Gestione Documentale
Introduzione
Con questo manuale si intende illustrare come usare la Gestione Documentale (DOC) con le funzioni basilari. NON VERRANNO prese in considerazione tutte le possibilità e caratteristiche del prodotto che, è bene chiarire, ha la capacità di operare in maniera estremamente più avanazata rispetto a quanto verrà illustrato in questo manuale.
Questo manuale NON illustrerà NULLA riguardo a funzioni tipo: workflow associati a documenti, avvio di workflow da protocollo collegati a documenti, associazione di documenti al protocollo ecc... ecc...
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Concetti di base
Definizione di documento, classificazione, fascicolo, file in gestione documentale (DOC)
Iniziamo a definire i concetti che stanno alla base della Gestione Documentale, come prima cosa è bene chiarire un concetto: in JIRIDE un Documento NON E' un file!
l'oggetto “documento” è un CONTENITORE di dati+files visibili e raggiungibili da una maschera unica. Il FASCICOLO è un ULTERIORE contenitore! Esso può contenere oggetti “documento” e altre tipologie di documento come ad esempio ULTERIORI protocolli o determine o delibere o altro. La differenza è che il fascicolo ha una SPECIFICA classificazione, quindi è, in un certo senso, “più rigido” rispetto ad un oggetto documento, e ovviamente il fascicolo è sottoposto a tutte le regole di classificazione e archiviazione. Una rappresentazione approssimativa è qui sotto illustrata:
ATTENZIONE! NON E' OBBLIGATORIO CHE UN OGGETTO DOCUMENTO APPARTENGA AD UN FASCICOLO!! E' POSSIBILE CREARE DEI DOCUMENTI NON LEGATI A FASCICOLI!
Iter del documento
Come detto il presente manuale illustra le funzionalità base della gestione documentale. Già nella funzionalità base è presente un meccanismo di “smistamento” del documento, questo meccanismo è in alternativa al workflow e inoltre è molto più semplificato. Il concetto base è identico alle assegnazioni di protocollo e cioè: io posso assegnare un documento ad un altro e al momento in cui egli lo prende in carico io continuo a vederlo ma non posso piu' modificarlo cosa che invece puo' fare chi l'ha preso in carico. Quindi anche qui si tratta di due concetti diversi: il documento che rimane visibile a tutti gli attori a cui viene assegnato e l'assegnazione che, se presa in carico,ne permette di lavorare il documento.
La catena delle assegnazioni è virtualmente INFINITA, infatti il documento può essere assegnato, smistato, respinto, ri-assegnato all'infinito. La rappresentazione ideale è proprio una catena, posso creare maglie all'infinito e posso anche tornare indietro, maglia dopo maglia, alla prima.
Tutti i passaggi di mano del documento vengono registrati esattamente come avviene nel protocollo, questo permette di poter ricostruire la storia del documento. E' possibile inoltre protocollare il documento in qualsiasi momento ma una sola volta, ovviamente.
Ultimo concetto base è: UN DOCUMENTO E' SEMPRE E COMUNQUE ASSOCIATO AD UNA TIPOLOGIA DI DOCUMENTO, NON ESISTE UN DOCUMENTO SENZA TIPO COME NON ESISTE UN DOCUMENTO SENZA ASSEGNAZIONE.
Gli strumenti di base
Illustriamo le maschere dell'applicativo che è raccomandato tenere aperte per poter aver sotto controllo tutto il processo.
Ricerca Documenti.
Menu GESTIONE – Voce RICERCA DOCUMENTI 
Questa maschera da la possibilità di visualizzare tutti i documenti passati per le nostre mani, quindi NON solo i documenti a nostro carico ma anche quelli che sono stati assegnati a noi e poi successivamente smistati ad altri, di fatto tale maschera è IDENTICA alla maschera chiamata “SCRIVANIA VIRTUALE” con il vantaggio che essa si apre con i parametri di ricerca GIA' pronti per essere usati, una comodità.
Lista delle Attività
Nel caso si usino già altri applicativi JIRIDE questa finestra è già abbondantemente conosciuta, essa è la classica finestra delle assegnazioni/prese in carico, con la Gestione Documentale ne è parte fondamentale, di fatto non è possibile usare con profitto l'applicazione senza usare questa maschera.
Approfondimenti sull'uso della lista delle attività li trovate nel manuale apposito, clicca qui per accedere alla Guida
Ricerca Fascicoli
Questa maschera è molto utile solamente nel caso si decida di usare ANCHE i fascicoli, infatti si ricorda che per usare la Gestione Documentale non e' assolutamente necessario usare anche la fascicolazione, anche se è raccomandato.
Ovviamente questa maschera va a braccetto con la maschera di creazione dei fascicoli
presente anch'essa nella gestione documentale ma presente anche in altri applicativi della suite Jiride (il protocollo ad esempio).
In definitiva per l'uso produttivo della Gestione Documentale si raccomanda di tenere aperte le maschere: RICERCA DOCUMENTI e LISTA DELLE ATTIVITA', la combinazione delle operazioni fattibili e dati visibili da queste due maschere permettere di avere il controllo dell'applicativo.
E' consigliato inoltre tenere aperta anche la maschera chiamata “Documenti dell'utente” (vedere capitolo apposito).
Caso classico: redigere un documento da inviare al proprio reposanbile per la firma
Un caso classico: l'istruttore redige il documento e poi lo porta al responsabile della propria area per la firma, per poi protocollarlo. I passaggi minimi sono questi:
- ISTRUTTORE REDIGE IL DOCUMENTO.
- ISTRUTTORE ASSEGNA IL DOCUMENTO AL RESPONSABILE
- RESPONSABILE PRENDE IN CARICO
- RESPONSABILE CONTROLLA E FIRMA
- RESPONSABILE RIMANDA ALL'ISTRUTTORE PER LA PROTOCOLLAZIONE
- ISTRUTTORE PROTOCOLLA IL DOCUMENTO
Come si vede la catena delle assegnazioni di fatto è costituita almeno da DUE maglie, istruttore spedisce a responsabile, responsabile rimanda indietro dopo averla firmata.
Inoltre si fa notare che E' TOTALMENTE ININFLUENTE QUANTI E QUALI SIANO I FILES CONTENUTI NEL DOCUMENTO, è il documento (quindi il contenitore) che passa di mano, i files essendo CONTENUTI seguono ciò che succede al loro CONTENITORE (il documento).