Governance

Governance Interna

Strutture di base

Il menù contiene le anagrafiche e le tabelle di configurazione necessarie per la definizione della struttura programmatoria dell’Ente e delle risorse assegnate/impiegate per la realizzazione degli obiettivi gestionali.

Risorse

Il menù “Risorse” contiene l’anagrafica delle risorse gestionali che possono essere assegnate per la realizzazione degli obiettivi e per l’individuazione dei relativi target attesi.

Le risorse si classificano in:

• finanziarie
• umane
• strumentali
• patrimoniali
• elementi di risultato: In questo caso si intende qualunque tipo di prodotto o bene materiale o immateriale (es. nr. Pasti, nr. Certificati…) che funga da indicatore di attività e per il quale, a qualsivoglia titolo, sia opportuno effettuare una previsione di consumo o di produzione.
• elementi statistici e territoriali: Consentono di mantenere una copia automatica degli elementi di risultato (sia anagrafica che struttura) oppure anagrafiche definite in modo autonomo per questa tipologia. Per ognuna di queste risorse è possibile mantenere un valore annuo che ne fornisca il valore statistico.

La definizione di ciascuna tipologia di risorsa deve essere effettuata al dettaglio minimo necessario per identificare il costo. Inoltre occorre identificare il tipo di unità di misura da usarsi in fase di rilevazione dei costi, calcolo dei risultati e definizione del budget.

In caso di Risorse Umane occorre indicare:  Se si tratta di singole persone oppure la tipologia contrattuale  Se la quantificazione del lavoro viene effettuata in Ore o Giorni

Una volta introdotta nel sistema l’anagrafica della risorsa in questione è possibile inserire i valori unitari che verranno utilizzati in fase di previsione e rilevazione per ottenere i valori monetari-

In caso di Risorse Finanziarie occorre specificare:  Se la valorizzazione è ottenuta da J-Serfin  Se da imputazione diretta

In caso di Risorse Strumentali occorre specificare:  Se si tratta di bene di consumo o Unità di misura o Importo Unitario

In caso di Elementi di Risultato occorre specificare:  Si assume per default che vengano rilevate occorrenze, ovvero quantità  Se si rende disponibile alle formule degli indicatori l’importo corrispondente, occorre registrare l’importo unitario  La modalità di progressivazione nel relativo elemento statistico: se viene selezionato il campo di spunta, allora il valore consumato/prodotto nell’anno verrà sommato con il valore dell’anno precedente, in caso contrario verrà registrata solamente la differenza fra prodotto e consumato.

elementi statistici e territoriali  Per ognuna di queste risorse è possibile mantenere un valore annuo che possa essere registrato: o automaticamente tramite progressivazione per quegli elementi che nascono come copia di elementi di risultato, effettuando una sommatoria di consumato / prodotto nell’anno gestionale. o in modo manuale per quegli elementi definiti in modo autonomo allo scopo di contenere valori sconosciuti al sistema (quali ad es. la consistenza della popolazione), ma utili ai fini del calcolo degli indicatori.

I valori monetari associati alle varie tipologie di risorse possono variare in funzione del tempo, pertanto esiste la possibilità di registrare più versioni temporali di tale informazione.

Prospetti attività

Un prospetto attività corrisponde ad un progetto ossia ad un insieme di attività, fra loro collegate, destinato a realizzare nuove risorse tramite un processo di trasformazione e di utilizzo di risorse ad esso assegnate. La definizione di un prospetto attività viene effettuata per definire tutte le attività/prestazioni dell’Ente in modo svincolato dall’anno in cui si svolgono le attività; questa definizione consente di avere una base unica di riferimento per analizzare eventuali scostamenti tra rilevazioni effettuate in anni diversi. Un progetto è riconducibile a tre tipologie:

• Prospetto attività ordinarie
• Prospetto attività di miglioramento
• Prospetto attività di Sviluppo

La strutturazione delle attività componenti il progetto ha la valenza di una vera e propria progettazione solamente in caso di Progetto Produttivo; in caso di Progetto Amministrativo rappresenta solamente un elenco delle attività tipiche che, in modo routinario, vengono svolte dall’ufficio; in questo caso è possibile indicare tramite il campo di spunta “Pianificazione presente” se per gli obiettivi collegati si potrà effettuare una pianificazione delle Azioni o se, le medesime, verranno applicate automaticamente all’intero anno. La struttura del layout gestionale è la medesima per ognuna delle tre funzioni di gestione (ordinarie, miglioramento, sviluppo), prevede l’individuazione di 3 elementi:

• Descrizione del progetto
• Responsabile del progetto
• Almeno un prospetto elemento (è possibile l’individuazione di più fasi del progetto o di una sola fase generica del progetto).

Nelle maschere di gestione di Attività Ordinarie, Progetti di Miglioramento e Progetti di Sviluppo è presente il concetto di “Responsabile”, per indicare una figura di riferimento per lo svolgimento del Progetto. Tale campo non è obbligatorio, ma per i progetti in cui viene utilizzato , la visibilità sarà limitata al responsabile individuato ( se è assegnato ad un utente ). Naturalmente l’utente amministratore “Responsabile del controllo di gestione” visibilità e accesso a tutti i progetti. La funzione “Prospetti attività” consente: in sede di pianificazione di individuare i progetti da dettagliare successivamente in obiettivi gestionali, inoltre durante la fase di gestione di visualizzare l’andamento del progetto attraverso un cruscotto di riepilogo. Il pulsante Riepilogo fa comparire/scomparire un cruscotto utile a riportare, per ogni ramo, l’elenco degli Obiettivi/Azioni correlate alle attività di progetto, lo scostamento fra costi previsti e consumati e la situazione corrispondente all’ultima verifica per ogni obiettivo legato al progetto stesso.

