Gestione Dati (Conto Annuale 2017)

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Riferimenti Normativi

Il Conto Annuale è una rilevazione prevista dal titolo V del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165.
La Ragioneria Generale dello Stato ha pubblicato il 22 maggio 2018 l’ALLEGATO alla circolare n. 12/2018 – Istruzioni per le rilevazione del Conto Annuale 2017, contenente le istruzioni per l’acquisizione nel sistema informativo SICO dei dati di organico e di spesa del personale dipendente dalle pubbliche amministrazioni per l’anno 2017 (Conto Annuale).
La scadenza per il caricamento dei dati sul sito del SICO è stata prorogata al 25 giugno 2018.
Si ricorda che nelle tabelle 12, 13 e 14 vanno rilevate le spese di personale effettivamente sostenute nel corso dell'anno di rilevazione dall'Istituzione che invia i dati del conto annuale secondo il principio di cassa ad esclusione del comparto del Servizio sanitario nazionale che rileva in termini di competenza economica.
Qualora l'Istituzione corrisponda direttamente al personale dipendente emolumenti che saranno rimborsati successivamente da altre Istituzioni, la relativa spesa va comunque rilevata nelle tabelle 12 e 13 mentre solo le somme ricevute nell'anno a titolo di rimborso vanno indicate in tabella 14.

Tabella 12

La tabella 12 richiede informazioni sul trattamento economico di carattere fondamentale e si riferisce al solo personale in servizio o cessato nel corso dell’anno.
Le spese relative al personale cessato prima dell'anno di rilevazione vanno inserite nella tabella 14, campo "Altre spese" (voce cod. L110).

Di seguito si riportano le novità operative per la gestione della Tabella 12 nella Rilevazione del 2018.

• E' stata eliminata la voce "Arretrati anno corrente"; le somme corrisposte a tale titolo andranno rilevate nelle singole voci di spesa già presenti nella tabella allocandole a seconda del tipo di compenso erogato (stipendio, IIS, RIA ecc.);
• per la voce "Arretrati anni precedenti" vedi le novità relative alla Tabella 13;
• la voce "RIA/progressione economica di anzianità" è stata sostituita da due nuove voci denominate "Progressione per classi e scatti/fasce retributive" e "RIA" al fine di rilevare separatamente la spesa sostenuta per classi e scatti di anzianità/fasce retributive, ove prevista, da quella riconducibile alla retribuzione individuale di anzianità propriamente detta, secondo le disposizioni specifiche di comparto.
• "RIA" Per ogni profilo, qualifica o posizione economica, va riportata la spesa riconducibile alla retribuzione individuale di anzianità propriamente detta, secondo le disposizioni specifiche di comparto quale, ad esempio per il comparto ministeri, l'articolo 13 del D.P.R. 494/1987, comprensiva della maggiorazione ex art. 9 del D.P.R. 44/1990.
• "Progressione per classi e scatti/fasce retributive" Per ogni profilo, qualifica o posizione economica, va riportata la spesa sostenuta per classi e scatti di anzianità e analoghe voci retributive riconducibili ad anzianità per determinate categorie di personale. In questa colonna non va indicata la quota di stipendio attribuita al personale non dirigente del comparto Regioni-Autonomie locali a titolo di progressione economica orizzontale, in quanto la stessa deve essere comunicata nella voce "Stipendio" di ciascuna posizione economica.

Di seguito vengono riproposte alcune novità introdotte nelle Rilevazioni degli anni precedenti che permangono anche quest'anno.

Gli assegni ad personam non devono essere inseriti in alcuna delle voci di spesa della tabella 12, ma vanno comunicati nell'apposita colonna di tabella 13 denominata "Assegno ad personam" (voce cod. I418) che dalla presente rilevazione è comune alla maggior parte dei comparti.

"Recuperi derivanti da assenze, ritardi, scioperi, ecc."
Nel caso in cui non sia possibile decurtare le spese rilevate nelle singole voci stipendiali degli eventuali recuperi riproporzionando anche il numero dei cedolini, vanno riportate in tale colonna le somme (al lordo delle ritenute previdenziali, assistenziali ed erariali a carico del dipendente) che siano state trattenute ai dipendenti per cause che comportano una diminuzione del trattamento economico fondamentale del dipendente (come per esempio aspettativa, ritardi, scioperi). Tale colonna rappresenta una rettifica delle spese indicate nelle colonne precedenti.

Le somme trattenute per le assenze per malattia (art. 71 del d.l. n. 112 del 25.06.2008) non vanno, invece, indicate in tale colonna poiché incidono esclusivamente sul trattamento accessorio. In assenza della colonna recuperi nella tabella 13 le somme corrisposte al personale vanno registrate nella stessa tabella 13 al netto delle decurtazioni effettuate.

Controllo dei dati
I dati comunicati nella tabella 12 partecipano al calcolo dell’IN2, IN5, IN6 e IN14 (vedi § “Anomalie” delle Informazioni operative).

Tabella 13

Gli importi comunicati nella tabella 13 riguardano le spese sostenute nell'anno di rilevazione, secondo il criterio di cassa; fanno eccezione gli Enti e le Aziende del Servizio sanitario nazionale che inviano i dati di costo in termini di competenza economica.
Di seguito si riportano le novità operative per la gestione della Tabella 13 nella Rilevazione del 2018.
Indipendentemente dall'esercizio di riferimento, tutti gli emolumenti accessori corrisposti nell'anno di rilevazione, vanno imputati nelle specifiche voci di tabella 13 prestando particolare attenzione a quelli erogati per produttività, risultato e straordinario. Conseguentemente è stata eliminata la voce "Arretrati anni precedenti per compensi risultato/produttività", ove prevista. Nella voce "Arretrati anni precedenti", analogamente a quanto andrà fatto nella tabella 12 per le spese fisse, sono rilevate le spese sostenute nell'anno di rilevazione, di competenza dei precedenti esercizi, da ricondursi esclusivamente a: +adeguamento degli emolumenti alle misure previste dai rinnovi contrattuali;

• spese che scaturiscono da progressioni economiche del personale nel solo caso in cui il procedimento si sia concluso nell’anno precedente, ma il pagamento sia stato effettuato nell’anno di rilevazione;
• applicazione di sentenze, da cui nasce il diritto, per i dipendenti in servizio, a percepire arretrati riferiti ad annualità pregresse;
• ricostruzioni di carriera del pubblico dipendente mediante inquadramento in una diversa qualifica con effetto retroattivo, comportante il diritto ad un maggior trattamento economico anche di tipo accessorio.

Di seguito vengono riproposte alcune novità introdotte nelle Rilevazioni degli anni precedenti che permangono anche quest'anno.
Al contrario della tabella 12, la tabella 13 non prevede una colonna "Recuperi": le spese da indicare nelle singole colonne vanno comunicate al netto degli eventuali importi negativi dovuti ai recuperi operati dall’Istituzione.
"Indennità e compensi accessori corrisposti al personale in servizio": per tutti i contratti esclusi gli Enti dell'art 60 comma 3, D. Lgs n. 165/2001 e per quelli della lista S13 è stata creata una voce di spesa denominata "Assegno ad personam" voce cod. I418. Di seguito, vengono indicati i compensi da inserire in tale colonna:

• Indennità ad personam corrisposta ai dirigenti ed alte specializzazioni di cui all'art. 110 del D. Lgs. n. 267/2000 ad esclusione delle spese di cui al codice S190 "Indennità di staff/collaborazione";
• L'eventuale compenso ai vigili non transitati in categoria D (art. 29, comma 8, CCNL del 14/09/2000);
• Le spese per assegni ad personam corrisposti a dipendenti ad esclusione delle spese di cui al codice S190 "Indennità di Staff/collaborazione";
• Maturato economico previsto dall'art. 35, comma 1 lettera b) del CCNL del 10/04/1996 come confermato dall'art. 24 del CCNL quadriennio 1998/2001 del 05/01/2000 per l'ex qualifica superiore (o ex seconda qualifica dirigenziale) in sede di costituzione della qualifica unica dirigenziale;
• Differenza tra trattamento economico iniziale previsto per l'assunzione nel profilo rivestito e quello iniziale corrispondente alle mansioni superiori di temporanea assegnazione (mansioni superiori);
• I più elevati importi dell'indennità integrativa speciale attualmente in godimento da parte delle Categorie B e D, ovvero posizione di accesso B3 e D3 conservati come "assegno personale non riassorbibile".

Tabella 14

La Rilevazione del 2018 non prevede sostanziali differenze rispetto all'anno precedente.
Di seguito vengono riproposte alcune novità introdotte in passato che permangono anche quest'anno.

• Nel Kit Excel è presente la casella da spuntare nel caso in cui l'Istituzione applichi l'IRAP commerciale. L'informazione eviterà all’ente la segnalazione dell'IN4 (cfr. § "Novità della rilevazione 2013" delle Istruzioni operative) ma SICO verificherà comunque che siano indicate somme in corrispondenza della voce "IRAP" (cod. P061).
  
