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 Funzione disponibile dalla release di ELE 3.x.x.x.x

Introduzione

In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica.

E' stata quindi introdotta nell'applicativo, una nuova funzione Fascicolo Elettorale Elettronico che consente di visualizzare ed inserire qualsiasi tipo di documento in formato elettronico (.pdf .doc .rtf .odt .jpg .gif etc) ad ogni elettore presente nel corpo della Lista Ordinaria.



La raccolta dei documenti (ad es. Comunicazione da Anagrafe, Certificati, Estratti, Penali, etc) inizierà durante le varie fasi delle Revisioni (Dinamica, Semestrale, Straordinaria), per poi consolidarsi al termine della Revisione in quello che sarà il vero e proprio Fascicolo Elettorale Elettronico dell'Elettore; sarà comunque possibile consultare ed inserire nuovi documenti anche successivamente alle Revisioni, agendo direttamente sulla Scheda Elettorale del soggetto.

Sono stati inseriti anche nuovi strumenti che consentono di produrre tutti i documenti necessari ad una revisione in formato elettronico, archiviazione automatica dei documenti prodotti dal comune, ed un nuovo pannello nelle revisioni che consente di monitorare in tempo reale la situazione di ogni singolo soggetto, in merito ai documenti richiesti, prodotti ed acquisiti.

Consultazione del Fascicolo Elettronico

Per ogni Elettore Attivo presente in archivio (della sola Lista Ordinaria), il software genera automaticamente un Fascicolo Elettronico.
Il Fascicolo Elettronico funge da contenitore di documenti, che a loro volta vengono classificati per una successiva consultazione, ma anche per un eventuale inoltro ad altri enti interessati o per una futura conservazione sostitutiva.

E' possibile accedere al Fascicolo Elettronico direttamente dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici
nota: è possibile accedervi anche dalla consultazione di Liste Persone , o da Perdita Voto

Una volta ricercato l'elettore, è possibile accedere al suo Fascicolo Elettronico cliccando sul pulsante tramite l'icona
come da immagine di esempio che segue:
IMMAGINE
Sarà quindi possibile consultare gli eventuali documenti già presenti, o aggiungerne dei nuovi.

Per visionare un documento già presente, è sufficiente effettuare un doppio click in corrispondenza dell'elemento desiderato; così facendo si aprirà l'elemento documentale per poter visionare il documento o effettuare ulteriori operazioni come:

• Firmare Digitalmente il Documento
• Inoltrare il Documento Tramite Protocollo
• Inoltrare il Documento Tramite eMail
• Salvare in locale il file del documento

come da immagine di esempio che segue:

Inserimento Documenti nel Fascicolo Elettronico

L'inserimento di nuovi documenti all'interno di un Fascicolo Elettronico avviene di norma a seguito della operazione di consolidamento dei documenti raccolti contestualmente alla revisione con la quale si va ad iscrivere un elettore. (per l'inserimento dei documenti nelle revisioni, vedi i paragrafi successivi)
E' anche possibile inserire nuovi documenti all'interno di un Fascicolo Elettronico già consolidato, in qualsiasi momento. semplicemente intervenendo dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici
Per inserire un nuovo documento, cliccare sul pulsante Nuovo Documento e scegliere se sfogliare tra i propri documenti di Windows, piuttosto che acquisizione tramite scanner.
Nota: è anche possibile fare "drag & drop" di un documento trascinandolo nel Fascicolo Elettronico tramite il mouse.
Una volta selezionato il documento da inserire, l'applicativo chiederà di procedere alla sua classificazione allo scopo di determinarne la tipologia, come da immagine di esempio che segue:


Una volta inserito il documento, e scelto l'opportuna classificazione, questo viene automaticamente salvato e memorizzato all'interno del Fascicolo Elettronico ; a questo punto è quindi possibile scegliere se uscire semplicemente dalla maschera, o procedere nel caricare un ulteriore documento.

Eliminazione di un Documento dal Fascicolo Elettronico

L'eventuale rimozione di un documento dal Fascicolo Elettronico, si può effettuare dalla voce di menù: Elettorale -> Fascicoli -> Fascicoli Elettorali Elettronici ,
selezionando il documento che si desidera eliminare e cliccando sul pulsante Rimuovi dal Fascicolo

La Gestione dei Documenti all'interno delle Revisioni

Come si illustrava nei paragrafi precedenti, la creazione del Fascicolo Elettronico avviene solamente al termine del Consolidamento di tutti i documenti raccolti durante la revisione con la quale si va ad iscrivere un elettore.
La raccolta di tutti i documenti che si andavano ad inserire nel vecchio fascicolo cartaceo, dovranno quindi essere prodotti ed acquisiti in formato digitale, ovvero in formato .xml per quanto riguarda i Modelli 3D, e in formato .pdf per quanto riguarda tutti gli altri documenti (estratto di nascita, certificato cumulativo di residenza e cittadinanza, certificato penale, etc.).
Nota: il Fascicolo Elettronico consente, più in generale, di archiviare qualsiasi tipo di documento (esempio .doc .rtf .jpg, etc.)

