BDAP

Trasmissione dati alla BDAP - Banca Dati Amministrazioni Pubbliche

Introduzione

Tutti gli enti hanno l'obbligo di trasmettere i dati del bilancio entro 30 giorni dall'approvazione da parte del consiglio, sia per il bilancio "Preventivo" sia per il "Rendiconto".

I controlli di BDAP sui file trasmessi si svolgono in fasi diverse. Inizialmente vengono fatti dei controlli di validazione per l'acquisizione o meno del file; successivamente procede ad effettuare controlli di quadratura sul contenuto dei file.

La funzione BDAP (sia preventivo che consuntivo) si attiva con l'aggiornamento all'apposita versione che verrà comunicata tramite il portale Maggioli.

La comunicazioni BDAP prevede 4 fasi:

1. Lettura dei dati da Sicraweb e creazione si un file Excel, su cui poter effettuare controlli ed eventuali modifiche.
2. Trasformazione del file excel in un unico file .zip contenente tutti i quadri.
3. Conversione del file zip in formato XBRL sul portale Maggioli (http://bdap.maggiolicloud.it/).
4. Caricamento dei dati in formato .xbrl sul sito BDAP.

BDAP Consuntivo

Export dati da J-Serfin

Il menù operativo della BDAP si trova in:

Controllo --> Conto del bilancio --> Valorizzare esercizio di riferimento --> Premere invio e attendere che si popoli la maschera --> Azioni --> Export per la BDAP.

Si apre la maschera da cui estrapolare i dati e i file BDAP.

Leggi dati da Consuntivo

Nella prima fase compiliamo tutti i campi obbligatori contrassegnati da asterisco rosso quali: Numero Delibera, Popolazione residente, Superficie Totale e Superficie Urbana. Successivamente selezionare la voce "Leggi dati e salva" e attendere messaggio di conferma "operazione completata con successo" In questo passaggio vengono letti i dati dalla contabilità i quali verranno poi utilizzati per la produzione dei files BDAP con i passaggi di cui sotto.

Visualizza dati su Excel

Indicare il percorso su cui salvare il file Excel che Sicraweb andrà a generare, utilizzabile per la modifica e la consultazione dei dati attualmente memorizzati nel primo step. Cliccando su "crea file ed apri" il foglio di calcolo così generato potrà essere modificato e/o compilato, avendo l'accortezza però di non aggiungere o eliminare righe/colonne/celle. Le modifiche così effettuate saranno recepite nel file "finale" dopo aver seguito le istruzioni del punto successivo.

In caso di modifica dei dati non agire sui totali che sono il risultato di operazioni predefinite, ma sui singoli importi.

Carica dati da Excel

Indicare il percorso su cui è salvato il file Excel precedentemente modificato. Cliccando quindi sul pulsante "leggi dati e salva" le modifiche effettuate saranno recepite e memorizzate da Sicraweb.

N.B.: Il caricamento può essere effettuato più volte, ricordando che i dati ad ogni caricamento vengono sovrascritti.

Crea file per l’ export

La fase finale che porta a produrre un file in formato xbrl si compone a sua volta di 4 sottofasi da fare in parte dentro Jserfin e in parte all'esterno del Software:

- FASE 1 estrazione dei dati contabili: creiamo il file .zip inserendo il codice ente (18 cifre consultabile al link: http://www.bdap.tesoro.it/Pagine/OpenBDAP-Informazioni-Anagrafiche-Degli-Enti.aspx ) e indicando il percorso dove salvare il file. E' necessario che il nome del file non contenga spazi per evitare errori in fase di trasformazione in XBRL. Valorizzare il campo Tipologia Ente scegliendo tra le opzioni elencate nel menù a tendina (qualora non si conoscesse la tipologia di appartenenza occorre fare richiesta alla BDAP).

N.B: Se la contabilità di Sicraweb contiene anche i dati relativi all'economico/patrimoniale si dovrà mettere il flag sulla voce "Includi dati Economico/Patrimoniale". In caso contrario questi non verranno riportati nel file XBRL.

Cliccare poi "Crea File" per ottenere il file .zip.

Fase 2 - Trasformazione dei dati contabili in XBRL

In questa fase accediamo al portale "Bdap.maggiolicloud.it" utilizzando il pulsante presente nella maschera. All'apertura del portale selezionare con "Sfoglia" il file zip creato, mettere il flag sulla voce "Non sono un robot" e cliccare su "Avvia l'elaborazione". Completata l’elaborazione verrà generato un file .zip XBRL_nomefiledipartenza, che dovrà essere salvato.

Fase 3 - Estrazione del file per la BDAP

Il file XBRL creato nel portale Maggioli dovrà essere poi scompattato per ottenere i tre file da caricare in BDAP e che avranno la seguente nomenclatura:

2019codice_enteRENDSDB.zip

2019codice_enteRENDDCA.zip

2019codice_enteRENDIND.zip

Qualora nel file XBRL mancassero delle parti (esempio: i dati relativi all'economico/patrimoniale o gli indicatori) si creerà un file errori.csv; aprendo questo file si potranno verificare eventuali anomalie presenti.

Nel caso siano presenti errori è necessario effettuare controlli e modifiche direttamente in Sicraweb e effettuare nuovamente i passaggi dalla fase 2 della guida.

La Banca Dati Amministrazione Pubbliche richiede il caricamento dei singoli file .zip creati dal nostro portale.

Fase - Trasmissione dei dati XBRL alla BDAP

Il sito della BDAP è accessibile direttamente dal link presente sulla maschera del programma, l’operazione è molto simile a quella già visto per l’invio del previsionale e del consuntivo.

Dopo aver effettuato l’ACCESSO RISERVATO con le proprie credenziali:

selezionare Applicazioni > Trasmissione bilanci per caricare il file XBRL sul portale BDAP.

Sarà richiesta l’immissione delle seconde credenziali, dopo essersi autenticati apparirà questa pagina

Entrare all’interno della Cartella

Codice Ente (numero 18 cifre) > Outbox

Presumibilmente all’interno di questa cartella troveremo i file relativi ai precedenti adempimenti.

Per caricare il file, selezionare UPLOAD e andare a selezionare il file XBRL nel percorso salvato precedentemente. Il file risulta correttamente caricato quando appare con la dicitura “Ack_...” e il foglio come simbolo; a volte potrebbero essere presenti altre righe con altre simbologie ma nulla di rilevante, si tratta di file temporanei. L’importante è che ci sia la dicitura Ack del file caricato.

Per ultimare la procedura, occorre trasmettere il file xbrl caricato, per farlo andare nella pagina precedente e selezionare da:

Applicazioni > Bilanci Armonizzati (la prima voce in lista)

Si aprirà questa pagina

Selezionare

Bilanci Armonizzati > Trasmissione documenti contabili

Apparirà il documento relativo, per ultimare la trasmissione, cliccare sulla freccia (simbolo di trasmetti) e riempire i campi obbligatori e salvare. Al termine il messaggio in verde con dicitura “Operazione avvenuta con successo” confermerà l’esito positivo.

N.B.: Potrebbe volerci qualche minuto prima che il documento sia visibile per la trasmissione, nulla di anomalo.