Anagrafica Unica o Indice Generale

Introduzione

L'Anagrafica Unica o Indice Generale (i due termini sono perfettamente intercambiabili) è una delle funzioni più innovative della suite Sicraweb. Tutti i nominativi creati o ricercati dai vari applicativi della Suite Sicraweb vengono immagazzinati nell'Anagrafica Unica (o Indice Generale). Questo porta decisivi benefici alla gestione delle anagrafiche perché un nominativo va creato UNA SOLA VOLTA e usato in TANTI posti diversi e da applicativi diversi. Questa visione delle anagrafiche pone, però, anche delle sfide organizzative. In questo wiki si intende raccogliere le modalità di compilazione delle anagrafiche dal punto di vista di tutti gli applicativi che ne usufruiscono e si daranno dei consigli su come usare al meglio tale potente funzione della suite Sicraweb

I concetti generali

L'Indice Generale porta con se dei concetti base molto semplici ma molto forti. Quello più importante è:

L'ANAGRAFICA VA CREATA UNA SOLA VOLTA!

questo primo concetto si porta dietro una conseguenza..

L'ANAGRAFICA NON VA DUPLICATA. VA AGGIORNATA E ARRICCHITA DI NUOVE INFORMAZIONI A MANO A MANO CHE ESSE SI HANNO!

Questi primi due concetti sono il fondamento su cui è stata costruita la Suite Sicraweb. Si vuole fortemente che esista UNA SOLA ANAGRAFICA per nominativo e che questo venga usato in tutti gli applicativi sui quali serve. Oltre a ridurre drasticamente i doppioni ("male" sopportato nei contesti con applicativi di fornitori diversi o di fornitori che non hanno abbracciato il concetto di anagrafica unica) riduce di colpo gli "archivi" di anagrafiche. Facendo un esempio di applicativi che, nello stesso Ente, non gestiscono una anagrafica unica. La situazione classica è: l'applicativo del demografico ha la SUA anagrafica che usa SOLO lui, l'applicativo dei tributi che, potenzialmente "pesca" nelle STESSE anagrafiche ha anch'esso una SUA anagrafica DIVERSA da quella dell'anagrafe. In questa situazione abbiamo non solo le duplicazioni che possono avvenire per naturale creazione da parte degli utenti ma abbiamo ben DUE ARCHIVI CON POTENZIALMENTE GLI STESSI DATI!! e dove questi due archivi NON comunicano. E' una situazione che, grazie all'Angrafica Unica della Suite Sicraweb viene RISOLTA IN MANIERA RADICALE E IN MODO OTTIMIZZATO!!. Nel caso della Suite Sicraweb LA STESSA ANAGRAFICA viene usata nell'applicativo del Demografico e nei Tributi. Altra radicale miglioria è che dal nominativo posso vedere in quali applicativi è usato!!

Altro concetto basilare è:

PRIMA DI CREARE UNA NUOVA ANAGRAFICA LA SI CERCA. SE LA SI TROVA SI AGGIORNA QUELLA!

Ovviamente. Questo concetto è molto semplice. Se mi fido di quanto presente nell'archivio delle anagrafiche allora sono molto più portato (per non dire indotto...) a cercare una anagrafica prima di spingermi a crearne una da zero. Tra l'altro ci sono notevoli eccezioni nei vari applicativi della Suite Sicraweb (vedi il Protocollo) dove non si obbliga ad avere una anagrafica per poter eseguire l'operazione specifica. Anche questo aiuta non poco nel mantenere coerente l'archivio anagrafico.

POSSO "IMPORRE" DELLE REGOLE PIU' O MENO STRINGENTI PER CHI CREA ANAGRAFICHE!

Tutto quanto scritto sopra è bello ma non significa minimamente che è azzerato il pericolo di generare anagrafiche doppie. Si riduce sicuramente ma se si è motivati a creare dei doppioni si riuscirà a raggiungere l'obbiettivo. Ma poiché ho UN solo archivio posso operare impostando informaticamente delle regole per la creazione, e questo devo farlo solamente su UN archivio non su una serie. Quindi creare queste regole è molto più semplice e sono coerenti per TUTTI gli applicativi della Suite.

Ad esempio un vincolo che piano piano sta divenendo uno standard è di vincolare la creazione di una anagrafica ESCLUSIVAMENTE SE SI COMPILA IL CODICE FISCALE E/O LA PARTITA IVA, nel caso si tenti di creare una anagrafica dove il codice fiscale o la partita iva è già presente in archivio viene BLOCCATO il salvataggio dell'anagrafica. Questa semplicissima regola rende difficile creare anagrafiche senza senso agli utenti che non prestano attenzione o non sono sufficientemente motivati a creare anagrafiche come si deve ma non influisce nella operatività degli utenti i cui applicativi (Demografico, Ragioneria, Tributi) pretendono le anagrafiche perché tali utenti sono già consapevoli di dover creare come si deve le anagrafiche.

TUTTI GLI APPLICATIVI DELLA SUITE SICRAWEB USANO SOLAMENTE L'ANAGRAFICA UNICA!!

Questo è un dato di fatto. Il massimo di libertà data ai vari applicativi è di creare dei "sotto-insiemi" dell'anagrafica unica. Ad esempio il Demografico pur usando l'Anagrafica Unica per creare il nominativo, poi lo ingloba in un sotto-insieme all'interno del Demografico. Stessa cosa fa l'applicativo Messi con gli "Enti" che non sono altro che un "sotto-elenco".

Indice Generale per gli Affari Generali

L'Anagrafica Unica o Indice Generale non è una funzione fondamentale nell'uso quotidiano negli applicativi degli Affari Generali ovvero non è obbligatoria per usarli. Ovviamente ciò non toglie che può divenire utile se usata. Non tutti gli applicativi la usano, ad esempio le determine, delibere, ordinanze ecc... non usano le anagrafiche.

..nel Protocollo

Leggi come creare Anagrafiche Uniche per l'uso nel Protocollo

..nelle Determine, Delibere, Ordinanze, Decreti..

Leggi come usare le Anagrafiche Uniche nelle Determine

..nei Contratti

Le anagrafiche nei contratti vengono usate come contraenti sia Ente che altri.

• CONTRAENTE ENTE

Ci sono molti modi per creare anagrafiche e caricarle in Contratti. Qui se ne suggerisce una funzionale, ecco l'occorrente

1. Creare PREVENTIVAMENTE una Angrafica come "Persona Giuridica" rappresentante l'Ente esempio

1. Creare PREVENTIVAMENTE tutte le Anagrafiche delle "Persone Fisiche" riferite ai Dirigenti che possono firmare contratti. Se è in funzione JDEMOS Anagrafe e queste persone sono residenti nel Comune non occorre neppure crearle poiché sono già esistenti.
2. Associare alla "Persona Giuridica" Ente tutte le "Persone Fisiche" riferite ai Dirigenti nella linguetta "Figure di Riferimento" , cliccando il pulsante per creare un nuovo inserimento, compilare quindi i dati:

Nuova data di Validità	due click per riempire il campo con la data odierna
Carica	Scegliere dall'elenco la carica, se presente scegliere "Dirigente" o "Responsabile" altrimenti va bene anche "Legale Rappresentante"
Soggetto di Riferimento	Cercare da Indice Generale il nominativo del Dirigente
Descrizione	Si usa per distinguere il tipo di Dirigente

Ecco un esempio di un Dirigente compilato

Eseguire l'operazione per tutti i Dirigenti.