• Nel caso di acquisizione in modalità web, l'eventuale assenza di spese per IRAP sarà segnalata da un apposito messaggio.

• E' presente la voce "Contributi a carico dell'Amm. per fondi prev. complementare" (cod. P035) per la rilevazione dei versamenti delle quote di contributo per previdenza complementare a carico dell'Amministrazione, con riferimento alle adesioni ai Fondi ESPERO (comparto Scuola), SIRIO (comparti Ministeri, Agenzie fiscali, Enti pubblici non economici, Università), PERSEO (comparti Enti locali e Sanità), ed altri Fondi esistenti nelle Regioni a statuto speciale (FOPADIVA – Val d’Aosta – LABORFOND – Trentino).
• Il versamento del Contributo di Solidarietà all'INPS e all'INPDAP a carico dell'Amministrazione pari al 10% delle quote versate (art. 9 bis del D.L. 103/1991, convertito Legge 166/1991 e art.12 D. Lgs 124/1993) va invece rilevato nella colonna P055.

Tabelle Giuridiche

Tabella 1 Nella tabella 1 vanno riportate, per qualifica/posizione economica/profilo e distinte per genere, le informazioni relative alla consistenza al 31 dicembre dell’anno di rilevazione del personale a tempo indeterminato dipendente dall’Istituzione, in qualsiasi posizione di stato si trovi a tale data (incluso il personale comandato, fuori ruolo, in convenzione presso altra amministrazione o in aspettativa) ed individuato in base al tipo di rapporto di lavoro (tempo pieno o part-time). Devono inoltre essere rilevate anche le unità di personale a tempo determinato per le qualifiche dirigenziali oppure per specifiche qualifiche previste da disposizioni normative (ad esempio le alte specializzazioni ex art. 110, comma 1 e 2, del d.lgs. n. 267/2000 degli enti locali).

Tabella 2 La tabella 2 – che è presente nei modelli relativi a tutti i contratti ad eccezione di quelli dei Corpi di polizia, Forze armate, Magistratura, Carriere Diplomatica, Prefettizia e Penitenziaria – acquisisce le informazioni distinte per categoria relative al personale con rapporto di lavoro flessibile, nonché le unità di personale a tempo indeterminato che effettuano una tipologia di orario di servizio con modalità flessibile rispetto all’attività lavorativa ordinaria. Le spese relative al solo personale con rapporto di lavoro flessibile rilevato nella tabella 2 vanno indicate negli appositi campi della tabella 14 secondo le istruzioni specifiche.

Tabella 3 La tabella 3 rileva il numero di unità di personale dell’Istituzione che al 31 dicembre si trovavano in posizione di comando/distacco, fuori ruolo o in convenzione presso altra Istituzione (“Personale dell’Amministrazione – out”) e le unità di personale esterno (cioè dipendente da altra Istituzione) che alla stessa data si trovavano in posizione di comando/distacco, fuori ruolo o in convenzione presso l’Istituzione che rileva (“Personale esterno – in”).

Tabella 4 La tabella 4 raccoglie informazioni relative alla mobilità interna all’Istituzione del personale rilevato nella tabella 1, in seguito ai passaggi di qualifica/posizione economica/profilo, definiti nel corso dell’anno. Tale modalità di rilevazione va effettuata anche per i dipendenti interni che risultino vincitori di concorso pubblico presso la propria Amministrazione.

Tabella 5 La tabella 5 richiede informazioni sul numero di cessazioni dal servizio intervenute nel corso dell’anno di rilevazione dei dipendenti con rapporto di lavoro a tempo indeterminato e dei dirigenti rilevati nella tabella 1.

Tabella 6 La tabella 6 riporta le informazioni relative ai dipendenti assunti con rapporto di lavoro a tempo indeterminato e a quelli con qualifica dirigenziale nel corso dell’anno di rilevazione.

Tabella 7 La tabella 7 rileva, per ciascuna qualifica/posizione economica/profilo, il personale presente al 31.12 di tabella 1, distinto per genere, secondo le fasce di anzianità riportate. L’anzianità da considerare non è quella maturata nella qualifica di appartenenza, ma quella complessivamente riferita ai servizi prestati alle dipendenze di pubbliche Amministrazioni, con esclusione degli anni riscattati ai fini pensionistici o di buonuscita.

Tabella 8 La tabella 8 raccoglie l’informazione distinta per genere, per ciascuna qualifica/posizione economica/profilo relativa alla distribuzione per classi di età del personale presente al 31.12 indicato in tabella 1.

Tabella 9 La tabella 9 rileva per ogni qualifica/posizione economica/profilo il numero di unità al 31 dicembre dell’anno di rilevazione con riferimento al titolo di studio posseduto.

Tabella 10 La tabella 10, della quale si riporta una sola sezione, rappresenta la distribuzione, per regione e all’estero, di tutto il personale dirigente e non dirigente con rapporto di lavoro a tempo indeterminato effettivamente in servizio al 31.12, ivi compreso il personale in posizione di comando/distacco, fuori ruolo e in convenzione proveniente da altre Istituzioni, mentre va escluso il proprio personale in analoghe posizioni di comando/distacco, fuori ruolo e in convenzione, presso altre Istituzioni nonché il personale esonerato dal servizio e quello in aspettativa.

Tabella 11 La tabella 11 rileva per ogni qualifica/posizione economica/profilo le giornate di assenza effettuate dal personale in servizio nel corso dell’anno di rilevazione distintamente per uomini e donne e per diverse tipologie di assenza.

Operazioni preliminari e di parametrizzazione campi

Seguendo il percorso Retribuzioni/Adempimenti Annuali/Conto Annuale/Gestione Dati come indicato in immagine, si accede alla funzione che consente l'elaborazione del Conto Annuale, secondo le direttive indicate nella Circolare del 22 maggio 2018, n. 18 con la generazione del Kit Excel popolato dei dati retributivi e giuridici con lettura delle assenze dal sistema di rilevazione presenze Maggioli (Kronos) se presente.
La funzione è correlata di stampe di controllo per le verifiche e permette l'eventuale integrazione dei dati manualmente.



Per verificare o impostare i campi del Conto Annuale, sia come impostazione iniziale in caso di primo utilizzo, sia qualora, nel corso dell'anno, siano state utilizzate nuove voci e codici da indicare nella denuncia occorre accedere, attraverso l'icona evidenziata in immagine, alla funzione "Sistemi Esterni".



La prima parametrizzazione da gestire è quella legata all'aggancio delle tipologie di Rapporto di Lavoro ai codici previsti in ottica di Conto Annuale (TI, TD, CC).
A tal proposito, sotto il menù "Varie" si consiglia di collegare TUTTI i rapporti di lavoro presenti in procedura, posizionandosi sul secondo folder "Trascodifica" ed aggiungere o cancellare le righe utilizzando gli appositi tasti, come da immagine sotto riportata.



Per ogni Tabella selezionata (nell'esempio la Tabella 12) è possibile controllare le celle che la compongono (02 - STIPENDIO) e gli Elementi associati che la vanno ad alimentare (in questo caso le voci 110, 111, 150, 152, 155, 190, 195 e 610).



A tal proposito, le voci canoniche per la gestione delle singole celle del Conto Annuale sono già parametrizzate di default, mentre le eventuali voci create e gestite direttamente dal cliente (con codice tipicamente sopra al milione) DEVONO essere aggiunte in queste tabelle affinché vengano prese in carico dalla procedura in fase di estrazione dei dati.
Stesso ragionamento vale, ad esempio, per la parametrizzazione di "QUALIF - Qualifiche/Pos. Economiche/Profilo" dove vengono tipizzati i codici SICO per le Categorie e Posizioni Economiche.



Si consiglia di prestare attenzione alla gestione dei seguenti rapporti di lavori particolari:

• Dirigente Fuori D.O. art. 110 c. 2 TUEL (0D0098);
• Alte Specializzazioni Fuori D.O. art. 110 c. 2 TUEL (0D0095);
• Dirigente a Tempo Determinato art. 110 c. 1 TUEL (0D01659);
• Alte Specializzazioni in D.O. art. 110 c. 1 TUEL (0D0195);
• Collaboratore a T.D. art. 90 TUEL (b) (000096).

Per i dipendenti interessati, nel Metacurriculum del Fascicolo Personale "Pos. Economica", occorre valorizzare il campo "Qual.ContoAnn", evidenziato in figura, con la qualifica da esporre nella Rilevazione. Si sottolinea che la procedura considera questa deroga solo ai fini del Conto Annuale.

Personalizzazioni

All'interno della Gestione Dati del Conto Annuale, utilizzando il tasto "Personalizza" si può accedere alla parametrizzazione degli automatismi per l'esposizione degli arretrati e ad una serie di impostazioni utili alla compilazione del Conto, tra cui la lettura Assenze dal sistema di rilevazione presenze Maggioli (Kronos), dopo le dovute parametrizzazioni della procedura stessa.



