Copia con Contrassegno Elettronico
Copia con Contrassegno Elettronico
La presente funzione permette di produrre una copia analogica di un documento amministrativo informatico sulla quale è apposto un contrassegno elettronico che sostituisce, a tutti gli effetti di legge, la copia analogica sottoscritta con firma autografa del documento.
Lo scenario di utilizzo è quello di un contrassegno generato elettronicamente contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico (rif. 6.1 delle linee guida). In questo scenario d’uso la verifica della corrispondenza potrà essere effettuata accedendo al documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica.
Il contrassegno viene apposto aggiungendo una nuova pagina in fondo ad una copia PDF del documento originale. Tale pagina contiene le seguenti informazioni:
1) l'impronta (SHA-256) del documento originale
2) i nominativi dei sottoscrittori del documento digitale
3) la segnatura del documento in chiaro (con l’indicazione di: tipo registro, numero/anno e data del documento, oggetto ed eventuali mittenti/destinatari).
4) il contrassegno elettronico: costituito da due QR code, tali da consentire la verifica di integrità e di autenticità della copia.
Il primo QR code riporta i dati di segnatura del documento e l’impronta del documento riportati anche in chiaro nella sezione precedente.
Il secondo QR code riporta l’URL da cui è possibile scaricare il documento originale.
5) una dicitura indicante l’amministrazione che ha prodotto e conserva il documento amministrativo informatico originale, le modalità e i tempi di disponibilità del servizio per la verifica della corrispondenza. Tale dicitura dovrà verosimilmente essere personalizzata presso il cliente per essere adeguata alle reali caratteristiche della soluzione .
Inoltre, a piè di ogni pagina del documento, la copia conterrà una postilla così strutturata:
Documento con Contrassegno Elettronico - Pag num.pag/tot pagine – data e ora - informazioni per l'identificazione del documento
ESEMPIO:
Documento con Contrassegno Elettronico - Pag 1/3 - 16/12/2015 11:05:30 - Nr. Protocollo 0092891/15 - Data Protocollo 16/12/2015
Il contrassegno elettronico così strutturato contiene i dati identificativi del documento e costituisce in tutti i casi uno strumento mediante il quale è possibile effettuare la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale conservato dall'amministrazione.
Il documento amministrativo informatico viene quindi rappresentato, in modo sicuro e controllato, in un nuovo documento pdf, esportabile ed eventualmente stampabile in modo molto semplice dagli interessati.
Contrassegno elettronico: definizioni e quadro normativo
Con contrassegno elettronico identifichiamo il contrassegno riportato elettronicamente in formato stampabile sulla copia analogica di un documento amministrativo informatico originale.
Tale contrassegno può contenere un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato o i suoi dati identificativi e costituisce in tutti i casi uno strumento mediante il quale è possibile effettuare la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno o conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento amministrativo.
La copia analogica del documento amministrativo informatico su cui è apposto il contrassegno elettronico sostituisce a tutti gli effetti di legge la copia analogica sottoscritta con firma autografa e pertanto non può essere richiesta all’amministrazione la produzione di altro tipo di copia analogica.
L’utilizzo di tale tecnologia soddisfa la specifica esigenza di produrre in via telematica la copia analogica del documento amministrativo informatico su postazione non presidiata da un funzionario della pubblica amministrazione.
L’utilizzo del contrassegno generato elettronicamente non è finalizzato alla conservazione elettronica del documento, ma solo al fine di consentire una verifica della corrispondenza della copia analogica rispetto al documento amministrativo informatico originale.
Riferimenti normativi
Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente