Gestione Utenti Tabellare

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Gestione -> Utenti e Gruppi -> Gestione Tabellare

Introduzione

Attraverso questa funzione è possibile gestire, ovvero creare e modificare i Gruppi e gli Utenti che potranno accedere alla Suite Sicraweb.
Sempre da questa funzione, è possibile amministrare i Permessi da attribuire ai Gruppi o ai singoli Utenti, oltre tutta una serie di altre opzioni che riguardano gli utenti e i loro attributi di accesso (come ad esempio le Sostituzioni).

La Gestione Tabellare , contiene le stesse identiche funzionalità della Gestione Grafica , ma si distingue per una gestione più "snella", mentre quella Grafica consente una visione più "ampia" rispetto all'organigramma e alla distribuzione dei gruppi/utenti che si vengono a formare.
Sta all'operatore, valutare dove operare a seconda delle sue esigenze e del modus operandi desiderato.

esempio di Gestione Tabellare:


esempio di Gestione Grafica:

Accesso alla funzione di Gestione Utenti

L'accesso alla gestione degli Utenti (e quindi dei Gruppi e dei Permessi) è ovviamente legata a sua volta ad uno specifico permesso utente ; il permesso in oggetto è quello di Amministrazione del gruppo Utenti e Ruoli


Il permesso di Amministrazione degli Utenti e Ruoli è posseduto in automatico dall'utente speciale Setup di Sicraweb , che è l'unico utente pre-caricato durante l'installazione della Suite.
Durante la prima parametrizzazione dell'applicativo, è buona norma provvedere alla creazione di un Gruppo denominato Amministratori di Sistema , con al suo interno un Utente che verrà chiamato Administrator .
Attribuendo il permesso di Amministrazione degli Utenti al gruppo degli Amministratori di Sistema, questo verrà ereditato in automatico dall'utente Administrator, e da qualsiasi altro utente che verrà collegato a questo gruppo.
esempio di gruppo Amministratori di Sistema nella visualizzazione Grafica:


E' di fondamentale importanza che vi sia all'interno dell'ente almeno una o più figura che abbia accesso a tale permesso (solitamente il Ced / Referente Informatico e almeno un Responsabile per ogni Area), in modo che l'ente sia autonomo nel poter distribuire poi i permessi ai diversi utenti che dovranno accedere alla procedura; al tempo stesso è opportuno distribuire il permesso con le dovute attenzioni e cautele, per evitare un uso improprio o indesiderato dei singoli utenti.

Visualizzazione e Ricerca di Gruppi ed Utenti

Quando si accede alla funzione di Gestione degli Utenti Tabellare , la maschera presenta una griglia dove vengono riepilogati tutti i Gruppi e gli Utenti attualmente presenti nell'applicativo, come da immagine di esempio che segue:


La maschera è virtualmente divisa in tre sezioni:
Pulsanti Funzione
Filtri di Ricerca
Descrizione Gruppi e Utenti

I Pulsanti Funzione

Cerca esegue la ricerca di tutti gli Utenti e/o Gruppi che soddisfano i criteri di ricerca (filtri) impostati.

Nuovo Utente consente di creare una nuova utenza di accesso a Sicraweb (vedi il paragrafo successivo Creazione di un Nuovo Utente)

Clona Utente copia i dati basilari di un utente creandone uno nuovo il quale erediterà automaticamente i permessi, i gruppi di appartenenza e i parametri di autenticazione; non verranno invece copiati i dati personali come ad esempio la Firma o la eMail.

Nuovo Ruolo consente di attribuire un ruolo all'utente selezionato (da non usare se non in casi particolari da concordare con il formatore di Affari Generali)

Nuovo Gruppo consente di creare un nuovo Gruppo di Utenti (vedi il paragrafo successivo Creazione di un Nuovo Gruppo di Utenti)

Modifica consente di accedere alla maschera di configurazione di un utente, ed aggiungere o modificare i diversi parametri come ad esempio il Nome, la Password, la Firma, etc.; se invece si seleziona un Gruppo consente di modificarne la descrizione.