Nei paragrafi successivi, si vedranno degli esempi su come raccogliere le varie tipologie di documenti in fase di Revisione Dinamica e Revisione Semestrale.

Revisione Semestrale

In questa guida, non verranno trattati tutti passaggi di una Revisione Semestrale, ma ci si soffermera' esclusivamente alle novità introdotte in tema di "Fascicolo Elettronico" e dematerializzazione del cartaceo.
A seguito della Circolare n.43/2014, viene infatti indicato all'Ufficiale Elettorale di non produrre più stampe in maniera cartacea, ma di archiviarle in maniera telematica; nello specifico vedremo come procedere durante l'ambito di una Revisione Semestrale in merito a:

• Estratti di Nascita (e Richieste Estratti ad Altro Comune)
• Certificati Cumulativi di Residenza e Cittadinanza
• Certificato Penale

Come collegare qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione Semestrale?

Prima di entrare nello specifico dei certificati citati nel paragrafo di introduzione, è utile sapere che all'interno dell'applicativo, è possibile acquisire qualsiasi documento/file che si desideri, allo scopo di dematerializzare qualsiasi documento cartaceo e di conservarlo all'interno del proprio database (il quale ovviamente dovrà sempre essere compreso da backup).
Per qualsiasi soggetto compreso all'interno di una qualsiasi revisione, indipendentemente dal fatto che trattasi di iscrivendo o cancellando, è sufficiente eseguire un doppio click del mouse per accedere alla sua Scheda Elettorale che include tutti i dati salienti dell'Elettore (Identificativo, Residenza, Generalità, Estremi di Iscrizione/Cancellazione, Progressivi, etc.).
All'interno di ogni scheda elettorale, è presente la funzione di Gestione Documentale, accessibile tramite il pulsante Documenti Collegati , come da figura di esempio:


L'icona della funzione documenti collegati , si colora automaticamente in colore verde quando l'archivio è privo di documenti, mentre sarà di colore rosso quando al suo interno vi sono uno o più documenti.

Aggiunta (e firma digitale) di un documento

Per aggiungere un documento all'interno della Scheda Elettorale, utilizzare il pulsante file per sfogliare tra le cartelle del proprio computer (o della propria rete), e selezionare il file che si desidera archiviare, come da immagine di esempio che segue:


E' anche possibile utilizzare il pulsante scanner , per accedere direttamente al menù di scansione di un documento tramite il proprio dispositivo.
(Questa funzione prevede l'utilizzo di un dispositivo di scansione correttamente configurato sulla postazione di lavoro)

Per gli enti che utilizzano la parte di Protocollo / Affari Generali all'interno della Suite Sicraweb, è anche possibile accedere agli strumenti di importazione dal protocollo, come da immagine di esempio che segue:


E' utile sapere che:

• Non vi è limite al numero di files che è possibile archiviare digitalmente per ogni elettore; l'unico limite è rappresentato dalle capacità fisiche di archiviazione dei propri server.
• E' possibile acquisire qualsiasi tipo di file (ad esempio files Acrobat PDF, XML, File di Microsoft Word, RTF, Open Office, File di Testo, Immagini Jpg, Gif, Tiff, etc.).
• E' possibile aprire il documento acquisito semplicemente facendo doppio click su di esso (ovviamente sulla postazione di lavoro vi deve essere un applicativo in grado di leggere il file).
• E' possibile con un click destro del mouse, accedere alle funzioni di firma digitale del documento, come da immagine di esempio che segue:

• Per ogni documento inserito, viene sempre indicato l'utente che lo ha caricato, oltre che la data e l'ora di inserimento.
• E' possibile eliminare un documento, tramite il pulsante
• E' possibile accedere alla Scheda Elettorale, e quindi alla gestione dei Documenti Collegati, per qualsiasi elettore già iscritto/cancellato presente nelle Liste Elettorali, anche esternamente dalla Revisione, dalla voce di menù Ricerche -> Visualizza Liste Elettorali

Estratti di Nascita

Durante la Prima Fase di una revisione semestrale, l'Ufficiale Elettorale provvede alla raccolta degli Estratti di Nascita per tutti i soggetti iscrivendi.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto nel proprio comune: sarà il comune stesso a procedere con la produzione degli Estratti di Nascita.
Per tutti i soggetti ove l'Atto di Nascita risulta Iscritto in altro comune: l'Ufficiale Elettorale provvede a generare una Richiesta di Estratto di Nascita indirizzata al Comune che possiede l'Atto Originale.
Nota bene: per effetto della Legge Bassanini del 1997, il comune ove iscritto l'Atto potrebbe non coincidere con il Comune di Nascita.

