Come inviare un protocollo tramite PEC
Introduzione
Qui si illustra come operare una volta protocollato nel caso si abbia selezionato l'invio via PEC del documento.
Protocollo in Uscita. Operatività
Il passo più importante per il corretto invio tramite PEC di un Protocollo registrato in uscita è la corretta selezione del mezzo di invio.
PER INVIARE UN PROTOCOLLO IN USCITA E' OBBLIGATORIO CHE IL MEZZO DI INVIO SIA SELEZIONATO COME "PEC" O "INTEROPERABILE".
NON DEVE ESSERE MAI "CARTACEO. Si suggerisce un piccolo promemoria per decidere che mezzo di invio scegliere al momento della registrazione
- Se TUTTI i destinatari hanno l'invio cartaceo il protocollo ha come mezzo di invio "Cartaceo"
- Se ALMENO AD UN destinatario va inviato il protocollo via email (INDIFFERENTEMENTE CHE VADA AD UNA EMAIL NORMALE O AD UNA PEC) il mezzo di invio è "PEC"
- Se nei destinatari c'è un Ente Pubblico SI PUO' usare come mezzo di invio ANCHE "Interoperabile. Se si usa "PEC" comunque non si sbaglia
- Se i destinatari sono misti la soluzione conservativa è scegliere come mezzo di invio "PEC"
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NOTA Si ricorda che il mezzo di invio indica CON QUALE MEZZO VOI STATE SPEDENDO. NON A CHI STATE SPEDENDO. Tramite la vostra PEC potete spedire INDIFFERENTEMENTE a indirizzi email normali (gmail, yahoo, libero ecc...) o a indirizzi PEC |
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NOTA Si ricorda che se si sbaglia il mezzo di invio e si protocolla non si può più tornare indietro!! |
Una volta compilato il protocollo (per approfondimenti su come registrate un protocollo in uscita vedi qui..) con il corretto mezzo di invio registriamo il protocollo. Nel caso il mezzo di invio fosse stato "PEC" o "Interoperabile" subito dopo la registrazione apparirà questa maschera
Attenzione che in questo momento la PEC NON E' ANCORA STATA INVIATA!!, finché non cliccherete sul pulsante "OK" non partirà NULLA. Nel caso chiudeste la maschera sopra riportata non avete perso nulla, semplicemente non avete inviato la PEC nonostante abbiate registrato il protocollo. Vi apparirà un messaggio di questo tipo
leggetelo! Vi spiega come poter riprendere la spedizione del protocollo!
Invii a più indirizzi email
Un caso particolare è l'invio di un documento protocollato a più indirizzi email, al momento finale per l'invio vi viene chiesto in che maniera spedire l'email
Avete 4 scelte:
- Invio una email (default): Significa che verrà spedita UNA sola email con destinatari due (in questo caso) indirizzi email
- Invio singolo a ogni destinatario (segnatura singolo destinatario): Significa che verrà inviata UNA email per ogni destinatario. Nel nostro caso verrebbero quindi inviate DUE email singole e separate, i due destinatari sarebbero all'oscuro l'uno dell'altro. L'invio della segnatura è ininfluente nella scelta.
- Invio singolo a ogni destinatario (senza segnatura): Stesso invio come sopra con la differenza che non viene spedito in allegato anche il file segnatura
- Annulla operazione: NON esegue NESSUN invio.
La prima e la terza sono le opzioni che si suggeriscono. Usate la seconda comunque è di fatto equivalente ad usare la terza.
Scelta dell'account di invio
Nel caso in cui si abbia configurato in JIride più di un account di invio e i permessi diano la possibilità di scegliere si ha la possibilità di decidere un account alternativo di invio della PEC. Si ricorda che quello di default è SEMPRE la PEC Istituzionale, inoltre si sconsiglia l'uso di altri account per inviare PEC dal Protocollo. Per scegliere l'account, in fase di invio si clicca sul campo "account"
Protocollo in Entrata. Operatività
Per protocollare una PEC l'unico modo è partire dalla casella PEC. Prima operazione da fare è controllare e scaricare le PEC dalla casella, il riferimento è questo.
Una volta scaricate e valutate le email arrivate si può procedere a protocollarle.
I casi sono tre:
| Email normale | c'è una procedura guidata molto semplice per arrivare a protocollare. |
| PEC Interoperabile | viene immediatamente proposta la maschera della protocollazione con praticamente tutti i dati compilati (arrivano dalla PEC interoperabile..). NON SI PUO' MODIFICARE NULLA eccetto i campi sbloccati. |
| PEC "integrate" | ad esempio PEC che arrivano da Impresa in un Giorno e si ha attiva l'integrazione (a pagamento) o Fatture Elettroniche. I protocolli sono già precompilati in quasi tutte le loro parti. |
Protocollare email normale
Per protocollare questo tipo di email dobbiamo cliccare sul pulsante apposito 
nella maschera della email oppure dall'elenco delle email evidenziando l'email da protocollare cliccare con il tasto destro del mouse 
.
Come prima cosa l'email viene scansionata e si identificano gli allegati, se sono più di uno verrà fatta questa domanda:
A cui si deve rispondere SI.
Successivamente viene chiesto quale dei file deve essere il principale, dal menu a tendina scegliete il file più appropriato. In generale va bene qualsiasi scelta.
Infine verrà presentata la maschera di protocollazione con la maggior parte dei dati caricata. Compilare i dati mancanti per una corretta protocollazione e salvare.
Si fa notare che nel campo "mittente" molto spesso in "descrizione" è presente l'indirizzo email. Questo perché JIride non è stato in grado di identificare una descrizione migliore (se l'indirizzo email è associato ad una Anagrafica Unica JIride sostituisce in automatico il mittente con quello presente in Anagrafica Unica). Si suggerisce, quando presente l'indirizzo email nel campo descrizione, di modificarlo con una descrizione più attinente. La modifica è veloce ma se ne gioverà molto in futuro per le ricerche.
Protocollare Interoperabile
La protocollazione interoperabile non prevederebbe azione umana, per rendere più semplice la protocollazione JIride prima di staccare il numero presenta la maschera di protocollazione. Come si potrà notare solo pochissimi campi sono modificabili, questo perché tutti gli altri, per normativa tecnica, sono stati "scelti" dalla P.A. mittente. Solitamente in questo caso si esegue solamente l'assegnazione e si registra.
Protocollare da integrazione
La protocollazione da integrazioni (se attivate) è molto simile a quella interoperabile, viene presentato il protocollo già precompilato in quasi tutte le sue parti. Non si deve far altro che salvare.