Gestione Documentale
Introduzione
Con questo manuale si intende illustrare come usare la Gestione Documentale (DOC) con le funzioni basilari. NON VERRANNO prese in considerazione tutte le possibilità e caratteristiche del prodotto che, è bene chiarire, ha la capacità di operare in maniera estremamente più avanazata rispetto a quanto verrà illustrato in questo manuale.
Questo manuale NON illustrerà NULLA riguardo a funzioni tipo: workflow associati a documenti, avvio di workflow da protocollo collegati a documenti, associazione di documenti al protocollo ecc... ecc...
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Concetti di base
Definizione di documento, classificazione, fascicolo, file in gestione documentale (DOC)
Iniziamo a definire i concetti che stanno alla base della Gestione Documentale, come prima cosa è bene chiarire un concetto: in JIRIDE un Documento NON E' un file!
l'oggetto “documento” è un CONTENITORE di dati+files visibili e raggiungibili da una maschera unica. Il FASCICOLO è un ULTERIORE contenitore! Esso può contenere oggetti “documento” e altre tipologie di documento come ad esempio ULTERIORI protocolli o determine o delibere o altro. La differenza è che il fascicolo ha una SPECIFICA classificazione, quindi è, in un certo senso, “più rigido” rispetto ad un oggetto documento, e ovviamente il fascicolo è sottoposto a tutte le regole di classificazione e archiviazione. Una rappresentazione approssimativa è qui sotto illustrata:
ATTENZIONE! NON E' OBBLIGATORIO CHE UN OGGETTO DOCUMENTO APPARTENGA AD UN FASCICOLO!! E' POSSIBILE CREARE DEI DOCUMENTI NON LEGATI A FASCICOLI!