Vediamo come si traduce operativamente all'interno dell'applicativo:
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Stampe Fase ---> Gestione Estratti di Nascita


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita e il comune che possiede l'atto originale.
Per ogni soggetto presente in questo elenco, l'applicativo calcola in automatico, a secondo di chi detiene l'atto di nascita, se è possibile produrre l' Estratto di Nascita , o se invece occorre generare una Richiesta ad Altro Comune.

Estratto di Nascita (prodotto direttamente dal comune)

Cliccando sul pulsante Stampa Estratti , l'applicativo presenterà la classica maschera di Certificazione , che comprende già tutti gli iscrivendi per il quale il comune può procedere alla generazione dell'Estratto, come da immagine di esempio che segue:


- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà l'Estratto di Nascita in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.

Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa degli Estratti, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

Richiesta Estratto di Nascita (ad altro comune)

Cliccando sul pulsante Stampa Richieste Esterne , procedere con la Stampa e assicurarsi che sia attiva l'opzione Documento Elettronico , come da immagine di esempio:


Cosi' facendo, verranno generate le richieste in formato pdf, all'interno della cartella Documenti Collegati relativa alla Revisione in corso, come da immagine di esempio che segue:


Per comodità di consultazione e di spedizione, l'applicativo crea tante cartelle, una per ogni comune al quale si dovranno inviare le richieste.
All'interno di ogni cartella, sono presenti le singole richieste in formato pdf, per ogni soggetto da inviare a quel comune.
Come già visto in occasione della Revisione Dinamica (per quanto concerneva i Modelli 3D XML), l'applicativo prevede le seguente opzioni:
permette di Firmare Digitalmente i files prima dell'invio (opzione facoltativa - richiede dispositivo di firma elettronica)
consente di Inviare le richieste tramite il Protocollo integrato nella Suite Sicraweb (richiede Protocollo integrato in Sicraweb)
consente di Inviare le richieste tramite mail/pec senza passare dal protocollo (richiede Account Mail configurato correttamente in Sicraweb)

Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza

Questo certificato, di norma, può essere prodotto direttamente dal proprio comune.
L'applicativo consentirà quindi di produrli in formato pdf, e di collegarli automaticamente ai singoli elettori iscrivendi presenti nella Revisione Semestrale.
Dopo aver generato l'archivio di revisione, accedere alla voce Stampe Fase ---> Certificato Cumulativo di Residenza e Cittadinanza


L'applicativo presenterà un elenco di tutti i soggetti iscrivendi, specificandone le generalità, il luogo di nascita, come da immagine di esempio che segue:


- Assicurarsi di aver selezionato l'opzione Stampa su PDF Attivata
- Premere sul pulsante Stampa
In questo modo l'applicativo produrrà il Certificato di Residenza e Cittadinanza in formato pdf, e questo verrà agganciato automaticamente all'interno dei Documenti Collegati degli Iscrivendi presenti nella Revisione.

Nota bene: evitare di ripetere più volte la stampa dei certificati, per evitare di generare inutili doppioni; trattandosi infatti di Certificati a tutti gli effetti, l'applicativo non ne consente una eventuale eliminazione dal registro.

Certificato Penale

Il Certificato Penale, va richiesto al Casellario Giudiziale di competenza.
L'applicativo prevede diverse metodologie di richiesta, che vanno dal produzione di una semplice stampa (o pdf), alle richieste telematiche tramite files in diversi formati.

Ogni comune, dovrà quindi consultare il proprio Casellario Giudiziale di competenza, per individuare il metodo con il quale generare le richieste.

Di seguito, le istruzioni per il metodo più diffuso, ovvero la richiesta al Casellario Giudiziale tramite il File CERPA:
- Cliccare sulla opzione Richiesta del Casellario Tramite File CERPA
- Proseguire con Ok
- Scegliere il percorso e il nome da attribuire al file (nota: viene prodotto un file con estensione .txt) e confermare tramite Salva
come da figura di esempio che segue:



Quando il Casellario Giudiziale di propria competenza, risponderà inviando i Certificati Penali al comune, non ci è dato sapere con quale formato si riceveranno (purtroppo il comportamento cambia da Casellario a Casellario).
Solitamente, i Casellari che sfruttano il sistema Cerpa rispondono con Certificati in formato .pdf .
In ogni caso, (a differenza dei Modelli 3D XML), qualsiasi sia il formato con il quale si ricevono i files, ad oggi non vi è alcun tracciato record definito da specifiche ministeriali; pertanto non sarà possibile per l'applicativo riconoscere e quindi collegare automaticamente i certificati agli iscrivendi presenti nella revisione.
Il collegamento dei Certificati Penali, andrà quindi effettuato manualmente per ogni iscrivendo, tramite le funzionalità già descritte nel capitolo Come collegare qualsiasi tipo di Documento Collegato ad un Elettore all'interno della Revisione