Magazzino e gestione ordini

L'obiettivo di questo manuale è quello di facilitare l'orientamento all'interno delle funzioni del modulo del MAGAZZINO.

PANORAMICA MENU (a seguire spiegheremo nel dettaglio le varie funzioni)

ORDINI E PREVENTIVI: da qui è possibile gestire l’elenco dei “Fornitori”, le “Richieste preventivi” ai fornitori, e relative “Offerte”; inoltre troviamo le funzioni per gestire gli “Ordini di acquisto” e di “Scarico”.

MOVIMENTI E BOLLE: da questo menu è possibile raggiungere le funzioni per caricare e scaricare il magazzino; troviamo un collegamento alle fatture di contabilità, e la “Situazione degli articoli” per verificarne la consistenza.

TABELLE: qui troviamo tutte le tabelle di riferimento che verranno richiamate sulle schermate del modulo “Magazzino”

STAMPE: qui troviamo una serie di stampe

CONFIGURAZIONE: da qui è possibile configurare alcuni parametri, tra cui i controlli da effettuare nel caso di giacenza negativa dei prodotti

DATI FONDAMENTALI Per inserire dei dati nel magazzino è fondamentale capire la composizione logica del le tabelle.

Nelle “TABELLE” troviamo 3 livelli di dettaglio per classificare un “Articolo”:

FAMIGLIE-GRUPPI MERCEOLOGICI-GENERI e poi ci sono gli Articoli. La FAMIGLIA rappresenta il livello macro, per scendere al GRUPPO MERCEOLOGICO, e poi al GENERE, per arrivare all’ARTICOLO che è l’oggetto da monitorare in Magazzino. Tutte e 3 le classificazioni sono opzionali.

Per fare un esempio concreto: FAMIGLIA: Articoli per ufficio GRUPPI MERCEOLOGICI: Cancelleria GENERI: Evidenziatori ARTICOLI: Trattopen

L’ARTICOLO L’oggetto fulcro su cui ruota tutta la gestione del magazzino è l’ARTICOLO. L’anagrafica degli articoli la troviamo in “Tabelle-Articoli”. I dati da poter inserire in anagrafica sono molti, anche se obbligatori sono solo il “Codice”, la “Descrizione” e l’ “Unità di misura”.

Tra i vari dati segnaliamo: - la “Classificazione” (già spiegata in precedenza), utile a fare delle estrazioni; - il “Valore dell’articolo nei movimenti di carico/scarico”: sui carichi e sugli scarichi il programma proporrà in automatico il valore impostato qui; - la “Gestione delle scorte”: su di esse è possibile settare dei controlli;

Inoltre si segnala la possibilità di: o monitorare i “Depositi” nei quali si trova l’articolo; o indicare i “Fornitori” in genere contattati per l’articolo in questione.

SITUAZIONE ARTICOLI Questa è la funzione per monitorare, per l’appunto, la situazione degli articoli; troviamo questa funzione in “Movimenti e bolle-Situazione articoli”; questa funzionalità è composta da 2 schermate, una per cercare e filtrare gli “Articoli”, e la seconda per vedere i risultati della ricerca. Nel risultato della ricerca troviamo molti dati annessi ad ogni singolo articolo, tra cui segnaliamo: o la “Giacenza quantità”, che indica quanti pezzi di quel bene si hanno in magazzino; o la “Giacenza valore (ultimo costo)”, che indica indicativamente il valore della somma dell’articolo, utilizzando l’ultimo costo come riferimento; o la “Data inizio”, che indica da quando quel bene è in magazzino; o “Carichi” e “Scarichi” nel periodo filtrato, con relativi valori economici: il dettaglio dei carichi/scarichi sono consultabili direttamente da questa maschera attraverso il binocolo che troviamo a destra.

FASI DI CARICO Le fasi per eseguire un carico di un articolo in Magazzino sono le seguenti: - “Richieste preventivo” (passaggio opzionale): da qui è possibile inserire i dati per poi stampare un preventivo da richiedere ad un Fornitore. - “Gestione offerte” (passaggio opzionale): in questa sezione è possibile raccogliere tutte le offerte che arrivano dai fornitori, (si possono riportare automaticamente i dati di un preventivo). - “Ordini di acquisto” (passaggio opzionale): in questa sezione è possibile inserire gli ordini di acquisto che si effettuano a seguito delle offerte ricevute (si possono riportare automaticamente i dati di un’offerta); con l’ordine di acquisto è possibile anche vincolare l’importo di un impegno, richiamando quest’ultimo dal sacchettino a destra. - “Movimenti e registrazione bolle di carico” (passaggio obbligatorio): questa è la funzione fondamentale per caricare un articolo nel magazzino; in questa maschera: o bisogna indicare il “Deposito” nel quale sarà posizionato l’articolo; o è possibile richiamare i dati da un ordine precedentemente compilato; o è possibile indicare un “Ufficio destinatario” che ha richiesto l’articolo.

FASE DI SCARICO Questa fase è molta più snella rispetto al carico, ed è necessaria per registrare dei prelievi/scrichi dal magazzino; tale operazione si può effettuare in 2 fasi: - “Ordini di scarico” (passaggio opzionale): qui si possono registrare le richieste di materiale provenienti dai vari uffici. - “Movimenti e registrazione bolle di scarico” (passaggio obbligatorio): questa è la funzione fondamentale per scaricare un articolo dal magazzino; in questa maschera: o bisogna indicare il “Deposito” dal quale sarà prelevato l’articolo; o è possibile richiamare i dati da un ordine precedentemente compilato; o è possibile indicare il “Richiedente” e l’ “Ufficio destinatario” che ha richiesto l’articolo.