1) Per gestire correttamente i passaggi di posizione economica relativi a progressioni economiche nell'anno di elaborazione è necessario valorizzare nel Metacurriculum "Pos. economica" del Fascicolo Personale il campo Data Inizio con la decorrenza giuridica e il campo Autorizzazione con la decorrenza economica. Es: Dipendente con progressioni economiche da D3 a D4 con decorrenza giuridica dal 01/01/2017 e decorrenza economica dal 01/01/2018 deve essere rilevato per il Conto Annuale nella qualifica D3 (in virtù del criterio di cassa).



2)Per la gestione degli arretrati, le opzioni disponibili sono:

• SI: TUTTE le voci comunicate con periodo 2017 verranno estratte ed inserite nella cella A045 della Tabella 12 o nella cella S998 della Tabella 13.
• NO: TUTTE le voci indipendentemente dal periodo di comunicazione verranno estratte nella relativa cella di parametrizzazione.
• SOLO PER LE VOCI SELEZIONATE: SOLO PER LE VOCI FLEGGATE verranno estratte, nella relativa cella di parametrizzazione, le voci comunicate con periodo 2017, mentre quelle comunicate con periodo 2016 verranno estratte nelle celle degli ARRETRATI.

Estrazioni Dati

Come prima operazione si deve impostare l'Anno di riferimento (2017) e procedere con l'estrazione dei dati attraverso l'icona evidenziata nella parte alta della maschera.



A questo punto la procedura presenta un progetto nel quale è possibile stabilire quali sono i Dati da estrarre.



L'opzione "Scelta sottoinsieme di Dipendenti da estrarre" deve essere utilizzata nel caso si abbia la necessità di estrarre i dati solo per alcuni dipendenti.
Una volta completato il progetto si deve cliccare su "Esegui". La procedura provvederà a tornare in automatico nella maschera iniziale.

Aggrega Dati

Utilizzando l'icona evidenziata in figura, i dipendenti appena estratti vengono aggregati per alimentare le tabelle del Conto Annuale.



Una volta lanciato il comando, la procedura provvederà a tornare in automatico nella maschera iniziale, restituendo un messaggio di fine lavori.



Si precisa che ad ogni estrazione dati ed eventuale modifica manuale dei dati del Conto Annuale anche per un solo dipendente andrà rilanciata l’aggregazione. Ad ogni modo, si consiglia di effettuare l'aggregazione dei dati SEMPRE prima di esportare le Tabelle sul Kit Excel.

Controlli e Quadrature

Una volta completata l'estrazione dei dati del Conto Annuale, vengono messe a disposizione stampe ed estrazioni per controlli e quadrature.
Queste possono essere di dettaglio per dipendente (1) o di totali per tabella (2):

1) Cliccando nel campo "Dipendenti" possiamo visualizzare l'elenco dei dipendenti ed i dati del Conto Annuale per lui estratti. I dati elaborati possono essere visualizzati, controllati ed eventualmente modificati nelle singole parti, attraverso il menù posto a sinistra.



Inoltre, utilizzando la lente di ingrandimento posizionata a destra, è possibile visualizzare un dettaglio dell'importo totale ed analizzare tutte le voci che hanno contribuito a determinarlo.

2) Stampe di Controllo: la funzione (alla quale si può accedere attraverso il pulsante di stampa [icona stampa] posto nella sezione superiore della funzione del Conto Annuale) permette di effettuare controlli sulle varie sezioni del Conto Annuale e su eventuali differenze con quanto calcolato sui cedolini.
Utilizzando il pulsante "Visualizza risultati" possiamo analizzare l'estrazione richiesta per il periodo di riferimento scelto.




In particolare, in questa fase possiamo confrontare il Conto Annuale con i cedolini, analizzare nel dettaglio le singole Tabelle (e le rispettive Colonne) e verificare che non ci siano Voci non associate alle regole. Inoltre, queste varie tipologie di Stampa danno la possibilità di effettuare controlli economici sui totali del Conto.

Esportazione dei Dati

L'ultimo passaggio necessario per la gestione del Conto Annuale su JPers è l'esportazione dei dati, utile a compilare il Kit Excel preparato dal Ministero del Tesoro.
Cliccare sull'icona File:ContoAnnuale 12.jpg.jpg e scegliere la cartella di destinazione dove salvare il documento.



A questo punto è possibile continuare con le integrazioni delle altre tabelle direttamente sul Kit Excel.

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