Piano di fascicolazione
Introduzione
Nel piano di fascicolazione degli enti pubblici esistono tipicamente fascicoli che durano nel tempo e fascicoli di durata annuale.
Esistono infatti fascicoli che ogni anno si ripetono perché contengono pratiche che vengono archiviate (cartaceamente o informaticamente) in faldoni annuali.
Esempio classico di queste tipologie sono gli atti di stato civile, oppure le pratiche anagrafiche che sono raggruppate in faldoni che si ripetono di anno in anno (es. “Fascicolo 1/2013 Atti di Morte” – “Fascicolo 5/2013 Certificati di Residenza” etc).
Per questo in Sicraweb esiste una funzione di apertura annuale dei fascicoli. Questa funzione consente di riportare nel nuovo anno, i fascicoli dell'anno precedente marcati come “ripetitivi”, ovvero i fascicoli che si ripetono di anno in anno. Se ad esempio nel 2013 si erano aperti 20 fascicoli “ripetitivi”, tale funzione riporterà gli stessi nel 2014. Tale funzione ci permette pertanto di avere 20 nuovi fascicoli creati automaticamente che avranno la descrittiva identica a quella del fascicolo dell'anno precedente, ma saranno rinumerati nel nuovo anno in maniera sequenziale. Nell'esempio citato sopra avremmo pertanto “Fascicolo 1/2014 Atti di Morte” – “Fascicolo 2/2014 Certificati di Residenza”. (sottintendendo che i fascicoli 2, 3 e 4 non fossero di tipo annuale).
I fascicoli già chiusi nel corso dell'anno non saranno presi in considerazione nell'apertura del nuovo anno.
Si sottolinea che è da tenere in considerazione che la funzione di apertura annuale dei fascicoli va' lanciata il primo giorno utile del nuovo anno.
Pertanto si consiglia di effettuare le operazioni di controllo preliminari per tempo (vedi pagine seguente)
Controlli preliminari
Come da premessa, la funzione di apertura annuale dei fascicoli prende in considerazione i fascicoli che sono marcati come “ripetitivi”, aperti nell'anno precedete all'anno del quale stiamo facendo l'apertura, che non sono stati ancora chiusi. Occorre quindi considerare che se lanciamo l'apertura fascicoli nell'anno 2014, verranno copiati i fascicoli 2013 “ripetitivi” nell'anno 2014. Per ripetitivi si intendono fascicoli che hanno attivo il flag “con periodicità annuale”. (vedi immagine sottostante)