigenerare la conformità.
Protocollo
Per i protocolli che posseggono l’attestazione di conformità, nella maschera del protocollo appare una nuova icona che ne indica la presenta.
Cliccando sull’icona si potrà visualizzare l’attestazione, mentre cliccando col tasto destro sarà invece possibile cancellare l’attestazione. L’eliminazione dell’attestazione di conformità è possibile solo agli utenti che hanno i permessi di modifica del protocollo.
Conservazione Sostituiva
L’attestato di conformità può essere inviato in conservazione selezionandolo con l’apposito criterio “attestazioni di conformità per dematerializzazione”.
NOTA: con tale criterio saranno selezionate solo le attestazioni di conformità che sono state FIRMATE digitalmente.
CONFIGURAZIONE
La configurazione avviene nei parametri globali, in cui è disponibile una nuova sezione “Dematerializzazione” con i seguenti parametri:
Modello di documento da utilizzare per generare l’attestazione
PDF: conversione in PDF del attestazione di conformità
Filtro protocolli da proporre:
- protocolli con allegati inseriti dall’utente: seleziona solo i protocolli che hanno almeno un allegato inserito dall’utente (default)
- protocolli creati dall’utente: seleziona i protocolli registrati dall’utente.
Le voci di menu della dematerializzazione appaiono solo se la dematerializzazione è stata configurata impostando un modello di documento.
PERMESSI
L'accesso alla maschera di 'Dematerializzazione' è protetta dal permesso Dematerializzazione e permette di accedere alle funzioni di dematerializzazione relativamente ai documenti/protocolli inseriti dall'utente stesso.
Il permesso di Supervisore alla dematerializzazione permette ad un utente di eseguire la dematerializzazione dei protocolli inseriti da altri utenti. Chi accede alla dematerializzazione con questo permesso lavorerà per default sui protocolli di tutti gli utenti; la maschera avrà un filtro in più che permette di filtrare solo i protocolli di un determinato utente. Quest'ultimo filtro all'apertura della maschera sarà vuoto portando l'utente a lavorare su tutti i protocolli dell'ente.
Il permesso abilita anche la funzione 'Elimina' che permette di eseguire una cancellazione massiva delle attestazioni di conformità.
RIFERIMENTI
http://www.agid.gov.it/cad/copie-informatiche-documenti-analogici