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Fattura Elettronica

Il quadro normativo

La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Queste le principali norme di riferimento in tema di fatturazione elettronica:

• Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (Gazzetta Ufficiale numero 300 del 28 dicembre 2007) come modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011. È la norma che istituisce (articolo 1, commi 209-214) l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile procedere al relativo pagamento. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

• Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell’articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007 (Gazzetta Ufficiale numero 103 del 3 maggio 2008). Primo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, individua nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SDI), ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SDI.

• Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, comma 213, della legge 24 dicembre 2007, numero 244 (Gazzetta Ufficiale numero 118 del 22 maggio 2013). Secondo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, rappresenta il regolamento che definisce il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

• Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66. Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale (art 25). Il decreto anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica per le amministrazioni centrali di cui all'articolo 6, comma 3, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55 e per le amministrazioni locali di cui al comma 209 della legge n. 244 del 2007.

• Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, numero 633, come modificato dalla Legge numero 228 del 24 dicembre 2012 (Legge di Stabilità). La legge di Stabilità recepisce nell’articolo 1, commi 324-335 la Direttiva 2010/45/UE modificando il DPR 633/72. Gli articoli 21 e 39 modificati contengono la definizione di fattura elettronica, le caratteristiche e i requisiti tecnici della stessa, esempi di modalità tecniche per garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto della fattura elettronica e modalità di conservazione.

• Direttiva comunitaria 45 del 2010 relativa al sistema comune d'imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione elettronica La direttiva modifica, per quanto concerne le norme in materia di fatturazione, la direttiva 2006/112/CE, dettando una serie di indicazioni e misure di semplificazione circa le modalità di emissione, gestione e conservazione della fattura elettronica.

• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio Europeo del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto. È la Direttiva che fissa le condizioni e le norme riguardanti l’imposta sul valore aggiunto per assicurare il corretto funzionamento del mercato interno UE.

• Decreto MEF del 17 giugno 2014 (Gazzetta Ufficiale del 26 giugno 2014, numero 146). Il decreto disciplina gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ai sensi dell’art. 21, comma 5 del D.lgs. numero 82 del 7 marzo 2005 (Codice amministrazione digitale). Tra gli obblighi, la conservazione e l’assoluzione dell’imposta di bollo.

Gli attori coinvolti

Osservazioni sul modello imposto dall'Agenzia per l'Italia Digitale:

• Il ruolo centrale del sistema è occupato dal Sistema di Interscambio (in seguito denominato SDI). Si tratta di un sistema informatico gestito dall'Agenzia delle Entrate con il quale si può comunicare solo via Pec o, usando appositi software, atraverso altri canali informatici.

• Sono vietate le trasmissioni dirette dal fornitore all'Ente e viceversa: qualsiasi documento scambiato tra fornitore ed Ente deve passare dal SDI.

• Il fornitore invia le fatture all'SDI. Il SDI ne invia una copia all'Ente e un'altra alla Ragioneria Generale dello Stato per alimentare il monitoraggio della finanza pubblica.

• Sono previsti gli intermediari: si tratta di sistemi informatici gestiti da Enti Pubblici o da aziende private che svolgono per conto dei fornitori e/o degli Enti Pubblici le attività di gestione delle fatture elettroniche: consegna, conservazione, ecc...

• Sono previste le "notifiche": si tratta di comunicazioni contenenti l'esito delle comunicazioni precedenti. Si tratta di notifiche di operazioni andate a buon fine o notifiche di operazioni non completate nel qual caso la notifica riporta anche la causa dell'esito negativo.

• Le fatture inviate sono files XML con una struttura ben precisa e non modificabile. Questi files non possono essere generati con un normale programma di videoscrittura ma devono essere prodotti con Sicr@web.

• Il fornitore può trasmettere le fatture raggruppandole in "lotti". Ogni lotto deve contenere fatture destinate alla medesima P.A.

• Non si possono inviare lotti di fatture genericamente ad una P.A.: il fornitore deve identificare, all'interno della P.A. destinataria, l'esatto ufficio al quale sono destinate le sue fatture. Ogni ufficio è identificato dal "Codice Univoco Ufficio" come risulta nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA) dove ogni Ente ha censito i propri uffici di fatturazione elettronica. L'iPA ha attribuito, in modo automatico, un "Ufficio di fatturazione elettronica predefinito" per ciascuna Pubblica Amministrazione.

• I lotti di fatture sono firmati dal fornitore e, per ciascun lotto, il SDI aggiunge un secondo file contenente un'informazione molto importante: l'Identificativo del Sistema di Interscambio. Si tratta di un numero che deve essere citato in ogni comunicazione nella quale si voglia riferire una qualsiasi fattura di un lotto.

• Il primo passaggio obbligatorio di una fattura elettronica appena entra nell'Ente Pubblico è il Protocollo. Si tratta di un'operazione inderogabile e che deve riguardare l'intero lotto: è il lotto di fatture che viene protocollato (con il protocollo esterno) e non le singole fatture. Quest'ultime possono eventualmente essere protocollate successivamente con un numero di protocollo interno.

Tempi di attuazione

Tutte le fatture emesse dal 31 marzo 2015 devono essere inviate in formato elettronico. Eventuali fatture emesse in formato cartaceo prima del 31 marzo 2015 e ricevute dopo tale data possono ancora essere registrate e pagate ma solo entro un massimo di tre mesi da tale data, oltre i quali la fattura deve essere riemessa in formato elettronico.

Componente documentale e fiscale della fattura elettronica

A prima vista potrebbe sembrare che la fattura elettronica sia esclusivamente una questione di contabilità. Non è affatto così: la fattura elettronica è formata d una grossa componente documentale e la componente fiscale non solo è ridotta, ma non è per nulla cambiata rispetto alla gestione tradizionale cartacea delle fatture.

Componente fiscale

Da un punto di vista fiscale rimane in vigore il DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 26 ottobre 1972, n. 633 con le sue successive modifiche ed integrazioni. La fattura elettronica impone il trattamento delle fatture ricevute in modo elettronico esattamente come se queste fossero state ricevute in modo cartaceo: le fatture elettroniche devono essere ricevute, accettate o rifiutate, contabilizzate e pagate esattamente con gli stessi criteri con i quali si operava per le fatture cartacee. Cambia solo il mezzo scelto per operare (elettronico e non più cartaceo) ma non cambiano affatto i criteri adottati per agire in un modo piuttosto che in un altro.

Componente documentale

La fattura viene trasmessa, in formato elettronico, in un file. Questo file è firmato elettronicamente e quindi ogni rappresentazione cartacea della fattura elettronica, cioè la sua stampa, è possibile ma priva di ogni valore legale. Abbiamo detto che la normativa fiscale non è cambiata e quindi la conservazione del documento di acquisto deve avere per oggetto l'unico elemento fiscalmente valido e cioè il file ricevuto dal SDI firmato elettronicamente. Venendo a mancare il supporto cartaceo la componente documentale del sistema informativo dell'Ente assume un ruolo fordamentale: tutte le figure dell'Ente coinvolte nella gestione di una fattura di acquisto devono avere a disposizione, ed essere in grado di usare, strumenti adatti per trattare una fattura di acquisto contenuta su un file.

Le operazioni possibili su una fattura sono sempre state, e rimangono, le seguenti: • protocollazione • smistamento ad altro ufficio • accettazione del documento • rifiuto del documento (con comunicazione ed accordo con il fornitore) • conservazione a norma

La soluzione su SICR@WEB - JSERFIN

Sicr@web - JSerfin offre una soluzione completa per gestire tutte le fasi del ciclo di vita di una fattura elettronica:

La gestione documentale della suite Sicr@web riceve la fattura dal SDI, la protocolla ed avvia subito l'iter per coinvolgere l'ufficio destinatario. L'iter documentale arricchisce la fattura con varie possibilità come, ad esempio, aprire un apposito fascicolo, allegarvi documenti interni e/o integrativi, smistarla per competenza e/o per conoscenza ad altri uffici, ecc...

Tutto l'iter di gestione è controllabile dai responsabili per garantire che l'intero ciclo, o ciascuna delle sue fasi, si completi nei tempi stabiliti dalla normativa. La protocollazione, completa di classificazione, avvia il lotto ricevuto verso la conservazione sostitutiva.

Configurazione del sistema

Verifica del corretto aggiornamento del software

Per usare la Fattura Elettronica è necessario disporre delle ultime versioni di Sicr@web. Per questa verifica aprire la voce a menù:

e, aprendo il gruppo "Applicazioni", verificare che l'applicazione "Fattura Elettronica" sia almeno alla versione 1.1.0:

Verifica della chiave di attivazione

Il modulo "Fattura Elettronica" è protetto da una chiave di attivazione. La chiave è installata se premendo il riquadro "Ragioneria" nella maschera di avvio si vede il modulo "Fattura Elettronica":

La stessa verifica può essere fatta nel menù in alto:

Se la voce è visibile ma disattivata significa che la chiave è correttamente installata ma l'utente non possiede i permessi per operare sulla fattura elettronica.

Verifica della gestione documentale

Per verificare se la gestione documentale di Sicr@web è configurata correttamente per la Fattura Elettronica aprire la maschera di protollazione in Entrata e verificare la presenza del campo "Mittente interno": se è presente allora la gestione documentale è configurata in modo corretto. Se non è presente, la gestione documentale necessita di essere modificata e, in questo caso, è necessario sospendere le operazioni e richiedere l'intervento di un istruttore dell'area Documentale.

Configurazione della PEC

La Fattura Elettronica di Sicr@web comunica con il SDI attraverso la PEC e si consiglia di attivare una Pec dedicata alla ricezione e all'invio delle fatture elettroniche. Per configurare la Pec aprile il modulo "Configurazione" nel gruppo "Gestione":

e quindi la voce a menù "Moduli di Base" -> "Posta elettronica" -> "Gestione caselle di posta"

e inserire una nuova casella di posta con i parametri per la connessione alla Pec dedicata alla Fattura Elettronica. Si raccomanda di configurare anche l'ACL (evidenziata in figura) per impedire l'accesso alla casella di posta a chiunque non abbia titolo di accedervi.

Configurazione dell'organigramma

Lo smistamento delle fatture elettroniche ricevute inizia dall'ufficio indicato dal fornitore all'interno del lotto. E' quindi necessario che nell'Organigramma di Sicr@web siano presenti gli uffici di fatturazione elettronica censiti in iPA. Qualora l'Ente non abbia censito alcun ufficio e si avvalga dell'ufficio di fatturazione elettronica predefinito, è sufficiente che nell'organigramma sia presente almeno un ufficio. Tale ufficio sarà impostato come destinatario di tutti i lotti di fatture ricevuti. Per configurare l'Organigramma assicurarsi che siano presenti tutti gli uffici censiti in iPA e che per ciascuno di essi sia stato inserito il "codice univoco ufficio" attribuitogli dall'iPA: