FinFRMRegole

Regole per i controlli

Questa finestra permette di vedere e di modificare le regole che garantiscono la correttezza del bilancio.
Le regole impediscono il verificarsi di condizioni errate quali, ad esempio, impegnare più della disponibilità di un capitolo, spendere oltre la disponibilità di cassa, ecc...
Quando una regola viene violata il programma mostra all'utente un messaggio contenente la regola violata (identificata da un numero), la data di valuta nella quale si è verificata la violazione, i parametri di bilancio e l'importo per i quali la regola è stata violata.

Tipi di regole

Le regole si dividono in:

• regole Generiche
• regole sui Lavori
• regole sui Centri di costo
• regole sui Tipi di finanziamento
  

Le regole sui lavori, sui centri di costo e su tipi di finanziamento possono essere definite sia nella maschera delle regole sia mediante l'apposito bottone <Controlli> presente nelle maschere specifiche.

Struttura di una regola

Come si può vedere nella figura sottostante una regola si compone di quattro parti:

Intestazione:

• codice: è il numero che identifica la regola e che sarà riportato in ogni messaggio che il programma mostrerà all'utente quando l'operazione che si sta tentando di fare non rispetta i vincoli imposti dalla regola;
• E/U: indica se la regola controlla solo la parte Entrata del bilancio, la sola parte Spesa oppure se controlla un equilibrio Entrata/Spesa;
• Attiva: se è spuntato la regola viene controllata altrimenti la regola viene ignorata dal sistema di controlli;
• Data inizio: è la data dalla quale ha effetto la regola. Ogni situazione errata prima di questa data sarà ignorata dal sistema di controlli. Esiste una data inizio controlli anche nella maschera dei parametri della procedura che ha priorità sulle date di inizio delle singole regole nel caso essa sia più recente.
• Descrizione: è un testo libero, serve a descrivere l'obiettivo della regola.
• Lavoro, Centro di costo, Tipo di finanziamento: sono valorizzati se la regola è di una specifica tipologia

Filtri della regola:

si usano molto raramente e servono per limitare l'ambito di azione della regola. Per una sua descrizione approfondita vedi [.....]

Ambito del controllo:

in questa sezione vanno elencati gli elementi che definiscono il raggruppamento di bilancio per il quale la regola deve garantire la correttezza contabile. Ad esempio:

• la "Disponibilità di bilancio" deve essere garantita per ogni: Capitolo e Anno di competenza.
• la "Disponibilità su un impegno" deve essere garantita per ogni: Capitolo, Anno di competenza e Impegno.
• la "Disponibilità per fornitore su un impegno" deve essere garantita per ogni: Capitolo, Anno di competenza, Impegno e Fornitore.
• ecc. ecc...

Per aggiungere elementi a questa sezione premi il foglietto bianco a destra della tabella e compila ogni cella, l'ordine delle righe non è importante:

• Descrizione: è un testo libero: inserisci qualcosa che descriva il raggruppamento che desideri ("Capitolo", "Anno di competenza", ecc...);
• Espressione: per compilare questo campo premi il bottone a fianco e, dalla finestra che ti si presenta, scegli l'elemento per il quale desideri raggruppare;
• Messaggio: scrivi qui il testo che il programma dovrà mostrare quando ti segnalerà che la regola è stata violata;

Oggetto del controllo:

in questa sezione vanno elencati i "saldi" che,questa regola deve controllare. I "saldi" sono, ad esempio, la disponibilità di bilancio, la disponibilità di cassa, ecc...

Per ogni "saldo" va descritta la condizione che fa violare la regola. Ad esempio la regola sarà violata se: "la disponibilità di bilancio è minore di zero" oppure "lo stanziamento è minore di 10.000,00" (per controllare che in un determinato capitolo vengano sempre stanziati almeno 10.000,00 euro), e così via...

• Cosa controllare: nell'elenco che ti viene proposto dal menù a tendina scegli il saldo che desideri sia rispettato
• Op.: scegli dall'elenco proposto la condizione che fa violare la regola
• Confronto: indica un valore che rappresenta la soglia che fa violare la regola
• Livello: imposta il tipo di messaggio che desideri ricevere quando questo saldo verrà violato.
• Messaggio: è un testo libero che sarà mostrato all'utente qualora la regola sia violata.

Controlli collegati (controlli di esistenza):

Quando si aggiunge un saldo di tipo "disponibilità", ad esempio disponibilità di bilancio o di cassa, il programma aggiunge automaticamente una seconda riga con l'icona di una graffetta ad indicare che la riga aggiunta è "collegata" alla precedente. Questa riga viene aggiunta in automatico e configurata con un livello di controllo di tipo "Nessuno" in modo da essere ininfluente.

NOTA BENE: I saldi collegati vengono controllati SOLO QUANDO il saldo principale genera un messaggio di tipo "avviso" e servono per innescare un SECONDO controllo bloccante.

La tipica situazione gestita da un saldo collegato è la seguente: "posso superare la disponibilità di un centro di costo (avviso) ma solo se su quel centro di costo è stato previsto almeno uno stanziamento, in caso contrario devo essere bloccato".

Ad esempio: ho tre scuole S1, S2, S3 delle quali solo le prime due sono servite dalla mensa. Ho un budget totale per la mensa pari a 1.000,00 euro che riesco a suddividere solo approssimativamente in 300,00 sulla scuola S1 e 700,00 sulla scuola S2. Proprio a causa dell'approssimazione ho bisogno di poter superare i due budget spendendo, ad esempio, 350,00 sulla prima ma il programma mi deve bloccare qualora io tentassi di impegnare sulla terza scuola. In altre parole: posso superare la disponibilità solo dove ho previsto almeno un centesimo di stanziamento.