Massimario di Conservazione

Introduzione

Il protocollo gestisce la Conservazione Archivistica, lo scarto e il versamento enll'archivio di deposito dei documenti cartacei.

Qui una definizione di Archivio di Deposito tratta da Wikipedia.

Infatti il Massimario di Conservazione e lo scarto si applica solamente alla forma "cartacea" del documento poiché, per definizione, un documento informatico non viene mai scartato.

Lo scarto serve principalmente per poter eliminare "fisicamente" documenti che per la loro "anzianità" sono ormai da considerarsi privi di valenza. Questo ovviamente per poter far spazio a nuovi documenti da archiaviare perché è lapalissiano che i documenti cartacei occupano spazio fisico, e tale spazio fisico è di per se limitato.

Cenni Preliminari

La gestione del Massimario di Conservazione è una funzione della GESTIONE DOCUMENTALE e non del solo Protocollo. Nel protocollo la gestione del Massimario di Conservazione prevede di avere un piano di scarto, lo scarto non è necessariamente legato al versamento in archivio di deposito ovvero posso scartare documenti anche che non sono passati in archivio di deposito. La prima cosa da fare, e la fa l'ufficio Protocollo/Archivistico, è la configurazione delle proposte di scarto.

Il primo passo per lo scarto di archivio è di pianificare e configurare il massimario di scarto, ovvero il periodo massimo di permanenza del documento in archivio dopo del quale esso potrà essere scartato.

Lo scarto di archivio si gestisce per fascicolo/sottofascicolo. I documenti fascicolati oggetto di scarto possono essere elementi documentali anche non protocollati.

NOTA non si consente lo scarto di un documento singolo non associato a fascicolo, non avrebbe alcun senso.

Si può scartare un fascicolo solo se chiuso, anche per singolo sotto fascicolo: se si scarta un fascicolo occorre che siano scartati anche i sottofascicoli (anche in tempi diversi, il sottofascicolo può essere stato scartato precedentemente).

Nello scarto è possibile gestire l’esito ‘parziale’ della Sovraintendenza che autorizza lo scarto per un sottoinsieme di sottofascicoli/documenti (raggruppamento nel riepilogo) che può quindi consentire che un fascicolo possa appartenere a più elenchi di scarto, fino all’esaurimento dell’approvazione allo scarto di tutti i documenti in esso contenuti (se necessario).

Non è necessario che il fascicolo sia versato nell’archivio di deposito.

La data di chiusura del fascicolo è la data da cui parte il conteggio degli anni di conservazione e la chiusura del fascicolo attiva la registrazione dei dati di conservazione in archivio (conteggio anni conservazione, cronologia documenti min/max nel fascicolo).

Con l’autorizzazione allo scarto da parte della sovraintendenza si chiude la gestione: i documenti/fascicoli si aggiornano con la data di autorizzazione allo scarto.