Massimario di Conservazione

Introduzione

Il protocollo gestisce lo scarto dei documenti cartacei.

Infatti il Massimario di Conservazione e lo scarto si applica solamente alla forma "cartacea" del documento poiché, per definizione, un documento informatico non viene mai scartato.

Lo scarto serve principalmente per poter eliminare "fisicamente" documenti che per la loro "anzianità" sono ormai da considerarsi privi di valenza. Questo ovviamente per poter far spazio a nuovi documenti da archiaviare perché è lapalissiano che i documenti cartacei occupano spazio fisico, e tale spazio fisico è di per se limitato.

Cenni Preliminari

La gestione del Massimario di Conservazione è una funzione della GESTIONE DOCUMENTALE e non del solo Protocollo. Nel protocollo la gestione del Massimario di Conservazione si interseca con le proposte di Scarto. La prima cosa da fare, e la fa l'ufficio Protocollo/Archivistico, è la configurazione delle proposte di scarto e conservazione.

Il primo passo per lo scarto di archivio è di pianificare e configurare il massimario di scarto, ovvero il periodo massimo di permanenza del documento in archivio dopo del quale esso potrà essere scartato.

Lo scarto di archivio si gestisce per fascicolo/sottofascicolo: non si consente lo scarto di un documento singolo non associato a fascicolo. I documenti fascicolati oggetto di scarto possono essere elementi documentali anche non protocollati.

NOTA Il massimario di scarto NON può essere configurato per documento, non avrebbe alcun senso.