Permessi consente di aggiungere/togliere i permessi delle singole funzioni agli utenti o ai gruppi (vedi il paragrafo successivo Assegnazione dei Permessi)

Sostituzioni consente di poter gestire e pianificare delle sostituzioni di utenti, per far si che un utente erediti automaticamente tutti i permessi di un altro utente fino allo scadere della sostituzione.
Tale opzione è molto comoda ad esempio in caso di ferie, malattia o assenza provvisoria di un utente che possiede più permessi di un altro che lo dovrà sostituire, ma non si desidera attribuire i permessi aggiuntivi in via definitiva (vedi il paragrafo successivo Sostituzione di un Utente)

Altro include diverse altre utilità di amministrazione, come ad esempio l'esportazione dei permessi e gruppi per altri database.

I Filtri di Ricerca

Non appena si accede alla funzione di Gestione Utenti Tabellare, la maschera mostra tutti gli Utenti e i Gruppi presenti nel Database; questo in quanto di default non è attivo alcun filtro.
Quando gli utenti e i gruppi iniziano a crescere di numero, può essere comodo poterli ricercare utilizzando dei criteri di ricerca che ne consentano una più rapida identificazione.
L'applicativo consente quindi di poter filtrare il risultato della ricerca attraverso i campi:

• Tipo consente di mostrare solamente gli Utenti o i Gruppi (di default vengono mostrati entrambi)
• Descrizione consente di mostrare solamente gli utenti o i gruppi che contengono il valore immesso; ad esempio posso ricercare tutti gli utenti che si chiamano "Rossi", piuttosto che tutti i gruppi che nella descrizione hanno la parola "Protocollo".
• Login consente di ricercare un utente direttamente tramite la sua login di accesso (ad esempio "mrossi")
• Ufficio consente di ricercare gli utenti che appartengono ad un determinato ufficio, nel caso in cui si sia provveduto a classificare le Unità Organizzative (consulta il manuale sulle Unità Organizzative)
• Utenti Disabilitati di default gli eventuali utenti che sono stati disabilitati non vengono mostrati, a meno che non si valuti di accendere questo filtro di ricerca.

Descrizione Gruppi e Utenti

Tutti i risultati vengono mostrati in queste tre colonne:

• Tipo ovvero viene indicato se trattasi di Utente o Gruppo (come si può notare, sono distinguibili anche dalla icona)
• Descrizione indica la denominazione dell' Utente (ad esempio: "Mario Rossi", "Andrea Bianchi", etc.) o del Gruppo (ad esempio: "Demografico", "Tributi", etc.)
• Login / ID indica il nome di login dell' Utente per effettuare l'accesso, o l'ID identificativo se trattasi di Gruppo

I Gruppi di Utenti

Nella Suite Sicraweb è possibile definire una serie di Gruppi per raggruppare e gestire una serie di Utenti che devono avere gli stessi permessi.
Una volta creato un gruppo infatti, e definito quali sono i permessi attribuiti a questo gruppo, sarà sufficiente collegarvi un utente per fare si che erediti automaticamente tutti i permessi del gruppo.

Ad esempio, ipotizziamo di creare un gruppo chiamato "Ragioneria" ed attribuire a questo gruppo un set di permessi necessari per lavorare nell'Area Ragioneria.
Facciamo poi la stessa operazione creando un gruppo chiamato "Tributi" attribuendo i permessi necessari per l'Area Tributi.
A questo punto, sarà sufficiente creare un nuovo utente e collegarlo al gruppi di appartenenza, per fare in modo che possieda automaticamente tutti i permessi desiderati, senza doverli ri-assegnare da capo ad ogni singolo utente; come da immagine di esempio che segue tratta dalla Gestione Grafica degli Utenti:


L'applicativo consente di assegnare un utente a più gruppi!
Quando si collega un utente a più di un gruppo, erediterà automaticamente tutti i permessi dei gruppi a cui appartiene (eventuali permessi presenti in entrambe i gruppi non si duplicano e non creano problemi).
Questa opzione è molto comoda quando ad esempio un utente opera in più aree e settori. Nella immagine di esempio che segue, tratta dalla Gestione Grafica, si nota come l'utente "Arsenio" sia collegato sia al Gruppo "Ragioneria" che al gruppo "Tributi"; in questo modo possiede tutti i permessi di entrambe i gruppi (mentre l'utente "Elisa" eredita solo i permessi del gruppo "Tributi").


Creare più Gruppi di Utenti, e poter collegare un utente a più gruppi, consente una gestione accurata delle Aree e anche dei singoli Settori all'interno della stessa Area.
In questa altra immagine di esempio, si vede come all'interno del Demografico si sia scelto di creare dei Gruppi di permessi per Anagrafe, Stato Civile, Elettorale e Leva, per poi collegare gli utenti che vi lavorano; l'utente "Valerio" è però collegato a tutti i gruppi, e quindi avrà acquisito tutti i permessi relativi.


E' anche possibile collegare un gruppo da un altro gruppo!
Con la stessa logica con la quale si collegano gli utenti ai gruppi (ereditandone i permessi), è altresì possibile collegare anche un gruppo ad altri gruppi per fare in modo che ne vengano ereditati i permessi.
Nella immagine di esempio che segue, è stato creato un gruppo Demografico agganciandolo ai gruppi di Anagrafe, Stato Civile, Elettorale e Leva; in questo modo il gruppo Demografico eredita automaticamente tutti i permessi di tutti e quattro i gruppi.

Si noti come l'utente "Fulvia Bruni" erediti solo i permessi del gruppo Elettorale, mentre l'utente "Fedele Conti" erediterà i permessi di tutti e quattro i gruppi contemporaneamente!

Quando si consultano i permessi posseduti da un utente (come si vedrà meglio nei paragrafi successivi), saranno sempre presenti due specchietti:

• Permessi assegnati all'utente (specchietto a sinistra) mostra gli eventuali permessi assegnati specificatamente all'utente
• Permessi ereditati (specchietto a destra) mostra gli eventuali permessi che vengono automaticamente ereditati in base ai gruppi ai quali appartiene l'utente

come da immagine di esempio che segue:


Come si intuisce dall'esempio soprariportato, oltre ai permessi ereditati automaticamente dai gruppi ai quali appartiene l'utente, è possibile aggiungerne di altri.
Nota bene: non è invece possibile togliere ad un utente, un permesso tra quelli ereditati da un gruppo al quale appartiene!

Facciamo un ripasso dei meccanismi fondamentali dei Gruppi:

- è possibile assegnare i permessi ad un gruppo, e collegandovi un utente quest'ultimo erediterà tutti i permessi del gruppo

- è possibile collegare un utente anche a più di un gruppo, facendogli ereditare in questo modo tutti i permessi dei gruppi ai quali appartiene

- è possibile collegare un gruppo ad un altro/i gruppo/i

- aggiungendo un permesso ad un gruppo, questo verrà automaticamente ereditato da tutti gli utenti che vi appartengono

- togliendo un permesso ad un gruppo, questo verrà automaticamente eliminato da tutti gli utenti che vi appartengono

- è possibile aggiungere permessi specifici ad un utente, oltre a quelli che già eredita dai gruppi ai quali appartiene

- non è possibile togliere ad un utente un permesso ereditato dai gruppi ai quali appartiene

Una volta compreso le logiche dei Gruppi di Utenti (che sono molto simili a quelle dei Gruppi di Utenti in Windows/Active Directory) è possibile organizzare la distribuzione dei permessi nella maniera più efficace a seconda del modus operandi dell'ente, e rendendo molto più semplice per il Ced intervenire in un secondo tempo nella manutenzione.

Creazione di un Nuovo Gruppo

Nel paragrafo precedente, abbiamo visto che cosa sono i Gruppi di Utenti , per creare uno nuovo è sufficiente accedere alla Gestione Utenti Tabellare o quella Grafica e cliccare sul pulsante Nuovo Gruppo per accedere al pannello del Profilo del Gruppo.

I campi da compilare sono solamente due, ovvero una Descrizione che identificherà il gruppo in tutte le maschere (comprese quelle di ricerca), ed un Id che lo identifica all'interno del database.
Nella immagine di esempio che segue, si può vedere la maschera del Profilo del Gruppo relativamente ad un Nuovo Gruppo ancora da creare (a sinistra), ed un profilo di un gruppo già esistente (a destra):



Nella immagine relativa al gruppo già esistente sopra riportata, si può notare come vengano mostrati anche gli eventuali utenti che ne fanno attualmente parte.

Assegnazione Permessi (ad un Gruppo)

La procedura di attribuzione dei permessi ad un gruppo è del tutto simile a quella relativa ai singoli utenti (vedi paragrafo relativo).
Una volta selezionato il gruppo sul quale si vuole intervenire, cliccare sul pulsante Gestione Permessi' per accedere alla schermata relativa ai Permessi del Gruppo.
Nella colonna di sinistra verranno visualizzati i permessi attribuiti a questo gruppo; nella colonna di destra gli eventuali permessi ereditati nel caso in cui il gruppo sia a sua volta collegato ad un altro gruppo.
Per aggiungere dei permessi, cliccare sul pulsante Aggiungi Permessi per aprire il pannello di tutti i Permessi Disponibili della Suite Sicraweb, come da immagine di esempio che segue:


Un volta scelto il permesso che si vuole attribuire al gruppo, premere Conferma e questo verrà aggiunto nello specchietto di sinistra relativi ai permessi attribuiti al gruppo; una volta aggiunto tutti i permessi desiderati premere Salva .

Logiche di Attribuzione dei Permessi:

- I permessi disponibili mostrati tra quelli da attribuire, dipendono strettamente dalla chiave di attivazione installata presso l'ente, e di conseguenza dalla tipologia di contratto e da eventuali moduli aggiuntivi acquistati.
A titolo di esempio, se l'ente ha acquistato la licenza per i moduli di Demografico, Tributi e Protocollo, non vi sarà alcun permesso disponibile per le altre aree (Ragioneria, Personale, etc)

- In fase di attribuzione dei permessi, è possibile selezionarne anche più di uno alla volta
per permessi consecutivi, fare clic sul primo, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sull'ultimo elemento
per permessi non consecutivi, tenere premuto CTRL e quindi fare clic su ogni elemento che si desidera selezionare.

- In fase di attribuzione dei permessi, tra quelli disponibili (per praticità) non verranno mostrati quelli eventualmente già posseduti, e anche quelli già eventualmente ereditati; in questo modo non si potrà mai "assegnare due volte lo stesso permesso"
Se non si trova quindi il permesso desiderato tra quelli ancora da attribuire, molto probabilmente dipende dal fatto che quel permesso è già posseduto.
(nel dubbio è possibile utilizzare l'utility "filtra" per ricercare tra i permessi già assegnati)

- I permessi disponibili vengono raggruppati in cartelle in base alle diverse funzioni; questo per consentire una più agevole ricerca e comprensione dei singoli permessi.
- Spesso vi è la presenza di un permesso speciale che viene denominato amministratore. Attribuire tale permesso equivale sostanzialmente all'aver attribuito tutti i permessi di quella area/funzione.
L'attribuzione del permesso amministratore è altamente sconsigliata, se non in casi particolari; conviene sempre procedere in una attribuzione "granulare" dei singoli permessi, per evitare utilizzi indesiderati.
Nella immagine di esempio che segue, si possono notare sia la organizzazione in cartelle, sia la presenza del permesso speciale di amministratore.


- Sia la maschera relativa ai permessi del gruppo (ovvero quelli già assegnati), sia quella relativa ai permessi disponibili (ovvero quelli da assegnare), nella parte in basso della finestra contengono una funzione di ricerca denominata filtra, che consente di immettere una descrizione (anche parziale) e ricercare se vi sono dei permessi che contengono tale descrizione.
Di seguito un esempio di come utilizzando il comando filtra per il termine "aire", vengano mostrati tutti i permessi (o gruppi di permessi) attinenti alla descrizione:


- E' possibile rimuovere uno o più permessi assegnati ad un gruppo, tramite il pulsante Rimuovi Permesso|baseline Rimuovi Permesso
Non è invece possibile rimuovere il permesso se questo è tra quelli che vengono ereditati da eventuali altri gruppi di appartenenza!

Creazione di un Nuovo Utente

Per creare un nuovo utente, è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo Utente e compilare i campi essenziali della form Profilo Utente ,
come da immagine di esempio che segue:


Gli unici campi obbligatori ai fini della creazione e quindi dell'accesso alla Suite per nuovo utente, sono il Nome Completo, una Login ed una Password; tutti gli altri campi sono considerati facoltativi ai fini dell'accesso, ma sono invece molto importanti nell'utilizzo delle singole Aree e Funzioni specifiche, pertanto è consigliato compilare un profilo utente il più completo possibile (è comunque sempre possibile tornare ad aggiornare il profilo in un secondo tempo).

Profilo Utente

Di seguito, una breve descrizione dei campi contenuti all'interno del Profilo Utente:

• Nome Completo: dove indicare per esteso il nome dell'Utente o una sua descrizione utile ad un rapido riconoscimento (ad esempio: "Mario Rossi", "Anna Verdi", "Amministratore di Sistema")

• Login dove indicare il login che si desidera utilizzare per l'accesso a Sicraweb (ad esempio "mrossi", "averdi", "admintributi")

• Tipo di Autenticazione può assumere i seguenti valori:
  • Come Specificato in Autenticazione è il valore di default, e significa che l'utente seguirà quanto impostato a livello generale per tutti gli utenti (vedi la guida: Configurazione dell'autenticazione)
    La configurazione generale, prevederà a sua volta le tre opzioni disponibili, ovvero Locale dell'Applicazione, Sistema Operativo o Dominio Locale, e Dominio Esterno su LDAP
    Se non si conoscono i dettagli della configurazione generale, è altamente raccomandato lasciare il valore di default proposto< durante la creazione di un nuovo utente.
  • Locale dell'Applicazione è il valore standard della configurazione globale, e significa che ad ogni utente verrà chiesto la Login e la Password definita in Sicraweb
  • Sistema Operativo o Dominio Locale scegliendo questa opzione l'utente verrà validato dal proprio sistema operatori (es. Windows) e quindi non verrà chiesta nessuna login in fase di avvio di Sicraweb
    ovviamente Login e Password immessi nel profilo, devono coincidere con quelli presenti nel Sistema Operativo/Dominio.
  • Dominio Esterno su Server LDAP è anche possibile definire uno o più server LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) per l'autenticazione degli utenti

• Password dedicato alla immissione della password scelta
• Conferma Password in questo campo occorre re-immettere la password scelta, e serve come verifica che quanto immesso nel campo precedente Password sia quanto desiderato; una volta immessa e confermata una password, questa verrà infatti criptata nel database e non sarà più possibile leggerla "in chiaro" (sarà invece sempre possibile eventualmente modificarla/resettarla)
  (Sono disponibili ulteriori opzioni di sicurezza in merito alle password che agiscono a livello globale, accessibili alla voce di menù: Utenti e Gruppi -> Configurazione )

• Anagrafica consente di poter associare l'utente ad una Anagrafica di Indice Generale già presente in archivio; se non presente è possibile caricarne una nuova dinamicamente.

• Email consente di indicare la email dell'utente; vi sono infatti alcune attività di specifiche funzioni, per le quali l'utente può essere notificato tramite email

• Firma questo campo è molto importante, in quanto sarà questa la firma che verrà apposta in qualsiasi documento o certificato che prevede la firma dell'utente (Ad esempio un Certificato di Anagrafe)
  Anche se non obbligatorio ai fini dell'accesso in Sicraweb, la sua assenza potrebbe diventare bloccante in fase di stampa di alcuni adempimenti, pertanto se ne raccomanda l'inserimento.
  Come da immagine di esempio di cui sopra, è possibile specificare la forma preferita dall'utente (ad esempio "Mario Rossi", "Rossi Mario", "Mario Dott. Rossi" "Mario Rossi - Sindaco", etc.).
• Allega Firma consente di associare una immagine scansionata della firma autografa dell'utente; sono supportati i più diffusi formati di file immagine (.jpg, .gif, .tiff, .png, etc.)
  Nota bene: la firma autografa verrà mostrata solo se il specifico report che si va stampare lo prevede.