Modelli di prospetti attività

Dato che possono esistere dei modelli riutilizzabili di progetti, è stata introdotta una funzionalità “Modelli di Prospetti attività” in cui vengono inseriti dei modelli “preconfezionati” da poter utilizzare per compilare più velocemente dei progetti gestionali ( di qualsiasi tipologia ). Nelle maschere di gestione dei progetti è presente un bottone che apre una dialog da cui è possibile selezionare il modello tra quelli definiti da inserire come progetto.

Varie

Libreria Indicatori

Per semplificare il processo di costruzione degli obiettivi, è stata definita una libreria di indicatori, atta a contenere gli indicatori standard che possono essere riutilizzati in obiettivi di contesti diversi. La funzionalità “Gestione Libreria Indicatori” è attivabile dal menu Strutture di Base e consente di definire indicatori con una modalità simile a quanto esposto per la funzione Gestione obiettivi. La funzione si presenta con una prima schermata che presenta gli indicatori organizzati in forma di albero gerarchico, e distinti per 4 tipologie:

• indicatori generici
• indicatori di efficacia
• indicatori di efficienza
• indicatori di economicità

Programmazione strategica

Le funzionalità di programmazione strategica permettono di definire le linee di indirizzo politico, gli obiettivi strategici e di raccordare gli stessi con la programmazione gestionale dell’Ente. J-smart consente di individuare gli Indicatori di Performance collegati agli obiettivi strategici per avere una valutazione degli stessi basata su elementi misurabili che ne descrivono l'impatto, oltre che una misurazione degli stessi obiettivi strategici derivante dallo stato di attuazione degli obiettivi operativi collegati.

Gestione strategie

Il menù “Gestione Strategie” prevede la definizione dell’albero strategico dell’Ente partendo dagli indirizzi politici fino ad arrivare alla definizione degli obiettivi strategici, consentendo all’Ente una autonoma definizione dei livelli su cui articolare la programmazione strategica (l’individuazione dei livelli della struttura strategica è parametrizzabile liberamente e definita attraverso la funzione del menù Programmazione Strategica /Livelli elementi strategici). A livello di singolo obiettivo strategico il sistema consente di:

• Collegare i prospetti attività e quindi gli obiettivi gestionali all’obiettivo strategico: in tal modo si costruisce un quadro integrato tra la programmazione gestionale e la programmazione strategica dell’Ente;
• Gestire ulteriori informazioni, quali: note relative all'analisi SWOT, attori coinvolti (sia interni che esterni), outcome, e altri tipi informazione predefiniti a sistema e/ personalizzabili dall’utente mediante la costruzione di “metanote”.

La valutazione dei risultati viene effettuata tenendo conto sia degli aspetti "gestionali" che di quelli di"performance". La prima deriva dallo stato di attuazione degli obiettivi operativi collegati all'obiettivo strategico; la somma e ponderazione delle valutazioni dei singoli obiettivi forniscono la valutazione dei livelli superiori. La seconda, in termini "di performance", viene misurata tramite degli indicatori che esprimono la valutazione secondo formule definite in libreria personalizzabile dall'utente (attraverso il menù “Valutazione strategie”).

Valutazione strategie

La funzione permette di collegare degli Indicatori di Performance agli obiettivi strategici per avere una valutazione degli stessi basata su elementi misurabili che ne descrivono l'impatto, con previsioni/budget e rilevazioni relative ai singoli anni. A ciascun elemento strategico possono essere associati:

• Elementi misurabili con le relative previsioni e rilevazioni;
• Indicatori: basati sugli elementi di risultato con possibilità di definire il peso percentuale di ciascuno.

Attraverso tali elementi è possibile la valutazione attraverso l’elaborazione di verifiche, che possono essere effettuate con cadenza desiderata e stabilita dall’utente attraverso il menù “Gestione/Verifiche Strategie”, al fine di calcolare il grado di raggiungimento dell’obiettivo strategico rispetto agli indicatori definiti.

Stampe

Il sistema mette a disposizione diverse stampe per la consultazione dei dati strategici. Ogni stampa prevede diverse opzioni per personalizzare le impostazioni del report e la possibilità di selezionare i dati da stampare tramite filtri. Sono presenti le seguenti stampe:

• Stampa Strategie, stampa di controllo che fornisce delle schede più o meno dettagliate degli Indirizzi Strategici fino agli obiettivi Strategici
• Stampa Piano Performance, permette di strutturare report con diverse sezioni che possono comprendere  :

- la struttura degli indirizzi Strategici fino agli Obiettivi Strategici, con possibilità di visualizzare lo stato di attuazione(da risultato gestionale o da valutazione Performance) - il dettaglio degli indicatori di performance collegati agli obiettivi Strategici - gli obiettivi operativi per ogni Obiettivo Strategico, con i relativi obiettivi di Peg raggruppati per Centro di Responsabilità - gli obiettivi strategici con indicazione dei budget finanziari collegati, raggruppati per missione e programma - indicazione delle Missioni collegate agli obiettivi Strategici

• Stampa Piano degli Indicatori, che riporta l'elenco degli indicatori per obiettivo di PEG, raggruppando per Obiettivo Strategico, con valore atteso e valore consuntivo per l'anno selezionato