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Introduzione
La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).
La conservazione sostitutiva dei documenti informatici avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica degli stessi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.
La conservazione sostitutiva dei documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine (ottenuta solitamente attraverso un processo di acquisizione tramite scanner) su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica degli stessi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.
Il riversamento è una copia dei documenti conservati, si distinguono due tipi: diretto e sostitutivo.
Il riversamento diretto può essere realizzato liberamente dal responsabile della conservazione e consiste nel trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione a un altro, senza modificare la loro rappresentazione informatica. Si tratta, ad esempio, della generazione di copie di sicurezza.
Il riversamento sostitutivo è espressamente disciplinato dalla delibera CNIPA 11 / 2004. Consiste nel trasferimento di uno o più documenti conservati da un supporto di memorizzazione a un altro, con modifica della rappresentazione informatica del suo contenuto. Si tratta, in questo caso, di un aggiornamento tecnologico dell'archivio informatico, in quanto non è più conveniente mantenere nel tempo il formato di rappresentazione digitale dei documenti originariamente conservati. Il processo si conclude con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.
La suite Sicraweb offre al cliente gli strumenti per appoggiarsi ad una azienda certificata che conserva i documenti ("Conservatore").
L'azienda certificata riceve i documenti da conservare, mentre Sicraweb offre gli strumenti necessari alla trasmissione.
Quando i documenti sono mantenuti nel repository proprietario di Sicraweb (denominato "Vanilla"), la conservazione sostitutiva può essere affidata ad un provider esterno certificato, al quale verranno trasmessi i documenti da conservare; sicraweb ne conserverà comunque una copia.
La trasmissione è curata dal modulo Repository / Esportazione Massiva con il quale si andranno a definire l'oggetto dell'export, la periodicità e l