• Super Utente accendendo questo parametro si definisce che l'utente diventerà un Super Utente.
  E' bene evidenziare che un Super Utente non avrà nessun permesso aggiuntivo rispetto a qualsiasi altro utente, pertanto non è da confondere con un eventuale Amministratore di Sistema.
  L'attributo di un Super Utente sarà semplicemente quello di poter accedere comunque a Sicraweb nel caso in cui le nuove connessioni siano bloccate (ad esempio nelle fasi contestuali ad un aggiornamento della procedura); tale attributo è quindi decisamente importante per un utente Amministratore, ma pressoché inutile (e potenzialmente dannoso) per un normale profilo utente.
  Gli utenti che hanno l'attributo di Super Utente si possono riconoscere dalla particolare icona che li rappresenta:
  nella immagine di esempio gli utenti "Administrator" e "Mario Rossi" hanno l'attributo di Super Utente:
  

• Account Disabilitato quando un utente cessa il suo servizio presso l'ente, o semplicemente se ne vuole inibire l'accesso (ad esempio per pensionamento, trasferimento, licenziamento, etc.) non è possibile eliminarlo.
  Tale comportamento è voluto, in quanto non si desidera perdere tutto lo storico e i log di tutte le operazioni effettuate da quell'utente; pertanto questo utente non verrà eliminato ma bensì disabilitato.
  Accendendo il parametro Account Disabilitato verrà posta una richiesta di conferma, come da immagine di esempio che segue:
  
  Quando un account viene disabilitato, è possibile identificarlo tramite l'icona che assume una (de)colorazione come da immagine di esempio che segue:
  

• Scadenza Password di default la password ha una scadenza illimitata, ma è possibile abilitarne la scadenza ad una durata espressa in giorni.
  (Sono disponibili ulteriori opzioni di sicurezza in merito alle password che agiscono a livello globale, accessibili alla voce di menù: Utenti e Gruppi -> Configurazione )

• Modifica Password di default è settato su Attiva, il che significa che ogni utente potrà liberamente cambiare la propria password semplicemente tramite l'opzione cambio password presente cliccando sul proprio nome utente nell'angolo in basso a sinistra della scrivania di lavoro
  
  In alternativa è possibile inibire la modifica della password agli utenti, tramite l'opzione Bloccata.
  Le opzioni Cambio Obbligatorio al Primo Login sono molto utili all'Amministratore di sistema, quando si creano nuovi utenti per i quali non è stato specificato quale password utilizzare; in questo modo si potrà fornire una password provvisoria agli utenti, che potranno (dovranno) settarne una al primo accesso che effettueranno in Sicraweb.

Pulsanti Funzione (Profilo Utente)

Anche la maschera del Profilo Utente prevede una serie di pulsanti nella parte alta della schermata, che consentono determinate azioni.


Permessi consente di aggiungere/togliere i permessi delle singole funzioni all'utente corrente (vedi il paragrafo successivo Assegnazione dei Permessi)

Sostituzione consente di poter gestire e pianificare delle sostituzioni per l'utente corrente, per fare in modo che l'utente selezionato erediti automaticamente tutti i permessi di un altro utente (o viceversa) fino allo scadere della sostituzione.

Stampante consente di impostare una stampane predefinita per l'utente selezionato, tra quelle disponibili a livello di sistema operativo (es. Microsoft Windows); se non viene impostata (scelta consigliata) verrà utilizzata la stampante predefinita del sistema operativo, o quella associata al report che si andrà a stampare.

Visualizza Log consente di mostrare qualsiasi modifica avvenuta all'utente corrente, dal momento della sua creazione fino alla sua eventuale cessazione; sempre in questa utility vengono mostrati tutti gli eventuali permessi aggiunti o eliminati, e l'utente che ha effettuato tali operazioni, come da immagine di esempio che segue:


Documenti Collegati consente di accedere agli eventuali Documenti Collegati (Documentale) che si possono collegare all'Utente, come ad esempio Circolari, Manualistica, Appunti, o qualsiasi documento l'utente desideri archiviare.